公文写作强化细化培训课件.ppt

谈公文写作 授课内容提示 一 如何选择公文格式 二 近似文种的辨析 三 草拟公文容易忽略的几个规则 四 撰写公文标题存在的问题 五 评析公文 第一个问题 公文格式运用中存在的问题 公文格式运用中存在的问题 问题一 不重视格式或格式不标准 凡是能独立行使职权的法定单位 向外行文时 应当选用规定的公文格式 公文的权威性和严肃性 要求运用特定的规范的公文格式 这些格式是其他文书不能用也不允许用的 问题二 格式选择不得当 公文有五种格式 文件式格式信函式格式会议纪要格式命令式格式公告 通告格式 首页 首页 公文规范格式的选择 上行文 报告 请示 上行的意见 应当用文件式格式 下行文 通知 批复 通报等 用文件式格式 也可用信函式格式 平行文用信函式格式 会议纪要 办公会议纪要用纪要格式 其他会议可选用文件式或信函式或纪要式格式 公文格式存在的问题 问题三 版记部分的格式不规范 版记部分的位置不正确 主题词的字体字号不规范 不注意抄送机关之间的标点 印发时间用汉字等 版记部分的有关规定 内容 主题词 抄送 印发机关 印发时间 格式要求 位置要求在封四 主题词 用3号黑体字 词目用3号小标宋体字 抄送 左空一字 用3号仿宋体字 抄送机关之间用逗号隔开 最后一个抄送机关后用句号 印发机关 左空一字标识 用3号仿宋体字 印发时间 右空一字 用阿拉伯数码 公文格式存在的问题 问题四 加盖印章存在的问题 一 不了解印章的作用 应当盖章的不盖章 印章是公文生效的标志 也是辨别正伪公文的重要标志 二 不遵循加盖印章的有关规定 随意加盖 党政公文加盖印章的规定不同 印章的盖法应严格遵循规定 印章的位置 距离正文2 4mm 公文不能出现 此页无正文 现象 印章必须与正文同处一页 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 都应加盖印章 单个印章的两种盖法 当下弧无文字时 采用下套方式 当下弧有文字时 采用中套方式 两个印章的盖法有严格的规定 三个或三个以上印章的盖法也有严格的规定 加盖一个或两个印章后 不必签署发文机关 加盖三个或三个以上的印章 必须署发文机关名称 单个印章的盖法 两个印章的盖法 三个印章的盖法 思考题一 一 上行文为什么应选择文件式格式 二 信函式格式适用于哪些公文 三 印章与正文的距离应当是多少 为什么 四 为什么不能出现 此页无正文 现象 五 单个印章的两种盖法 下套方式和中套方式 是由什么决定的 六 联合上报的公文 为什么只需加盖主办机关的印章 七 印章应当压年盖月 印章应当居中压住成文时间 这两种说法哪一种对 第二个问题 近似文种的辨析 公文的种类 行政公文 含企 事业单位 的文种为13种 命令 决定 议案 意见 公告 通告 通报 通知 报告 请示 批复 函 会议纪要 文种辨析 通知和通告通知 用于要求下级或有关单位需要周知 办理的事项 通告 用于向社会公布应当周知 执行的事项 报告和请示报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级的询问 请示 用于向上级机关请求指示或请求批准 文种辨析 报告和函报告 向上级反映情况等 函 向不相隶属的机关说明情况 请示和函请示 向上级请求 函 向不相隶属的机关请求 思考题二 指出下面文种的错误 一 关于农业技术培训工作情况的汇报 职业中学向教育局的汇报 二 关于限期拆除临时性建筑的通知三 市公安局关于维护影剧院体育场所公共秩序的公告四 关于我校特级教师跌伤事故情况的反映 中学 教育局 五 关于加强社会治安建议的报告 局 市人民政府 六 关于请求派员指导军事训练的请示 小学 省军区 七 关于创建绿色社区工作情况的汇报和请示 社区 街道委员会 八 关于 路段设置生活垃圾场所的请示 市政园林局 市环卫局 第三个问题 草拟公文容易忽略的几个规则 第一个规则 引用规则 问题 一 引用笼统 二 引用不规范 病例 遵照上级的指示精神 门诊挂号费调整如下根据市人民政府 2007 3号文的精神 年份的括号不正确 根据市人民政府 2007 6号 关于通知 精神 引用的规则 先引标题 后引发文字号 应改为 遵照市人民政府 关于 的通知 府 2007 3号 精神如需多次引用该文 可先全引 再注明简称 根据市人民政府 关于进一步加强公德教育的通知 府 2007 6号 以下简称 通知 精神 局党委决定召开公德实施情况研讨会 根据市人民政府 关于进一步加强公德教育的通知 府 2007 6号 