后勤类物资采购管理办法

1 后勤类物资采购管理办法 2017 11 一 实施目的 为进一步规范台州分公司后勤类物资的采购流程 明确采购范围 职责和采购方式 加强对采购活 动的监督和管理 特制订本办法 二 适用范围 本办法适用于公司的日常物质采购工作 三 采购原则 采购应该遵循公开 公平 公正 择优和效益原则 保证质量 价廉物美 减少中间环节 降低成 本 维护公司利益 四 采购物资范围 1 行政后勤物资类 固定资产 低值易耗品 办公劳保用品 信息设备 办公区改造装修 汽车 及其配件 厨房用品 食堂米油菜蔬等 2 服务类 租赁服务 车辆维修 办公设备维保 安保等服务 3 企划类 宣传策划物料 宣传印刷品 效果图制作等服务 五 采购实施部门 综合管理部为采购责任部门 并实现内控管理 六 采购程序 采购遵循 申请 审核 审批 采购实施 的顺序原则 在未得到审批同意的物 资申请不得先行采购 1 申请 2 1 使用人向综合管理部提出需求申请 也可由资产专管员根据日常储备需求提申请 2 常规办公用品采购 综合管理部资产专管员每月 25 日将下月所需物资填写 月度采购计 划表 经部门负责人审核 报分管领导审批后 由采购负责人集中采购 3 非常规办公用品采购 单价为 1000 元以下的为小额物资 单价超过 1000 元的为大额物资 总额 1000 元以下小额临时采购物资 申购人填写 采购申请表 经申购部门负责人同意 向综合管理部提出需求申请 综合管理部负责人审核后 由采购负责人及时采购 同时向分管 领导报备 总额 1000 元 10000 元大额物资采购 申购人填写 大额物资采购申请表 经申购部门负 责人同意 向综合管理部提出需求申请 综合管理部负责人审核 综合管理部分管领导审批后 由采购负责人及时采购 总额 10000 元以上大额物资采购 必须经总经理审批同意 4 2000 元及以上的固定资产采购 必须经总经理同意 报总公司审批 5 食堂每日菜蔬采购 不用填写采购申请单 大米 油及厨房调配料等由食堂管理员提早填 写采购申请表 经部门负责人审核后 由采购负责人及时采购 七 采购实施 1 对于日常办公用品 饮用水 植物租摆 劳保消耗用品 办公设备维保服务以及耗材 电脑 及配件等的采购 首先选用总公司指定的供应商 其次由综合管理部通过年度三方询价比价 方式确定相对固定的供应商 保留比价会议记录并报送总经理办公会备案 定期采购 2 食堂采购 由综合管理部确定 5 8 家优质供应商 含菜场 报总经理办公会备案 采购时 需有 2 人及以上的经办人并在采购清单上签字确认 食堂采购根据每人每日餐标 25 元定额采 购 采购人需每周做食堂采购报表及就餐报表报分管领导 采购报表由采购人 食堂管理人 部门负责人签字确认 食堂费用一月一报 随附采购清单及就餐人数报表 3 八 采购合同的签订 1 万元以上的批量或者大额后勤物资采购的 除 史泰博 网站采购外 经营管理部应参与合 同洽谈 签订过程 2 综合管理部应对整个洽谈过程做好洽谈记录 参加洽谈人员应签字确认 3 禁止在采购环节发生收受礼品 或者回扣 等利用职权谋取私利的行为 九 验收 1 常规后勤物品由综合管理部组织验收 采购和验收不得为同一人 专业用品须由申购部门负 责验收质量 综合管理部做入库领用登记 物资验收合格后 相关验收部门在 送货单 上 签字确认 验收过程中发现问题 采购负责人应即时追踪 并在申购部门要求时间内保证物 质采买 更换到位 2 送货单 的验收签字作为大宗物质采买的请款依据 十 付款方式 按财务部相关规定或合同付款条款执行 发票需随附采购清单及采购申请单 十一 经济责任及处罚 1 物资请购部门必须根据工作实际需要发起采购申请 不得贪图省事 乱报采购计划 造成公司 成本浪费 2 采购负责人需对采购物品的品质 货款结算安全负责 若因玩忽职守 造成公司经济损失的 应负相应的经济赔偿责任 如采购负责人在采购过程中能够对物品的品质及价格控制的非常严 格 节约了成本 公司将酌情予以奖励 3 若采购过程中 