中学学校文件材料归档工作方案.doc

第二十中学学校文件材料归档工作方案（表）依据山东省中小学校档案管理暂行办法和山东省中小学校文件材料归档范围及保管期限表并结合学校工作实际，参考同类学校先进工作经验，制定本工作方案。省有关标准和要求学校实际工作和要求一、党政管理类（DZ）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料（1）重要的永久（Y）上级来文（党建类；按时间和重要程度一年两卷）党支部团 委工 会按年度寒假以前合卷DA-01（2）一般的短期（D）2本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表永久（Y）党、团组织建设3本校党、团组织的会议记录、纪要永久（Y）会议记录本4本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料（1）重要的永久（Y）材料汇编（2）一般的短期（D）5本校党、团组织关系介绍信存根长期（C）按年度装订成本6本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料短期（D）专项工作（校内行文）7（本校的）党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结。长期（C）党员理论学习材料8学生（学校）业余党校（团校）发展新党员、新团员的名单及有关文件材料永久（Y）党校、团校材料9表彰和奖励先进党、团支部和优秀党、团员的文件材料长期（C）党团评优材料（每学期）10党、团员花名册长期（C）（每年一卷）11学校党组织、团组织成员名单长期（C）主要指“班子”成员12学生会文件材料长期（C）组建方案与分工等政教处按年度单独立卷13本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料长期（C）工作方案和表彰处理决定党支部按年度寒假以前合卷DA-14本校关于处理来信来访的文件材料（1）重要的永久（Y）联合处理、有决定文件的办公室按年度寒假以前（2）一般的长期（C）学校处理影响不大的15团组织、学生会各种活动的情况总结短期（D）通知、总结和过程材料团委每学期合卷DA-16国旗下的讲话短期（D）主题、状元稿等政教处17少先队组织的有关文件材料短期（D）中学无18本校校长会议记录，行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录永久（Y）记录簿（分类建立）办公室人网办按年度寒假以前合卷DA-19本校及校设各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知永久（Y）年鉴等（材料单独立卷）20本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知永久（Y）校内有关通知、决定21本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知永久（Y）带批复的综合材料22本校教职工离、退休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知永久（Y）带批复（决定）的材料会计室23学校综合年报、老干部情况年报永久（Y）带盖章的上报表24教职工职称评定的有关文件材料永久（Y）整套材料办公室人网办工作结束以后单独立卷25专业技术人员年度考核文件材料永久（Y）通知、汇总等整套材料单独立卷26教职工花名册永久（Y）盖章办公室按年度单独立卷27学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料永久（Y）只存通知与决定、公示等办公室按年度寒假以前合卷DA-28学校的请示、报告和批复永久（Y）带批复盖章29学校与有关单位和个人的合同、协议长期（C）原件30学校关于向学生收费的文件材料长期（C）盖章批准的31学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知长期（C）整套材料32校史、校友、校庆工作文件材料永久（Y）原始材料，有则成套33学校发展规划永久（Y）长期、短期都要有办公室按年度寒假以前合卷DA-34学校周工作日程、值班表、作息时间表短期（D）校历35教职工考勤记录短期（D）记录簿36学校评估文件材料永久（Y）标准、评估通知、通报等37学校档案全宗介绍永久（Y）每年编制档案室每年整档开始时单独立卷38全校性的规章制度永久（Y）每年完善单独立卷39对教职工的处分或复查、撤消处分的文件材料永久（Y）有则成套办公室按年度合卷DA-40教师工作量的规定及执行情况长期（C）文件和落实材料（积分表）办公室教务处按年度寒假以前41房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结长期（C）有关工作文件、总结总务处按年度寒假以前合卷DA-42防震、防汛工作的文件材料长期（C）上级和本校有关工作安全办43爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定长期（C）规定、计划、总结政教处会计室合卷DA-44本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期（C）校内外文件和名册工会45校园绿化、伙食工作的有关文件材料短期（D）计划、总结、有关规定等总务处合卷DA-46外事活动及学校与外国友人的信件永久（Y）活动记录信件原件与统计办公室47社会治安综合治理文件材料短期（D）通知、检查表格、总结等安全办48宣传学校的有关材料长期（C）简介与宣传画册、告知信办公室二、教育教学类（JX）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、办法等永久（Y）上级来文（成卷）教务处按学年6月以前合卷JX-01-XX2本校年度教学计划、方案、标准、总结、课程总表永久（Y）处室文书（成卷）3本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案短期（D）处室文书（成卷）4本校制定的教学规章制度、办法、规定长期（C）处室文书（成卷）5本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试卷分析、学科成绩统计及成绩分析，市区统考成绩统计长期（C）业务考试（成盒）6本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及典型意义的报告短期（D）教师培训（成盒）7本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结短期（D）综合社会实践活动（成盒）按学期放假以前合卷JX-8教研组工作计划、总结、活动记录短期（D）教研组管理（成盒）9学校评选教学能手的有关材料短期（D）成套材料（成卷）教务处活动结束单独立卷10教学进度表短期（D）分学期、学科进度表教务处按学期放假以前合卷JX-11班主任和任课教师安排情况短期（D）任课安排表12活动课（选