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ASP办公自动化系统概述:办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对部门生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。而后经过三十几年的发展，如今已步入了以知识管理为核心的第三代。主要目的是把部门的知识有形化、实用化、制度化、系统化、充分利用组织的知识资源，通过协作和交流，简化员工工作，提高员工的办公效率和质量，从而达到提高部门竞争力的最终目的。主要模块功能介绍：1、收文系统 主要完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。2、发文系统 主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。3、待办事宜系统待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，通过这个模块，领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。4、文档管理系统（1）、信息量大： 收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。（2）、信息及时、准确： 文件从下发当天就可以进入办公自动化系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。（3）、便于重复引用： 由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。5、政务信息系统由于政务信息产生的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。6、全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。7、会议管理系统提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。8、远程信息上报系统 远程信息上报的目的是为信息采编工作提供信息来源。主要由下级单位或二级单位使用，方便地向上级单位报送本单位的信息。9、电话及通讯名录 电话及通讯名录系统提供本单位及所属单位的通讯名录信息服务，联网用户可以将本单位人员的通讯名录输入本系统，以方便查询和交流。10、电子邮件系统本系统在整个办公自动化系统中的作用非常关键，它不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。在本系统中可以起草、发送Notes电子邮件、发送文件等，可以传输任何电子文件，系统内部发送电子邮件只需5-30秒就可以到达指定收件人信箱。部门使用办公自动化的益处：1、效提升员工办公效率办公自动化系统能帮助部门建立一个完整的工作平台以打破时间、空间的限制，让部门的所有员工可以在任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。2、提升部门反应速度对部门而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助部门对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。3、提升部门执行力在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了部门的执行力。办公自动化系统的特点：1、集成化： 软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。2、智能化： 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。3、多媒体化： 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。适用行业：政府部门日常办公资料收录、存放、交流得以方便，处理办公事务高效简洁。建筑业 对项目进度管理、工程合同管理、资金管理都很高效、实用。物流业 分类管理各类数据、信息表单、操作简便，大大提高办公效率。金融服务业资金管理、项目管理、办公各个环节的效率都得以改善。医院 药房、资料室、档案科等各个科室办公情况得到极大改良。一、概述办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。 在全球信息化不断发展的三十年间，办公自动化系统也在不断完善和进步，如今已步入了以知识管理为核心的第三代。在OA中引入知识管理的理念，主要目的是把企业的知识有形化、实用化、制度化、系统化、集成化，充分利用组织的知识资源，通过协作和交流，简化员工工作，提高员工的办公效率和质量，从而达到提高企业的竞争力的最终目的。 本公司一直致力于办公自动化系统的研发和创新工作，在充分了解企业的需求状况的基础上推出了符合技术发展潮流、融合知识管理精髓、适合中国企业的办公自动化系统。希望通过构建这样一个高效实用的协同办公系统，将企业从被动的混乱管理模式拉向一体化、信息共享的统一管理模式，使企业实现信息高效传递、无纸化协同办公，科学规范管理，最终提高企业竞争能力。 办公自动化系统具有内部信息网站、电子邮件、审批流转等功能，同时主要针对企业信息整合的要求，可以提供企业应用集成技术，为企业提供一站式的企业上网、企业协同办公、企业信息管理的全面解决方案，满足了企业“网络办公”“网络沟通”“网络审批”“网络决策”的信息化建设思路，成为了企业员工间、企业业务系统间进行沟通和交流的纽带，使企业工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容易，使决策制定更加准确，从而提高企业的综合竞争能力。