公司行政商务接待管理制度.doc

接待管理制度1 目的规范公司接待管理，提高工作效率和服务水平，维护公共关系，增强公司美誉度。2 范围适用于公司行政、商务类等活动的接待工作。根据来宾到访目的和行政级别，具体分为以下几种类型:1）党和国家领导人视察（相应级别的外国政要来访）；2）省部级领导（含享受同等待遇人员）的来访； 3）厅局级领导（含享受同等待遇人员）的来访、考察；4）董事长出面接待的嘉宾来访；5）大型企业高层领导来访； 6）金融、投资、咨询等机构高层的商务性来访；7）主流媒体负责人及知名人士的来访，新闻媒体专题采访报道；8）政府职能部门指派的一般性参观、座谈等接待；9）企业或社团一般性管理交流、学习、礼节性拜访；10）客户（含供应链和营销客户）考察、拜访；11）其他。3 职责 3.1 公司办公室是外部来访信息的归口管理部门。负责公司层面接待的前期衔接，信息沟通，拟定参与接待的公司领导和相关人员，以及董事长会客的具体事务联系。3.2 公司行政管理部门是公司层面接待工作组织与实施的归口管理部门（董事长会客过程中由公司办公室直接服务的项目除外）。负责按本制度及相关细则组织、协调、实施公司层面的接待工作，并指导、配合、协调各直属部门、经营单元层面的相关接待工作。3.3 各经营单元参照本制度原则自行制定接待管理细则，组织、实施本单元的接待工作，并按分工要求配合完成公司层面接待的相关具体工作。4 管理内容4.1 接待等级4.1.1 常规接待：无需公司领导主持的接待活动。4.1.2 重要接待：公司领导主持的接待活动。4.1.3 A级接待：董事长（或特别委托的公司领导）主持的接待活动。4.1.4 AA级接待：省部级（同级别）领导及相关类别的接待活动。4.1.5 AAA级接待：党和国家领导人及相关类别的接待活动。4.2 前期衔接4.2.1来宾与总部联系的来访信息中，属于本制度第2条款的，由公司办公室负责衔接与沟通；属于于本制度第2条款的，系公司相关部门邀请或外单位直接与对口部门联系的来访接待，由该部门自行衔接。4.2.2 来宾与经营单元联系的来访信息中，属于本制度第2条款的，相关单元须第一时间报公司办公室，由公司办公室负责后续衔接与沟通；属于本制度第2条款的，由相关单元自行衔接。4.2.3衔接内容包括了解客方来访时间、人员数量、主要领导职务、来访目的、初步行程安排及随团联系人等信息，在注重礼仪的同时，衔接部门不得擅自做出我方具体的承诺和答复。4.3接待审批4.3.1 属于本制度第2条款类别的接待，公司办公室直接呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。4.3.2 董事长会客按照董事长会客接待管理办法执行，详见附件一。 4.3.3 属于总部对接的本制度第2条及款类别的接待，由分管领导会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。4.3.4属于总部对接的本制度第2条款性质的接待，由公司宣传部门会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。4.3.5属于总部对接的本制度第2条款类别的接待，由公司办公室根据来宾的职层及来访目的，协调、确定主持接待的人员；对于综合性、无法明确专业对口关系的来访，如需公司领导出面，实行高管人员轮值接待的办法，由公司办公室按照当日高管人员备勤情况确定，并做好记录。4.3.6公司相关直属部门邀请的来访或外单位直接与对口部门联系的来访接待，一般由对口部门自行操作；如需纳入公司层面接待，则由该部门填写接待申请、受理及服务工作评价考核表（详见附件二），经分线领导审批后，提交公司行政管理部门组织实施。4.3.7 属于经营单元对接的本制度第2条第及款类别的接待，由经营单元自行决定审批方式。