以下简称 通知 精神 第二个规则 公文附件标注的规则 问题一 不了解附件的内容 附件即第一个公文后面的材料 如图表 名单 计划 公文等皆为附件 它是前面公文的补充内容或所依据的内容 与正文是一体的 一般需一起装订 问题二 不了解附件的作用 三大作用 便于主送机关考察 有利于达成目的 便于阅读 有些材料穿插在正文中 往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便 便于书写 附件单独表述 撰写相对轻松 附件标注存在的问题 问题三 不了解附件标注的规范及其重要性 如果附件标注不规则 在法律意义上讲 可以不承认该附件是正文的材料 附件便失去了其本应有的与正文同等的效力 故附件标注必须规范 下文 附件的标注不规则 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 见附件二 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 见附件一 请帮助解决 特此函达 请审查批准 附件 一 考察经费预算表 二 关于批复 教研室 年 月 日 附件标注的规定 条例 规定 附件应 在正文之后 发文机关署名之前注明附件的名称 标准格式 规定 一 公文如有附件 在正文下空一行左空2字标识 附件 其后用冒号 附件如有序号 用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 二 后面的附件在左上角顶格处也同样应标识 附件 二字及序号 三 如附件与正文不能一起装订 在附件上应标识公文的发文字号及 附件 二字和序号 修正 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 请审查批准 附件 1 考察经费预算表2 关于 批复 教研室二 三年五月七日 附件标注的问题 问题五 不了解有些附件是不要标注的 如 中共中央办公厅国务院办公厅关于转发干部学历学位管理工作意见的通知 中组部 人事部 教育部 关于干部学历学位管理工作的意见 已经党中央 国务院同意 现转发给你们 请认真遵照执行 附件 关于干部学历学位管理工作的意见 章年月日 接上 X集团公司关于颁发 质量信誉考核管理办法 的通知各公司 公司董事会于X年X月X日召开会议 批准了 质量信誉考核管理办法 现发给你们 请认真贯彻执行 集团公司章二 六年二月十日 第三个规则 联系方式标注的的规则 问题 一 不提供联系方式 二 联系方式标注不规则 联系方式的提供既方便发文单位的工作 更是给读者提供方便 标注的要求是 办法 规定 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 通知 函等公文 联系方式书写的位置 办法 无规定 可灵活 请示的联系方式 应按 办法 的规定在附注处书写 关于 的请示 以上请示当否 请予批示 附件 章二 一年一月十四日 联系人 联系电话 第四个规则 数字运用的规则 问题 一 汉字和阿拉伯数字混用 二 不了解数字运用的规则 如 例一 会议定于十月六日 上午8 30分 12时 下午2 30分 5时召开 例二 一 会议议题 1 宣传 决定 精神 2 领会市委 市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图 接上 例三 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我乡组织力量进行了勘测和预算 公路全长二十公里 需要经费五十万元 我乡可望集资十万元 缺口四十万元 请县政府给予拨款解决 以上请示 请批复 乡政府章二00一年 月 日 数字运用的有关规定 层次序数 一 一 1 1 农历 用汉字 惯用语 缩略语 具修辞色彩的数字 用汉字 如 第三 星期一 九三学社 八五计划 七上八下等临近两个数字连用表示概数用汉字 如 五六十人 用带 几 的方法表示概数用汉字 五十几个人 个位数可选择 但应照顾上下文 求得局部体例上的一致 如 关于社会治安问题 本月我局在网上搜集到了 六 条意见关于社会治安问题 上个月 我局在网上搜集到 条意见 这个月的第一个星期 我局在网上搜集到 条意见 接上 阿拉伯数字一般不与单位 百 千 连用 但尽量使用单位 万 亿 如 5百元 5千元 最好写成500元 5000元 50000元 500000000元 最好写成5万元 50万元 5亿 党政公文成文时间的写法要求不同 