分店商品流转操作规范.doc

编号： ITAT服规店字第4号（0605）ITAT分店商品流转操作规范制度一、 ITAT收发货注意事项为界定收货方、发货方、承运方、委托方之责任，降低损失，为索赔提供有效依据，使收发货作业规范、统一，特制定本制度。1、适用范围及相关职责1.1 适用范围：本条例适用于总仓及各门店收发货时使用。1.2 相关职责：1.2.1 物流部经理、各门店店长、主管对相关规定要求的执行情况负有监督、管理的责任；1.2.2 检货员、理货员、门店收货人员必须严格按照相关规定要求进行操作，对于违反流程 操作的，将对相关责任人做出经济处罚。2、注意细则2.1 收货注意事项2.1.1 门店主管每天通过OA（门店收货、调拔门店收货列表）查询即将到店的商品信息，做好收货前的准备工作，包括人员、场地;如果在预期到达时间未收到货时,应即时与发货方和相关采集人员联系.确认单据的准确性.2.1.2门店收货包括有四种形式：总仓调拔、总仓转发、店店调拔、供应商直送。收货门店一定要分清商品状态采取不同的收货方式。总仓调拔和店店调拔，门店收货为调拔进货入仓；总仓转发、供应商直送采用采购入仓收货。2.1.3各门店在收供应商直送的商品时必须把握商品的基本信息，如吊牌必须按国标标注，必须至少标注以下项目：制造者的名称和地址、产品名、型号与规格、纤维成分和含量、洗涤方法、产品执行标准编号、产品质量等级、产品质量检验合格证等。如所收商品缺少以上基本商品信息,这类属三无商品,坚决不能上柜销售.应及时把情况上报公司相关职能部门或对应采集人员协助处理.2.1.4 收货时必须有两名以上人员共同收货，部门负责人或店长、主管必须有一位在场。同时必须依据调拨装箱清单和托运单，核对每箱所贴或填写的货运标贴是否相符；2.1.5收货时必须严格按出货记录表、调拔装箱清单和物料出仓单上的信息验收。任何门店或个人都不得只按托运单上的数量与实物的箱数进行签收。2.1.6 收货人员认真检查每箱货物是否符合货物包装标准（见本制度附件1），包括：纸箱有无受潮、破损？封箱标贴、封箱胶带、包装带是否完好？如对包装存在任何疑问：收货方必须和货运公司共同当面清点该箱货物内装实际数量，与该箱货物的货运标贴上的所填写的数量是否相符。2.1.7 如不符，则全面清点该单号对应的所有货物，所确认的短缺商品必须在托运单上详细注明，双方签名确认，同时填写货运事故报告，与货运公司共同签字确认，收货方必须保留托运单原件，特殊情况可保留带有签名原件的托运单复印件。2.1.8三小时内将货运事故报告传真至发货方、物流部，因延迟提供单据证明或单据不全，造成无法索赔的，损失由相关责任人承担。2.1.9 如外包装无任何问题，需测量来货立方数，核对是否与托运单上所填体积相符，发现差异超过3%需立即查明原因，对于虚报体积的应立即知会发货方，并向物流部报告，同时在托运单上加以注明，双方签字确认。2.1.10 确认以上各项都无误的情况下，则在托运单上签名加盖门店章.并署上签收日期，以便物流部考核物流公司的时效。2.1.11如发货方不按公司物流制度进行操作,包装不规范、单据不齐全等。收货方应如实填写ITAT分店物流整改通知书,由店长签名后传真至发货方.同时抄送给对应辖区专管员,督促其及时整改.2.1.12 在送走货运公司后，根据出货记录表和调拨出仓单认真清点扫描商品：2.1.13 24小时内办理入库手续，做系统入仓确认，并及时把实际收货数量录入到OA（门店收货）列表里。方便发货方、采集经理查询商品收货信息。2.1.14 如外包装无异常出现数量差异时，门店应如实填写收货异常记录表，36小时内反馈至发货方和物流部，相关部门在取得相关的有效说明和报告后，公司将根据情况作进一步的调查后作出相应处理；若未及时提供相关的说明和报告的，由相关责任人赔偿2.2 发货注意事项。