商务礼仪与沟通技巧.ppt

商务礼仪与沟通技巧 主讲人 王锋浙江经济职业技术学院 主要内容 第一讲商务人士的形象塑造第二讲商务沟通礼仪与技巧第三讲商务接待与拜访礼仪第四讲办公室礼仪与沟通技巧 第一讲商务人士的形象塑造 一 商务场合仪容塑造头发 无异味 无异物 长短恰当 女士头发不过肩 男士头发不及领 不盖过耳 脸 男士要剃净胡须 刮齐鬓脚 剪短鼻毛 不留小胡子和大鬓角 女士要化淡妆指甲 不留长指甲 指甲的长度不长于手指肉最长的部分 二 商务人员的仪表塑造 着装的TPO原则T Time 时间 是线性概念 泛指早晚 季节和时代等 P Place 地点 是面性概念 指因地制宜 入乡随俗等O Occasion 场合 是线面兼容的概念 是前两者结合的综合体 商务正装的穿着礼仪 穿西装的礼仪 一 如何选择西装1 选好面料 高档面料的特点 轻 薄 软 挺2 选好色彩 庄重 正统3 关注图案 西装一般以无图案为好4 选好款式 二 如何穿着西装 1 拆除商标2 熨烫平整3 扣好钮扣4 避免卷挽5 减负6 要慎穿毛衫7 注意搭配 1 衬衫 正装的衬衫为单色所有纽扣都要一一系上 只有在穿西装而不打领带时 才必须解开衬衫的领扣 衬衫的袖口和领口最好露出西装外1CM左右 2 领带 3 鞋袜 4 公文包 以牛皮 羊皮的为好 最好为黑色或者棕色 最正统的 5 皮带 套裙的穿着礼仪 一 如何选择套裙1 面料2 色彩3 图案4 裙长5 造型 套裙的造型 H 型 X 型 A 型 Y 型 套裙穿着应注意的问题 大小适度认真穿好注意场合套裙应当协调妆饰兼顾举止注意鞋袜的选择 女士商务休闲装 男式商务休闲装 正式场合着装禁忌 过分杂乱过分鲜艳过分暴露过分透明过分短小过分紧身 三 商务人员的仪态塑造 端庄的站姿优雅的坐姿正确的走资恰当的手势 端庄的站姿 展示 自信 诚实可靠 脚踏实地 要求 站直 挺拔 端庄 面带微笑 标准站姿规范 头正颈直肩平胸挺腹收腰立臀收腿直腿靠手垂 基本站姿 男女有别 手位 标准式 握手式 背手式 单背式 脚位 并列 V 型 型 小 丁 字型 常用站姿 握手式 背手式 优雅的坐姿 展示 姿态美 行为美 要求 文明 优雅 标准坐姿规范 1 入座2 手的摆放3 腿的放置 正确的走姿 展示 表现个人的风度 风采和自信 干练 要求 稳健协调 轻盈自然 标准走姿规范 1 身直 2 步位直 3 步幅适度 4 步态平稳 5 手动自然 注意不同场合的走姿 后退步 恰当的手势 手势的不同含义 1 要根据对方不同的文化背景 使用不同的手势 2 一般认为 掌心向上的手势有一种诚恳 尊重他人的意义 向下则不够坦率 缺乏诚意 几种常用手势 1 接递物品2 指引礼 手势指引礼 基本站姿微笑 双眼自然正对受引者手指自然并拢 手掌倾斜45度手臂自然弯曲注意目光指引伴随礼貌用语 倾听的礼仪与技巧称呼礼仪言谈礼仪与技巧电话礼仪 第二讲商务沟通礼仪与技巧 倾听的礼仪与技巧 积极倾听与消极倾听积极倾听的四项基本要求 1 专注 概括和综合所听到的信息2 移情 把自己置于说话者的位置上 理解说者想要表达的意思3 接受 客观地倾听内容而不作判断4 对完整性负责 倾听感情 如何提高倾听的技能 1 使用目光接触 1 接触的时间 2 注视的方式 PAC规律P 父母式A 成人式C 小孩式大三角三角规律中三角倒三角 2 展现赞许性的点头和恰当的面部表情3 