多媒体教室申请系统分析.ppt

多媒体租用管理信息系统分析 组员 戴思聪葛军陈燕钗陈小凤陈春娥 5 4 3 一 项目背景二 系统现状三 存在的问题四 系统目标五 系统结构六 系统约束七 可行性分析技术可行性经济可行性管理可行性可行性分析结论八 开发进度安排 多媒体教室申请系统规划 一 项目背景 教室是学校进行教学活动的主要场所 是学校重要的教学资源 合理配置教室资源 有序 规范地使用教室 对学校各种教学工作的开展及老师 学生活动的进行有着非常重要的作用 教室一般主要包括普通教室 多媒体教室 语音教室 计算机教室等等 为了使教室资源能到充分利用 我校大多教室除了普通教学使用之外 还可供教师 学生用于各种原因使用 例如班级自修 社团活动 开展讲座等等 我校普通教室的申请较为简单 由于普通教室设施简单 如不需要使用扩音器等等 大多的同学和老师可直接使用 而计算机教室及语音教室主要用于教学 或者在开放时间段用一卡通或办理上网手续使用 例如施良侨科技实验大楼3 5层拥有装备先进的计算机教学实验机房 5间376座位 全媒体数字语音教室 2间 128座位 学生自主学习中心 2间190座位 多媒体课件制作室等教学 科研等各类服务设施和设备用于学生教学使用 自进入九十年代以来 多媒体技术迅速兴起 蓬勃发展 其应用已遍及国民经济与社会生活的各个角落 正在对人类的生产方式 工作方式乃至生活方式带来巨大的变革 特别是由于多媒体具有图 文 声并茂甚至有活动影象这样的特点 所以能提供最理想的教学环境 它必然会对教育 教学过程产生深刻的影响 另一方面 随着社团活动的开展对教室的要求也越来越高 开展各种讲座 举办各种比赛无不要用到多媒体教室 因此 制定一个合理 方便同时又有利于多媒体设施的安全的管理信息系统尤其重要 由此 我组从教室管理的多媒体教室租赁入手进行管理信息系统分析 我校在永亮教学楼建设了12间 1201座位 多媒体教室 在经管学院教学楼建设了27间 3245个座位 的多媒体教室及一间 118座位 的学生自主学习中心 在洪祖杭教学楼建设了24间 2606个座位 的多媒体教室 现代化管理水平的多媒体网络集成控制中心则设在经管教学楼304 每栋教学楼都通过光纤与校园网连接 多媒体教室则实现百兆到桌面 其中主要的设备设施主要有多媒体中控 投影机 电脑主机 功放 固定话筒 空调等等 因此 做好多媒体教室的管理工作显得至关重要 二 项目现状 我校现进行多媒体教室申请的流程还比较复杂 繁琐 往往需要占用学生许多时间到各个单位进行申请 验证等 在目前的申请教室的流程中 相对来说给申请人带来较大的不便 首先 在申请过程中需要经历多个部门 而且 申请的各部门都比较远 这无疑给我们的工作带来了较大的影响 同时 即使我们提前几天顺利申请到教室 当我们准备要使用时忘了带收款凭证 麻烦又来了 我们不得不在百忙中去取收款凭证 这样有时会让我们的工作进度不能按时完成 为此 如何让我们申请教室的流程更加人本化 自动化 现代化 已经迫在眉睫 这样 不但能节约人力 物力 同时能够使工作顺利如期完成 无论对校方还是老师 学生来说都是一件有益的事 流程介绍 由申请人到教务室领取教室申请表格 填写后交由所在学院领导签字审核 然后由申请人带着签字审核通过的申请表 步行至李克砌楼教务科进行教室安排和审批 审批后到施良侨科技楼交付多媒体教室使用费用 得到粉红色收据 然后将收据交给经管大楼三楼多媒体管理中心的老师 整个过程大概需要用时40分钟 然而其中的80 是浪费在奔波于各个学院楼 李克砌大楼 施良侨大楼和经管大楼之间 人工传单的繁杂与低效实在值得我们深思 第二点 整个申请流程信息化程度很低 跟我校其他业务的高度信息化形成比较鲜明的对比 三 存在的问题 1 申请流程复杂 给申请人增加不必要的负担 随着学生课余生活的不断丰富 社团工作 活动成为大学生活重要的调味剂 而活动的开展首先需要场所的支持 繁杂的租用流程往往成了协会 社团开办讲座 比赛 娱乐活动的绊脚石 降低效率 2 各申请部门距离较远 无法实现类似流水式的申请程序 从李克砌到各学院办公楼找各学院领导审批到施良侨科技楼 再到多媒体管理中心 其中于路程上就得耗费许多时间 更不用说在各个部门所需时间 3 工作人员有固定的上班时间 上班以外时间就很难申请到多媒体教室 同时 要求相关学院领导批准盖章签字往往也受到时间的约束 若找不到领导 则申请时间将推迟 4 为了保证进度 教室申请需提前几天天 这样 从申请开始到教室利用的时间跨度很大 5 学校人力资源没有得到充分的利用 人力资本耗费太大 所需的部门冗杂 需要减少各部门的工作 四 系统目标 总体目标 教室申请管理信息系统是为了适应我校综合管理的需求 加速我校管理的自动化 标准化和科学化 消除人工传递单据的繁琐工作 