有相关人员自行采购或私定项目的 公司不负责任何费用及后果 且对该人员 轻者进行取消当月绩效奖金 重者取消当月绩效奖金并开除 十二 供应商管理 4 1 对符合公司要求的供应商 综合管理部应建立供应商档案 记录供应商名称 法定代表人 注册资本 注所及经营地址 经营范围 工商注册号 开户行及银行账号 经办人 电话及 传真等基本信息 2 与长期固定供应商的合作协议一般一年一签 因市场价格随时波动 所以在每次采购过程中 要对采购物资的价格随时核对并进行市场询价 同等条件下长期合作供应商有优先权 3 网络采购时 食品采购必须在 1 号店自营店 京东自营店 天猫超市等正规商家采购 采购 报销需附上采购清单或截图 十三 物资管理 1 综合管理部应按月建立物资采购管理台帐 并留存采购申请批复件 采购询价 供货合同等 原始记录 每月递交采购台账 2 物资的购买及领取应办理出入库手续 入库物资必须进行验收 以确保质量 3 资产专管员需每周清点库存 每月递交资产出入库报表 十四 附则 1 本办法由综合管理部负责解释 修订和补充 2 本办法自 2017 年 6 月 26 日起开始实施 建设发展有限公司 综合管理部 5 附件一 建设发展有限公司 月度采购计划表 序号 物品名称 型号 单位 数量 供应商 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 6 申购人 部门负责人 分管副总 常规办公用品采购 综合管理部资产专管员每月 25 日将下月所需物资填写 月度采购计划表 经部 门负责人审核 报分管领导审批后 由采购负责人集中采购 附件二 建设发展有限公司 采购申请表 序号 物品名称 型号 单位 数量 供应商 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 申购人 申购部门负责人 综合管理部负责人 1000 元以下小额临时采购物资 申购人填写 采购申请表 经申购部门负责人同意 向综合 7 管理部提出需求申请 综合管理部负责人审核后 由采购负责人及时采购 同时向分管领导报 备 附件三 建设发展有限公司 大额物资采购申请表 序号 物品名称 型号 单位 数量 供应商 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8 申购人 申购部门负责人 综合管理部负责人 分管副总 总助 总经理 1000 元 10000 元大额物资采购 申购人填写 大额物资采购申请表 经申购部门负责人同 意 向综合管理部提出需求申请 综合管理部负责人审核 综合管理部分管领导审批后 由采 购负责人及时采购 10000 元以上大额物资采购 必须经总经理审批同意 经营管理部应参与合同洽谈 签订过程 附件五 建设发展有限公司 食堂采购每周报表 序号 名称 单位 数量 金额 供应商 备注 1 2 3 4 5 6 9 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 采购 食堂专管员 部门负责人 食堂采购根据日常工作餐每人每日餐标 25 元定额采购 采购人需每周做食堂采购报表及就餐 报表报分管领导 采购报表由采购人 食堂管理人 部门负责人签字确认 食堂费用一月一 报 随附采购清单及就餐人数报表 附件六 10 建设发展有限公司 银行付款通知单 年 月 日 单位 附单据内容 或 用途 张 付款方式金额 大写 亿 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 主要 负责人 分管 负责人 部门 负责人 经办人 附件七 建设发展有限公司 银行付款通知单 增值税专用发票版 年 月 日 付款方式 收款 单位 单位名称 银行账户 开户银行 部门 内容 11 或单位 或用途 金额 大写 亿 仟 佰 拾万 仟 佰 拾 元 角分 其中 不含税 金额 税率 税额 发票张数 备注 项目名称 地 点 张 主要 负责人 分管 负责人 部门 负责人 经办人 财务审核 发票认证