采购部岗位职责及流程.doc

采购部/岗位职责及流程一、采购部职能使命：为实现公司销售目标，提供产品需求保证。职责：- 维护供应商关系，保证与供应商的业务正常进行，适时开发新供应商；- 最大限度提高各门店对图书产品需求的满足率；- 降低采购成本，为公司争取利润最大化；- 为各门店需求提供便捷的专业服务。二、岗位设置及职能1.职位名称：采购部经理兼总店店长（1人）业务范围与职责：1、 执行日常业务运作，完成预订业务计划并确保顺利达成业务指标。2、 分解月度计划的指标和执行工作到部门内相关人员。3、 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。4、 出版商采购，所有优厚采购条件的谈判及达成。5、 在资源中心协助与监控下把握整体的图书品种供应。6、 根据各店的销售分析给采购数据员下调拨指令给市场采购下采购指令。7、 采购团队的管理与采购各流程的管理。8、 各店店员图书知识的培训。9、 掌握各店的大客户资料库和销售明细。10、 主持每周业务工作会议，检讨部门上周的工作进展以及执行下周的工作计划。2.职位名称：采购员（2人）业务范围与职责：1、 维护公司的对外形象。2、 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。3、 维持库存结构合理性，库存产品及时清退处理。4、 第一时间完成日常的图书市场新书采购、补货采购、各店送货及与市场的调货。5、 根据月度工作计划制定相应的周、月计划，包括资金预算和退货。3.职位名称：数据处理员（1人）业务范围与职责：1、 图书入库及调拔的数据处理。2、 图书的保管及配送。3、 协助采购员做好进退货工作。三、采购方式及要点(一)、采购方式从采购资金的使用上看，采购业务分二大类，一类是现款采购，一类是赊销采购。A、现款采购的依据及特点：依据:1、新书、热点畅销图书及特价书采购，要求有折扣或时间优势； 如：日常的小量急需补货市场采购，向特价公司低折扣的采购等。特点:2、短、频、快。即销售周期短，采购频率高，资金周转快。B、赊销采购的原则：赊销采购因为无须现款，公司完成清退后才结账，因此风险不大，可不按现款采购的依据操作，但有以下两种情况：1、采购员判断货品是否能适合在系统内销售，与对方谈判后（压点、账期），进货10-50册供各门店销售,账期结束时，完成退货后再结算货款；2、采购部判断货品只可能在某个书店销售，少量进货直接调入某个店，按账期结算已销售部分、供应商自己可随时添货、未销售部分可随时退货。无论何种方式赊销，公司一般不先付款，量一般也不过大。特点:须集中采购,到货时间慢,资金周转慢.主要针对出版社、出版商做账期采购.（二）、采购要点 1、无论何种采购方式，其先决条件必须是保证能退换货，降低库存风险。 2、必须考查供应商的长期性与稳定性。 3、必须附合书店的图书结构和定位。四、采购工作要求采购工作与门店日常销售是书店最主要的两项工作。他们各自的管理有着各自不同的流程。通俗而言，他们的工作目标都是为了把书卖出去。采购是销售的主导，为更好的提高销售，采购需要销售的反馈，需要对销售做分析，采购应以销售为根本，一切围绕销售，保证所进的图书能够最大化的销售出去。门店的店长、导购与收银员，则应该充分了解所采购图书，了解图书分类上架的基本常识，了解整体与单一客户的购买趣味并做好推荐、排行与摆放，并就店面销售情况充分与采购沟通。为了使之融为一体。在各个采购与销售环节，采购员与店面销售都应当有一定的衔接与配合。工作要求：1、 采购员（经理或外采员）每周一天参与不同门店的店面销售工作，工作内容包括：新进图书的讲解，客户的接触、摸底与熟悉，与店员一起调整货架。（王胜军周一、周五今日美术馆书店，苏楠周一中国美术馆书店，何冲周三炎黄艺术馆书店）2、 采购经理每天下午5：00-6：00对一天各店的销售做出统计并分析，并对第二天的采购与调拨工作做出安排。3、 每月一次对店面的图书销售进行跟踪，采购经理携同书店人员定期检查存货量，并以此将滞销书进行淘汰。4、 掌握各店的大客户资料库和销售明细。5、 对图书采购架构与重点图书介绍的书面说明，每个月有一次书面总结与各店沟通。五、电脑软件的使用及权限1、 电脑的使用分配各书店每店一台，采购员一台，数据员一台，财务一台。2、 权限设定由管理员按人员各自的职责进行软件工号的设定与权限设定。每个人均有各自的工号及权限。如：收银员：销售业务模块、统计分析模块、会员管理模块采购员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块、会员管理模块数据员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块财务：销售业务模块、采购管理模块、统计分析模块、财务管理模块、内部管理模块、会员管理模块另有一些小项也必须做出限定，这些限定会使漏洞减少很多，管理更加严紧。六、统一采购工作流程（1）选品 、根据图书业界（如供应商宣传部门、图书订货会、图书业专业媒体、大众媒体文化版、各大批发零售卖场）对最新图书的关注程度，参照读者对各类图书的需求统计。采购可对热点新书品种进行选择采购。、根据读者推荐和其它网站、卖场等排行榜，参照销售统计，对产品进行筛选确定后下单采购。（2）根据书店销售排行榜及时进行补货采购。A、 根据销售动态，结合目前的库存结构采购。应常进常添，一次不宜超过10册，可预警库存，再及时补充，以免产品滞销，不能产生实际销售。