避免分心的举动或手势4 提问5 复述6 避免中间打断说话者7 不要多说8 记录 称呼礼仪 恰当的称呼行政职务技术职称泛尊称 不恰当的称呼无称呼俗称地方性称呼 言谈礼仪与技巧 语言规范1 发音准确2 语速适中3 口气谦和4 内容简明5 少用方言6 慎用外语 言谈交流的仪态 规范的站 坐 走精神饱满 表情自然 目光温和 平视对方注意头和嘴注意手势和距离 如何运用空间沟通艺术 亲密地带 两步之内 亲密接触的距离 个人地带 二至四步 分享信息的距离 社交地带 四至十二步 正式社交 推销演示产品的距离 公众地带 十二步以外 进行演讲的距离 面对客户时的语言技巧 1 选择积极的用词方式请考虑一下 当您遇到以下情况的时候 是如何说的 当您让客户等待了很久习惯表达 很抱歉让您久等了专业用语 非常感谢您的耐心等待 当产品卖完了的时候习惯表达 对不起 我们的产品卖完了专业用语 由于需求很高 我们暂时没货了当顾客向你询问其他人的手机号码 而你又不方便说时习惯表达 我不方便给您他的手机号码专业用语 您是否向他本人询问手机号 当您想说明现在的产品比以前的不会差时习惯表达 这并不比上次的那个差专业用语 这次比上次的那个好当您将修好的产品还给顾客 并劝慰他不必担心再坏时习惯表达 您没有必要担心这次修后又坏专业用语 这次修后您尽管放心使用 2 善用 我 代替 你 习惯表达 您的名字和地址是什么 专业用语 请问 我可以知道您的名字和地址吗 习惯用语 你必须 专业表达 我们要为你那样做 这是我们需要的 习惯用语 你错了 不是那样的 专业表达 对不起我没说清楚 但我想它运转的方式有些不同 3 在顾客面前维护企业的形象 如果有顾客来到你这里 抱怨他在另一个柜台所受的待遇 你已经不止一次听到这类抱怨了 你会怎么办呢 如果顾客提出的要求是公司政策所不允许的 你又会怎么办呢 谈话中赞美的艺术 赞美要及时赞美要用简洁 明了的语言赞美的语言要尽量平和 朴实 电话礼仪的重要性 未见其人 先闻其声 电话礼仪 接电话的相关礼节 1 注意接电话的时机2 重要的前三句话3 接电话时的5W1H技巧 When何时 Who何人 Where何地 What何事 Why为什么 HOW如何进行 4 想一想 通话结束时 应该谁先挂电话 5 电话用语应文明 礼貌 态度应热情 谦和 诚恳 语调应平和 音量要适中 打电话的相关礼节 1 选择适当的时间 2 首先通报自己的姓名 身份 必要时 应询问业主是否方便接听电话 3 电话用语应文明 礼貌 电话内容要简明 扼要 特别提醒 有关电话接打中的几点注意 1 语言的使用 多用询问式 少用否定式 2 时刻提醒自己的表情语 3 打电话的时机选择 避开早7 30前 晚10 00后以及三餐时间 通话时间控制在3 5分钟内 4 语气语调的选择 5 通话结束后 轻轻放下话筒 情景讨论 一些特殊情况的处理如果两部电话都响应该怎么办 如对方打错电话 应怎样处理 如果打电话时 有人进入办公室怎么办 第三讲商务接待与拜访礼仪 一 商务接待的准备工作了解客人的基本情况确定迎送规格布置接待环境做好迎客安排 商务会议席坐的安排 东道主董事长公关经理秘书外方副总经理外联部经理驻华工作人员 商务会议的座位安排 二 商务接待见面礼仪 介绍礼仪 为他人做介绍的顺序向年长者引见年轻者向女士引见男士向职位高的引见职位低的人向已婚者介绍未婚者向主人介绍客人向官方人士介绍非官方人士向外籍同事介绍本国同事 