协同办公系统项目方案

协同办公系统项目解决方案 第 1 部分 协同办公项目总体规划与设计 一 系统规划 协同办公 OA 系统建设是一项技术含量高 功能强大 涉及面广 建设周期较长的系统工程 必须对协 同办公 OA 系统建设进行统一规划 才能够使办公自动化系统建设健康 有序地进行 从而带动信息 化以及人员信息技能的提高 满足提高政府管控的要求 面对组织分散 流程分散 信息分散 资源分散 文化分散的 发展瓶 颈 必须进行务实的管理创新 方能取得跨越式突破与发展 而管理创新的信息化 正是将 传统管理运作在信息的空 间中进行重建 解决各种传统管理模式下难以解决的问题 1 信息协同 在日常办公管理过程中 以往均 较为 看重软件功能上的使用 但 实质 上对于政府的领导层 中层干部 普通职工 应该更注重的是能 够及 时获取到能辅助日常办公的相关信息 这样可有更丰富的素材提供 给不同的职工 作相 应的工作决策 1 多 级 的信息发 布平台 信息来源统一准确 2 提供个人信息获取平台 3 提供多维信息交流 讨论平台 2 文件审批流程的实现 1 自定义文件审 批流程 可 设定报送的内容表单 流程过程 流程各节点的操作权限和操作人员 2 支持多附件及 WORD 文档在线编缉 在线编缉能够保留修改痕迹 3 支持审批 反馈 电子签名 电子印章 4 能 够 随时监控流程的 进行状况 3 知识文档共享管理 材料上报 1 根据工作需求随时添加管理上报项目 2 设 定上 报期限 3 各 单 位能修改各自的上 报材 不能更改其它单位的上报材料 4 方便的监控上 报进度 汇总上报材料 4 新闻 通知发布 1 对 新 闻进行分 类发布和阅读 2 设 定通知的 阅读对 象 权限 3 对 通知的 阅读 情况进行监控 4 支持对新闻进 行留言评价 5 网上调查 通过网上调查收集各校数据 1 能自定义调查 表单项目 2 能 设 定调查范 围 权限 6 内部邮件 在 OA 用户之间实现文件传送 1 支持多附件 多个文件 一起传送 2 支持群发 即同时给多个用户传送 7 其它内部交流功能 1 内部聊天室 论坛 协作区等 2 内部短信 3 集成手机短信 4 集成外部邮件 8 可扩展性 1 能屏蔽不需要的功能模块 2 能添加其它外来程序模块 二 总体设计 基于以上协同办公 OA 系统项目的需求分析 在设计整个系统之前 结合 XX 政府的信息化经验 对 于系统的设计原则 总体归纳为安全性 易用性 可维护性与高效性等四大类型要求 并以此作 为协同 办公 OA 系统的设计原则 1 安全性原则 安全保密是信息化建设的关键 协 同办公 OA 系统涉及到企事业单位的重要或机密信息 因此安 全性需要放在首位进行考虑 系统 要有完善 周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合 从物 理 传输 网 络 应用 采用多 层次的安全保障措施 项目从分析到设计 安全性的原则贯穿始终 2 易用性原则 信息化是为了帮助政府提高管理水平 因此在协同办公 OA 系统的操作上 需要尽量的直观 简洁 操作步骤不能太复杂 让政府广大用 户可以通过主流的浏览器访问协同办公 OA 系统 操作与上 网类似 3 可维护性原则 对于协同办公 OA 系统这样一个涉及范围广 用户数量大的系统 对其可维护性具有很高要求 因 此 系统 在设计时 就充分考虑到了系 统的部署与配置 性能管理等多方面的要求 提供灵活易用的 流程设计 公文格式 设计 配置管理 详细的日志功能 对于管理和 维护人员具有可管理和易于维 护的特点 能够实现 各部门分级管理 力求以最少的人力资源和技术 要求 就能够很好零代码地维 护和管理 并能正常运行 4 高效性原则 协同办公 OA 系统建设的基本意义是提高工作效率 因此系统自身的性能与效率必须非常高效稳 定 第 2 部分 协同办公系统建设效益分析 通过协同 OA 系统的建设 将能取得以下显著的效益 一 标准的公文流转机制 公文管理是泛微协同办公政务系统重要组成部分 帮助市政府 实现跨机构 跨部 门的公文交换 即时 督办 查 看公文的流 动情况 处理 提醒待办等 从而建立苏州市商 务局收发文 签报处理规范化 制 度化 科学化的公文流转机制 二 广泛的沟通渠道 实现全单位的协同工作 除了通 