党的成文时间位于发文机关署名的右下方 用阿拉伯数字 行政公文成文时间用汉字 其中的 不能用阿拉伯数字 0 也不能用大写的 零 正确的写法是 二 一年 接上 关于间隔号的问题 以日月表示事件 节日等的简称 有些一定要用间隔号 以避免歧义 否则可以不用 凡涉及一月 十一月 十二月 应当将月和日的数字用间隔号隔开 如 一 一八事件一一 九案件一二 九运动五一二地震九一三事件十一国庆节 第五个问题 公文标题制作存在的问题 标题即题目 题 是前额 目 是眼睛 是身体最 显眼的部分 公文标题的形式较固定 常见的有这几种 一 发文机关事由文种国务院关于同意设立开发区的批复二 事由文种三 发文机关文种 不提倡 四 文种 不提倡 国务院在 办法 中 对公文的标题有专门的规定 其他文书的标题制作 不会有规则限制 国务院在 办法 中 对标题的规定是 一 应当准确 简要地概括公文的主要内容 二 应当准确选择公文文种三 一般标明发文机关 标题问题一 无事由或事由不准确 关于转发市人民政府6号文的通知关于举办培训班的请示 公文主要内容是 要求拨款举办公德教育培训班 修正 转发市人民政府关于 意见的通知关于拨款举办公德教育培训班的请示 标题问题二 冗长罗嗦不简要 关于申请参观大学城的请示 关于选派我校 等同志去上海考察政治理论教育情况的请示 中国科学院 研究所致 大学为商洽建立全面协作关系的函 关于转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知 局关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于深化教育改革全面推进素质教育的决定的通知的通知 更正 关于参观大学城的请示 关于申请 请求 参观大学城的函 关于去上海考察政治理论教育情况的请示 中国科学院 研究所关于建立全面协作关系的函 转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知 转发省人民政府关于深化教育改革全面推进素质教育决定的通知 标题问题三 标点符号使用不妥当 关于开展 公德教育 家庭美德教育 的通知关于转发市交委 关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作的方案 的通知关于审批 贸易有限公司职工最低工资的规定的请示 标题中一般不用标点符号 如标题为大标题加小标题 其中小标题为法规或规章 法 条例 规定 办法 细则 章程 规则 制度等 应当加书名号 否则 不应加书名号 关于开展公德教育家庭美德教育的通知转发市交委关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作方案的通知关于审批 贸易有限公司职工最低工资的规定 的请示 标题问题四 格式不符合要求 国家标准公文格式要求 标题用2号小标宋体字 居中排布 词义应完整 距离红色反线2行 距离主送机关1行 看下面的病例 市人民政府关于1999年上半年城市经济改革情况的报告省人民政府 思考题三 一 请修改下面例文的错误处 一 关于二00七年度计划生育工作情况的报告 二 关于认真学习干部竞争上岗的规定的通知 三 关于申请拨款举办公文写作培训班的请示 四 关于同意 等同志8月份去上海考察环境建设情况的请示的批复 五 转发 局 关于进一步开展公德教育的意见 的通知 六 今天参观的有7 80人 都比较年轻 2 30岁的居多 最大的也就是40几岁 接上 二 判断题 正确的打 错误的打 一 为了贯彻执行 府 2006 9号 关于进一步加强社会主义公德教育的通知 精神 二 请求上级机关拨款举办培训班 应提供两个附件 资金预算表和培训班的计划 三 公文如有四个层次 层次序数的写法应该是 一 一 1 1 四 通知的回执不是附件 五 请示必须标注联系方式 其他的公文可以不标注 第六个问题 公文评析 第一种公文 通知 下面是转发 批转 性通知 请指出下面公文的问题并修正 关于转发教育部 关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见 的通知 近期 省教育厅认真学习了教育部关于高等学学校队伍建设的有关文件 通过讨论研究 结合我省高等学校的实际情况 决定转发有关文件 现将教育部 关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见 转发给你们 请结合本校情况 认真贯彻执行 接上 请在近期内 