项目文档管理制度.doc

营销中心 项目文档管理制度 版本信息 版本号 拟制 修改责任人 拟制 修改日期 修改内容及理由 批准者 一 目的 建立营销中心的文档管理制度 对项目中所有文档进行清晰有效的分类 管理与控制 实现项目文档的有序保管与规范流动 为项目文档提供规范化 的管理 提高项目的成功率 有效控制项目成本 进度 时间 二 范围 本文适用于营销中心各单元 公司内配合部门及与之有关的客户 合资 公司 渠道的文档 三 原则 一 定义 文档包括接收 发放和内部文档 含传真 电邮 备忘录或是会议纪要 邮递 商务运作阶段文档及其他内部文档 二 规范 1 明确内部文档的编制和命名 1 文件名应是文件的标题 2 标题应能直观简明体现文件的内容 3 每个文档必须有一个统一的编号 4 在电子文档的命名后面加上编号 5 文件编制应使用对应的统一文档模板 2 接收文档控制编号 所有接收文档需有统一文档控制编号 统一由文档中心管理 文档控制 编号形式由项目管理者根据实际情况确定 建议体现接收日期的信息 3 明确项目文档的使用制度 1 在项目前 应建立一套文档的管理程序 明确文档的拟制 审核人员 文档控制员 明确所有文档的编号 收发登记操作 及受控等级 2 建议接收文档的管理程序 由文档控制员统一接收 加盖或记录接收日期 时间 赋予文档控制编号 记录输入文档中心数据库 保存原件 3 明确发送文档的管理程序 加盖或记录发送日期 时间 记录输入文档中心受控库 保存原件 发送后由文档控制员统一记录归档 4 明确合同各方之间的文档传递等相关规定 5 文档借阅登记和保密规定 原则上严禁文档原稿进行借阅 借阅副本应进行登记 加盖副本章 副本销毁的规定 限期返还原件的规定 6 电子文档的共享规定 4 明确文档的归档存放 1 建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统 目录结构 见附表一 项目文档归档结构 2 按文档的阶段及用途属性 主题 归档分类 如售前阶段 售中阶 段 再按标书 合同 方案 会议纪要等分类 四 文档提交 一 外埠部门提交部门的文档 经过审核后及时提交给文档保管人员 备案 存档 二 部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案 存档 三 部门对外交流或是与项目单位汇报 沟通所提交的文档 经过沟 通 汇报后整理成终稿的 由文档负责人及时提交到文档管理人员备案 存 档 四 部门外埠工作人员与项目单位交流 沟通时准备的文档或是会议 纪要定稿后提交部门领导 经部门领导审核后报文档管理人员备案 存档 五 备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档 建设方案 PPT 规划 设计等文档定稿后以月为单位提交 涉及变更的方案 规划等文档经过部门 与项目单位确认后及时报文档管理员备案 存档 五 具体内容 一 文档编号 凡项目有关的文档 均统一编号 文档编码方式 文档属性 发放对象 顺序编号 文档日期 文档密级 文档属性 本字段用两位英文字母表示 发放对象 本字段用两位英文字母表示 文档日期 本字段6位数字 表明文档的发生时间 以便于查询和统 计 顺序编号 本字段4位数字 系文档的顺序编号 此编号表示同一文 档属性 发放对象内所有文档的顺序号 文档密级 本字段1位数字 表明了文档的保密级别 0级代表机密 项目经理及其指定人员阅读 1级代表秘密 项目组核心成员阅读 2级代表内部公开 项目组所有成员阅读 3级代表公开 所有项目组干系人均可阅读 表1 文档属性字段对照 文档分类 简写 文档分类 简写 PPT 指令 潜在用户分析报告 发票 用户分析报告 普查报告 合作意向书 手册 会议纪要 备忘录 建设方案 计划 解决方案 答复 项目制度 报表 合同 招投标文件 表2 文档接收对象字段对照 发放对象 简写 发放对象 简写 客户 项目组内部 合作方 部门内部 合资公司 渠道 公司内部 供应商 二 文档的存放 项目文档分别建立电子和纸面件档案 纸面文档按文件的属性 分类存放 并填写 文件存放控制表 附件 一 进行存放 借阅登记 电子档案目录如下 通过权限设置控制不同文档人员访问权限 表3 电子文档目录 0 级目录 一级目录 二级目录 三级目录 四级目录 文件 名 分析资料 机会阶段 城市筛选 调研表 城市智能静态交通管理云平台 优先泊车运营管理模式PPT 汇报PPT 宣传片 静态交通智能化解决方案设计方案 静态交通智能化建设方案 售前阶段 会议纪要 招标书招投标 投标书 PPP合同 合同 合同附件 项目范围 项目计划 项目实施计划 项目总结报告 售中阶段 项目总结 项目评估报告 培训计划 培训方案培训 培训考核评估表 运维方案 项目总结报告 维护 问题管理表 风险管理计划 项目 售后阶段 风险管理 变更申请表 三 文档借阅 1 借阅人查阅文档编号清单 内部公开 确定所需借阅文档 2 向文档管理员提出借阅申请 3 文档管理员根据其身份确定阅读权限 4 若所借阅文档超过其阅读权限 需经领导批准 5 文档管理员填写文档借阅记录表 6 借阅人签署文档借阅记录 7 借阅文档需在指定时间内归还 不得拷贝 四 文档取向 文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档 文档负责人及文档 的主要应用单元 详见附表二 文档取向表 附表一 文档存放和访问控制 文档名称 文件夹 审批人 借阅人 借阅日期 归还日期 附表二 文档取向表 名称 负责人 里程 应用单元 售前阶段 PPT 项目经理 宣传片 调研提纲 客户分析报告 会议纪要 项目管理部 沟通计划 合作意向书 机会与风险分析 城市资料分析 竞争对手分析 售前项目组织结构 售中阶段 项目策划书 项目监控报告 项目组织结构 初步可研报告 需求文档 项目建设架构方案 停车解决方案 合资公司架构草案 收益测算分析报告 普查报告 建设方案 实施方案 实施管理制度 项目计划 Ppp合同招标备案稿 人力资源管理制度 项目预算 风险管理计划 质量管理计划 立项备案 政府审批报告 投标书 招标书 合同 合资合作公司成立方案 项目总结报告 项目状态周报 售后阶段 培训方案 培训实施方案 培训结果考核评估表 项目验收报告 项目总结报告 项目后评估报告 项目运维方案 问题管理表 变更申请表 项目状态周报 风险管理表 问题经验库 风险经验库 信息通报表 项目移交表 遗留问题表