过电 子化的工作流程将政府与其下辖单位的领导层以及普通职工连接 起来以外 还要配合大量 现代通讯 手段 包括 电子邮件 网络视频会议 网上即时通信 网上 传真 手 机短信等等 使得政府全体人员尽管在物理上分散各地 却在同一个信息空间中实现 天涯若比邻 三 规范的行政管理 通过建设各种行政事务管理功能 各种行政申 请 资产管理以及贯穿决策 层 管理层到执行层的计划 任务管理等系统 让市政府管理层 和员工在网上进行各种繁琐的行政工作 布置落实任务 实现 复杂 的事情简单化 简单 事情规范化 四 全面的信息共享 大范围共享各种通知 公告 大事记 各种文档 社会新闻 行 业新闻等 让各职能部门与下属单位即 时发布行政业务信息 政府 职工第一 时间获得所有信息 实现 轻点鼠标信息瞬间传达 五 全新的单位文化 信息化推动单位文化整合与改革 协同办公 OA 系统能够利用信息化帮助企事业单位统一建设单位文化 使得全员上下一心 产生认同感 归属感 集体荣誉感与主人翁精神 达致 齐心 同甘共苦 投票系统 意 见征询 单位论坛 统一的系统首 页宣传以及思想政治工作的信息化等都被 证明是有效的协同应用模块 第 3 部分 协同 OA 解决方案 1 政府需求阐述 需要公文处理系统 系统主要完成 苏州市政府内部公文收文处理 发 文处理 文件起草和制发 文件传阅 批注 处 理等各类公文处 理 满足日常公文处理要求 2 根据需求提出的方案 通过利用协同办公 OA 系统工作流程的 应用 通 过流程的自定义表 单 实现对不同的公文格式 的定义 例如 发文单 收文单 签报单等 涵盖了收文管理 发文管理 公文统计 公文档案等几 个部分 实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签 流 转过 程和文件归档存放 查询 统计等管理功能 同 时也提供公文信息 查询 督 办等功能 同时采用 Office 控件实现自动生成公 文正文及发文稿纸 控制各流程步骤的相应修改权限及正文 公章不可编辑下载 自动归档等 公文单 公文表单 正文以及相关附件构成 表单是记录公文主要的属性信息 例如发文 字号 主体 发文主题 发文类型 发文机构等等 而正文就是公文的主要内容 附件只 是对于正文的一种补充或者参考资料等 发文管理 发文是从拟稿 核稿 签发 校 对 套红 签收 归档等一系列的动作 发文拟稿 支持自动识别用户公文管理权限 撰写发出公文的内容 自动进行公文单 文号调 用 进 行公文文件基本信息设置 添加多个附件 设置督办人员 发文处理 支持手写 盖章 签名 套 红 支持电子签章 手写批注 控制拷贝 版本保存等痕 迹保留操作 确保其严肃性 安全高效 收文管理 实现公文收文的登记 拟办 办理 承办实现公文正文文件接收 进入到各个 公文办理环节进行相应的单位的办理 公文的档案管理 公文审批并接受完毕后 系统会自动归档到公文档案库中 系统的公文处理系统支持与档案管理系统实现文档一体化 用户只需要点击一个按钮即可 实现批量公文的归档 归档后的档案 记录中可查看到原先公文的文件内容 公文的报表统计 按照公文的收文发文进行统计 并可图形化呈现 提供相 应的查询 可 以对列表中的信息条目可以查看信息详细内容 2 工作流程 利用系统进行工作流管理 实现无纸化办公 1 XX 政府需求阐述 各类行政审批事项处理时间过长 导致效率下降 人员权责不明晰 岗位职责不明确 制度法 规外的事物无法及时有效处理 领导外出 很多审批都只能搁置 2 根据需求提出的方案 结合规范流程的执行和自由流程 让繁琐的过程管控标准化 可 视化 可追踪 制度执行 清晰的流程分类 简化内部行政事务 方便快速 处理繁 琐问题 流程图 文件提交审批流程自动流转 节省时间 提高效率 减少人为失误 流程查询 方便地查询流程执行情况 以及流程的 责任人 相关文档等信息 表单定制 完全近似政府现有纸质表单 高仿真传统审批模式 有益于系统推广应用 流程报表 将统计出来的流程表单数据形成图形化分析 更方便管理者一目了然的分析 流程数据 自由流程 根据执行状态 自动进行下一步操作及决定工作的执行者 3 知识管理 凝聚集体智慧 建造学习机制 职工与组织共同成长 1 苏州市商务局需求阐述 有关的所有信息 包括工作进度和 计划表 研究 报告 