公司物资申请、采购、合同管理流程.doc

行政物资申请、采购、合同管理工作总流程目录1、日常采购流程22、出库流程33、项目合同，验收报告管理流程43、报名费、投标保证金管理流程51、日常采购流程(付款流程，财务直接付、询价分类、特殊采购，帮客户购买）采购供应商行政部相关部门公司领导关联流程填写入库登记表采购合同汇总采购申请表产品到货后签订采购合同填写采购申请表 存档审批签否批准人力行政部第一步；相关部门将需采购产品填入采购申请表提交给人力行政部门，大件物品需先提交到区域项目经理审核，然后再提交至人力行政部门；第二步：人力行政部门汇总采购申请表,金额在1000元以上的需要报公司领导审批？；第三步：领导批准后，与供应商直接进行价格的谈判（与3家以上供应商询价），人力行政部门与供应商签订采购合同；有固定采购渠道需要每半年向其他商家询价一次。第四步：人力行政部应及时将采购申请表与采购合同存档。第五步：采购产品到货后，需到仓库填写入库登记表。项目部采购注意事项：1、 各项目负责人结合项目实际情况提前做好办公用品采购计划、包括数量和种类，每次申请时多做一点预算。2、 申请流程：项目负责人提前写好附件1办公用品申请表，具体格式参照附件2办公用品申请清单，发送至邮箱877706738qq.com 。3、 申请办公用品及发货时间：每周一到周五下午14:00之前申请的货物会当天发货。周一到周五下午14:00之后申请的货物会在第二天发出。周末收到的申请表，会统一在下周一发出。4、 每月28日和29日公司库房盘点，30日整理库房，请大家尽量避开这些天申请办公用品，如有收到申请的货物都会统一次月1号发出。备注：包括日常储备2、出库流程出库其他部门行政部生产部门快递关联流程快递下单并填写快递发送记录表填写出库登记表填写物品领用表汇总采购申请表物资准备（发货同行单）快递发送记录表填写采购申请表产品到货后 快递收货人力行政部第一步；生产部门将需采购产品填入采购申请表提交给人力行政部门，办公室人员填写物品领用表；第二步：人力行政部门汇总采购申请表，到仓库准备物资以及发货同行单，网上下单，通知快递收货；第三步：行政人员填写出库登记表；第四步：行政人员把快递单号截图在QQ群内，通知收货方，并填写快递发送记录表；第五步：寄合同，发票等重要文件需通知收件方，并且电话确认是否收到，督促跟进合同盖章后寄回公司，并在快递发送记录表在相应的备注。3、项目合同，验收报告管理流程项目合同，验收报告生产部人力行政部甲方公司领导关联流程登记合同，验收报告、中标通知信息登记表合同验收报告存档签收合同，验收报告登记合同，验收报告签收表将合同，验收报告编号、扫描合同，验收报告 签收合同，验收报告在移交清单上签字人力行政部第一步；生产部门或甲方或公司领导将合同、验收报告提交给人力行政部门；第二步：合同移交和借阅时，双方需要在移交清单上签字确认；第三步：标书专员及时领取中标通知书，将合同、验收报告、中标通知编号、扫描，每月底将行政合同、验收报告，中标通知发给部门经理；第四步：行政人员登记合同，验收报告，中标通知信息登记表；第五步：行政人员将处理完的合同验收报告分类存档。第六步：标书专员每月底汇总标书、合同、验收报告的回收情况，并根据行政前台统计的快递发送记录表进行复核，统计出目前标书、合同、验收报告的回收情况记录表，月底发送给部门经理，配合行政前台做好催促跟进工作。3、报名费、投标保证金管理流程报名费、投标保证金采购单位第三方人力行政部财务公司领导关联流程政府发布招标采购信息保证金报名汇总标书标书、保证金统计表合同登记政府采购信息表报名费、投标保证金转款领款追踪投标保证金退回情况，并填入表格投标保证金 招标信息审批人力行政部第一步；人力行政部每月不定时在政府招标采购网上收集相关招聘信息，汇总登记在政府采购信息表里，每月底发给部门负责人：第二步：根据政府采购信息表筛选需要投标的项目或者领导告知的投标项目，人力行政部申请报名费以及投标保证金；第三步：行政人员拿着已经通过的票据到财务部领取现金或者通知财务转账；第四步：行政人员到相关机构报名，行政人员汇总标书、保证金统计表,每月底发给部门负责人。