4.4 公司层面接待实施4.4.1 跟进衔接：公司行政管理部门根据接待审批意见，与联系人或客方确认、衔接具体的行程，并负责接待过程中的跟进、落实。4.4.2 拟定方案：根据相关信息，公司行政管理部门拟定接待操作方案；AA级及以下级别的接待方案由公司行政主管领导审批，AAA级及董事长明确要求的重要接待方案由董事长审批。4.4.3 发布通知：正常情况下，常规、重要、A级接待信息（含经分线领导批准的接待申请、受理及服务工作评价考核表应至少提前24小时递交接待部门；AA、AAA级接待信息应提前72小时告知公司行政管理部门。行政管理部门收到信息后应及时拟定方案按规报批，并发出接待安排通知。不发通知的相关接待活动由接待部门提前1小时与门卫衔接并按规跟进服务。4.4.4 准备材料：公司介绍PPT模板由公司宣传部门负责设计，框架结构、内容、图片原则上每半年应进行一次更新；公司行政管理部门负责日常会标（含投影幕）、电子屏的内容更新，涉及到董事长出席的座谈、专项汇报，由公司办公室负责准备材料，分线领导出席的座谈、专项汇报，由相关对口部门负责准备材料。4.4.5 对于公司安排的接待任务，高管人员无正当理由，不得推诿。作为主要接待人时，要认真审查由相关部门负责起草的汇报材料，并对材料的准确性和保密性负责，避免在汇报时泄露公司商业机密和公司在非公开场合发布的信息。4.4.6 参与接待及汇报的人员原则上按事先审查过的材料进行汇报；如需脱稿汇报，应用词严谨、简练，不得随意更改或增加与汇报主题无关的内容；主要接待人要注意控制、把握好节奏和分寸，在预计时间内完成相关任务，不可随意拖延时间。4.4.7 接待工作具体操作的管理按接待工作操作细则（详见附件三）执行。4.4.8 长沙*工业园展场布置与准备按*展场及参展产品管理办法（详见附件四）执行。 附件一：董事长会客接待管理办法1 目的做好董事长会客的接待管理工作，明确分工，规范服务，提升公司整体形象。2 范围适用于董事长在公司日常会客的来宾接待。3 职责3.1公司办公室是董事长会客的归口管理部门。负责衔接和协调会客工作的各个环节，并根据董事长指示，按照不同等级、类别确定相应会客接待方案，跟进督促、检查会客接待方案的落实，通知、联络参与会客接待的相关人员到位。3.2 公司行政管理部是董事长会客接待服务工作的执行部门（董事会办公室直接服务的项目除外）。负责按照接待方案准备会客场地、配合迎送宾客以及做好会务、宴请工作过程的安排、衔接和落实等服务性工作。3.3 相关部门、单元负责董事长会客所需各类对口资料的准备工作，以及按照要求执行会客中的相关具体工作。3.4 公司督察部经警队负责按照公司办公室或公司行政管理部的通知（含电话、口头通知），保障来宾和其车辆出入园区的安全、顺畅，调度安排来宾车辆合规停放，维持会客过程中的秩序及其它相关配合性工作。4 内容与要求4.1 会客等级4.1.1 根据来访客人身份层次及规格分为A、B、C三个等级。1）A级：特别重要的会见会谈。主要指行政级别较高的政府官员来访、大型企事业高层领导造访以及非常重要的商务活动（含外宾）等；2）B级：重要的会见会谈。主要指重要政府官员来访、重要商务活动等；3）C级：一般的会见会谈。主要指礼节性拜访，应酬性商务洽谈及重要应聘人员面试等。4.1.2 董事长行政秘书收到客人来访信息后，应尽快请示董事长，由董事长确定是否接待以及会客等级。对于规格较高、规模较大的接待活动，行政秘书根据董事长的指示应立即汇报办公室和行政接待主管领导，由办公室牵头制订接待方案呈送董事长审定后执行；对于其它会客，秘书根据董事长的指示组织执行相应的会客方案。4.2 会客方案及流程流 程说 明责任人收集、获取会客信息请示、沟通通知相关人员会前宴请会客场地安排及布置迎 宾会 客会后宴请结 束 提前了解客人的来访目的，行程安排，以及是否需要安排住宿。