2.2.1 发货方必须选择公司所指定的第三方物流公司来负责发货，对于指定的物流公司未覆盖的门店，可自行选择其他货运公司，但必须签定运输协议，签定前须将协议内容传至物流部经理，审核通过后方可签定运输协议；2.2.2 对于公司指定的第三方物流公司，发货时所选择的运输方式必须是“公路运输”，并要求物流公司提供门对门服务（即上门提货和送货上门），特殊情况如需通过其他运输方式发货（例如航空运输），须报请总部物流中心同意后方可操作；2.2.3 凡是通过公司指定的第三方物流公司发货，所产生的费用（运费、提货费、送货费等）由总部统一结算，如承运方索要相关费用，无论是收发货方都可拒绝支付，同时致电物流部，由物流部负责解决；2.2.4 发货方接到发货指令后必须提前一天通知货运公司次日发货信息，以便货运公司安排 车辆，如紧急发货需提前6小时通知；2.2.5 发货方根据发货指令准备货物，并按照实发数量打印调拨出仓单，必须保证单货相符。2.2.6如属总仓转发商品，检货员认真填写三联出货记录表，白联对应托运单做货运跟踪，红联检货员自留存档，黄联随货发出，用信封装好封口，一同放入A箱内。并在外箱注明“A箱内有单”字样。2.2.7商品发出后，物流文员将发货信息录入OA（物流跟踪、总仓发货）列表。方便门店及时掌握即将到店的商品信息。2.2.8 如属门店发货，门店填写调拨装箱清单红联门店自留，其余两联随货发出，所有黄联放置在某一调拨单对应货物所编箱号的第一号箱。2.2.9 按照货物包装标准包装好货物，完整填写调拨装箱清单，随调拨出仓单一并发出，同时将调拨装箱清单电子版发送邮件至收货方，并及时将发货信息录入OA（商品调拔单据）。2.2.10 测算货运公司从出发地到达发货点所需的时间，提前通知货运公司上门提货，做到不要让双方长时间等待，以保证双方的守时信用；2.2.11 按照托运单格式完整填写托运单，不得有任何遗漏，对于不清楚的描述必须向货运公司详细了解，或直接咨询物流部经理，然后做出相应选择或填写：2.2.12 准确填写发货方及收货方的名称、地址、联系人、联系电话、货物名称、总箱数；2.2.13 明确要求货运公司送货上门，并注明“外包装完好，封口完好”等字样；2.2.14 如商品和物料在一起发货时,一定要注明商品多少件,物料多少件.买保险时要明确注明商品X件,保价多少.自用品X件,保价多少.2.215属于泡货的测量体积，单位为立方米，属于重货的称重量，单位为公斤，区别泡货、重货的依据为：（长cm*宽cm*高cm）/6000，如大于该货物重量，则属泡货，如小于该货物重量，则属重货。2.2.16 总体积=（外包装长m*宽m*高m）;运费总体积（总重量）*每立方米（每公斤）报价2.2.17 货物保险价值按照商品零售价总值/3，现行是由货运公司代办保险，保险费（零售价总值/3）*保险系数；2.2.18总费用运费+保险费+配送费2.2.19 如属于整车发货，无须测量体积或称重量，只需清点单位数量（以与货运公司交接时所编号对应的数量为单位数量）的总数量，其他同上。2.2.20 货运公司提货人员凭盖有公章的提货授权书到发货点提货，如提货人员无授权书或与授权书不符，发货方有权拒绝发货，由此造成货物延发需追究货运公司的责任，造成经济损失的可要求赔偿；2.2.21物流经理或主管验证无误后，指定专人与货运公司共同清点箱数，计算所发货物的体积或重量以确定运费；2.2.22 双方对箱数及体积（或重量）都确认无误后，共同在托运单上签字确认，发货方保留托运单红联存档，承运方待将货物送达后，需将有收货方签收的黄联交予总部财务部作为结算运费凭证；2.2.23 由发货方负责安排人员装车，对于不符合货物包装标准的货物，货运公司可要求发货方重新包装；2.2.24发货方必须安排专人（门店主管）对于所发货物进行货运跟进，直至收货方将所收货物录入系统，以保证所发货物及时、安全的到达目的地。同时对货运公司的时效性进行考核记录；二、门店商品出入库操作规范及流程门店商品入库包括总仓转发、调拔、其它门店调入以及供应商直送；出库包括调回总仓、店店调拔、直退供应商。