物业项目钥匙管理程序.doc

物业项目钥匙管理程序 物业项目钥匙管理程序提要：公用部位钥匙应统一放在部门办公室或控制中心的钥匙柜内，除员工因工作需要而由其本人保管的公用部位钥匙外，所有钥匙必须进行分类保管更多资源来 物业管理有限公司程序文件 -钥匙管理程序 1.目的 加强钥匙管理，消除安全隐患。 2.范围 适用于公司各管理处。 3.职责 由部门经理指定人员负责钥匙的接收、领用、保管和配制。 4.定义 本程序钥匙指1、公用部位钥匙，如管理用房、设备房、消防通道门、空置房钥匙；2、顾客钥匙，如验收移交或因维修家政等服务需要由顾客委托代保管的钥匙。 5.方法和过程控制 公用部位钥匙的更换、配制： 部门经理应指定专人负责公用部位钥匙的配制、更换、保管工作。 任何人未经部门经理许可不得私自配制钥匙，若因工作需要配制时，须由钥匙管理员填写钥匙配制申请表，报部门经理同意后方可配制。 门锁损坏或钥匙丢失（包括一套钥匙中丢失任何一把）需更换时，应填写钥匙配制申请表，报部门经理审批后予以更换，同时应查明原因，如属人为原因，应追究责任。 重点部位门锁的更换应在24小时之内完成（节假日时可口头报部门经理同意），所更换的钥匙交钥匙管理员在钥匙清单上予以登记。无论何种原因，如果存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出这些部位的情况，必须对门锁、钥匙进行更换，特别是重点部位，以确保这些部位的安全。 公用部位钥匙的保管 在房屋移交验收时，部门经理指定专人接收所有公共设施钥匙，按如管理用房钥匙、设备房钥匙等进行分类，在钥匙清单上登记。 钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识，并确保标识的清晰及持久性。 公用部位钥匙应统一放在部门办公室或控制中心的钥匙柜内，除员工因工作需要而由其本人保管的公用部位钥匙外，所有钥匙必须进行分类保管。 由钥匙管理员或当值人员负责对钥匙的领用、归还情况进行记录。钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量，发现钥匙未归还的现象应及时追回，如有异常，应在钥匙使用登记表的备注栏中予以记录。 仓管员请假外出时需把仓库钥匙交给部门经理指定的人员，并在钥匙使用登记表上签名确认。 公用部位钥匙的使用 因工作需要而借用钥匙，须严格履行领用手续填写钥匙使用登记表，同时使用完毕应当即交还，不得拖延。 钥匙领用后必须随身携带，不可将钥匙随意离身放置或转借给他人，更不能让他人代还钥匙，下班前须交还钥匙管理员或当值人员。 钥匙不慎遗失，必须即刻报告部门经理或钥匙管理员，由部门经理做出处理意见，钥匙管理员在钥匙清单上予以登记备案。 如果部门人员调动、离职，钥匙管理员负责收回其持有或借用钥匙，并将变更情况在钥匙清单上予以记录。 顾客钥匙的管理 在房屋移交验收时，部门经理指定专人接收所有房屋钥匙，并在顾客钥匙清单中单独登记。在入伙时，由顾客签字领取，顾客钥匙清单交部门资料管理员永久保存。 如因返修、维修等原因需为顾客代保管钥匙的，须指定专人负责所有钥匙的领、借、还等手续，由顾客在顾客委托钥匙登记表中签字确认后。 由钥匙管理员对领、借用顾客的钥匙，须严格填写顾客委托钥匙登记表，对过夜借用顾客的钥匙必须经过部门经理同意后，方可借用，并负责追回，否则将追究钥匙管理员责任。 如有顾客委托管理处钟点工服务、房屋出租并要求代管钥匙的，管理处应委婉提醒其误会、风险发生的可能；如顾客仍坚持或有其他特殊原因需要代管钥匙的，经部门经理同意后方可接收，并由部门经理指定专人保管该钥匙，并在顾客委托钥匙登记表登记确认，由保管人负责跟进钥匙使用情况及追回钥匙。 顾客将钥匙收回时，钥匙管理员或当值人员应让顾客在相应记录中签字确认。 顾客的钥匙任何人员不得配置，如须更换顾客钥匙必须有充分理由并由部门经理与顾客沟通，获得顾客签名同意。 无论何种原因，如果存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出顾客房间的情况，必须立即与顾客取得联系，采取措施妥善处理。 无论何种原因，顾客钥匙遗失或向管理处反映需要非正常进入时，必须经部门经理同意，在充分考虑法律风险后再行处理，如联系专业人员开锁或强制性开锁，但事后必须提醒顾客及时更换锁匙。 6.质量记录表格 *钥匙配制申请表 *顾客钥匙清单 *顾客委托钥匙登记表 *钥匙清单 *钥匙使用登记表