如需住宿，则应了解来宾性别及其它要求； 详细确认会见时间、地点、来访客人的姓 名、单位、职务、人数。尽可能获得客人车辆的车牌号、出发地点、预计到达时间等信息，如客人在会面前一天到达我市，应请示董事长是否需宴请客人、宴请方式、地点及我方陪同人员。董事长行政秘书公司办公室 根据需要制定接待方案，提请董事长审定等级及我方的陪同人员；董事长行政秘书1）提前1小时以上（特殊情况除外）通过手机短信或电话通知陪同的公司领导及相关人员（来客简要情况、会客地点、时间等）；如需行政部执行，应提前2小时（特殊情况除外）告知会客信息；董事长行政秘书 2）根据方案，预订宴会包厢；安排专人跟进服务；将宴请的具体地点提前2小时以上（特殊情况除外）告知董事长秘书；公司行政管理部接待室3）将宴请具体时间、地点提前1小时以上告知来访客人及我方陪同人员；。董事长行政秘书 根据参加会见的人数提前2小时以上（特殊情况除外）确定并安排会客室，具体按接待管理制度会议室标准布置。接待员 及时与来访客人的联络人保持联系，了解客人预计到达时间；提前20分钟告知门卫及接待室来访客人的姓名、人数、车牌号码、预到时间。董事长行政秘书 如董事长亲自出迎，须掌握客人的准确到达时间，并及时告知董事长。董事长行政秘书 其他陪同迎接人员的到位催请，按客人预到时间提前10分钟到达门岗，与门卫衔接，并做好迎宾准备。接待员 在客人车辆到达公司门岗时，及时开门放行，引导客人车辆进入相应地点，董事长率我方人员迎接（B级会客，可依据董事长指示，由相关高管迎接；C级会客，由接待员引领客人直接进入会客室等候）。公司督察部经警接待员引导来宾车辆按规停放。督察部经警客人到达会议室后，应立即告知行政秘书；接待员 客人到达会议室信息及董事长名片准备的提醒。董事长行政秘书 会客过程中，按接待服务工作标准相关要求做好会见过程中的服务。接待员 根据方案或根据会谈时段提前请示，预定宴请包厢，烟酒领用及酒店准备工作督办；酒店大门处迎接董事长和宾客；餐饮过程中的服务工作协调、协助。董事长行政秘书接待员 接待完毕，恭送客人上车、驶离。我方陪同人员及接待员5 本办法为接待管理制度的附件，会客中涉及座谈、参观等环节按照相关细则操作执行。附件二： 接待申请、受理及服务工作考核评价表 主持领导评分（百分制）: . 领导签名： .编号： .（说明：94分以上为优秀，86-94分为良好， 86分以下为待改进。）接待项目联系单位联系人职务电话接待等级来宾信息姓名性别职务姓名性别职务合计人数(含司机、工作人员等)来访目的到达日期预抵时间AM: PM: 欢迎词热烈欢迎发布点园区电子屏会议室投影幕大门增设欢迎牌接待人员公司领导其他人员参观环节参观园区科技园 *园 展览馆 履带吊生产基地 泉塘园接待用品矿泉水起点 终点宣传品企业简介 产品手册 其他礼 品纸巾湿巾工作描述责任人领导评价(如某服务项不到位，请在本栏中描述）收到信息后及时衔接、安排，确定迎接地点、时间等工作的合规性OA通知发出，涉及部门、人员范围审核。无特殊情况，AAA、AA级接待提前72小时；A级、重要和常规接待提前24小时手机短信（抵达地点、时间）通知发出，仅限参加接待的公司领导及相关人员。无特殊情况必须提前12-6小时发出活动启动前20-15分钟应到场人员的清点、催请，仅限参加接待的领导（含提前到达后在休息区待命的人员）电子屏发布欢迎词，内容的符合性校对（非特殊情况提前2小时）客人到达前15分钟门卫迎接、引导（如来宾熟悉地点则免）讲解设备的落实及讲解人员到位和讲解过程质量满意度礼品准备及赠送的组织（含清点及相关礼节规范等注意事项）的完美性会议环节(含内部会议)会议时间 年 月 日 时 分参会人数安排地点 承办部门： 联系人： 电话：主持领导会标发布点资料宣传碟片(名称) . 中 英纸质材料PPT饮品茶 矿泉水 咖啡（仅限重要接待） 其他( )水果会场 休息室香烟(名称) .