（3）制单、下单:确认当天供应商对口业务人员受理订单。确认订单在一周内完成处理，并到货。 将已确认供应商到货（特别适用无随货清单情况）相关信息分别通报 “数据员”、“书店”、 “财务部”A、“数据员”供应商、品种、册数、到货录入折扣；B、“书店”供应商、品种、册数、最低销售折扣；D、“财务部”供应商、品种、到货折扣、录入折扣、应付款项。（4）到货跟踪1、供应商供货：产品未到，向“供应商”查询；2、 异地供应商发货：未按所载时间到货票或到货的，直接向供应商查询。（5）到货确认1. 关注每日到货流水号，核实录入数据（录入折扣、册数、书卡），发现问题及时反馈至数据员做出修改。2. 到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见，到货清单统一由采购人员保管。3. “采购员”收到“收货回执单”的当天完成向供应商差错确认工作，并在“收货回执单”上注明与供应商确认的处理结果，将该单交数据人员做数据处理，如数据已确认则交“财务部”做帐务处理。（6） 产品退货为优化库存结构，提高资金利用率，同时规范与各供应商之间的合作关系，采购员须将账期即将结束的图书以及不能销售的产品日常性退回供应商。退货基本流程为：1、采购员处理退货数据并把数据移交数据员 ，数据员做出回调。并打印出单交各店拣书，调拨根据实物反馈数据处理人员，数据根据反馈出的调拨修改单并交采购员再次核对2、打包。将退货数核实后的数据反馈至数据处理人员，将数据传送采购员，采购员对退货数据作检查、修正和最后的确认3、采购员提供退货时间要求、发运方式以及收货方的通联等信息，数据出三联单交打包，一份随货走，一份交财务。4、发送完毕后将货运凭证连清单数据员确认，做帐5、采购员负责后续跟踪，收货后与对方核实数字；（7）供应商付款一、 付款信息来源总体上分三种1. 来源于付款计划表，一般为结算类型付款，即：货款已到期需要结算的。2. 来源于临时采购，也可定义日常性补货采购，即：先付款再发货形式的。3. 来源于期票，图书已入库，数据已确认，原始入库单已转到采购员核对完的，可以按协议和帐期要求开出远期支票。（除特殊情况外，一般不开具）二、 付款计划表1. 每月月底采购员将统计下个月必须支付的表格发给财务及公司审批。2. 根据财务回复的审批付款计划做相应的付款安排及业务工作。三、 做付款单1. 结算付款：本地有三种付款形式（支票、现金、网上划帐），款付出的同时要拿回发票；外地付款有电汇、商业承兑汇票及网上划帐三种，外地一般都会预先寄发票来，所以单子做好时要附好发票。2. 临时采购：先以借款形式操作，后期做好冲帐单，把发票附在冲帐单后，图书入库后把流水号码洋实洋等填在冲帐单上。3. 期票付款，图书按规定流程全部处理完成后，可根据入库实洋开出帐期规定的远期支票。（除特殊情况外，一般不开具）四、 付款单做好后签字：经手人采购经理财务部经理公司领导五、 付出以后的后续工作1. 如果是外地的付款，尤其是外地的预付款，是一定要电汇出款的。把电汇凭证复印件传真对方，可以提前发货。2. 到期的远期支票要向供应商索要发票。入库操作流程：（1）、 数据员凭货运单或原始清单与送货人办理到货交接，单据不全不予交接。（2）、单据项目不完整（如来货单位，折扣等不详），应及时通知相关人员，并督促补全，方可办理入库手续。3、做到货记录（日期、发货单位、件数等），每天下班前将当天的到货情况发邮件告知采购员。(4)、到货按来货单位分类摆放好，整件分类排放好，零散的按出版社或到货单位排放好。(5)、对到货图书整件拆包进行清点，图书按品种分类摆放好，同一品种图书集中摆放。对能回收利用的包装纸，在拆包的同时折叠好，图书清点完后，转交采购员。(6)、凭原始单据核对书名、书号、单价、数量，逐一验收，正确的在数量的右方打“”作为收书正确标记。(7)、如在验收中发现问题 a.书名、书号如有错误，应及时在原位上修改正确并签名确认.b.书价如有价格与清单不符，先与采购员进行确认。把正确的书价添写在到货单的指定位置，并签字确认修改。c. 到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见。(8)、验收完后，在清单上签上自己的姓名及清点日期。(9)、将验收的单据及提取的样书及时录入。(10)、到货验收、清点不超过3个小时（到货量较大、品种较多情况除外）。（11）、数据员根据入库的清单和样书进行录入，操作要求如下：a.根据到货清单进行录入。到货清单应具有详细的供货单位、书号、书名、定价、折扣、册数等相关信息。b图书到货录入程序：采购管理模块 新增到货c如果图书到货为新书，则要先建书卡再进行到货录入。建书卡程序：采购管理模块 新增到货 图书书卡管理一般图书建卡。根据图书信息添写书号、定价、作者、书名、出版日期、出版社、版次、装帧、类型、平均折扣等。d录入完毕后要检查录入折扣与原书卡折扣是否一致，如不一致则要进行修改，将录入数据与到货数据进行核对，打印录入一联单交财务。e录入工作不能超过两个小时（品种较多时除外），录入错误率为零。调拔操作流程：（）、数据员将到货数据进行分配，此工作也可由采购员完成。()、数据员、采购员根据调拨数据配书给各店销售。（3）、收银员按当天的调拔数据进行数据下载。(4)、采购员尽可能与店员完成店内上架，并与店长核对到货。打印两联单，一联转数据员存档，一联交书店存档。上架及确认一个小时完成。