档案 政策方 针 法律法规 公文 电 子期刊 专家库 发票 合同 会议纪要 电子贺卡库 新 闻等内容繁杂 分 类收集以及查阅 非常困难 很多重要文件保存困难 纸质文件缺损严重 档案 资料把关不 严 外泄流失 2 根据需求提出的方案 建立统一的 可共享的政府级别知 识库 打破 职工之间 单位之间持续的知识独立 政府知识体系 知识从积累 共享 利用到创新整个过程的全面管理 提供了全面的政府知识 文档管理有组织性的框架 对知识进 行完全规范化的组织 并允 许用 户在任何地点和时间编 辑 存 储 和创建任何 类型的文档 统一的文档数据库 方便进行管理 根据政府的实际情况制定相应的知识文档目录结构 为目录设定相应的管理权限 具有权限的人可以对目录进行编辑等操作 定义各种模板 包括文档编辑调 用模板 显示模板等 各种结构化和非结构化的文档的管理 例如公文 表单 网 页 扫描文件等都可以得 到有序的管理 可设定文档的查看 编辑 共享 回复 管理等操作权限 对文档进行移动 复制 批量共享等操作 使得文档的排布更为合理 统计 监控等功能 对文档发布 阅读等情况作出分析 可通过公共文档 信息 门户查 看文档 个人知识管理 结合政府知识管理 充分把个人知 识管理与政府知识管理融为一体 全力 为制 定目标共同发展 在政府统一管理的同时 职工个人可根据自身工作和 发展的需求 自行建立归属个人的知识 目录结构 并根据适当的情形共享 给相关同事 可自行定义个人知识文档目录架构 可实时随时随地添加个人知识文档 可设定文档的查看权限 可批量共享个人文档给到其他同事 对个人文档进行移动 复制等操作 使得文档的排布更为合理 可通过个人文档 信息 门户查 看文档 知识地图 动态的知识共享体系 让 知识利用更体系化 更有 逻辑性 创建一个知识共享的环境 每个人都可以找到适合的目 录发布自己的心得 经验并 分享他人的知识 可设定不同的知识地图 如专 家地图 岗位地图 政务信息知识地图等 方便知识的 归类 获 取 通过与文档回复 讨论专区 工作流程 网络会议 即时通讯 邮件 短信等的集成 加快知识文档的流动和共享 辅助的评分机制 订阅机制 网上调查 在线编辑 收藏夹等功能提升知 识文档的利 用 知识报表分析中心 从不同角度对知识文档进行统计和分析 打造积极活跃的学习氛 围 按照用户统计个人知识文档库中的数量和比例 按照用户统计政府知识文档库中文档创建的数量和比例 按照目录结构统计政府知识文档库中的数量和比例 4 协作沟通 建立信息交流沟通平台 实现各单位职工之间的有效信息交流 1 苏州市工商局政府需求阐述 信息咨询共享不及时 经常重复劳动 效率低下 跨 单位资料 信息获取非常艰难 跨单位行 政事物处理耗时耗力 2 泛微根据需求提出的方案 全新打造特色协作平台 多种信息沟通机制 沉淀沟通过程的知识成果 协作区 以事件 目标任务 为导向自动启动关联应用的高效协作平台 对协作区的频道 协作区频道的 负责人等进行定义 负责人可以管理和监控整个协 作区的内容 参与人可以创建相关 频道的协作任务 定义需要协作的任务及负责人 参与人 根据需要协作的任务快速建立虚拟团队 进行跨机构 跨部 门 跨地域的 协 作 协作的事务可以是政府的行政办公 市场销售 项目管理 人力资源 渠道发展等任 意的事务 定义协作主题 任务内容 主负责人 协作人 在协作区内共享各种信息 通过各种 方式进行沟通 安排协作任务的优先级别并显现相关标识 参与协作人可及时回复交流 回复交流时可挂接知识文档库中的文档内容 协作交流的信息内容可沉淀并转为知识文档库的文档 完成对隐性知识的管理 新闻公告 政府正式的信息发布 及时把政府或相关动向信息发布给职工 可新建 修改 删除新闻类别 可对新闻类别分别排序 可设定对新闻的审核权限 可快速发布 修改新 闻内容并提交 审核 可快速发布 修改公告内容并提交 审核 可设定对公告发布的审核权限 可直接终止公告的发布 可直接了解到查阅公告情况 内外部通讯工具 为职工之间的沟通提供快捷方便的公用平台 可自由发送给内部员工的邮件 短信 流程 日程 邮件 通知公告等自动触发内部短信 可自由根据 email 地址发送邮件到外部 信息论坛讨论中 文本聊天室 网络会议 5 综合办公 丰富的办公组件 降低行政性事物支出 1 政府需求阐述 