会场 包；休息室 包 其他投影 电话会议 桌花 桌签 纸笔 湿巾 纸巾工作描述责任人领导评价(如某服务项不到位，请在本栏中描述）会场卫生、空调、投影仪、音响、灯具、窗帘等环境和相关设备设施的符合性会标、欢迎词符合性座位摆放、调整符合性会议环节桌花、桌签、纸笔、湿巾或纸巾、资料、饮品、香烟、水果、食品等到位标准的符合性会议室门开关、参会人员（来宾）引领的及时性与礼仪要求的符合性碟片等影像资料播放的及时、准确（含开/关灯）等工作的符合性会议时间前20分钟冲泡完茶水；会议开始后关注会场，及时续水（间隔：10分钟/次）工作要求的符合性灵活、快速地处理其他工作（如及时更换烟缸、湿巾，整理果碟等）等工作的完美与服务标准的符合性完好、干净食品的整理、回收和分类存放要求的符合性会议设备设施的回收、整理、保管要求的符合性接待用具清洗、按规存放及制作间清洁标准的符合性关闭会议室空调、灯具，门窗落锁要求的符合性餐饮环节用餐时间 月 日 午宴 晚宴用餐地点用餐人数客方： （人）； 主方： （人） 主持领导： 其他陪餐人员：用餐联系人姓名接待员电话电话席卡客方主方酒水红酒/品牌 /数量 瓶白酒/品牌 /数量 瓶其他香烟/品牌 /数量 包其他用品：工作描述责任人领导评价(如某服务项不到位，请在本栏中描述）根据“信息单”内容预订宴请场地，无特殊原因提前1小时将用餐场地及包厢号通知到“用餐联系人”配置菜谱报领导审核并反馈酒店的及时性领取自带酒水、香烟等工作的符合性提前1小时到达酒店，检查用餐场地环境，核实烟、酒、茶水及纸巾、湿巾（含季节对应的冷热要求）与餐具等宴请用品到位工作的符合性席卡设置（含宾、主双方人员姓名复核等）的符合性座位摆放、调整和核实来宾到达酒店时间及陪同领导催请工作的符合性在宾客到达前15分钟前往大厅门口迎接并引导至包房(入席或视情况至休息区入座）等工作的符合性关注用餐人员需求，及时提醒并协助酒店服务员服务到位（如更换杯碟、添加酒、茶等饮料）工作的符合性核点食品应到质量、份数及食用情况，视情节催办或添加菜品，并灵活、快速地处理宴请过程的相关事务宾客离开时提早开门、开启电梯（指有电梯的场所），送客至车旁核对账单（与我方的“配菜单”对应审核，如有增减必须及时变更，并签认）完好、干净食品的整理、回收和分类存放；未用酒水、香烟的回收、入库；瓶内残酒的封存、回收、入库等工作的符合性说明：本表中接待项目、来宾信息、来访目的、到达日期和接待环节中的相关要求可由申请部门填写，接待部门衔接、审核；相关接待环节中工作事项、人员的具体安排由接待部门填写；对应项目的综合考核由项目主持领导考评。工作安排(签名）： . 时间： 年 月 日附件三：接待工作操作细则一、工作项目及要求项 目工作描述责任部门适用范围信息收集处理1. 掌握来宾行程，了解接待要求，制定接待方案报批。起草并通过OA发布接待通知。2. 负责与陪同领导和贵宾的联络部门保持联系，及时了解领导、贵宾行程安排及相关情况。3. 根据需要安排专车引导领导、贵宾车队入园。行政管理部门常规、重要、A、2A、3A内部 衔接、通知1. 人员：根据接待安排，正常情况下提前6小时以上通知参与接待的相关高管、部门人员。2. 时间：参与2A和3A级接待的领导和人员应提前20分钟以上到达指定地点，参与常规、重要、A级接待的领导和人员应提前15分钟以上到达指定地点等候；工作人员应提前30分钟以上到达接待地点。3. 地点：以接待通知为准。4. 交通：行政管理部门视接待人数情况确定；人数较多时统一安排车辆接送。2A、3A礼仪规范礼仪规范1. 着装：视季节气候情况按公司相关规定着装，佩戴工号牌（节假日期间来宾的礼节性拜访可着便装）。特殊情况以接待通知为准。2. 讲解：1）专业讲解员应熟记讲解词，熟悉公司、产品情况等；形象气质好，普通话标准，语言流畅，讲解时面带微笑；常规、重要、A、2A、3A2）技术讲解员应熟悉产品性能、技术参数、基本工作原理和公司、行业技术水平状况以及主要施工工艺范例等情况，普通话标准。