从而建立一个具有整体性的教室申请系统 本系统可以为各管理层提供可靠的信息 从而为我校各方面管理提供服务 系统的总目标 用信息来支持我校的教室等资源的管理 实现申请教室流程的人性化 简便化与规范化 具体如下 1 对于申请者 1简化申请流程 实现申请表填写 审核 安排 结算等流程全部网上操作 节省申请同学及审核老师的时间 2适应日益增多的教学 讲座 比赛及娱乐活动对于教室的需求 2 对于管理者1增进各教室管理部门之间的沟通 协调 做好多媒体教室的管理和维护工作 2增进信息传达和反馈速度 提高组织运行效率 3有利于分析教师与社团对教室的使用情况 从而更有效 合理的安排每学期课程 3 对于教室实体1增强多媒体教室管理 维护和使用的安全性2提高多媒体教室使用效率 新的系统流程图如下 申请者 教室申请表 已批准的教室申请书 未批准的教室申请表 李克砌楼教务科 已审批的教室申请书 多媒体教室管理中心 调课的 申请系统的顶层数据流程图 申请系统的第一层数据流程图 新系统流程介绍 我组设想的多媒体教室申请主要是通过网上操作申请的方式 首先 申请人登入教务处主页中多媒体教室申请 需开发制作 点击查看所要申请的多媒体教室在你所要使用的时间内是否闲置 同时网页会显示历史使用状况 然后 直接在网上填写教室申请单 提交 并等待教务处批准 申请人网上查看申请情况 批准后用一卡通输入密码转账 交费 由施良侨科技楼财务部门负责查收款项 同时通知多媒体管理中心最后 由所在的多媒体管理中心在规定时间提前开启教室 五 系统结构 包括的子系统或功能模块 为了实现上述目标 我们将系统分为4个功能模块 申请模块 审批模块 单据提交模块和教室使用模块 它是根据各子系统的管理功能来划分 使系统分工明确 业务流程清晰 从而优化教室申请流程 最终实现人性化 简便化 规范化的系统总目标 教室申请 根据需求提出教室使用申请申请审批 简述申请原因 获得各管理部门审核通过单据提交 根据教室申请单 进行结算和统计 教室使用 向多媒体管理中心递交收据 获得教室使用资格 新系统的功能结构图 六 系统约束 依据新系统的流程 我们可能的系统约束主要集中在以下2个方面 1 回复时间问题 因为教务科的老师不仅仅担负着教室申请审批工作 他们还有其他工作 所以我们的老师不可能总是对着电脑屏幕等着申请教室的通知 所以教务科可能会采取每天固定时间进行验收和审批工作 这样 同学们就有可能不能立刻得到回复 出现教室申请信息滞留的问题 2 教务处审核问题 由于省去了学院审批的环节 这就加大了教务科老师审核的难度 从而有可能引起教务科人员工作安排的变动 七 可行性分析 一 经济可行性分析二 技术可行性分析三 环境可行性分析 一 经济可行性分析多媒体教室申请信息系统 目的主要在于改变现行复杂 繁琐的教室申请流程 该系统可在现有的信息系统基础上添加 是基于局域网的数据处理信息系统 数据处理量不大 因此研发费用和运行维护费用都会相对较低 加上我校现计算机硬件设备已较齐全 用在购置计算机硬件的费用将很少 因此系统开发所要的全部费用学校完全可以承担 该系统投入运行后 可减少现在多媒体教室申请的很多繁琐的程序 可大大提高教师和学生申请教室的效率 保证教室可以及时申请成功 让各种活动能顺利进行 新系统的运行既减少因手工劳动产生的管理费用 同时又带来一些潜在的收益 如克服信息不畅 提高信息服务质量等 二 技术可行性分析多媒体教室申请信息系统只是对单一的事件流程的信息化 是一个比较简单的系统 对开发技术的要求不高 开发风险极低 该系统开发可直接由本校工商管理学院信管专业的老师参与开发 现有信息系统水平相对较高 计算机软 硬件和工作环境也一一具备 由此可得新系统开发所需的技术资源 人才资源和设备资源都已存在 将不存在技术上的大问题 三 环境可行性分析多媒体教室申请信息系统的开发将给全校师生带来很大的便利 大大提高多媒体教室的申请效率 并且由于人机界面友好 操作方便 一般人员都可以使用 将会受到广大师生的欢迎 同时它将减少相关部门的工作量 所以也会得到他们的赞同和认可 该信息系统有利于满足全校广大师生的需求 使学校人力资源得到合理充分利用 从而提高学校的运作效率 因此学校领导和工作人员对新系统的开发将都给予支持 通过以上分析 可得出华大多媒体教室申请信息系统开发是必要和可行的 且开发条件已成熟 可以立即进行新系统的研制开发工作 可行性分析结论 立即开发 八 开发进度安排第十周 老师布置管理信息系统作业 开始组队 第十一周 小组讨论 各抒己见 选择课题并确定课题 第十二周 小组成员一起去实地调研咨询 并进行任务安排 第十三周 小组成员就在完成任务过程中所遇到的问题提出 小组讨论共同解决 第十四周 各部分进行汇总并进行最终完善修改 制作PPT展示 谢谢