为了使物流部运作过程的规范化，以保证整个物流运作的快速、准确、安全、节约，结合公司管理体制的要求，特制定本管理制度。1、总仓转发、调拨商品门店入库操作规范：1.1 门店接单验货：店长或主管在收到货运公司托运单后，应先找到A箱取出出货记录表或调拔装清单严格按物流部货物包装标准进行验货，检查商品包装是否完好无损、是否短箱、是否有重新包装的痕迹，依据出货记录表、调拨装箱清单、物料出仓单上的信息和托运单数量进行点数； 1.2 门店签收：1.2.1 外包装无异常：在托运单注明实收箱数，并注明收货日期及时间（具体到小时），由店长或主管在托运单或签收单签字加盖门店章，并留下托运单“收货人留存联”；1.2.2 外包装异常或箱数与调拨装箱清单不符，双方当面清点数量。在托运单注明短少的具体数量及合计金额，并填写货运事故报告，收货人与货运公司共同在托运单及货运事故报告上签字确认，其余签收项目同上。对方不签字的，我方人员必须拒绝签收货物，并及时反馈至物流部，对方签字后我方人员方可签收，并留下托运单“收货人留存联”；1.2.3 主管在3小时内将货运事故报告传真至物流部，由物流部负责索赔事宜。如因门店未及时提供相关单据证明或单据不全，造成无法索赔的，损失有相关责任人承担；2、 供应商直送，门店入仓操作规范：2.1 供应商应尽量委托有实力、信誉好的货运公司承运，要求货运公司将货物送至ITAT门店，而不是仅送到ITAT门店所在的城市货运站。22供应商应预付货运公司运费及送货费，不得采取到付方式，ITAT各门店原则上不代垫此费用。如供应商因未预付相关物流费用而导致商品滞留或产生其他费用，由供应商负责。23供应商直送不能送货上门;或货运公司通知上门提货需交纳相关费用的.一定先与供应商和对应采集经理联系.确认是否已预付所有费用.24按目前物流行业惯例，货运站（港）送货至门店后，一般按箱数交接，承运方与ITAT门店收货人员共同清点箱数，收货人员在托运单上签字确认并保留一联存档，承运方留托运单一联作为回执，待该批货物全部扫描入库后，由ITAT总仓将采购入仓单邮寄給供应商，邮寄费用由供应商承担。2.5 如发现送货时纸箱外包装破损，将按以下方法处理： 当班店长或主管将破损纸箱拍照，留档可作为事后供应商与货运公司交涉索赔的证据。 如门店能够确认破损纸箱内短缺商品会员价总值500元以内，当班店长或主管在托运单上做好记录“XX号箱外包装破损，实收XX件”字样。门店签字并保存后即可收货，待全部商品扫描后，当班店长或主管汇总出具收货差异确认函传真给供应商确认。26如门店能够确认破损纸箱内短缺商品会员价总值500元以上或货运站（港）送货人员拒绝当面点数，店长或主管马上电话通知供应商，由供应商书面传真决定是否收货。如同意收货，门店待全部商品扫描后，店长或主管汇总出具收货差异确认函传真给供应商确认，并要求供应商签字回传。如供应商不同意收货，门店应即时反馈给相关采集人员。由采集经理与供应商沟通解决。2.7门店签收后必须在第一时间，把收货信息（采购、调拔单号、收货箱数）录入到OA上。保证物流信息即时更新。3 扫描入仓：31签收完毕后主管应组织员工，进行商品扫描作业。确保商品即时入仓，整个扫描工作原则上不得超过24小时。3. 2由主管（或指定的其它人）根据相应的采购单、调拨进货单进行扫描作业，其它人员负责协助工作，整个扫描过程主管必须在场； 33对于无采购单的商品，门店可通过ERP在无单收货模块进行扫描。并上传商品调分析调度中心审批确认下发采购单,门店再根据采购单批次捡货确认,增加库存.4入仓确认：4.1店长做入仓确认，并即时把实际收货数量录入到OA系统”门店扫描列表”.4.2 在外包装完好的情况下收货出现异常情况时，主管应在36小时内将收货异常记录表传真至发货门店，对于数量短缺的，相关部门在取得相关的有效说明和报告后，公司将根据情况作进一步的调查后作出相应处理。