日常事物非常繁琐 怎么让工作有序 进行 政府车辆 资产如何集中 统一管理 关注职工信息 以及简化人事工作流程 关注长期发展 需要可持续使用可扩展的办公系统 2 根据需求提出的方案 提供各取所需的办公组件 快速运用到日常工作中 并跟随政府的成长补充和增强应用的深 度 为 政府在各个阶段提供全面化的无 纸化办公平台 日程计划管理 以时间为主线编排并展现各项工作任务 帮助职工把握 协调自己的任务计划 并方便上级随时查看 可设定按照天 周 月的周期任务 以便 该任务日程自动生成 如每月需提交月 总结 报告 通过对计划的动态生命周期管理 让每次计划内容能及时发布出来 可直接实时的总结每天的工作日志或个人日志并供上级查询 政府资源管理 完整的记录办公用品 车辆 图书等固定资产的生命周期管理 人事管理 建立科学的管理制度 体 现对人的管理与关怀 可集中管理政府所有员工的人事档案 并供 查询 可方便简单的记录上下班情况 并形成 汇总报表 便于人事管理人员统一了解员工 上下班情况 可快速登记出差 外出情况 以便记录在外活动情况 可快速的提交请假申请 可 WEB 查看职工工资 我的助手 自定义 web 访问通道 集中快捷的关注所需要了解的信息 第三部分 协同 OA 产品概要介绍 一 e office 产品设计理念 泛微协同办公标准版 e office 本着简单 适用 高效的原 则 贴合政府实际需求 实行通用化的产品设 计 充分体现政府 规范管理 提高办公效率的核心思想 为用户提供一整套标准的办公自动化解决方 案 以帮助政府迅速建立便捷 规范的办公环境 迅速提升政府的管理和信息化应用水平 并降低投 资 成本 应用解决方案 辅助管理落地 提高执行能力 帮助政府在快速 发展的同时打造知识共享和协作沟 通的氛围 帮助政府管理制度清晰落地执行 功能强大 几十个功能模块 涵盖个人办公 政府管理 协作区 沟通交流 商 务应用 实用工具等 方面 设计灵活 可订制程度高 最大程度的满足政府的办公需求 使用方便 人性化界面设计 多种操作导航方式 不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境 安装维护简单 独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具 无需 专门技术便可轻松搞定 安全可靠 数据可备份 可恢复 完善的权限控制 提供电子印章等特定功能 保证信息发布 传输 的保密性 性能稳定 B S 架构 Http 服务器采用 Apache MySQL 数据库 Windows 操作系统平台 性能稳 定 速度快 容量大 服务完善 科学的服务体系 邮件 电话 即时通讯 用 户服务专区 知 识文档等多种服务方式 性价比高 平民价格 很小的投入便可带来效益的提升 二 e office 产品技术架构 三 e office 产品功能概述 四 e office 产品价值回报 回报项目 举例 应用功能 案例 节约成果 建立公文自动 流转机制 政府收文 发文 公文管理 政府公文流转通过流程结合文档方式 之后可 以进行归档 更规范化 制度化和科学 化 同时 有益于政府 单位 的档案管理工作 办公用品节约 打印文件 电子文档 政府领导层大约 100 人 文件传阅 文件 审 批 纸质文件全部 转化为电 子文本 一年大约 打印文件 100 包 假 设一 包普通 A4 打印纸为 20 元 包 每年至少节省办公用品 10000 元 沟通费用降低 长途电话费 传真通知 出差 新闻 通告 及 时通讯 邮件 短信 网络电话 voIP 领导亲自出差交办工作 整理好厚厚的文件 资 料 出发 了 通过网络多维的沟通方式 及时沟通 文档共 享 内部短信 邮件 不需要出差 就可以出 色完成任务 节省长途话费 传 真 出 差 每年至少节省 1 3 万元的 费用 节省手机话费 手机短信 短信模块 网络电话 voIP 即时通讯工具 出差外地 手机 漫游 长途 接一次电话至 少 2 元 系统发短信 快捷 方便 0 1 元一条 0 1 元一次 2 元一次 至少节省 20 倍 网络会议 节 省 高效 集成网络视 频会议 视频会议 电话 会议 手机短信 即时沟通 年度会议下辖个单位仅来回路费 住宿费用至 少上万了 不需要再召集各下辖单位的领导集合一次 