XX公司合同管理规定.doc

XXXX 有限责任公司 合同管理规定 二零零七年四月 机密 XXXX 有限责任公司 文件编号 摩高公司 经营管理 第 1 版 文件名称 合同管理规定 文件分发号 目 录 第一章 总 则 3 第二章 管理职责 5 第三章 合同管理 9 第四章 合同审批权限 11 第五章 合同签订 审批程序 12 第六章 合同履行 变更 解除 与监督 13 第七章 合同预警机制 15 第八章 附则 17 附件一 标准合同审批表 18 附件二 合同变更 或解除 审核意见表 19 附件三 预算内支出标准合同审批流程 20 附件四 预算外支出标准合同审批流程 21 附件五 面辅料采购合同审批流程 22 附件六 外委加工合同审批流程流程 23 第一章 总 则 第一条 目的 为加强和规范 XXX 有限公司及各分 子公司 统称 公司 合 同管理工作 有效控制各项业务工作的开展 控制合同风险 维护 公司利益 以及公司的信誉 特制定本制度 第二条 适用范围 本规定适用于 XXX 有限公司 简称 集团 及各分 子公司 简称 分 子公司 的合同管理 第三条 名词解释 1 合同 是指除劳动合同外 集团公司及其全资 控股成员企 业及其他直属单位与平等主体的自然人 法人和其它组织之间 以及 集团内各平等主体之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 包括 面辅料采购合同 办公设备采购合同 外委加工 设计合同 代理 加盟合同 其他经营类合同 2 合同责任人 是根据公司法人授权进行谈判 负责合同签订 的部门 分子公司的第一负责人 3 合同管理 是指对合同立项 意向接触 资信调查 商务谈 判 合同条款拟定 审查会签 签字 备案审核 履行 变更 中 止 解除 纠纷处理 立卷归档等全过程的管理 第四条 原则 1 分级管理集中控制 公司对所有合同签订进行分级审核 审批 各业务部门 单位 归口管理 财务审计部统一备案管理 行政部年终统一归档封存 2 动态管理 相关部门要对合同的签订 执行过程进行动态管理 3 依法管理 合同的起草 签订 执行 中止等一系列过程必须符合国家合 同相关法律 法规的规定 在这个前提条件下要依据公司的规章制 度进行管理 第二章 管理职责 第五条 集团总经理办公会 1 负责合同管理规定及其补充 完善等的审批 2 在权限范围内审批合同 第六条 集团总经理 1 负责合同管理规定的组织制定 审核 2 主持重大业务合同的洽谈 3 在权限范围内审核 审批 签署合同 第七条 集团各业务分管副总经理 1 负责分管业务合同文本的审核 2 主持或参与重大业务合同的洽谈 3 在权限范围内审核 审批 签署合同 4 审批合同变更 解除 第八条 分 子公司总经理 1 在权限范围内审核 签署合同 2 主持或参与本公司重大业务合同的洽谈 3 审批合同变更 解除 第九条 集团企划部 1 负责依据有关法律以及公司有关规定制定有关的标准合同范 本 2 负责对公司非标准合同的 协议的法律符合性审定工作 3 负责协调公司法律顾问对公司经营 投资的合同 协议等的 法律符合性审定工作 4 参与或协调公司法律顾问参与非标准合同起草签订工作 对 合同的合法性承担责任 5 审批合同变更 解除 第十条 集团市场部 1 负责根据公司政策 起草各类代理 加盟合同文本的工作 2 负责品牌特许使用协议的起草 3 参与代理 加盟合同的谈判与签订 4 负责参与市场推广类合同 广告 推广物料采购 的谈判 签订工作 5 负责监督 协调合同的执行 合同纠纷的协调 处理 第十一条 集团制造部 1 负责公司外委加工合同技术协议文本的起草 2 负责公司标准 非标准外委加工合同文本的起草 3 负责由本部门管理和使用的公司合同专用章的保管工作 4 负责公司外委加工合同的谈判 报批 签订工作 5 负责监督 协调公司外委加工合同的执行 合同纠纷的协调 处理 第十二条 集团供应部 1 负责公司标准 非标准面辅料 生产设备 推广物料采购合 同文本的起草 2 负责由本部门管理和使用的公司合同专用章的保管工作 3 负责参与公司面辅料采购合同的谈判与签订 4 负责组织生产设备 推广物料采购合同的谈判与签订 5 负责监督 协调除办公设备之外各类采购合同的执行 合同 纠纷的协调 处理 第十三条 集团物流部 1 负责标准 非标准物流运输合同文本的起草 2 负责参与第三方物流公司物流运输合同的谈判与签订 3 负责监督 协调物流运输合同的执行 合同纠纷的协调 处 理 第十四条 集团财务审计部 1 审核合同的财务条款 2 依据已生效合同 负责对外收 付款和监控工作 3 对公司各类合同进行归档 备案 负责合同备案文本的管理 执行合同登记 统计及报告制度 4 监督合同的履行 对存在的问题及时向相关部门提出并向公 司领导报告 5 