业务外勤管理规定及报销标准.doc

业务外勤出差管理规定及报销标准。公司本着节约创业为原则，结合实际，规范出差审批及报销制度。一、业务外勤管理流程：1.出差前要有确定的路线，做好出差计划。2.要填写出差申请表上交主管经理报批，经批准后将申请表上交业务内勤保存，出差人员填写出差申请时，要将出差目的地、目的、预计天数等信息填写清楚，否则不予以借款；如出差超期，要电话向部门经理或总经理申请，否则超期费用公司不予以报销。申请出差流程：出差人员制定出差计划填写申请-业务经理批准-总经理审批-财务负责人签字-出纳借款。.返回后要及时到行政部刷卡、签到。向主管经理上交工作日记，签字后连同差旅票据，交到行政办审核，确定出差路线及天数后签字详细登记。再到财务负责人处审填报销单，总经理签字后报销。.出差人员回来3日之内，到财务部门报销，如有故意拖欠不及时报销的，其出差借款由财务部门在其当月或下月工资中直接扣除，在此期间不再借给任何款项，直至还清借款为止。报销流程：出差人员整理粘贴票据-部门领导审核签字-行政办公室核对出差时间登记-财务复审填报销单-总经理签字-出纳员报销。二、业务外勤管理规定：1、业务外勤为公司骨干，要严格遵守公司的各项管理规定。2、劳动纪律：所有业务经理，业务员都要严格遵守打卡考勤制度。出差10天以内的，次日到公司报到，出差10天以上的，可休息一天后到公司报到。遵守例会制度，建立团队意识，注意言行，树立公司形象。3、出差期间严格逐项填写出差工作日记，并将其作为报销凭证和绩效考核的重要内容。4、核对出差时间以车票，住宿票为准，与工作日记相符，要有连贯性。时间中午12点（含12）之前中午12点-20点出发车时计一天补助计半天补助返回到达车时计半天补助计一天补助从公司（九台或长春）出发，在夜间（20点之后）乘车，次日白天到达，从到达日开始计算补助。5、 业务人员在本公司工作期间，如发现有其他兼职业务，将无条件立即辞退，并扣发所有薪金；如业务人员发生截留（扣留公司财产）情况，一经发现，处以截留金额的两倍罚款，当年业绩归零，扣发一切薪金，解除与其的劳动雇佣关系。6、 不允许私自收取用户货款，特殊情况的，要总经理批准后及时通知财务。7、 公司不负责业务请客，送礼等费用。8、 旅差费报销：凭票据核实，按各区规定补助的标准执行。9、 出差前在预定金额的范围内填写出差申请后可预支一部分旅差费。返回后在三个工作日内必须将借条抽回。超出标准的自负，节约的归个人。前不清，后不借。10、票据管理：要求所有车票、住宿票据齐全，住宿起止日期填写齐全，在票据背面标注此票据发生的时间，在出差期间逐日按路线，先后顺序进行粘贴，标明时间。与工作日记时间相符合。11、票据两次审核：返回后交行政办考核登记初审，再交由财务部按包干标准复审确定签字后总经理签字报销。票据不全的，视为漏岗。无上述审核、登记、签字等手续的，出纳员拒付。原则上与原出差申请单规定的路线、天数、交通工具不符的差旅费不予报销。12当地设有办事处市内出差不能返回进餐的，按照当地市内出差标准补助。如长春市内报交通费（不含出租车费），误餐费8元/日。14、不得借出差之机办理私事走亲访友或游山玩水，发现的，不支付当日补助及交通费，如有生病或其它不得已的情况出差期间不能正常工作的，可参照实际情况支付日补助。其他未尽事宜，根据具体情况请示总经理，做好登记。出差借款规定：1. 公司资金紧张时，出差费用自行垫付，返回后报销。2. 前帐不清，后帐不借，月末不清，从工资中扣除。3. 借款时附出差申请，注明理由。4. 借款额度：非临近省2500元 临近省1500元 吉林省内600元长春周边300元附页、补助标准根据各区域确定出差补助标准，具体规定如下：吉林省省内1、近郊出差旅费：业务范围在近郊内，市内公共车辆可以到达的地方。 为履行业务进行的近郊出差，按照下表支付差旅费：因业务外出支付标准交通费实报 + 误餐费8元减额支付用公司的车辆：不支付交通费出差地和居住地之间可以利用标 准提供餐饮：不支付误餐费市内公共汽车时不支付。 此误餐补助是指因业务地在近郊，无法返回就餐而发的餐费补助。2、长春办事处提供三餐住宿业务内勤在办事处住宿进三餐，每月扣伙食费40元。区域经理定期住宿，每月报销火车票不超过160元（凭票据报销），在长春市内出差，报销公共汽车票（不含出租车）。吉林省外出差乘车补助标准。项目级别乘车标准 沿海城市省会城市地级市县级市县，城乡董事长总经理飞机卧铺140元120元100元80元70元副总经理卧铺120元100元80元70元60元区域经理各部门经理卧铺100元80元70元60元50元业务员试出差情况80元60元50元50元45元维修人员硬座60元50元45元45元45元补充管理规定，1当地公司有办事处的，按公司办事处的标准执行。2省内近郊，当日可返回的补助标准按近郊补助标准执行。3业务经理的报销票据与销售业绩挂钩，如无作为或业绩达不到公司标准，适度扣除报销费用。说明：行程时间小于12小时，不报卧铺。