将学校教师队伍建设的实施计划报我厅备案 附件 关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见教育厅章二00年三月十六日 问题所在 一 标题中书名号使用不规范 重复词语 关于 二 转发性公文只需撰写转发的决定或加上贯彻要求 不必书写作出决定的经过 三 引用不规范 四 附件标注不规范 可以不标 因标题中已经作出说明 五 成文时间书写不规范 更正 转发教育部关于新时期加强高等学校教师队伍建设意见的通知各高校 现将教育部 关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见 转发给你们 请结合本校情况 认真贯彻执行 接上 请于2000年 月 日前 将学校教师队伍建设的实施计划报我厅备案 教育厅章二 年三月十六日 下面是要求办理有关事项的通知 情指出写作问题 通知各学会 遵照市委宣传部 关于加强民间组织工作的通知 精神 根据我部工作计划 为了更好地学习兄弟单位的经验 拟于三月在我部办公室召开穗港学会工作交流 时间 二00六年三月二十八日至二十九日上午8 30分 12时 下午2 30分 5时 请各学会负责人1 2名参加 参加会议人员每人交食宿 交通费二百五十元 接上 这次会议的主要内容是 1 请香港有关社团介绍社团活动的经验 2 布置今年工作的重点 参加会议人员 请于三月二十二日前填报会议回执 并交换到我部 市 部二00六年三月十五日 问题所在 一 标题无事由归纳 二 开头不简洁 三 引用不规则 四 数字运用不规则 层次序数 时间数字 款项数字 五 成文时间书写均不规则 六 公文中的词语不能随意简写 七 缺附件标注 八 缺联系方式书的书写 九 标点符号标注不规则 十 通知宜用条项式写法 以便好读好记 请评析下面通知的问题 关于召开社科学会工作经验交流会的通知各学会 遵照市委宣传部 关于加强民间组织工作的通知 精神 决定召开穗港社科学会经验交流会 有关要求通知如下 一 会议内容 一 香港有关社团介绍经验 二 布置今年市社科联的研究重点 二 会议时间 2006年3月28日至29日 上午8时30分 12时 下午2时30分 5时 接上 三 会议地点 四 参加人员 五 会议费用 食宿费 交通费共250元 六 报名方式 参加会议人员 请于3月22日前将会议回执交换至市社科联学会工作部 七 联系方式 附件 会议回执 部章二 六年三月十五日 第二种公文 请示 下面这份公文问题较多 请指出 关于修建公路的报告县委并县人民政府 黄桥 和平是我乡的贫困村 在县委 县政府的关怀下 这两个村的生活水平较以前有了很大的提高 但由于多种因素的制约 生活水平仍然很低 首先是这两个村的计划生育工作抓得不得力 人口多 有的不生男孩不罢休 处罚教育都不管用 其次是文化素质低 影响创造精神 有的安于现状 有的得过且过 第三个原因是 这两个 接上 村交通闭塞 如能修通公路 就可望脱贫致富 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我们组织力量进行了勘测和预算 公路全长二十公里 需要经费五十万元 我乡可望集资十万元 缺口四十万元 请县委和县政府给予拨款解决 以上报告 请复 附件 资金预算表乡政府章二00一年 月 日 评析 一 文种错误 二 标题事由归纳不准确三 多头请示 四 理由不充分 所提要求应当是合理的 必要的 甚至是紧迫的 可行的 五 数字运用不规范 六 结尾用语不当 七 附件提供不齐全 八 附件书写不规范 九 应按 办法 规定 提供联系方式 十 成文时间书写不规范 更正 关于拨款修建公路的请示县人民政府 黄桥 和平是我乡的贫困村 制约这两个村脱贫致富的主要原因之一是交通闭塞 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我府们进行了勘测和预算 公路全长20公里 所需经费50万元 我乡可望集资10万元 缺口40万元 恳请县政府给予拨款解决 以上请示当否 请批示 附件 1 公路勘测图2 资金预算表乡政府章二 一年 月 日 联系人 联系电话 接上 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我府们组织力量进行了勘测和预算 公路全长20公里 所需经费50万元 我乡可望集资10万元 缺口40万元 恳请县政府给予拨款解决 以上请示当否 请批示 附件 1 公路勘测图2 资金预算表乡政府章二 一年 月 日 联系人 联系电话