商务信函格式PPT讲义版.ppt

什么是外贸英语函电 在国际商务往来中用以传递信息 处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函和电讯文书 电讯文书 电报Telegram电传Telex传真Fax电子邮件E mail 商洽函询问函答复函请求函告知函联系函 信函类型 外贸英语函电的特点 1 独特的语言风格和较正式用语Weareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoukindlyquoteusyourpriceforthegoodslistedbelow enquiry offer 外贸英语函电的特点 2 夹杂大量的贸易术语 缩略语 缩写词FOB CIFShanghaiB L L C BRGDS TKS ASAP YL11 11RVD 外贸英语函电的特点 3 与外贸业务实践密切相关immediateshipment国际惯例30天内美国10天内 ChinaNationalCereals OilsandFoodstuffsImp ExpCorp 8JianguomenNeiDajieBeijing10005 ChinaTelephone 86 10 6526 8888Fax 86 10 6527 6028E mail carl 15thNovember 20 OurRef YourRef 556EastcheapLondon E C 3 EnglandAttention ImportDept DearSirs Subject AquaticProductsWethankyouforyourenquiryof5November Incompliancewithyourrequest wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason Therefore wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest Weawaityourearlyfavorablereply Yourstruly ChinaNationalCereals OilsandFoodstuffsImp ExpCorp Sig Manager EnclosuresccourShanghaiBranchOfficeP S WerequirepaymentbyL CforatotalvaluenotexceedingUSD50 000 一 商务书信的组成部分 TextB PartsofaBusinessLetter 1 信头 LetterHead 2 封内地址 InsideAddress 3 称呼 Salutation 4 事由 Subject 5 正文 BodyoftheLetter 6 结尾套语 ComplimentaryClose 7 签名 Signature 8 附件 Enclosure 1 信头letterhead 发信人的名称 地址 邮编 电话号码 传真号码 电子信箱等联系方式 发信日期 Date 信函编号 ReferenceNumber ChinaNationalCereals Oils FoodstuffsImp ExpCorp 8JianguomenNeiDajiehBeijing10005 ChinaTelephone 86 10 6526 8888Fax 86 10 6527 6028E mail carl 15thNovember 20 OurRef YourRef 2 封内地址insidenameandaddress 收信人姓名和地址一般列于信笺的左上方 信头之下空2行处 经办人 如收信人为某公司 而发信人要求该公司某特定人收阅和经办 则可写上Attention 缩写为Attn 位置 1 收信人名称地址之下2 齐头式靠左 缩格式居中3 一般要加下划线例1 Attention Mr Smith ExportManager2 AttentionofMr Smith3 TotheattentionofMr Smith 3 称呼 写信人对收信人的称呼 位置 封内地址下 空两行 必须齐头写法 对男士 正规 DearSir DearSirs 或Gentlemen 对女士 正规 DearMadam DearMesdames 对关系密切的商业伙伴 DearJack 词首字母全大写 结尾用逗号 Gentlemen后用冒号 4 事由subjectline 位置 1 称呼和正文之间2 齐头式靠左 缩格式居中3 要加下划线例1 Re YourOrderNo 463for1 000Wide screenTVSets2 SHEEPWOOL 5 正文Body 函件只写在信纸的一面 很少两面都用 如果正文较长 一页纸不够 第二页应至少有三行正文 不可没有正文而只有一个签名 第一页最后一行的右边写上tobecontinued 第二页信纸不用信头 第一行要写上收信者单位 页数和日期 如 xxxCompany 2 March24 2009 6 结尾套语complimentaryclose 位置 齐头式靠左对齐 缩格式偏右正规场合下常用 1 Yoursfaithfully 2 Yourstruly 3 Faithfullyyours 4 Trulyyours 第一个单词首字母大写 末尾用逗号 7 签名signature 结尾套语 手写签名 打印签名 职务 公司名称 8 附件enclosure 签名落款之下 左对齐Enc Encl 复数形式Encls 例 Encls 1 AnnualReport2copies2 BillofLmercialinvoices 抄送 CarbonCopy 位置 附件之下 左对齐表示该信件同时抄送给他人 例 C C cc MrSmithccto MrSmithCopyto MrSmithCopiesto MrSmith 附言 Postscript P S 用于补写要叙述的事情一般地说 正式信件最好少用或不用 可用来强调或提醒一些信中特别重要的内容 必要部分 信头封内地址称呼正文结尾套语签字 附加部分 经办人信函编号事由附件抄送附言