通 过系统也能 面谈 每年节省开支 1 万 3 万元不等 效率办公提升 合同审批 请假 借款 出差 报销 请示 收 发 文 等 电子化工作流 设置 传统手工批文 需要 2 小时跑完各个部门签字 利用 e office 的电子工作流 3 分钟完成审批 工作 这 些工作没有 创造价值但耗 费了 50 的时间 3 分 钟 60 分钟 2 1 40 至少可以提高 40 倍的工 作效率 则每个员工至 少可以创收一倍以上 提高职工满意 度 短信群发 手机短信模块 过年 过节 不可能每个职工都拜 访 通过数 据库群发短信 为职 工送去真诚的祝福 迅速提高职工满意度以 及归属感 节省交通 费用 至少 1000 元 避免重复劳动 每年每季度 的数据报表 的统计 流程统计 数据 库的查询统计 传统人工统计 统计 年底的单据 每个部门至 少需要 1 3 个人花一个月 时间统计数据 利用系统 调用数据和表 单 轻松一点 几秒 钟得出完整数据 省时省力省钱 年审 统计 分析工作 提高工作效率 数据准确 至少节省一个人一个月 劳动 至少 1000 元 规范管理 有 效形成统一的 文化和一致的 目标 制度 开会 面对面沟通 发文件 广 播 增加流程管理 公共文档 电子 新闻和通知 计 划管理 投票调 查 协 作区 公共制度和各种规范 一般很 难快速 调整和下 达到各个部门和岗位 由于人 员工作之 间信息 不通 容易形成分散的信息渠道 上级和下级 之间的沟通非常困难 通过系统规范的管理 人 员之间工作有序 信 息沟通快速 有效 能够顺畅达成一致 投票 调查 能够快速了解政府员工的状 态 有利于 达成一致的文化和目标 规范的管理 有效的沟通 上下级之间 能够 达成一 致的目标和文化认同 提 高政府办事效率 第 4 部分 实施服务 一 项目组织管理 1 项目组队 项目管理是对由一连串互相关联的任务组成的项目进行管理 每一个项目有明确的起始和结束日期 项目 是由人来执行的 这些人可能来自不同的 组织 在有限的 时间 开销 资源条件下 在保 证质量的前提下 完成既定的目标 正是因 为项目有 这样的内在特点 建立一个良好的管理制度 严密的组织实施计划 严格 的监督检查机制对保证项目的成功至关重要 项目组织管理包括最有效地使用涉及项目人员所需要的过程 它包括所有项目干系人 项目发起人 客户 项目经理 执行组织 等 2 项目组织分工 在上述组织结构中 各 组织及人员 的职责分工如下 组织 人员组成 职责分工 项目领导小 组 由双方主要领导组成 任命各自的项目负责人 组建项目组 监督项目的执行 协调双方关系 处理决策重要事件 保证项目进 度 在项目全过程中发挥决策作用 需要参与阶段是项目启动 项目试 运行 项目 系统推广 项目验收阶段 项目总监 由派遣出任 监督项目团队实施工作 协调政府资源对项目进行支持 主要参与的项目阶段是 项目全过程 需求管理委 员会 由需求委员会派遣人员 审查与评估项目需求 找出行业需求共性并对项目 需求进行修正 导入其他项目的管理经验与实施经验 主要参与的项目阶段是 需求调研 需求管理委 员会 由需求委员会派遣人员 审查与评估项目需求 找出行业需求共性并对项目 需求进行修正 导入其他项目的管理经验与实施经验 主要参与的项目阶段是 需求调研 项目负责人 由 XX 政府主管技术部 门与主管业务部门的部 门负责人共同组成 提供项目实施场地 项目用机等相关资源 组建 XX 政府的需求负责小组与技术负责小组 协助项目工作开展 与项目经理共同制定计划 保证项目计划符合客户的要求与实际情 况 并监督执行 作为 XX 政府的项目接口配合项目经理组织 安排需求调研 用户 培训 系统试运行 系统推广等项目协调事宜 协助项目各项工作 的顺利开展 对项目总体需求负责 在相关需求出现冲突时 审核 协调并确定 最终需求 组织 XX 政府对项目的最终成果进行验收 参与项目的全过程 需求负责小 组 由 XX 政府相关业务部 门熟悉业务流程 能对 业务流程负责的人员组 成 提供业务需求 并对需求分析小组提交的 系统需求说明书 进行 审核 与项目组共同分析 确定系统需求 检验系统功能是否满足需求 主要参与的项目阶段是 需求调研 需求实现 系统测试 普通用 户培训 系统试运行 项目 系统推广 项目验收 技术负责小 组 由 