若未及时提供相关的说明和报告的，由相关责任人负责赔偿；4.3 整个收货过程完成后，主管必须将相关单据于24小时内交给会计存档和作帐务处理，包括：托运单原件、出货记录表、调拨进货单、调拨出仓单、收货异常记录表、货运事故报告等。5门店出库操作规范：5.1门店出库可分为：退回总仓、店店调拔和直退供应商三种形式。5.2 退回总仓：商品退货指令是商品分析调度中心发出的，门店主管在收到调拨通知单 后,必须在1个工作日内在ERP系统里作调拨出货申请，等待商品分析调度中心确认；商品分析调度中心确认后，生成退货单号。门店退货回总仓，总仓根据退货单号收货入仓。 5.3店店调拔：指令由商品调度中心发出，门店把调货明细报商品调度中心审核。（同城调拔则无需）生成调拔单号,门店打印调拔出仓单.并在外包装上详细注明。如该调拔单号有2箱105件商品，则为1/2,50件2/2,55件.5.4直退供应商：门店在接收商品调度中心直退指令后，在ERP系统做采购退货出仓。门店库存自动更新。门店做采购退货的商品决对不能退回总仓。5.5严禁任何门店在没有接到商品调度中心指令的情况下做采购退货.5.6检货：根据商品存放规则，导购员配合主管查找商品调拨通知单上列明的商品存放位置，用纸箱收集运到电脑旁边，等待扫描；5.7扫描时须两人配合进行扫描作业，在听到“嘀”声之后方可扫描下一件，同时应注意屏幕变化，防止扫描错误；5.8 扫描过程中若发现有吊牌丢失、条形码错误的情况，应及时判断该商品条码，贴在公司发往各店的ITAT专用红色吊牌上，注意不要遗失；如有违反的店长、主管和当事人处罚30元/人。5.9将扫描完的商品叠好装上包装袋，整齐放入纸箱，按照货物包装标准封箱，有序堆放在规定区域，并设置醒目的标识；5.10商品收发负责人应及时查看ERP系统，在商品分析调度中心的确认数据传至门店系统后，执行“申请单转调拨单”操作，并核对明细确认没有差异后，做系统“调拨出货”确认并打印，相关人员签名；5.11为保证商品信息的准确性，禁止任何门店在商品收发过程中不通过电脑逐件扫描就直接做系统出货或进货；5.12店店调拔、退回总仓和直退供应商的商品都必须解卸防盗扣（除非有服务监督中心特殊指令的店店调拨），否则处罚店长、主管和当事人100元/人5.13深圳店区门店调往其他分店数量较少的，可先发往总仓由总仓统一发货。如属调回深圳区分店的，则可通过中外运（暂定）承运，结款方式月结。5.14所有退回总仓的商品,必须做调拔退货单.做采购退货的商品不得退回总仓.6. 包装：6.1所有调、退货包装必须按照货物包装标准执行，单箱体积不得大于0.15立方，重量不得大于25公斤。太破旧的纸箱，一定要加编织袋包装。除了用缝包针封口外，必须用防盗扣加固。(直退供应商的无须加防盗扣)如有违者处罚店长、主管和当事人 50元/人。 6.2所有调、退货必须使用纸箱进行包装，严禁直接使用编织袋装运货物。所用纸箱可在当地购买，价格必须报物流中心经理批准；6.3没有编织袋的门店可直接向总仓申请，或者按照1.6元/个的价格在当地购买。此次退货所需的编织袋，并手工缝制封口，以后门店不再配备手提式封包机。封口所用铁针（根）、塑料绳（卷）、手动打包机（台）、打包扣（斤）可向总仓申请。6.4商品装箱时，衬衣、T恤必须要有包装袋，商品要叠放整齐，不得出现乱丢、乱放现象，必须保证商品清洁。6.5装箱时必须按供应商分部类、品牌，装在一个箱子里面，如果是套装，上衣与下装必需须对应码数整齐叠放一起装同一箱内。6.6门店在封箱时，原则上应按调拔单分开装箱，对于体积太小需合装一箱的商品。必须要有独立包装，且一定要在货运标贴上详细注明.6.7每个编织袋必须只装一箱货物，严禁使用一个大编织袋装载多箱货物。6.8用打包带进行加固，并在编织袋相应位置用箱头笔填写货运标贴相关内容；6.9主管根据发货情况填调拨装箱清单并打印一式两联，一联随货发出，一联存档。