公司办公用品管理制度(20171017)

1 福人木业 莆田 有限公司 办 公 用 品 管 理 制 度 1 目的 1 1 为规范办公用品的管理 使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费 针对公 司具体的办公用品使用情况特制定本制度 2 适用范围 2 1 适用于公司办公用品的采购 保管 领用及报废等管理 3 管理权责 3 1 综合办 负责审核 汇总各部门每月办公用品的领用情况并根据当月库存情 况进行采购申报 入库 领用登记等 3 2 各部门 负责做好本部门每月办公用品的需求汇总 申报 领用和发放等工作 3 3 采购部 负责每月办公用品的采购及费用报销 3 4 公司总经理 负责审批每月办公用品的申购与报销 4 定义 4 1 办公用品分类 办公用品分为消耗品 耐用品及特殊用品三类 4 1 1 消耗品 系指容易消耗 无法重复使用的用品 如 水笔 圆珠笔 铅笔 萤光笔 笔记本 橡皮擦 回形针 钉书针 打印墨盒 蜡纸 硒鼓等 4 1 2 耐用品 系指能重复使用并能保持原有形态和性能的用品 耐用品文具如 有遗失应由个人自购 平时使用如有故障或损坏 应以旧品换新品 如 U 盘 订书机 启钉器 计算器 笔筒 小刀 尺子等 耐用品文具需列入离 岗移交范畴 服务年限 1 年以内 含 如有遗失 照价赔偿 服务年限 1 年以上 耐用品单价在 500 元 含 以上的 如有遗失 照价赔偿 4 1 3 特殊用品 系指某些部门人员为进行其专业工作需要的特殊用品 如 财 务部常用的凭证等 4 2 领用分类 根据办公用品的使用性质 将办公用品分为公用品和私用品两类 私用品由使用人个人领用 公用品由部门专门指定人员统一领用 4 2 1 个人领用 系个人使用保管用品 如水笔 橡皮擦 笔记本 笔芯等 4 2 2 部门领用 系本部门共同使用用品 如打印纸 打印墨盒等 2 5 管理规定 5 1 办公用品申购 5 1 1 各部门应于每月 25 日前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划 填写 办公用品采购申请单 经部门负责人审核 分管领导审批后交综合办 5 1 2 综合办统一汇总 整理各部门的采购申请 并经核查库存状况后填写 办 公用品采购申请单 于次月 1 日前经综合办经理审核 总经理审批后 交 采购部采购 5 1 3 各部门办公用品领用经办人根据本部门的 办公用品采购申请单 所列明 细 于每月 5 日前向综合办领用并发放到本部门员工手中 5 1 4 各部门若需采购临时急需的办公用品 由部门填写 办公用品采购申请单 并在备注栏内注明急需采购的原因 经部门负责人 综合办经理审核 总经 理审批后 由采购部负责实施采购任务 5 2 办公用品采购 5 2 1 为有效完成采购任务 原则上由采购部负责实施采购任务 5 2 2 对专业性办公用品的采购 由所需部门协助采购部共同进行采购 5 2 3 临时急需办公用品可经综合办和采购部同意后由使用部门自行采购 5 2 4 对单价大于 500 元以上办公用品的采购 应先进行询价 比价 议价 并 将最终议定价格呈报总经理同意后 方可实施采购任务 5 3 办公用品入库 5 3 1 办公用品入库前由综合办指定专人进行验收 对于符合规定要求的 由综 合办办公用品管理人员登记入库 并填写 办公用品入库登记表 对不符 合要求的 由采购人员负责办理调换或退货手续 5 3 2 办公用品采购发票应由综合办经理签字确认入库后 方可报销 5 4 办公用品领用 5 4 1 员工领用办公用品应填写 办公用品领用登记表 5 4 2 员工领用单价在人民币 500 元以上的办公用品 须填写 固定资产购买申 请表 说明申购理由 经部门主管 部门分管领导 综合办审核 总经理 审批 5 5 办公用品使用 3 5 5 1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用 5 5 2 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管 5 5 3 公司员工使用办公用品必须坚持科学 合理 节约 爱护的原则 节 省使用易耗品 正确使用非易耗品 对于公司内部文件资料 提倡使用二 手纸 5 5 4 办公用品若被人为损坏 应由责任人照价赔偿 6 办公用品报废 6 1 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时 使用人应提出办公用品 报废申请 经部门主管审核 并总经理批准同意后 到综合办办理报废注销 手续 7 办公用品回收 7 1 员工离职时 应依 财产个人保管卡 所领耐用品一并退回综合办 并办理 好移交手续 7 2 回收再利用的办公用品列入库存 8 办公用品仓库管理 8 1 综合办建立办公用品购置和领用登记台帐 并做好购置和领用台帐的登记工 作 8 2 综合办应每月结算各部门月需求量及金额 对异常情况提出书面分析反馈 8 3 其它办公用品每月盘点一次 每次盘点结果记录在 办公用品月报表 并报 财务部备案 9 相关表单 办公用品需求计划表 编号 办公用品采购申请单 编号 办公用品库存登记表 编号 办公用品领用登记表 编号 办公用品处置 报废单 编号 10 附则 10 1 本制度经总经理批准 自 20 年 月 日实施 10 2 本制度的最终解释权归综合办 修订时亦同 4 5 附表一 年 月办公用品采购需求计划表 单位 编号 需求人员 名称 型号 单位 数量 预计金 额 备注 说明 每月 25 日前 各部门根据需要编制下月的办公用品需求 报综合办 审批人 部门负责人 申购人 6 附表二 办公用品采购申请单 编号 填表日期 年 月 日 品 名 规格 数量 单位 金额 使用人 备注 综合办意见 总经理意见 注 本表由综合办填写 申请人 7 附表三 库存登记表 出库情况日 期 来 源 入库日期 数量 单价 部门 数量 结余 验证人 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月 8 附表四 办公用品领用登记表 部门 领用日期 名 称 数 量 领用人 备注 9 附表五 办公用品处置 报废单 申请部门 申请日期 办公用品名称 规格型号 申请原因说明 申请 部门 办公用品使用人 部门主管意见 办公用品名称 办公用品编号 规格型号 耐用年限 购入价格 购入日期 废损原因 综合 办 综合办经理意见 帐面价值 净值 估计废品价值 实际损失 财务 部 财务部意见 审 批 分管领导 总经理 10 附表六 年月办公用品月报表 上月结存 本月进库 本月发出 本月结存 品名 规格 单位 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金 额 备注