XX 政府相关技术水 平高的人员组成 承担系统的系统管理员 在项目实施过程中 完成服务器 客户端的环境准备 解决系统运 行所必需的网络 设备问题 保证系统能够正常运行 参与项目需求调研 功能开发 用户培训 系统运行等全过程 了 解系统功能 承担起系统的日常维护 参与项目全过程 质量控制组 长 由资深质量管理人员担 任 总体控制项目质量 通过制定 项目质量保证计划 领导 SQA 小 组 测试小组按照 CMM 质量体系要求 开展对项目成果的评审 测试 及时发现项目隐患并提出解决办法 参与项目全过程 SQA 小组 由专职 SQA 组成 在质量控制组长的领导下 对项目各阶段进行跟进 监督 保证项 目各阶段工作按 CMM 质量体系要求开展 参与项目成果评审 参与项目全过程 测试小组 由专职测试人员组成 在质量控制组长的领导下 对项目各阶段成果按照测试标准进行测试 提交测试报告 监督测试结果的更新与改正 确保产品的性能 在恶劣环境下的运行可靠性 主要参与的项目阶段是 需求实现 系统测试 需求变更委 员会 由项目经理 技术负责 人 需求分析小组 需 求负责小组共同组成 针对项目实施过程中出现的需求变更进行审核 沟通讨论 并确定 最终需求 项目负责人 由 XX 政府主管技术部 门与主管业务部门的部 门负责人共同组成 提供项目实施场地 项目用机等相关资源 组建 XX 政府的需求负责小组与技术负责小组 协助项目工作开展 与项目经理共同制定计划 保证项目计划符合客户的要求与实际情 况 并监督执行 作为 XX 政府的项目接口配合项目经理组织 安排需求调研 用户 培训 系统试运行 系统推广等项目协调事宜 协助项目各项工作 的顺利开展 对项目总体需求负责 在相关需求出现冲突时 审核 协调并确定 最终需求 组织 XX 政府对项目的最终成果进行验收 参与项目的全过程 需求负责小 组 由 XX 政府相关业务部 门熟悉业务流程 能对 业务流程负责的人员组 成 提供业务需求 并对需求分析小组提交的 系统需求说明书 进行 审核 与项目组共同分析 确定系统需求 检验系统功能是否满足需求 主要参与的项目阶段是 需求调研 需求实现 系统测试 普通用 户培训 系统试运行 项目 系统推广 项目验收 技术负责小 组 由 XX 政府相关技术水 平高的人员组成 承担系统的系统管理员 在项目实施过程中 完成服务器 客户端的环境准备 解决系统运 行所必需的网络 设备问题 保证系统能够正常运行 参与项目需求调研 功能开发 用户培训 系统运行等全过程 了 解系统功能 承担起系统的日常维护 参与项目全过程 质量控制组 长 由资深质量管理人员担 任 总体控制项目质量 通过制定 项目质量保证计划 领导 SQA 小 组 测试小组按照 CMM 质量体系要求 开展对项目成果的评审 测试 及时发现项目隐患并提出解决办法 参与项目全过程 SQA 小组 由专职 SQA 组成 在质量控制组长的领导下 对项目各阶段进行跟进 监督 保证项 目各阶段工作按 CMM 质量体系要求开展 参与项目成果评审 参与项目全过程 测试小组 由专职测试人员组成 在质量控制组长的领导下 对项目各阶段成果按照测试标准进行测 试 提交测试报告 监督测试结果的更新与改正 确保产品的性能 在恶劣环境下的运行可靠性 主要参与的项目阶段是 需求实现 系统测试 需求变更委 员会 由项目经理 技术负责 人 需求分析小组 需 求负责小组共同组成 针对项目实施过程中出现的需求变更进行审核 沟通讨论 并确定 最终需求 1 投入本项目的力量 依据上述项目组织结构 拟对苏州市商务局办公自动化系统建设项目投入以下人力资源 不包含 产品技术支持人员 项目小组 派遣部门 职务与人数 工作地点 项目领导 小组 政府 政府副总经理 1 名 在项目启动 验收以及需要 领导协调时到 项目现场 项目总监 项目管理部 项目总监成员 1 名 客户方 需求管理 委员会 项目管理部 需求分析员 客户方 技术管理 委员会 技术管理部 技术部副经理 客户方 项目经理 项目管理部 项目经理 1 名 项目现场 需求分析 咨询管理部 项目顾问 1 项目现场 名小组 咨询管理部 项目顾问 1 名 项目现场 技术管理部 开发工程师 1 名 客户方开发小组 技术管理部 开发工程师 1 名 客户方 UI 小组 项目管理部 UI 设计师 