二、特点或达到的效果设计科学，配置灵活: （1）灵活方便的流程自定义功能，使用户无需编程就可自定义出所需的各种工作流程，并提供严格的工作流程跟踪，监控和统计功能；（2）公文流转灵活，可以退回以前的工作，可以跳转到公文的任一个任务，并且可以从一个流程跳转到另一个流程，比如收文可以转为发文；（3）为了保证公文的正常流转，系统对出差人员的公文处理在出差前、出差中和出差后的处理都有灵活的设置；（4）大量的自定义项，可适应各种类型的组织现在和将来对办公自动化的需求，如支持自定义公文模板，用户可以根据实际需要进行增改;（5）跨平台特性，采用开放式体系结构，使本系统在异构网络中亦可正常运转；（6）提供丰富的功能函数包，方便二次开发与集成，扩展性强;（7）采用群件技术结合关系数据库技术，提供各种数据接口，与管理信息系统数据共享；操作简单、方便易用:（1）采用BROWSER/SERVER结构，支持浏览器方式，实现客户端的零管理、零维护（2）初始设置自动化和友好的管理界面，使系统的应用与管理变得非常容易；（3）通过角色和部门对权限进行管理，方便员工的工作调动和升 职变化，实现一人多岗，一岗多人，只要在系统管理中进行相应的角色和部门修改，系统的所有权限相应修改完毕；（4）总体界面统一与功能界面按岗位灵活定制相结合，使操作更简单，所需办理的工作一目了然；（5）科学的功能分类，符合实际工作习惯，方便文档的查找与检索。（6）文件的签收可以自动发送回执，也可以手工发送回执；功能完备、扩展性好：（1）与Microsoft Office等个人办公系统无缝连接，并实现公文修改的痕迹保留；（2）支持多种应用的整合与集成，通过无线数据服务可以提供手机短信功能；（3）直接调用扫描仪实现多页文件的一次扫描、压缩后加入文档，简化了纸质文件的处理过程；而且扫描与应用系统无缝结合。文件以影像的方式在网上传输，提供文字识别功能，并且对扫描文件可以连续查看和超出屏幕的表格图象的折叠查看；（4）支持大屏幕、触摸屏、扫描仪、手写笔、传真等多种输入输出手段；（5）具有来文来电声音及画面提示功能；即使用户不进入系统也可以进行提醒； （6）具有文件收回功能，如果发错的文件，用户可以自行收回，也可以通过管理员强制收回；（7）所有系统记录的时间都是服务器的时间，可以对用户的操作进行审计；（8）能够构筑企业的知识库系统，实现信息知识的查询、统计、检索。运行可靠、安全实用:（1）完善的安全体系，充分利用防火墙、安全协议来保证应用系统的安全性；（2）系统具有监视、管理和控制功能，在系统级、应用级、企业级均有安全机制；（3）系统内权限分级管理，防止外部未授权用户侵入和企业内部授权用户越权使用三、方案图解 多年来，RSOA在众多客户的得到了成功的应用，由此积累了众多成熟的功能模块，这些功能大体可分为：日常工作、公文管理、值班事项、资产管理、人事管理、公共信息、知识管理、行政管理、个人事务和系统综合管理等几大部分的应用模块。 众多的模块从用户应用角度又可分内部信息门户网站、网络办公室、网络文件柜、网络信息库、办公辅助工具等五大类。其中： 内部信息门户网站：是用户统一的登录入口，同时也是用户查询信息、监控文件的重要平台，它链接着所有的功能模块，其丰富的信息展示功能，让用户可以快速地了解到更多地信息； 网络办公桌：由“个人事务”和“我的工作”组成，它把用户真实的办公桌搬到了网络上，所有用户日常待处理的工作都被有序地存放起来，即使当用户需要开展一项新工作时，所有的工作都可以从这里开始；同时系统为用户的办公提供了网络辅助工具，让用户可以管理自己的工作日常、存放自己的通讯录等； 网络文件柜：这里存放所有用户经手过的文件，这些文件可以是曾经被用户起草过、审批过、办理过的文件，用户再不需要用复印机去复印即可以保留一份网络中的备份，而且各种文件会按照类别、时间、文号等进行排序，同时系统的多种检索功能也让用户的工作变得简单了； 网络信息库：这里为所有用户提供了一个信息交互的平台，具有发布权限的用户可以发布相关的信息和知识文章，普通用户可以在这里查看各种信息，了解更多的知识； 办公辅助工具：系统提供各种简化办公操作的组件，如公文传输系统接口、电子档案接口扫描接口、短信中心、传真平台等，让用户更快捷地处理自己的工作，从而打到简化工作强度，提高工作效率的目的。四、其他员工日常工作模拟 某员工A上班到达办公室打开计算机，输入密码进入办公系统，看到办公统计中有未办理的文件，于是他进入“待办工作”，看到有两个新的文件没有签署过，他打开一个文件进行了意见签署并发送给了下一个审批人，这个文件就自动转移到“已办工作”中；打开第二个文件打算暂不进行处理，这个文件就自动转移到“在办工作”中；员工A又到了“在办工作”中处理了几个前几天看过还没有进行签署处理的文件；这时员工A希望了解前几天签署过的一个本部门文件现在的审批状况如何，于是他进入流程监控中通过“按部门”分类找到这个文件，发现这个文件正在行长那进行审批，而且查看到了办公室等其他的一些审批情况。顺便查看了一下自己邮箱中的电子邮件并进行了处理。这时处长给他布置了一个发文的任务，于是员工A打开“任务列表”找到发文申请，填好公文单并拟草稿然后发给处长进行审批。 员工A开始处理自己的业务工作，这时，他遇到了一个比较棘手的问题，于是他打开“金融知识” 察看其中相关的文章和信息，希望能够解决这个问题。果然，他在里面发现了一篇非常有用的文章，看完后，他就基本找到了解决那个问题的办法，但还需要有成文的规定来确认一下。这时他想起去年有个发文好像和这个问题有关，于是他打开“信息查询”输入关键字找到了那个发文进行了确认，从而顺利地完成了自己的工作。 完成工作后，员工A有了时间看一下其他的一些信息，在“电子公告”框中看到通知说“周二参加科技知识培训”，以及其他有一些和自己相关的新的信息，于是他进入新的信息中了解了具体的内容，并做好了相关的工作准备。 这时员工A需要离开办公室一段时间，于是他点击“注销用户”退出系统，一小时后他回到办公室，发现计算机提示有一些新的文件需要审批和一些新的信息到达，于是他输入密码进入办公系统进行了处理。 下午，员工A受到委派明天要出差一段时间，于是他在“规章制度”中了解了一些相关的出差规定，并将现有的工作移交给相关人员并做好了委托。 在出差的工作中，某一天员工A接到一个手机短信，告知有个非常重要的文件委托人不能办理，需要他亲自处理，于是他拿出笔记本电脑通过手机上网方式连接到本行的办公系统中对文件进行了及时处理。 几天后，员工A出差回到办公室，他收回工作移交的权限，随后查看了出差期间被委托人代他处理的文件的处理情况，然后处理了需要自己审批的新的文件。前言 现代办公需要先进的办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来，同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，因此需要一套先进、高效率、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的作用，同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。