行程时间超过12小时的，白天乘火车当天晚10点前到达的不报卧铺，夜间10点后到达的报卧铺票三、外设销售办事处报销管理办法北京办事处1.在当地出差的，要求报销时有工作日记，其中可验证信息明确，报销标准为30元/天。2.在办事处工作未出差，由公司负责食宿，无其他补助。 但是这些只能起到一部分的作用，但是他们还是有很大虚报的可能，还有，他们到底有没有去工作？有没有去见客户，现在假发票多的是，有必要对他们实行监控。现在很多公司都用上手机定位了，像可口、北京现代、华药、柳工、青岛啤酒等等公司都在使用北京万特锐的“企效通”，帮助管理销售人员。企效通-外勤人员管理手机定位产品介绍 “企效通”是北京万特锐科技与中国移动位置服务基地联合研发的企业外勤人员位置管理系统。该系统充分利用中国移动完善的网络资源为企业提供外勤人员考勤、调度，并和企业OA，结合，为企业解决管理难题，降低成本。企效通是中国目前唯一不用更换手机即可实现人员位置管理的系统，具有投入低、见效明显、网络可靠等特点，产品投入运营两年来已累计为全国一千余家企业提供了外勤位置管理服务。该系统基于GSM/GPRS/EDGE/3G等网络，利用支持CELL-ID/GPS/AGPS/GSM/GPSONE等的手持终端（含手机），为企事业单位、政府机构等用户提供车辆管理、贵重物品/货物定位跟踪、人员管理等位置服务的软、硬件结合的综合企业管理系统。通过定位技术对企业外勤人员进行考勤、调度，并可和企业OA、ERP、CRM结合，建设基于位置的企业信息化平台，为企业提供“精确数字化”管理，解决企业管理难题，提高企业管理效率，降低管理成本。“企效通”位置服务系统主要功能 1. 定位监控基本功能：即时定位、实时定位、轨迹回放、地图服务、统计查询等； 应用上述轨迹查询等功能，企业管理者可查看定位员工每天的行程路线，通过对市场业务人员每天的行程路线就可对员工每天的工作计划的执行进行精细的管理。目前公司因业务需要外出的员工普遍存在一些问题：工作没有计划、工作过程中得过且过、能省则省、工作报表不尽真实等。 企业应用手机定位进行管理，对员工有耳提面命的警醒效果，行程路线有迹可循，员工会自我提醒，自我监督，久而久之形成了良好的职业工作习惯，工作效率和自身工作能力在无形中就得到了提高，为企业打造出一支优秀的销售团队。2. 并可和企业OA、ERP、CRM结合，建设基于位置的各种企业信息化平台；该功能模块也是分辨员工，查看员工工作积极与否的得力帮手。企业管理者可随时查看定位员工的历史考勤情况，也可查看某个员工某段时间内的详细考勤信息，详细考勤列表可查看所有标点过去三个月内的定位时间及位置描述信息，支持excel表格导出，非常方便企业的人员管理。通过对员工每天的轨迹和业务报表的分析，甄别出员工销售业绩下滑或不佳的真正原因，之后对症下药，解决根本问题，提高员工的工作能力及销售业绩。帮助员工个人成长，从而提高企业核心竞争力。 3. 企业客服位置服务与支持； 4. 辅助调度管理功能：基于SMS、WAP或终端模块，实现企业命令与调度指令的发布管理。“企效通”位置服务系统应用举例 1. 外勤人员考核：通过位置定位实现对外勤人员对工作内容与进度的监管； 例：实时监控外勤送货人员位置，判断货物运送状态（启运、在途、返回等）； 2. 实时监控拜访客户员工位置与状态（停留时长），辅助判断工作计划执行情况； 3. 客服支持：可准确有效的判断服务人员的位置，解答客户有关问题，提高客户满意度； 例：可准确回答服务人员（送货人）现在位置，预计到达时间等； 4. 辅助调度：依据位置信息，实现对企业员工的合理调度与调配； 5. 地理信息支持：方便查询所需的地理目标（周边搜索）及提供路线导航功能。企效通最终的优点：1. 它是一个尽忠职守的电子督导，相当于为各位主管每人配备了1名不知疲倦、神通广大的督导助手，使用后，销售团队计划执行率明显提高！2. 它能增加有效的工作时间，定时定位汇报、轨迹查询等工作形式。节省大量路途损耗时间，平均每天增加有效工作时间3小时以上。3. 它能让工作汇报更务实、销售汇报、销售会议不再是讲道理谈理由。主管对员工的工作状况了然于胸，工作沟通、会议交流实实在在，直指要害。4. 它能让人员考核更科学，人事奖惩、任免更有科学依据；提拔干部更加可靠，团队发展更加健康。5. 它能让差率费用更真实，有效堵住差率费用试用上的漏洞；增进财务部门、销售部门间的理解、互信、合作。6. 它能让问题发现更及时，千里之堤，溃于蚁穴。及时发现问题，把握更多先机。7. 它能让市场策略更合理，通过工作与业绩之间的分析，能让策略制定，任务分配、资源分配更科学。8. 它能让执行团队更强悍，让浑水摸鱼的不能混，让随波逐流的变积极，让勤劳肯干的受提拔。持续使用“企效通”后，执行团队将愈加强悍。9. 它成本低廉，价格便宜，使用方便，无需更换手机和手机号码，只需员工的手机有信号就可以进行定位管理。10. 它可以减少公司的管理成本，可以由公司的最高管理者直接就能查看销售终端的情况，避免层层管理所遇到的麻烦，使执行力更加有效。