修课）计划、安排、考核、总结短期（D）活动课专档13本校教师进修、培训的计划、安排、总结短期（D）师训工作（成盒）14本校招生计划、总结，新生名册长期（C）计划、总结、名册学籍档案室新生建籍后合卷JX-15本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡长期（C）名册、按班人数统计表16本校新生入学成绩统计表，中考、会考、高考成绩统计表、分析表长期（C）入学分班方案，中考分析教务处按学期放假以前合卷JX-17学生座谈会情况短期（D）座谈会记录18本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料，学生意外伤害登记长期（C）追踪调查信息表伤害记录19班级量化管理成绩统计短期（D）每月的统计表政教处按学期放假以前合卷JX-20学生思想品德评定登记、成绩统计短期（D）每学期的评定统计21教师家访、家长来访情况短期（D）家访与来访统计22学生奖惩有关材料短期（D）学生评优材料政教处活动结束单独立卷23学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率，体育合格标准合格率短期（D）体育达标与体质测试教务处按学年单独立卷24指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计划、措施、获奖情况及总结（1）重要的长期（C）市级以上获奖者教务处按学年6月以前合卷JX-（2）一般的短期（D）区级、校级材料25本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等）短期（D）活动秩序册等（专档）26学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比赛成绩等）短期（D）专业队、兴趣小组活动27初中毕业升学体育考试成绩统计短期（D）体育考试成绩统计表28卫生工作计划、总结，学生体检、近视眼防治，常见病、传染性疾病预防和治疗措施，健康教育情况、心理健康教育等文件材料短期（D）学校卫生工作和心理健康教育专档政教处按学年6月以前单独立卷29学生参加各学科竞赛的情况长期（C）主要指中学生奥赛教务处活动结束合卷JX-三、科研类（KY）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料长期（C）科室和课题组两类材料教科室按学年6月以前鉴定材料在课题结题以后合卷KY-012本校科室、教研组科研计划、总结短期（D）计划、总结3教职工科研项目的申请、立项和批复永久（Y）课题管理资料4本校教职工的论文、论著及其出版情况永久（Y）登记表5本校教师在各种刊物上发表和在学术会上交流的论文论著及专家评价材料长期（C）登记表6本校教师自编讲义、教材、典型教案长期（C）登记表及原件7教职工科研计划、总结短期（D）原件教科室按学年单独立卷8本校教师、学生参加科研活动成果材料永久（Y）原件活动结束单独立卷9本校开展外事、校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等（1）重要的永久（Y）市级以上教科室活动结束后合卷KY-（2）一般的短期（D）县区级及以下四、基建工作类（JJ）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件、校舍规划图、平面图，本校基建工程概预决算、经费划拨、收支文件、表格、基建工程承建合同、协议书，勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管网等永久（Y）所有要求材料总务处项目完成后两个月以内分类立卷JJ-0102五、仪器设备类（SB）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料永久（Y）登记表、增加单、发票等总务处部门在开箱后随时整理，年终移交综合档案室分类立卷SB-0102032本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效益等材料长期（C）3本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、概预决算短期（D）原件教务处六、财会类（CK）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久（Y）上级来文总务处会计室随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交部门档案移交管理2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等长期（C）原件3财务档案移交清册永久（Y）表册4财务档案销毁清册永久（Y）表册5决算报表永久（Y）原件6预算会计报表短期（D）原件7年度以上各种统计报表（含工资报表）长期（C）原件8会计月、季度报表短期（D）原件9总账长期（C）原件10预算内账簿（含明细账、分户或登记张）短期（D）原件11预算外账簿（含明细账、分户或登记张）短期（D）原件12日记账长期（C）原件13往来帐长期（C）原件14预算内各种原始凭证、记账凭证短期（D）原件15预算内各种原始凭证、记账凭证短期（D）原件16学校基金各种原始凭证、记账凭证短期（D）原件17银行存款余额调节表短期（D）原件18银行对外账单短期（D）原件七、声像类（SX）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1反映本校教育教学重要活动的录音带、录像带长期（C）原件（电子数据）办公室各部门随时整理，每学期归档；亦可随时归档合卷分类入照片专档2本校历任领导和全体教职工集体照片永久（Y）原件加底版3本校重大活动（校庆、运动会、教代会、上级领导视察、外事接待等）照片、录像带永久（Y）原件加底版4毕业班集体照片永久（Y）原件加底版5学校、教师、学生获上级各类先进称号和各类竞赛获奖照片长期（C）原件加底版教务处教科室6本校教师、学生在报刊上发表的照片长期（C）原件加底版7本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带长期（C）原件加底版8反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和反映校园面貌的照片长期（C）原件加底版办公室八、实物类（SW）本校对应材料与立卷（一事一卷）责任科室搜集周期备注序号归档范围保管期限1本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其他有纪念意义和凭证作用的物品等（1）省级以上的、重要意义的永久（Y）原件并拍照加底版和文字办公室随时整理，每学期归档；亦可随时归档合卷分类入照片专档（2）市地以下的长期（C）原件并拍照加底版和文字2本校接受的国外友人、友好团体、校友等捐赠的纪念品、书画、文字资料永久（Y）原件并拍照加底版和文字注意：遇材料先看年度，二看类别，三分期限，四扣项目（序号），五定合分（合卷还是单独立卷）；有立卷必须有目录。