公司财务报销制度及流程.doc

公司财务报销制度及流程 为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度一、报销审批监控程序1、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。2、办公用品的购置：由各部门根据需要，编制计划报行政、董事长助理审核汇总，按审批权限批准后，由出纳凭审批表统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制出库单，经主管领导批准。行政部每月末应将办公领用清单交财务室进行核定监控。3、要求会计出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单，上报董事长助理。5、报销实行每星期一报，每周星期一定为报销费用登记日，须费用报销由行政或董事长助理签字确认后方可报销。当事人填好报销单，由部门经理签字，交给财务部统一核算，星期二凭单据实报实销。二、报销规定(一)、费用报销规定1、各部门填写申请单，并按规定程序报批后，到财务部门预借费用。2、每周一填写报销单，连同申请单、原始报销凭证，按规定的时间（星期一登记、星期二报销）及审批手续到财务部登记报销。（二）、报销发票粘贴规定报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面（左上角处），完整规范地填写相应的报销单。具体要求为：1、费用报销单：按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，。3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、餐费、油费、过路费等费用，因出差发生的费用填在差旅费报销单中“其它“费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况。4、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。 四、下列情况不予报销：1、未按程序经行政、董事长助理审核的费用报销单据。2、其它不符合国家开支标准的单据，无理由跨年度的单据。1、公司支出审批权限人为董事长助理，其中1000元以上的开支需批准。投资策划部经理岗位职责1.负责制定部门工作计划及部门工作安排，起草部门工作汇报及工作总结。2.负责协调本部门与公司其他部门之间工作联系。3.负责组织公司营销决策小组的日常工作，组织召开有关营销会议。5.负责组织市场调研，组织撰写市场调研报告。7.负责编制和控制项目发展计划。8.负责组织编制项目营销策划书及项目营销专题报告。10.负责组织制作、审核项目标志、宣传资料。11.负责组织本部门协助公司其他部门组织宣传广告，营销、参观、考察等活动。12.负责审核项目对外宣传文件及宣传稿件。13.负责协助总经理控制项目营销费用。16.负责组织召开项目策划代理及销售、广告相关会议。18.负责组织本部门员工参加公司的各项培训及其他活动。19.完成公司领导交办的其他工作。策划部岗位职责1.在公司利益前提下进行广告业务的策划创意,不得有损公司利益。2.协助总经理进行公司形象体系的规划与建设，使公司的服务品质形象战略方向准确、目标清晰，发展势头长盛不衰。3.负责公司各项广告营销业务的前期调研分析、策略制订及文案撰写工作；提供目标明确、个性鲜明、结构合理、系统化的广告品牌建设与规划等策划方案。4.不断了解及掌握广告、品牌、营销管理新思想并创造性地融人观点作业模式的框架体系。5.积极了解广告制作、广告媒介等最新材料、最新技术、最新形式与方法。6.负责组织公司的广告业务的策划会议。前台文员岗位职责1.负责前台接待工作和统计好来访来信、资料。2.负责公司总部各部门报刊、邮件的收发，特快专递等及时、准确递至相关部门，并做好签收登记工作。3.公司文件的复印传真，达到节约和控制办公成本的目的。4.完成领导临时交办的工作财务部岗位职责1.编制公司财务制度，定期向领导汇报财务状况和经营成果，按时报送会计报表和其他会计资料。2.负责公司的融资及资本运营。3.监督公司财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支有关的各项经济活动及其经济效益。4.抓好财务检查，纠正财务工作中的差错、弊端，规范公司的经济行为。5.针对公司财务工作中出现的问题，产生的原因提出改进建议和措施，当好公司领导参谋。6.负责与财政、税务、工商、关联单位等部门(公司)的联系与沟通工作。7.完成领导交办的其他任务行政主管工作职责：一、 协助各部门办理人事招聘，聘用及解聘手续。二、 负责公司人事管理制度的建立、实施和修订。三、 负责公司日常劳动纪律及考勤管理。四、 组织公司平时考核及年终考核工作。五、 组织公司人事培训工作。六、 协助各部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续。七、 组织各部门进行职务分析、职务说明书的编制。八、 根据公司的经营目标、岗位设置制定人力主管规划。九、 负责劳动合同的签定及劳工关系的处理。费用报销基本流程： 报销流程经办人填写报销单部门审核签字部门负责人审批签字公司负责人审批出纳审核并付款经办人领款签字。借款流程 借款人填写借款单部门负责人审批签字公司负责人审批出纳审核并付款经办人领款签字各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。人力主管工作职责：一、 协助各部门办理人事招聘，聘用及解聘手续。二、 负责公司人事管理制度的建立、实施和修订。三、 负责公司日常劳动纪律及考勤管理。四、 组织公司平时考核及年终考核工作。五、 组织公司人事培训工作。六、 协助各部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续。七、 组织各部门进行职务分析、职务说明书的编制。八、 根据公司的经营目标、岗位设置制定人力主管规划。九、 负责劳动合同的签定及劳工关系的处理。公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权）,公司负责人回来后要立即补办批准手续广东银浩林业生态有限公司财务报销制度及流程第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条 本制度适用公司全体员工。第二部分 借支管理规定及借支流程第四条 借款管理规定(一) 出差借款：出差人员凭审批后的借款单按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以有效的单据为依据，据实报销，超出范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。(六) 个人非公原因一律不得向公司借支。第一条 借款流程(一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(二) 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分 日常费用报销制度及流程第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第三条 费用报销的一般规定(一) 报销人必须取得相应的合法票据(发票)。且发票背面有经办人签名。(二) 费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、正式发票与收据必须分别报销，且还须按票据内容类别粘贴。