参与重大合同的论证 谈判 起草 审查 签订及合同纠纷 的处理 第十五条 集团行政部 1 负责公司标准 非标准办公设备采购合同文本的起草工作 2 负责公司办公设备合同的谈判 签订工作 3 负责监督 协调办公设备采购合同的执行 合同纠纷的协调 处理 4 负责年度执行完毕合同文本的建档 保管 第十六条 分 子公司拓展部 1 负责加盟合同谈判 报批 签订工作 2 负责加盟合同的履行工作 第十七条 分子公司物流部 1 负责区域物流公司物流运输合同的谈判 签订工作 2 负责将区域物流运输合同及其他相关协议报送集团物流部备 案 第三章 合同管理 第十八条 公司对外签订和履行的合同 必须符合国家法律 法规 公司合同的签订 变更和解除必须履行公司内部合同审批程 序 正式签订后再执行 第十九条 集团以及分 子公司合同日常管理归口由集团财务 审计部统一备案管理 第二十条 标准合同管理 1 标准合同的编制 1 各合同责任部门负责本类标准合同文本以及附加技术协议 的起草 2 集团企划部协调公司法律顾问负责对合同草案审定 基本 风险防范条款的制定 2 标准合同的使用 1 公司常规生产经营活动要求使用标准合同 2 合同签订后要在集团财务审计部备案 3 分子公司的生产经营使用公司标准合同 第二十一条 非标准合同管理 1 非标准合同的适用条件 1 合作方有较强的谈判地位 2 重大的对外投资活动 如 兼并 收购 参股生产厂家等 经济活动 3 其他不适用标准合同的情况 2 非标准合同的编制 1 对于需要双方协商的 由双方共同协商起草 文本草案要 求集团企划部与财务审计部相关人员对关键条款进行审定 2 由对方起草制定的 集团企划部与财务审计部相关人员要 协助合同责任部门对关键条款进行把控 3 非标准合同的使用 1 非标准合同的文本使用要经过分管副总经理审批 2 非标准合同签订后也要在集团财务审计部备案 第二十二条 合同档案管理 1 公司合同管理由集团财务审计部审计人员负责 审计人员建 立合同管理台账 定期对合同进行分类 归档 统计 并按公司保 密规定严格管理 2 财务审计部每月对合同和订单情况进行检查 对各部门和各 个分子公司合同签订 履行情况进行汇总 分析 为企业决策层提 供支持 3 合同责任部门 分子公司于每月 5 日前将上月新签合同复印 件 或多签一份正式合同用于备案 及合同月报表上报集团财务审 计部审计备案 传真件有效 4 财务审计部审计每月定期对合同履行情况进行检查 防范经 营风险 5 财务审计部审计在第二年年初将上一年度全年合同中执行完 毕的合同档案整理 归类 移交行政部存档 第四章 合同审批权限 第二十三条 集团合同审批权限 1 集团副总经理负责预算内 5000 元以下经营性支出合同的审 批 集团总经理负责预算内 5000 元以上 10 万元以下的经营性支出 合同的审批 集团总经理办公会负责预算内 10 万以上的经营性支出 合同 2 集团副总经理负责预算内 10 万元以下资本性支出合同的审 批 集团总经理负责预算内 10 万元以上 50 万元以下的资本性支出 合同的审批 集团总经理办公会负责审批预算内 50 万以上的资本性 支出合同 3 集团总经理负责预算内 2 万元以下的经营性支出合同的审批 集团总经理办公会负责预算内 2 万以上的经营性支出合同 4 集团总经理办公会负责所有预算外资本性支出合同的审批 第二十四条 分 子公司合同审批权限 1 分子公司参照集团公司权限划分确定审批权限 第五章 合同签订 审批程序 第二十五条 标准合同审批程序 1 由集团企划部编制或审定标准合同 非标准合同履行非标准 合同审批程序 2 合同责任人拟定合同文本并填写 公司合同审批表 后 经 部门经理 财务审计部审核 业务分管副总经理审核后 按审批权 限报由相关人员签字审批 3 合同责任人将合同文本一式四份交给客户签字盖章 4 合同责任人将客户签署完毕的合同取回后 办理公司内的审 批签署工作 5 合同责任人将生效合同文本一份送财务审计部存档 一份留 在本部门管理存档 其余两份合同文本送交客户收存 第二十六条 分 子公司需要上报集团审批的合同 经本公司总 经理审核后 报集团相应部门 并按照相关审批权限 标准合同审 批程序报批 第二十七条 非标准合同审批程序 1 非标准合同的使用参考本制度地二十一条 2 经过审批允许使用非标准合同的 履行标准合同审批程序 第六章 合同履行 变更 解除 与监督 第二十八条 集团合同责任人 部门负责人和各分 子公司总经 理负责对合同的签订和履行情况进行监督 检查 严格杜绝以下情 况 1 违反法律 法规 国家政策 2 对方当事人不具有有效资质 3 应订立书面合同而未订立 4 未经公司法定代表人或委托代理人授权签订合同 5 未加盖公司合同专用章 6 未履行合同审批程序擅自签订 7 未经批准先履行后签订合同 第二十九条 