7. 交接：7.1 主管应提前一天（必要时提前6小时）与货运公司联系，并告知大概发货立方数及 收货地点，约定来车时间及其他要求；7.2 主管提前测量所发货物的体积，并做好记录，若是整车配送，无需测量方数，同时填写托运单上的相关信息；7.3 货运公司提货人员到来后，主管负责核对提货人身份是否与“提货授权书”相符，如不符将拒绝发货，由此导致延误发货造成损失或加班的，我司有权利向货运公司进行索赔。对于未取得提货人身份证明造成公司损失的，公司将追究主管和店长的相关责任；7.4 整车运输只记录该车所装总箱数；零担运输需同货运公司一同测量方数，记录所发箱数；7.5 当货运公司车辆到达后，主管安排人员迅速装车，若发现有破损应立即重新包装；7.6 装完货后，主管检查是否所有商品都已上车，确认没有遗漏；7.7 主管完整填写托运单，并在托运单上注明“外包装完好，封口完好”等字样，一同与货运公司签字交接，保留托运单红联；7.8 主管收集调拨出仓单、调拨装箱清单、托运单，核对无误后交分店财务。7.9 如门店所选择的货运公司为公司总部签约的第三方物流，则运费由总部统一结算。7.10如属直退供应商的商品，发货前一定要先与供应商沟通，告之大概的费用。并要其填妥提货委托书签字盖章后传到门店，门店才能发货。7.11如属直退供应商的商品, 按照附件规定格式手工填写退货确认函店长签字确认,随货发出.有章的门店一定要加盖公章.8. 货运跟进：8.1在退货商品发出后第一时间把退货信息录入到OA系统（商品调拔单据），并指派专人负责跟进货物动向，直到确认对方已经签收货物为止。8.2 待接近货运公司承诺时限日时，发货门店应及时跟进该单货物是否已按时到达目的地，数量是否正确；8.3 如确认收货方尚未收到货物，主管应联系货运公司了解原因，并将结果反馈至总仓；8.4 若已确认收货方收到货后的一日内，收货门店仍未在ERP管理系统中做“入仓确认” 时，主管应主动通过OA或其他方式询问原因并督促办理系统入库；8.5直退供应商的商品出货后，门店应及时把退货信息填入OA(供应商直退单据)列表,并同时告之相关采集跟进.要求供应商在退货确认函上签字回传发货门店。8.6如发生货物短缺、破损、丢失，属货运公司责任的，填写货运事故报告，追究货运公司的责任并索赔，属收发货方责任的，总仓应如实填写收货异常记录表，传真至发货门店，相关部门在取得相关的有效说明和报告后，公司将根据情况作进一步的调查后作出相应处理。三、物流信息处理1、 采集中心：采集经理及文员及时准确把供应商发货清单信息录入OA系统采集单据。并及时完善、更新，保证单据的完整及延续性。如供应商发出货物后而门店/总仓无到货信息，应及时与采集人员联系查询。对于收货异常反馈表反映出问题，采集经理应协助总仓、门店与供应商协商解决。2、 物流中心：2.1送门店、总仓转发、退回总仓的货物，物流中心根据OA商品调拔单据进行货运跟踪。对于应到未到的货物，及时联系货运公司和相关门店，查明原因及时处理和公布。对于运输当中出现的数量差异，应会同货运公司、收货门店、服务监督中心查明原因及时处理。2.2对物流制度操作不规范的分店,提出整改建议.如实填写ITAT分店物流整改通知书并督促其及时整改.3、 商品分析调度中心:协助相关部门对于收货异常反馈表反映出的商品问题作出单据调整。并对相关责任人做出处罚。4、 门店：4、1店长和主管应每日查看OA门店收货列表，了解掌握本店商品到货信息。并及时对到货完成门店扫描、更新门店收货信息。对于在应到时间里未收到商品，应及时向相关采集人员查询，是否更改发货信息。4、2对调退商品信息及时、准确录入，并对直退供应商的商品进行货运跟踪及单据完善。4、3对总仓及门店填写的ITAT分店物流整改通知书提的整改建议及时落实并加以改善.4、4对于收货异常中未按时解决的问题商品，及时向物流中心、相关采集经理、服务监督中心报告，由服务监督中心按相关制度协调解决。