合同发货的审核操作规程.doc

文件编号:ZY/02 TJ-01-A合同、盖外协的下达/发货的审核操作规程制订日期:2009.11.20版本序号:A修订日期:页码:1/5实施日期:2009.12.201 目的1.1合同的下达：基于制造中心和中山公司的设备情况、生产情况、排产情况、客户的分布情况等各种综合因素考虑，将市场中心接到的订单合理的分配到生产一线进行生产，并且根据整个生产期间的实际情况进行合同的适当调整，以方便交货或者双方的大批量排产。1.2盖外协的下达：为了配合生产计划的进行，在合同下达的同时进行外协盖的下达。1.3市场开发中心内勤员每日会根据交货期或者客户的具体要求下达发货通知单之后，需要市场中心综合统计员或者市场中心经理审批之后方能进行发货。2 范围 适用于合同从订单形成开始直到分配到生产一线到发货的整个管理过程。3 职责3.1市场中心综合统计员3.1.1 合同下达之后，根据实际情况与市场中心负责人和各生产中心负责人进行沟通确定合同的分配。3.1.2 确定好合同的去向之后，根据合同的具体要求进行合同的审核。3.2 合同下达之后下达盖外协通知。3.3 发货通知单下达之后，根据需要发货客户名称、产品名称、发货地址、发货方式、收货人等各方面审核发货通知单。4程序4.1给分公司下达合同4.1.1合同下达程序所在地：电脑桌面的“蝴蝶”快捷方式，输入用户名和密码登录。4.1.2合同下达程序4.1.2.1点击“生产中心”再点击“下达分厂执行通知”，再点击“检索已审合同”，在“合同排序规则”点击“签定日期”，然后点击“排序”，将鼠标拖到所下合同处并点击，点击一下“下单”，在“通知单编号”处将数字最后的“？”改为数字1、2、3等（同一客户的不同品种或同一品种不同分公司按序号依次排列，不能有重复数字）；在“生产组织”处选择所要下达的分公司；4.1.2.2根据市场开发中心负责合同的内勤人员（谭岩琼）提供的原始合同，对程序中所下达的具体内容逐一进行审核，审核无误后，点击“保存”；如果发现有问题不能下达时，点击“撤单”，并与相关人员沟通确定无误后再下达。制定:审核:批准:文件编号:ZY/02 TJ-01-A合同、盖外协的下达/发货的审核操作规程制订日期:2009.11.20版本序号:A修订日期:页码:2/5实施日期:2009.12.204.1.2.3所有下达的合同均需合同下单人（市场开发中心经理）进行审核批准后方可下达到分公司。注意：1、在下达合同前，由于两个分公司以前可能均生产过此产品，需要在“查询统计”中的“储备库查询”的“储备库帐页”中查询一下此产品在此次所下分公司的另一分公司中是否有此产品，如果有此产品，需要与分公司确定数量是否准确，如果准确，需要将此产品分别下给两个分公司。4.2.合同的返单4.2.1由分公司返单的程序4. 2.1.1当发现所下达的合同有误或需要根据生产排产情况，调整对分公司所下达的合同时，给给分公司主管生产的负责人下达合同调拨通知单，由分公司主管生产的负责人进行返单，由市场开发中心合同审核人批准后，点击“充减返还生产任务”，再点击“查询已批”，找到所要调整的合同并点击此单，核对所返的合同是否正确（包括返还数量），正确无误后点击“办理”；4. 2.1.2如果合同需要再下达时按上述“合同下达”程序下达4.2.2向市场中心返单的程序4.2.2.1当市场开发中心需要修改合同或发现合同下达的有错误的时候，与市场开发中心下单人员或者客户充分沟通后，确定需要市场中心修改合同的，点击“客户中心”，再点击“申请合同返还”，再点击“检索”，再点击“排序方式”，选择“按签定日期”点击“排序”，将鼠标拖到所要返的合同处并点击一下，检查一下是否是所要返的合同，无误后再点击一下“添加”，在“返单号”处将“？”按当天返单的顺序按序号修改，在“返还数量”处修改所要返还的数量；在“返还原因”处简要写明返还的原因，再检查一下所改动的内容是否正确，正确无误后点击“保存”再点击“提交”再点击“保存”；在没有点击“提交”和“保存”前发现错误，点击“删除”，将此返单删除；如果已经提交并保存后发现有错误，需要返单审核人返还后方可再予以修改。4.2.2.2所有返还的合同均需市场开发中心合同返单人进行审核批准后方可返还到市场开发中心最初下达合同处。