合同履行过程中 如有下列情况之一者 合同责任 部门应在两日内报告业务分管副总经理 1 发生重大合同争议或已发生经济损失 2 变更合同的主要内容或解除合同 3 对方违约或我方无法继续履行合同 4 由于争议可能引起仲裁或诉讼 5 财务审计部违反本办法第三十一条第四款规定对外付款 第三十条 对方当事人向我方付款时 合同责任人应及时将公 司名称 银行帐号等必要信息通知对方 督促对方当事人按合同规 定付款 并将有关情况及时通知财务审计部 第三十一条 合同变更 解除和争议的解决 1 合同发生争议时 应先按本规定第三十一条规定办理 然后 合同责任部门与公司法律顾问共同研究处理方案后 按合同审批权 限报公司领导审批 2 合同需变更 解除 应履行审批手续 合同责任人拟定变更 或解除合同文本 并填写 合同变更 解除 意见书 后 报经企 划部审核后 履行标准合同审批程序 申请合同变更或解除 非标 准合同向法律顾问咨询 第三十二条 财务审计部 企划部对合同的履行实施监督 凡涉 及合同的有关款项 财务审计部必须以正式生效的合同正本对外收 付款 合同生效后 应按合同规定严格履行义务 并督促合同对方 履行义务 关于法律事务的详细管理规定见 XXX 有限责任公司法 律事务管理规定 第三十三条 凡有下列情况之一者 财务审计部一律不得对外收 付款 1 应订立书面合同而未订立 2 合同尚未正式生效 3 合同文本未加盖合同专用章和无有效签字 4 收付款时间 方式与合同规定不符 5 合同发生重大争议 公司领导批准中止或终止收 付款 第七章 合同预警机制 第三十四条 公司对合同执行情况建立预警机制 合同责任人对 合同执行情况进行日常监控 出现预警事件 根据公司对预警事件 的分类 判断事件级别 三级事件由合同责任人负责解决 二级事 件由合同责任人报告业务分管副总经理 并负责妥善解决 一级事 件要逐级上报到公司领导层 按照公司领导层批示解决 第三十五条 日常监控 在日常的业务活动中 合同责任人应严 格监督合同重要条款的执行情况 按照工作流程 操作规范和管理 规定等履行合同 杜绝预警事件的发生 第三十六条 日常监控内容包括但不限于以下情况 1 合作方的经济实力与信誉水平 对初次接触的合作方 要 考察其经济状况 信用记录 对已有合作的客户 要综合分析其商 业信誉水平 2 客户的质量 客户的经济实力和信誉 客户的产品或服务是 否出现品质 信誉问题等 3 集团外委加工企业生产经营状况 4 集团面辅料供应商生产经营状况 5 合同履行情况 合同的起止日期 6 付款情况 渠道客户是否按合同约定支付履约保证金和货款 7 公司履行合同的资金偿付能力 第三十七条 发生预警事件 合同责任人应立即对预警事件进行 评级 根据事件等级采取相应处理措施 预警事件内容包括但不限 于以下事项 发生其它事项 可以参照以下标准归类 序号 预警事件 事件等级 1 合同将在二至三个月内执行完毕 三级 2 按照合同约定 客户应在 1 个月内付款 三级 3 客户产品 经营状况及信誉出现问题 受到社会关 注 二级 4 合同将在一个月内执行完毕 而续签协议尚未达成 二级 6 付款期限已过 款尚未付清 一级 7 客户出现持续经营危机 濒临倒闭 一级 注 事件等级 的划分以事件的严重程度 波及范围和处理 人员级别为标准 总共分三级 事件严重性由低级向高级递增 三 级 须加注意 二级 谨慎处理 一级 重大事件 第三十八条 经验总结 预警事件处理完毕 当事人要对各自的 工作进行总结 将处理报告附在经营月报中上报集团 第三十九条 客户黑名单制度 公司实行客户黑名单制度 对出 现二级以上预警的客户 在全公司范围内发出通告 防范风险扩大 经公司主管经营副总经理批准列入黑名单 在公司各地予以封杀 根据同行业合作伙伴需要 互换黑名单 作为公司的战略威慑手段 第八章 附则 第四十条 各分 子公司严格按照本管理办法执行 第四十一条 本管理办法由集团财务审计部负责解释 第四十二条 本管理办法自下发之日起执行 第四十三条 相关支持文件 1 中华人民共和国合同法 2 XXX 有限责任公司客户管理制度 3 XXX 有限责任公司公文管理办法 附件一 标准合同审批表 XXX 有限公司标准合同审批表 时间 年 月 日 合同名称 甲方 乙方 合同金额 履行期限 经办人 联系电话 合同主要内容 财务部意见 业务分管副总经理 意见 总经理意见 附件二 合同变更 或解除 审核意见表 XXX 有限公司合同变更 或解除 审核意见表 送审时间 年 月 日 合同名称 甲方 乙方 合同总价 履行期限 经办人 联系电话 合同变更 或解 除 原因 内容 说明 财务审计部意见 业务分管副总经 理意见 总经理意见 附件三 预算内支出标准合同审批流程 附件四 预算外支出标准合同审批流程 附件五 面辅料采购合同审批流程 附件六 外委加工合同审批流程流程