解说时面带微笑，以标准站姿位于产品介绍牌旁。3）参观过程中，当视察队伍到达相关经营单元展品区域时，其参与接待的负责人应跟进主陪领导，以便配合提问时的专业讲解。4）生产现场员工回答视察领导提问时应自然、大方，彬彬有礼。3. 迎送：1) 迎接时，参与接待的人员列队站立；2) 领导下车时，接待人员鼓掌表示欢迎，随后陪同视察（上级有明确要求时可不陪同）；3）公司高管如与视察领导合影，应以领导为中心并遵循左为尊的原则排列；2A、3A行政管理部门、相关经营单元2A、3A4）视察（参观）领导上车离开公司时，接待人员应列队欢送；车队开动时，挥手致意，直至车队驶离。4. 其他礼仪规范要求按公司礼仪规范及着装标准执行。常规、重要、A、2A、3A产品布展1. 营运管理部门根据接待要求及相关会议精神和生产经营库存情况，组织、调整可展产品， 相关经营单元摆放到位。市场管理部门、营运管理部门、相关经营单元常规、重要、A2. 营运管理部门提供展品名称和相关参数（以品牌管理部门需要的范围为准），市场管理部门在展区面积范围基础上根据VI要求按从小到大、从矮到高、从车辆前端无驾驶室到有驾驶室的顺序策划布展方案，设计平面摆放和立体效果图，并配套制作、安装展区主介绍牌及产品介绍牌。3. 营运管理部门清理展场、按图布展，各相关经营单元按要求提供、摆放产品。4. 在接待前半天以上完成产品介绍牌的制作和摆放。同时展区烘托气势的随展产品的摆放应整齐划一，形成一条直线。5. 检查、核对介绍牌的摆放情况（内容与产品是否对应）2A、3A6. 主展区有支腿、吊臂、臂架的产品应按策划方案要求的角度、姿势展开，参展产品的功能装备应尽量齐全，不得缺件。A、2A、3A展馆准备1、全面检查调试设备设施，确保正常运行；公司行政管理部门常规、重要、A、2A、3A2、根据接待需要及时刷新声、像资料，确保符合接待要求和公司宣传需要公司党群工作部门2A、3A 环境、卫生环境、卫生展场及展品1. 清扫并清洗展场区域，确保地面没有明显的油渍（通知产品所属单元采取防漏油措施）、污渍、积水、垃圾等。2. 所有参展产品要求车身、底盘及上装各部件表面无明显油渍、污渍、水渍。玻璃、门窗、轮胎、邮箱等部位要求达到崭新如初的效果。 “接待通知”明确的责任部门“接待通知”明确的责任部门常规、重要、A、2A、3A3. 如果接待前下雨，要求展品所属经营单元视展品清洁情况提前2小时进行针对性擦洗，以确保展品清洁。2A、3A展馆4、清扫、清洗（根据需要）展馆周边道路、地坪，确保地面无油渍、污渍、积水、垃圾等；5、室内大厅及参观沿线地面、墙面、门窗洁净，视觉范围设备设施、家俱摆放整有序、清洁干净；6、鲜花、绿植及装饰（软装）、装裱美观、大方、得体，有品味。车间4. 生产车间参观通道，要求在接待日前一天进行专业清洗。车间以外的其他公共区域要求在接待日前半天清扫、清洗干净，并在接待工作实施前安排人员保洁；接待工作开始前30分钟，卫生人员及其清洁用具撤离现场。5. 参观、视察队伍经过的公共区域玻璃网架、门窗、墙面、宣传栏玻璃顶盖、立柱、框架应清洗洁净。园区6. 园区广场、坪地及道路在接待前2小时应再次清扫或清洗，确保干净。 7. 园区绿化区域除杂草、植物修剪、卫生清扫等工作应在接待前4小时以上完成。室外及办公区域所有盆栽植物按规摆放到位，要求植物新鲜、茂盛、美观。A、2A、3A卫生间8. 接待区域涉及的卫生间房顶、墙面、地面、门窗玻璃、卫生洁具及相关物品设施须提前3小时清洗保洁。便池不得有污物、污垢。洗手池及台面不得有积水、溅水，镜面要求干净、明亮。9. 卫生间灯光、门、窗、水龙头等设施、卫生间设备要提前进行检查，损坏的要及时报修，并督促相关部门维修到位。10.室内用品要求按相关规定摆放。11.