1 名 客户方 项目管理部 培训工程师 1 名 项目现场 培 训阶段 培训小组 客户服务中心 培训专员 项目现场 质量控制 组长 品质管理部 总监助理 1 名 客户方 SQA 小组 品质管理部 质量管理员 1 名 客户方 品质管理部 测试工程师 1 名 客户方测试小组 品质管理部 需求测试工程 师 1 名 客户方 3 项目管理 应用成熟的软件技术和平台来实现本项目的各项需求 在项目交付阶段制造执行系统被实施 而 一般当客户签订了合同时 这个阶 段就开始了 本 阶段的目标是完成合同的各 项指标 并为推广应 用做准备 启动阶段 详细描述项目的目标和范围 定义项目结构 包括必需的硬件 应用程序 工具 服务点的办公设备等等 以完成建立流 程一个经由用户批准的初步项目计划 用户和实施团队都同意的验收标准 用来验收项目的完成 计划阶段 定义 to be 流程 由实施团队协助用户定义和批准的详细需求 详细的框架和实施说明 用户和实施团队在项目完成步骤上达成一致 执行阶段 项目实施团队进入实施角色 定义项目风险控制 项目进度监控 质量保障体系和项目文档管理等相关标准 明确何时项 目就绪并生效 培训教师己接受培训 移交阶段 制造执行系统的用户己培训 项目已部署 并投入生产 用户已签署了项目验收表 在所有这些阶段 项目管理任务如计划 通信 项目结构管理 基础架构维护 质量保证等 等 必须由项目经理来执行 4 项目实施质量控制管理 设计是工程实施的初期步骤之一 为整个工程的实施奠定基础 是保证最终工程质量的关键要素 设计是工程最终能否满足用户需求的十分重要的因素 明确 职责是为了确保设计的质量 项目管 理部应当负责总的设计原则和设计目标的确定 督促影响整个工程质量的设计的进行 各大区项目 实施组的子项目经理负责督促属于本组的设计工作 保证设计能够按时完成 设计评审会负责对 设计质量的最后把关 在设计开展过程中 工程 质量管理 组应对设计进度和设计过程中存在的问题进行检查 发现问题 及时解决 包括检查设计的目的是否清晰 设计分工是否明确合理 设计流程是否遵守 设计过程 产生的文档是否完整符合要求 5 项目进度控制管理 由于项目总体进度直接关系到用户的生产运行 因此 在项目总体进度的确定下 项目组将进行具 体的各项工程项目 技术产品进行 论证后 制定出本 项目详细进度计 划 项目将严格按照项目进度 计划表 进行具体 实施 同 时 项目经理部 可以充分调动和指挥相关 职能部门的各种资源 来保 证项目进度的正常进行 从而 实现项 目目标 我 们 按以下方式 进 行具体 进 度控制 1 对于制定 项目工程进度时间表 项目经理部将会同各相关小组在总体项目进度时间的基础上 共同制订详细的 软件开发进度时间表 因此 能够保证所制定的 软件开发进度时间表 切实符 合项目组的实际情况 因此 所制定的项目进度生效后能够保证得到具体的完整的贯彻与执行 从 而保证了的项目进度可控制管理 2 对于各项目生产开发团队 每周末例会总结一周工作进展情况 并根据工程进度时间表制订下周 详细 周工作开发计划 3 而对于软件测试组 每周末例会总结一周工作进展以及测试过程中所遇到的各种问题情况 并根 据工程进度时间表制订下周详细 周测试开发计划 4 若出现重大异常情况 项目经理将会同项目经理部有权制定应急办法 并可调动和指挥相关职能 部门的各种资源 来保 证项目进度的正常 进行 5 各小组组长定期向项目经理汇报 原则上是每周汇报一次 6 项目经理每周向高层经理汇报 7 项目经理定期向项目经理部汇报 8 项目经理定期向用户项目负责人汇报 二 项目实施计划 主要目标是实现苏州市商务局的需求 项目实施阶段包括项目计划 需求调研 规划设计 系统配置与开发 安装调试 用 户培训 系统上线 运行 项 目验收等 8 个阶段 根据实际情况能够尽早的完成项目 三 项系统环境安装实施方案 我政府向用户方提供标书中采购的所有设备安装和维护服务的全部内容 并在需要的时候配合设备使 用单位完成整个系统的网络联调工作 1 我政府具有良好信誉和相关实力的技术队伍 2 我政府将本着认真负责态度 组织技术队伍 做好投标的整体方案 并书面提出长期保修 维护 3 服务以及今后技术支持的措施计划和承诺 4 安装调试在设备到货后 3 个工作日内开始进行 5 