1系统概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足现代企业发展的需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化进程，达到增收节支的目的，急需建立企业的办公自动化系统，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、快捷的通讯基础设施，并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸化办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。作为管理信息系统(MIS)的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。2系统特点2-1通用性办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。2-2实用性办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训，在34个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。2-3网络化办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信息的处理和传输以及信息的发布和共享。2-4先进性办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合实际情况，利用Lotus Domino/Notes强大、快速的办公自动化应用开发工具，在今年内把广州恒信的办公自动化系统建成同类型企业中具有国内领先水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。2-5安全性信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。 在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。 必须加强安全管理，建立健全安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全性。2-6可扩充性办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统，完全支持Intranet/Internet标准，它的工作站也是Intranet/Internet浏览器，它的服务器也是Web服务器，通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。3系统边界3-1职能边界按公司各部门的不同职能进行划分，覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。3-2地理边界在局域网范围内覆盖公司所有部门。3-3功能边界本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目，为各部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电子邮件、等子系统，各子系统具体功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。3-3-2发文管理发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。3-3-3会议管理本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。3-3-4 公告栏本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理，提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便公司人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如大事纪要，个人信息公布等。3-3-5 电子邮件本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时，可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。同时，由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因此，这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。意见，是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。3-3-6档案管理本子系统主要用于对公司的各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。4系统功能结构描述办公自动化系统收文管理子系统发文管理子系统档案管理子系统会议管理子系统公告栏子系统论坛子系统专题信息子系统电子邮件子系统5系统的建设目标 办公自动化系统的主要目标是在公司内形成一个以网络技术为基础、计算机为手段、高度信息化的办公平台。将现行的手工操作为主的办公系统提高到这一平台， 以提高管理效率和管理质量。系统性质分析* 办公自动化系统是一个社会管理技术系统，它涉及多学科领域，是集计算机 技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体的综合系统。因此，系 统的实现需要公司管理者的大力支持和公司全体人员的通力合作。* 办公自动化系统是一个人机的统一体，它是建立在现代计算机通讯技术基础之上的，利用计算机作为辅助工具，完成各项办公工作。因此，系统要充分利用现有的计算机资源，发挥工作人员的主观能动性，才能提高系统的性能。* 由于手工作业中因客观条件限制，在实际的办公过程中存在一些不科学、不规范 的管理方法，而且工作效率相对较低。因此，本系统的应用应奉行一切从实际出发 的原则，以科学的态度对系统进行应用，体现现代化办公的特点。6系统功能介绍6-1收文管理子系统6-1-1系统描述该系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全公司的收文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。6-1-2业务流程图