打扫完毕后要求暂停使用，接待工作开始后方能启用，且须派专人值守，无关人员暂停使用。12.卫生纸、擦手纸、洗手液等物品齐全，不得缺失。2A、3A会议室13.会议室桌面干净，不得留有手印。皮椅要求按接待通知明确的接待时间提前2天进行擦洗维护。14.地毯应提前2天进行吸尘，地毯有明显污渍时，按照接待通知要求提前12小时清洗完毕。其他15.地毯的铺设工作。按接待通知明确的区域完成铺设工作；室外地毯在接待实施前1小时完成，地毯连接处要求用胶粘合，以防被风吹起。铺设好的地毯要求平整、表面干净，无垃圾、无鞋印、无污渍。16.展区及车间参观通道两侧隔离带架设工作。要求在接待前2小时以上按规完成，产品主展区按每2台产品之间预留出入口，车间按工艺工位预留出入口。讲解 人员、设施1. A、2A及3A接待采用随身耳麦进行讲解；常规及重要接待采用扩音设备进行讲解。2. 春夏秋三季应在参观起点备有矿泉水（遇雨可免，一般提前30分钟至1小时摆放到位，但高温天气提前20分钟左右即可），配备数量为接待通知明确的参观人数的120%左右。参观终点可免于备水（特殊情况以通知为准）。3. 雨天应在参观起点按接待通知明确的参观人数的120%左右配备雨伞。在参观终点应安排工作人员进行回收，晾干后入库保管。4. 在参观起点发放耳麦时，应简要向来宾说明使用方法。到达参观终点结束讲解时，讲解员应回收耳麦、雨伞的要求提示来宾，安排工作人员持托盘回收耳麦。耳麦入箱前应清洁处理并更换耳塞海绵套，采用一次性塑料袋封装，以备下次使用。5. 展场有展品的经营单元根据接待通知要求按展场产品品种安排产品技术讲解员。参观团队离开所述展区10分钟后，即可撤离。6. 参观路线涉及的生产区域安排生产、工艺主要负责人对口讲解，并陪同参观团队离开所述车间。行政管理部门、展场有产品的经营单元行政管理部门、展场有产品的经营单元常规、重要、A、2A、3A2A、3A 车间秩序1. 车间内成品、半成品及相关工位器具和标示标牌须在接待前2小时按6S管理标准执行到位。2. 生产线产、成品充足，不得空缺台位，且工艺距离科学、规范。3. 行车、叉车及焊接设备在接待期间停止运作。 4. 接待期间，车间工作人员保持正常工作状态。5. 暂停发出高音量和产生烟雾的工作。6. 接待期间停止货物转运工作。相关经营单元2A、3A会议 准备、服务会议 准备、服务1. 提前2小时打开门窗通风换气，保证会议室内无异味。2. 桌椅摆放整齐，会议室大门对面中间位置为贵宾位，要求左右两边椅子与贵宾椅保持200 mm以上的距离，贵宾位左右两边座椅对称摆放；贵宾位对面位置为公司主要领导位，要求其正对贵宾位摆放，左右两边座椅对称摆放。3. 灯具、门、窗、门碰按通知明确的接待时间提前2小时检查、维修完毕。4. 保障空调、电力的正常运行和供给。5. 接待日提前2小时检查饮用水（含水量），及时更换。6. 大门应在来宾进入会议室前15-20分钟开启，领导、贵宾入座后关闭，汇报结束，领导、贵宾离座时，接待员负责将门开启。7. 空调（如需要）和灯光应提前1小时打开，公司领导用PPT汇报时，接待员应将投影屏前方的灯关闭，汇报完毕后再行打开。8. 会议桌每个座位要求摆放公司信纸3-5张、削好的铅笔1支（上级有要求的按要求摆放） 。9. 高温天气备湿巾，并用密封袋装好，1小时更换1次。10. 茶叶为普通茶叶（上级有要求的按要求准备），杯中茶叶量应在开水冲泡后占杯容的1/3；茶杯、杯盖、杯碟花色统一，并调整到同一方向，置于客人右前方；春、夏、秋三季应同时备矿泉水，置于茶杯左侧。11. 音响、投影、手提电脑等设备提前2小时以上检查、调试完毕。发现故障及时报修或报告直接领导。12. 安排两名接待员负责会场服务，遵循先宾后主的原则。领导、贵宾入座后，应在第一时间进行茶水服务，再从左至右分别为其他领导进行服务，所有在座人员的茶水兑好后，安排其中一名接待员留在会议室中服务；续水一般10分钟一次，原则上杯中水不能少于杯容的1/3。