介绍的礼仪 为他人作介绍时的礼节 最好征求双方的同意应简洁清楚 不能含糊其辞可简要地提供一些情况有礼貌地以手掌示意用自己的视线把另一方的视线引过来介绍后 应稍停片刻后再借故离开 握手的礼仪 1 握手的涵义2 握手时伸手的先后顺序3 握手的方式握手时的姿态握手时的神态4 握手的禁忌 握手的顺序 在上下级之间 应先上级伸出手在长幼之间 应长辈先伸手在男女之间 应女方先伸手在主人和客人之间 主人应该先伸手若接待来宾 不论男女 主人都应主动伸手表示欢迎 名片的使用礼仪 1 交换名片的顺序2 名片的递交3 名片的接受4 名片的保存5 名片的管理若是同时交换名片 应该如何处理 三 商务接待就餐礼仪 找准自己的位置席间礼仪 Door 座位排列 面门定位 以右为尊 以远为上 席间礼仪 咳嗽喷嚏应掩口说话时不舞勺弄快口中有食物不能说话不要频繁地拨弄头发不擦过浓的香水多赞美或聊轻松愉快的话题 四 商务拜访礼仪 事先有约 时间 地点 人数做好准备 材料 名片 礼品遵守时约上门有礼作客有方适时告辞 第四讲办公室礼仪与沟通技巧 一 办公室常规礼仪上班准时 环境整洁穿着整洁 修饰避人办公时间 慎选话题讲求效率 不干私事请示上级 不得越级不论内外 讲究礼貌工作场合 男女平等 二 上下级之间沟通礼仪及技巧 了解你的上级你的上司在你心目中是什么样子呢 为什么和上司有时难以沟通 地位不同利益不同复杂的群体关系性格上的冲突 了解你的上级 四种典型的上司 支持型 教练型 授权型 命令型 支持性行为 指挥性行为 如何与命令型的上司相处 他的需要 尊严注意言辞的使用坚持以工作为中心遇事及时汇报 请示少问为什么 多问怎么做 如何与教练型的上司相处 他的需要 认可和尊敬请求上司协助将个人的成长及时通知上司清楚说出你的感谢不要避讳失败经常同上司进行言语沟通 如何与支持型的上司相处 他的需要 尊重和轻松积极的出谋划策通过会议展现自己适度扩展与上司的私人交往 如何与授权型上司相处 他的需要 绩效和能力少问怎么做 多问做什么问清上司布置给你的工作把握上司的期望展示你独立解决问题的能力 做好自己的定位 军师 谋士 将军 士兵 支持性行为 指挥性行为 如何成功推销自己 学会坐在上级身边让上级感受到你的进取精神表现自己的组织能力借集体活动加深上级对自己的印象让上级看到自己强大的业务能力 与上级沟通 相处的技巧 支持你的上司真诚赞美上司主动进行沟通多征求上司意见说清你想说的用成绩来说话适度展现自我 三 同事之间沟通礼仪及技巧 相互尊重适当吃亏赞美他人维护自己的利益控制自己的情绪给别人留足面子帮助别人懂得幽默 四 如何与下属进行沟通 了解你的下属激励与引导你的下属塑造你的形象 剔除转为其他类型 了解下属 四种典型的下属 适时提醒宽容注意保密 创建工作平台给予个人空间 经常指导持续培训 工作能力 工作态度 高 低 低 高 如何激励下属 分享共同的奋斗目标激发下属的主人翁精神利用有影响的人物来激励下属公正地对待下属帮助下属实现他的个人目标适时地奖励与惩罚下属 热炉规则 以身作则给下属提供一个相对自由的空间 利用岗位的安排提高下属的工作绩效 能力 理想 岗位 性格 如何塑造领导形象 进取心 自信 诚实 正直 专业知识 表达能力 敏感 坚定的信念 领导魅力 六点建议 遵时守约公平对等和谐适度宽容自律尊重为上灵活运用 THANKYOU