2、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 3、报销单用封面与封面后的托纸必须用A5纸，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 4、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 5、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 6、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 7、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 8、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 9、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 10、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 11、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；12、发票上的日期属于当月的日期要在次月3号前报销完毕，且要填写当月的日期，原则上不跨月。 (三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核董事长助理审批到出纳处报销。第五条 差旅费报销制度及流程。（一） 费用标准:出差费用指因公出差发生的住宿费、交通费、伙食补贴等其他杂项费用。实行出差住宿、伙食、市内交通费用日包干制，包干金额见下表，长途车船按照本办法规定实报实销。职别茂名-省内省外总经理600元天800天副总经理 400天500天部门经理300天400天一般员工200天300天（二）费用标准的补充说明：1、员工多人国内出差，同性别员工应安排二人间或以上住宿，住宿费报销标准按其共同住宿人员中职级较高者，职别较低者不再报销。2、上述包干制，须提供相应住宿发票及市内出租车发票，若没有出租车发票，则以伙食补贴计算。 3、出差天数计算方法：出发当天计算，返回当天不计算.当天往返，给予50元市内交通及伙食补贴。 4、长途交通费是指往返起始地点、中途地点的交通工具费，按票面额实报实销，飞机票不予报销。 5、若自驾出差，则按照实际行驶公里按照1元/公里计算，路桥费用实报实销。6、出差费用报销须附出差报销附表。7、出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，执行费用报销流程。 （三） 报销流程1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第六条 电话费报销制度及流程(一) 费用标准1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程1、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。2、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第十一条 交通费报销制度及流程(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(二) 报销流程1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。2. 审批:按日常费用审批程序审批。3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。（二）报销流程1购置申请: 行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1. 办公费报销 行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。 行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。 2. 业务招待费: a、公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。 b、部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。 c、进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 d、其它非公招待客人一律由个人承担 3.其他费用：根据实际需要据实支付。( 二)报销流程：1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2. 办公费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第四部分 专项支出财务报销制度及流程第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、广告宣传活动费及山根租金和青苗补偿专项费用。第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。(一) 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。(三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十八条 其他专项支出报销制度及流程(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。(三) 财务报销流程1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。3付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第六部分 报销时间的具体规定第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。2借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。第七部分费用审批管理。 1、公司负责人在董事会授权内行使审批权。 2、公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 3、公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 4、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 5、货币资金支付的批准方式为书面方式。 6、公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 7、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额510倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 8、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%的罚款。 9、因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 10、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 11、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第八部分 附则第二十条 本制度解释权归公司财务部。第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。