13. 接待前2小时准备好贵宾休息室及工作人员接待室，并开启空调。行政管理部门、信息化部门、“接待通知”明确的责任部门行政管理部门、信息化部门、“接待通知”明确的责任部门常规、重要、A、2A、3A常规、重要、A、2A、3A12.桌花采用插花；茶叶用银针类特级。13.安排专人现场跟进监控话筒使用、电脑操作及录音等技术支持、指导工作。3A安全保卫1. 确保参观通道畅通，按规调度园区内车辆及指挥停放。督察、经警治安部门，工作关联部门A、2A、3A 2. 积极配合政府安全保卫部门做好相关保卫工作。3. 接待过程中严格控制非公司车辆和人员进入园区。4. 参观路线涉及的危险品应在接待前6小时撤离现场，并进行安全检查，完成安全整改。5. 吊钩等空中作业设施应当靠边，不得悬挂在参观通道上方。6. 根据接待通知明确的接待时间，提前1小时关闭视觉范围与接待无关的办公、生产、生活等区域建安设施门窗。7. 接待工作开始前2小时对园区进行整体戒严，领导、贵宾车辆驶离园区后，戒严结束。2A、3A文化长廊1. 文化长廊以公司历史沿革、发展改革过程、科研、生产经营和企业文化、活动及领导关怀等分类组成展示版块并严格按照公司对外宣传口径及时更新。2. 根据要求提前6小时调整、更新完毕。宣传管理部门A、2A、3A文秘工作1. 根据展场展品的变化及文化长廊更新的内容及时变更讲解词，报相关领导审核后交给接待部门。2. 确定电子屏、会议室投影幕及大厅入口处欢迎牌内容。3. 按接待管理制度4.3条的要求拟写和发布接待通知（紧急情况除外）。4. 接待所需各类资料（如纸质材料、汇报PPT、其他印刷宣传资料等）由相关部门根据接待安排负责落实，在接待前2小时以上交给会务组织部门。行政管理部门、“接待通知”明确的责任部门A、2A、3A宣传工作1. 根据接待通知要求安排摄像。2. 与媒体联络，跟进新闻报道。3. 新闻采访摄影，内部报道。宣传部门、党群工作部门重要、A、2A、3A二、其他要求1）对于AA、AAA级接待工作，要求各相关部门、经营单元负责人高度重视。直属部门由第一负责人为责任人，相关经营单元指定专人负责；2）相关直属部门、经营单元要及时掌握员工思想动态，杜绝不和谐事件发生；3）接待期间，员工不要随意走动、围观，办公室窗户要求关闭，窗帘拉下，不得探头观望；4）地毯铺好之后，禁止人员和车辆踩压；5）展示产品、介绍牌及相关设施定位后，禁止无关人员接近。三、接待准备工作检查验收1）检查人员：行政管理部门、宣传部门、市场管理部门、督察部门、营运管理部门、信息化部门、党群工作部门、相关经营单元负责人。由行政管理部门牵头组织检查。2）检查时间：按接待日期提前半天以上（特殊情况临时确定）。3）地点：相关接待园区。四、接待工作总结AAA级接待工作后，应进行例行的接待工作总结。1）时间：AAA级接待后一周内。2）主持人：公司主管领导（或项目负责人）。3）参与部门和单元：公司办公室、公司行政管理部门、公司宣传部门、公司市场管理部门、公司督察部门、公司营运管理部门、公司信息化部门、公司党群工作部门、相关经营单元的接待工作负责人。4）主要内容：从接待工作准备开始到实施全过程的总结；讨论发现的问题及解决措施；对做出成绩的单位（人员）提出表扬、对出现失误的单位（人员）进行问责，由会议组织部门在会后形成书面意见报CEO审批。附件四：展场及参展产品管理办法1 目的规范公司*展场和参展产品管理。2 适用范围适用于*工业园展场环境和参展产品管理。3 职责3.1*展场及展品管理由公司行政管理部牵头组织，公司市场部、营运管理部、*机械公司配合。3.1.1 公司行政管理部根据接待管理制度对展场准备工作进行部署；组织市场部、营运管理部检查布展效果、展场及参展产品卫生、基础设施配置情况。