我政府将根据本项目的具体进度 给出明确的工程实施计划 6 所有设备均须由我政府送货上门并负责安装调试 用户不再支付任何费用 交货时间 按合同规定的要求 交货地点 苏州市工商局 7 自产品安装工作一开始 我政府就应允许项目单位的工作人员一起参与现场的系统安装 测试 诊 断及解决遇到的问题等各项工作 8 我政府安装时对各安装场地内的其他货物 设施有良好保护措施 四 项目培训方法 系统开发完成后 一个很重要的工作就是用户培训 培 训工作做不好 系统的推行就会遇到很多障碍 甚至会影响到系统的执行 因此必须建立一套完善的培训体系 始 终 以如何迅速地掌握先进的计算机技 术 并能得心应手地投入具体的 实 施和应用为使命 积极为广大用户 提供高质量的培训课程 在软件项目的实施过程中 系 统培 训的效果将直接影响到项目建设的效果 为此 在项目的组织控制中 一向非常重视对用户的培训 根据苏州市政府的实际需要 我 们 建议培训按照以下方式进行 采用教 师 授 课 和 实际 工作相 结 合的方式 进 行 先按照授 课 方式 讲 解基本理 论 在具 备 了一定基 础 后可加入到 实际 工程 实 施中 由 实 施人 员 在工 作中 讲 解 实际 技巧 通 过这 种方式 保 证 接受培 训 人 员 理 论联 系 实际 在 较 短 时间 内学 习 到大量的技 术 知 识 同 时 熟悉本 单 位的网 络 系 统结 构与管理模式 为 以后的工作奠定良好的工作基 础 五 需求变更管理 本项目可能会因为对项目的实施前提 项目范围 进程安排 阶段性标准 交付件 价格或付款条件等条 款的变更的原因 要求 进行本项目的 变更 本程序的制定是 为了检查 所有的变更请求 决定哪些需要实 施 哪些需要推延 哪些需要否决 在得到客户的认可后 进度和成本将相 应地做出调整 一个有效的变 更控制程序对于避免项目延期和超支是必要的 六 项目文档 根据项目要求 将提供 应用软件逻辑设计 文档 系 统结构设计文档 数据库设计文档 系统详细设计说 明书 应 用软件模 块设计文档 软 件故障处理流程文档 应用软件配置说明书 应用软件使用说明书 包 括用户手册 操作手册 维护手册 应用软件开发总结文档 以及系 统全部源程序和程序结构说明 文 件格式为 Word 文档或 PDF 文档或其他可视化文件 七 项目风险管理 苏州移动制定了一套严格的项目风险管理方法 因此在本 项目的建设中 我 们将按照这套项目风险管理 方法对可能产生的风险进行管理 该方法如下 由上图可知 整个 风险管理过程是一个 闭环系统 随着 风险处置计划的 实施 风险会出现许多变化 这 些变化的信息可及时反馈 风险预测 和识别者就能及时地对新情况进行风险评估和分析 从而 调整风险 处置计划并实施新的风险处置计划 这样循环往复 保持 风险管理过 程的动态性就能达到风险管理的预 期目的 八 系统验收管理 项目的系统验收包括系统工程验收 系统初验 系 统最终验收 终验 三个阶段 这三个阶段根据合同可 以简化为工程验收 系统终验两个 阶段 系 统验收应履行正式手续 成立专门的测试验收小组 负责组 织 监 督和裁决整个系统的验收过 程 系 统上线后 需方在供方的配合下 要 对系统的各种功能 性能进 行验证 即线上验证 并与上 线前 测试报告汇总 形成系统终验测试报告 如果系统出现任何问题 需方 要立即与供方协调解决 供方 对上 线系统进行的任何改动 都需要与需方确认 并通过线下测试确认后 才能上线 待系 统稳 定 达到需求 可开始进行终验评审 系统稳定验证一般至少需要一周 如果系 统问题比较多 可适当延 长 该阶段根据项目情况决定是否需要 九 售后服务与技术支持 坚持 信誉第一 客户至上 的服务 理念 以具备全面的技术知识 丰富的服务实践经验和员工的敬业精 神作为提供长期优质服务的基础 并且经过多年经验的积累 苏州移动已经形成一整套专业 高效的售 后服务体系 通过专门针对 客户需求而 设计的各项服务的体系化运作 将会极大地提高苏州市政府运作 的效率和灵活性提供最有效的支持 苏州市政府将能够在最短的时间内得到最好的支持和最满意的服 务 1 科学的服务体系 提供给用户完善的售前 售中 售后服务 2 服务方式多样 化 包括产品资料 网站 在线试用 电话咨询等 可实现高度的自助服务 有力协助产 品的应用