第五步:行政人员关注合同情况，在投标后一个星期内追踪投标保证金退回情况，并填入标书、保证金统计表，移交给财务部。附件：附件1办公用品申请表序号产品名称品牌/规格单位数量1A5网袋网格个1申购原因申购项目申购人申购时间附件2办公用品申请清单序号产品名称品牌/规格单位数量1A4信封个2小信封个3大信封个4A4透明袋个5A5网袋网格个6A4网袋网格个7A4牛皮纸纸袋个8抽杆夹拉杆夹个9尺子把10文件夹双夹个11文件盒个12得力长尾夹32mm32MM盒13得力长尾夹41mm41MM盒14得力长尾夹51mm51MM盒15得力长尾夹15mm15MM盒16得力长尾夹19mm19MM盒173联收据本18差旅费报销单本19费用报销单本20出库单本21入库单本22领款单本23借支单本24现金出库单本25现金日报表本26凭证粘贴单本27收款凭证本28小笔记本本29中号笔记本本30大筒缝纫机油个31缝纫机油个32计算器个33医用胶布卷34双面胶卷35鸿盛封口胶鸿盛（大）卷36小透明胶卷37胶水个38回形针盒39大头针盒40口罩盒41创可贴盒42插线板3cm3CM个43插线板5cm5CM个44百雀羚甘油75G瓶45南韩黄胶棒20G支46U盘金士顿16GB个47U盘金士顿2GB个48印油瓶49主板纽扣电池个50松下电池个51小型弹簧斜口钳带弹簧的小型把52大型弹簧斜口钳带弹簧的把53大型钳子不带弹簧把54小剪刀把55小刀小把56美工刀把57美工刀（刮错）把58吹灰器个59起钉器个60美工刀片个61指套个62宝塔式装订线个63手动装订针根64春城订书针盒65得力后层订书钉盒66得力订书针盒67得力订书机个68乒乓球沾水盒个69海绵湿手器个70标签纸张71便利贴个72白板笔个73修正液个74得力橡皮擦个75晨光0.7mm中性笔芯晨光支76铅芯（金刚）金刚支77天卓铅笔天卓支78按动中性笔芯按动支79按动中性笔按动个80真彩中性笔真彩个81真彩中性笔芯真彩支82天骄铅笔天骄支83天骄铅笔芯天骄支844B铅笔支85红笔支86红笔芯支87记号笔支88网线根89电源线根90A4复印纸天章乐活件9116K复印纸真谛件92B5复印纸春城件93电钻个94钻头根95扩音器个96棉花个97工作牌个98工作牌带子个99橡皮筋袋100色带支101打包带袋102毛巾张103台卡个104烟条105泸州老窖瓶106台式硬盘2T个107希捷硬盘个108光盘套个109铼德光盘张110蓝光光盘个111新时代光盘张112索尼光盘张113清华同方档案及张114打码机个115打码油个116新硒鼓701701个117新硒鼓303303个118新硒鼓10181018个119新硒鼓52005200个120新硒鼓11081108个121新硒鼓1606佳能个122旧硒鼓10201020个123旧硒鼓388A388A个124旧硒鼓52005200个125旧硒鼓10181018个126旧硒鼓701（加粉）701个127缝纫机线个128浆糊个129垃圾袋卷130大褂LL件131大褂MM件132大褂SS件133大褂XLXL件134大褂XXLXXL件135编织袋个136指纹机个137搓纸轮个138键盘个139鼠标个140键盘鼠标套141鼠标垫张142吹风机143五千年中性笔1.0支144五千年中性笔芯1.0支145得力订书机100页个146得力订书机200页个147手提事物包个148酒精瓶149A4复印纸绿泰件150旧硒鼓26122612个