3.1.2 公司营运管理部根据布展方案，通知各经营单元参展产品按时到位，协调各分公司展品摆放到位。3.1.3 公司市场部在展区面积范围基础上，根据VI要求和“按产品门类从小到大、从矮到高、从车辆前端无驾驶室到有驾驶室的顺序”的基本要求和经营单元提出的产品参展方案；负责制作、安装展区主介绍牌及产品说明牌；根据接待要求选择性的设计平面摆放和立体效果图；对参展产品编码。3.1.4 *机械公司负责展坪道路改造、维护等技改工作。3.2 相关经营单元依据布展方案，调整展场展品到位、摆放，并负责展品清洁工作。3.2.1相关经营单元根据产品开发、生产、市场宣传、接待对象等接待要求，提出展品方案并提交相应的展品介绍资料；负责展品的摆放、清洁；参与展区及周边道路、区域环境维护；安排讲解人员，拟定解说词并负责对展品介绍。3.2.2 *机械公司负责展区地坪、产品介绍牌的清洁及展场动力保障。4 展场及展品4.1 *展场分为主展区和副展区4.1.1 *展场西侧属于主展区，要求从品种、规格、数量上合理安排，使产品门类齐全，尽量提供大型号展品且具有代表性的产品。由各经营单元按布展方案要求摆放产品。4.1.2 *展场东侧属于副展区，以*泵车为主，根据布展方案摆放产品。4.1.3 展区旁的厂区道路及环山道路因生产需要临时停放的产品、车辆，要求车头一致方向整齐摆放；3A级及有特殊要求的接待必须撤离。4.1.4 主展区产品按地面划线摆放。产品最前端突出点垂直投影落在主线上；产品中轴线需平行于地面斜线或前端平行于参观通道线；4.1.5 副展区产品按地面划线依次摆放在线内，保持相同的间距。产品最前端突出点垂直投影落在主线上；产品中轴线平行于地面斜线，位于两线正中间。同时保证相同规格型号的车辆集中摆放、不许夹杂混放。 4.1.6 展区内禁止摆放其他非参展展品。4.2 参展展品基本要求4.2.1 要求参展产品表面无油渍、污渍、水渍等。玻璃明亮；油漆涂装完整、色泽符合出厂产品要求；金属面必须没有锈蚀，显现金属本色，防锈涂层面油膜厚度合理均匀；门、窗、箱盖等平整，缝隙均匀、宽窄合理；支架平整，没有焊接缺陷；轮胎等橡塑件达到清新的效果。4.2.2布展方案要求从品种、规格、数量上合理安排，保证产品门类齐全；保证整齐摆满展示区，不能留有缺台空位。4.2.3相关经营单元必须及时、认真做好所摆放产品的保洁工作。原则上要求每月对参展产品保洁一次，并关注天气变化，根据公司接待安排及时维护产品清洁。5 日常管理5.1 参展产品入场5.1.1相关经营单元参展产品进入*展场前应根据公司接待要求，参展产品的实物质量、参展的完整状态等进行把关。5.1.2 相关经营单元参展产品进入*展场前必须清洁参展展品，保证进入展场产品清洁度。5.2 参展产品更换及撤离5.2.1 各经营单元根据新产品开发、生产情况或因销售需求提出更新展品，提交经营单元分管领导批示，报行政管理部批准后，通知督察部门放行，并向营运管理部、市场部报备。5.2.2 更新展品过程原则上展位空缺不得超过1个工作日；部分中、大吨位产品若超期须向行政管理部、营运管理部报备预计完成时间，在不影响2A、3A重大接待的前提下更新。5.2.3为保持产品及时进入流通，保证外观效果，除了无法替代的单台展品，其他常规展品每台展示时间原则上不超过半年。6 其他要求6.1 参加*展场布展的经营单元必须固定责任人；若因工作调整发生人员变动，必须及时以正式文本报行政管理部备案，并通知营运管理部。6.2 相关经营单元责任人负责各自产品的现场协调、指挥，确保各自经营单元参展产品符合布展要求；尤其在2A、3A级重大接待中，必须保证信息通畅、及时反馈、执行高效。6.3 2A、3A级重大接待由公司行政管理部牵头组织公司营运管理部、市场部等进行检查，其他相关部门、经营单元应积极配合，及时整改。6.4 根据接待要求，各参展经营单元安排讲解人员，报公司行政管理部统一安排。