制定:审核:批准:文件编号:ZY/02 TJ-01-A合同、盖外协的下达/发货的审核操作规程制订日期:2009.11.20版本序号:A修订日期:页码:3/5实施日期:2009.12.204.3给外协厂下达定单4.3.1烟台外协厂下达盖外协通知单4.3.1.1给分公司下达合同后，需要在烟台生产的盖子（一般普通旋盖、0438Y2和0435Y2即大弧易开盖、给烟台配套的0127Y1、0135Y1和0137Y1），需要与市场中心采购主管（赵桂兰）确定此盖子安排在哪个外协厂生产；自制盖（即由我公司自行生产的盖子规格有0435Y1、0438Y1 0145Y1、0923.8Z、0130H1、0630H1、）直接下达给我司技术研发中心的注塑车间生产；属于下达到中山的合同且在中山当地采购的盖子（0430Y、0435Y1、0438Y1等非大弧的易开盖，目前经常用的盖型主要是有色盖子），由中山公司自行采购，不需要下达盖外协通知单；4.3.1.2 在确定给哪个外协厂后，点击“采购中心”再点击“填写盖外协通知单”再点击“查询”，将鼠标拖到所要下达的合同处并点击，再点击“新建单据”，在“接收单位处”选择所要下达的外协厂并点击，在“生产数量”处修改所要下达的数量，在“送货日期”处修改要求的交货日期，对所修改的内容进行检查，检查无误后点击“保存”和“提交”，然后关闭此窗口；4.3.1.3在电脑桌面的“蝴蝶”快捷方式，输入用户名（zhaoguilan）和密码登录，点击“采购中心”再点击“审批盖外协通知单”，点击“检索待审”，对待审的通知单进行审核，审核无误后点击“审核”；审核有误点击“取消待审”，需要修改重新下达时按上述程序下达；4.3.1.4对已审核的盖外协通知单进行打印时，点击“检索已审”，将鼠标拖到所要打印的通知单处并点击，再点击“预览”选择编号为EPSON LQ-1600K的打印机，使用两张作废的A4纸中间放复印纸，点击“打印”，打印后交给调度中心采购主管注意：盖子需要在烟台公司烫印的要打印一份给生产制造中心经理（陈艳华）和技术研发中心负责消耗定额下达人员（姜雪梅）。4.3.2广东外协厂下达塑料易开盖订货通知单4.3.2.1 所在处：企业网市场开发中心于洪润某年的各类报表汇总某年星辉文件夹/东泰华文件夹等星辉/东泰华合同4.3.2.2 将通知单的相关内容进行修改，由市场开发中心负责审核合同的人员（张建平）签字盖章后传真给外协厂，并确认是否收到，并跟踪盖子的生产进度，确保交货时间。制定:审核:批准:文件编号:ZY/02 TJ-01-A合同、盖外协的下达/发货的审核操作规程制订日期:2009.11.20版本序号:A修订日期:页码:4/5实施日期:2009.12.204.3.3 盖子的调拨一般盖子的采购都采取就近原则，即在烟台生产的产品的盖子能尽量在烟台采购就尽量在烟台采购，以减少费用。4.3.3.1有些时候中山公司需要烟台帮助采购一些盖子，而费用计算在烟台“外协费用”内的需要在公司内部进行调拨，以计算盖子成本。调拨分两种：实调和虚调1、实调是盖子直接发到中山公司入中山公司的库，然后再由中山公司配管子一同再出中山的库。2、虚调是盖子直接由烟台发到客户处，不入中山的库只是走一个空账。这两种调拨方式性质是一样的都是烟台帮中山采购盖子，区别是：如果是实调中山公司要根据调拨的数量进行核对入库数是否正确；虚调则不用。4.3.3.2反之中山帮烟台采购的盖子也以同样的方法进行4.3.3.3.1电脑桌面的“蝴蝶”快捷方式，输入用户名（ddzxtjy）和密码登录；4.3.3.3.2点击“库存中心”再点击“成品库申请调拨”，选择“生产组织”，输入“客户简码”点击“查询账务”按钮，选中需要调拨盖子的一行，然后点击“添加”按钮自动生成一张成品调拨单然后根据情况选择调拨的类型（实调或者虚调）、选择调入单位，填单价填数量，然后保存“提交”，最后由市场中心经理（张建平）负责审批。注意：此项工作需要下达外协盖通知单的时候，下单人本身就要十分清楚盖子的去处，还有具体审批发货通知的时候，这种时候主要用于“虚调”主要是弄清楚是否是替对方采购而直接发到客户手里的，以便作相应的处理。4.4发货的审核4.4.1 目的：市场开发中心内勤员每日会根据交货期或者客户的具体要求下达发货通知单之后，需要市场中心综合统计员或者市场中心经理审批之后方能进行发货。4.4.2电脑桌面的“蝴蝶”快捷方式，输入用户名（ddzxtjy）和密码登录；4.4.3 点击“客户中心”再点击“审批发货通知”后出现一个界面后再点击“检索”按钮，就会出现需要审批的发货通知单，选中一行，就会出现该发货通知单的内容；制定:审核:批准:文件编号:ZY/02 TJ-01-A合同、盖外协的下达/发货的审核操作规程制订日期:2009.11.20版本序号:A修订日期:页码:5/5实施日期:2009.12.204.4.4然后进行审核，需要审核的内容首先是发货的部门，这要求审核人对该合同的所属制造部门一定要清楚，如果不清楚可以查询“多方相关查询”来确定是在中山生产的还是制造中心（即烟台）生产的；绝大部分的产品都是管盖配套发货的，只有少数不配盖或者管盖分开来发货（如需要调拨的盖子，可能管子是在中山发而盖子则要在烟台发）可能只有管子或者只有盖子。到货的时间，还有一些需要注意“备注”里的内容，这些内容一般是客户的特殊要求，比方说：订单编号，或者产品编号之类的。5、相关文件6、相关记录6.1盖外协通知单6.2塑料易开盖订货通知单6.3成品调拨单6.4成品出库单6.5发往中山盖子明细6.6资产调拨单制定:审核:批准: