《电子表格处理软》PPT课件.ppt

电子表格处理软件Excel2000 主要内容 1 1工作环境和基本概念1 2基本操作1 3工作表中数据的编辑1 4工作表的格式化1 5公式的使用1 6图表1 7工作表和图表的打印1 8数据库管理 1 1工作环境和基本概念 1 Excel2000的窗口界面2 Excel2000的基本概念 1 Excel2000的窗口界面 Excel2000的窗口完全符合Windows的窗口规范 由标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作表区 工作表标签和状态栏等元素组成 其中编辑栏 工作表区和工作表标签是Excel特有的内容 编辑栏 用来显示活动单元格的内容 也可以输入并编辑活动单元格数据 由三部分组成 自左向右依次为 名字框 命令按钮 公式栏 名字框 显示单元格地址 显示常用函数名及函数向导 公式栏 显示活动单元格的数据 也可输入并编辑其内容 命令按钮 分别有 取消 输入 及 编辑公式 按钮 分别用于取消 确认当前的输入操作或输入公式 工作表区 上面一行是列标题栏 标示各列的编号 左侧是行标题栏 标示各行的编号 工作表标签 工作表标签用来完成同一工作簿中不同工作表的切换 2 Excel2000的基本概念 工作簿工作簿是Excel的普通文档或文件类型 由一个或多个工作表组成 文件名以book1 book2等命名 工作表工作表是存储和处理数据的主要空间 是最基本的工作单位 工作表由单元格组成 单元格的纵向为列 横向为行 单元格工作表中的单元格是指行与列的交叉部分 是表格的最小单位 1 2Excel2000的基本操作 工作簿的创建2 数据的输入3 工作簿的保存4 工作簿的保护1 工作簿的基本操作6 工作簿窗口的拆分与冻结 工作簿的创建 系统自动创建一个新的空白工作簿Book1 一个工作簿包含多张工作表Sheet 序号 默认值为3张工作表 工作表名缺省为Sheet1 Sheet2 Sheet3 每张工作表都有一个工作表标签与之对应 创建空白工作簿 使用菜单 使用工具按钮 单击 常用工具栏 中 新建 工具按钮 也可以创建空白工作簿 创建基于模板的工作簿 选择 文件 菜单中的 新建 命令 弹出 新建 对话框 单击对话框的 电子方案表格 选项卡 并单击所需的模板图标 如图1 3 旅游企业财务报表 单击 确定 按钮 2 数据的输入 单元格的选定 选定单个单元格 选定连续的多个单元格 选定不连续的多个单元格 输入数据在工作表中可以输入两种基本数据 常数和公式 常数是指文字 数字 日期 时间等数据 也包括逻辑值和误差值 公式是指包含有 的公式函数 宏命令等 由操作符 常数 函数 单元标识等构成 数字的输入 英文句点作为小数点 逗号作为分组符 在数字前面加一个 减号 或用圆括号括起来 表示负数 表示分数 在 常规 格式下输入分数时 为了与日期数据相区分 在分数前要加 0空格 如键入01 2 在默认时 所有数字在单元格中均右对齐 在 常规 数字格式下输入数据时 若数字长度超出单元格宽度 系统以科学记数 1 89E 08 的形式表示 文本的输入 对于文本数据可在选定的单元格中直接输入 在单元格中输入 硬回车 可键入Alt Enter 对于由一串数字组成的文本 如 学号 之类的数据 输入时可使用如下方法之一 在该串数字的前面加一个单引号 可先设置相应单元格为 文本 格式 再输入数据 对已经输入了数字的单元格 使用 单元格 命令将其设置为 文本 格式 日期与时间的输入 在一个单元格中输入日期和时间时 必须用空格分隔日期和时间 输入时间时 可输入am pm表示上午 下午 如3 00pm 时间与字母间有一个空格 键入日期时 可使 或 日期的格式有 年 月 日 年 月 日 月 日 月 日 默认时 日期和时间项在单元格中右对齐 3 工作簿的保存 原名保存 换名保存 新工作簿的保存 自动保存 4 工作簿的保护 设置打开工作簿密码 打开工作簿 选择 文件 菜单中的 另存为 命令 单击对话框中 工具 按钮 选择其中 常规选项 在 打开权限密码 编辑框中输入密码 确认密码 编辑框中重新输入密码 单击 另存为 对话框中 保存 按钮 再单击 是 设置只读属性在 保存选项 对话框中选择 建议只读 复选框 然后单击 确定 设置保护工作簿结构与窗口密码单击 工具 菜单中 保护 命令 然后单击 保护工作簿 为防止他人取消工作簿的保护 也可以设置修改权限密码 工作簿的保护和撤消 6 工作簿窗口的拆分与冻结 拆分 水平拆分 垂直拆分 方法 拖动垂直滚动条上方或水平滚动条右侧的分割框 使用窗口菜单中的拆分命令把一个窗口分成4个窗口 工作簿窗口的冻结 选定要冻结的窗格的位置 即活动单元格的位置 单击 窗口 菜单中的 冻结窗格 命令 用鼠标上下拖动 垂直滚动条 实现横线下半部工作表滚动 拖动 水平滚动条 实现实现竖线右半部工作表滚动 当需要撤消窗口冻结时 使用 窗口 菜单中的 撤消冻结窗口 命令 1 3工作表中数据的编辑 1 单元格的编辑2 数据的移动和复制3 数据填充4 数据查找与替换 1 单元格的编辑 修改单元格数据 清除或删除单元格 行或列 插入单元格 整行 整列 移动或复制单元格数据 查找与替换 修改单元格数据 数据修改与数据删除 在Excel2000中 修改数据有两种方法 一是在编辑栏中修改 二是直接在单元格中修改 Excel2000中数据删除有两个概念 数据清除和数据删除 清除命令只是删除了单元格 行 列中的内容 公式和数据 格式或批注 清除后 单元格仍然保留在工作表中 删除命令可将单元格 整行或整列删除 删除后 周围的单元格 行 列将移动并填补删除后的空缺 单元格 行 列的插入和删除 插入单元格 插入整行 插入列 2 数据的移动和复制 移动或复制单元格中的部分数据 移动或复制整个单元格 在同一行或列中复制数据或公式 3 数据填充1 同时在几个单元格中输入相同的数据 选中要输入数据的单元格 可以是多个连续或不连续的单元格 输入数据 键入Ctrl Enter 2 在相邻单元格中自动填充在起始单元格输入起始数据 并选中该单元格 用鼠标向被填充的单元格方向拖动 则数据自动填充到鼠标经过的单元格 采用不同的填充方法可以实现不同的数据填充结果 复制单元格内容 数据按递增1或减1顺序扩展 将单元格数据按某种关系进行扩展 4 数据查找与替换 统配符的使用 代表位于相同位置上的单个字符 代表位于相同位置上的多个字符例如 查找所有姓 张 的单元格 在 查找内容 中输入 张 并取消 单元格匹配 选项 或只输入 张 1 5工作表的格式化 1数据格式化2工作表列宽和行高的设置3对齐方式4设置边框和底纹5格式复制与删除6自动套用格式 1数据格式化 1 设置单元格的数字类型 2 设置单元格数据字体 字型 字号 颜色及其他效果 2工作表列宽和行高的设置 1 列宽的设置2 行高的设置 3对齐方式 1 设置文本的对齐方式2 在单元格内显示多行文本3 合并单元格 4设置边框和底纹 1 单元格边框的设置和删除2 单元格底纹的设置与删除 5格式复制与删除 1 格式复制 使用格式刷 单击或双击 使用选择性粘贴 2 格式删除 6自动套用格式 1 5公式的使用 1公式的创建2认识函数3公式的移动和复制 1公式的创建 公式语法公式是由 开头 后跟由运算符 常数 函数 单元格引用等组成的序列 公式的创建 在活动单元格中键入 单击 编辑公式 按钮或 粘贴函数 按钮 键入公式内容 按Enter键确认 公式中常用的运算符 半角符号 算术运算符 关系运算符 文本运算符 引用运算符 公式中的运算顺序 函数的语法形式 函数名 参数1 参数2 函数的输入 先选择活动单元格 输入 然后单击工具栏中的 粘贴函数 按钮 弹出 粘贴函数 对话框 在 函数分类 列表框中选择函数类型 2认识函数 选择 确定 按钮 弹出相应函数的对话框 在对话框中输入函数的参数 单击 确定 按钮后 函数输入完毕 自动求和 选定要求和的单元格区域 单击 常用 工具栏的 自动求和 按钮 计算结果显示在选定的空白单元格区域中 单元格中显示的有关信息 NULL 使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用 NUM 公式或函数中某个数字参数有问题 REF 单元格引用无效 DIV O 公式被0 零 除 VALUE 使用错误的参数或运算对象类型 单元格中的数值或结果太长显示不下 NAME 公式中使用了Excel2000不能识别的文本 N A 函数或公式中没有可用数值时 3公式的移动和复制 标准的引用格式为 绝对引用 公式中所引用的单元格位置都是在工作表中的确切位置 与公式所在的单元格位置无关 单元格的绝对引用表示形式为 A 1 B 1 C 1等 以次类推 如表1 4 a 中单元格B4中 A 3为绝对引用 相对引用 在生成公式时 对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置 如A1 B3等 在表1 4 b 中 单元格B4包含公式 A3 MicrosoftExcel将在距单元格B4上面一个单元格和左面一个单元格处的单元格中查找数值 这就是相对引用 1 工作表的编辑及格式化举例 1 7图表 1 7 1图表的创建1 7 2图表的操作1 7 3图表对象格式的设置1 7 4图表应用举例 1 7 1图表的创建 Excel中的图表有两种 嵌入式图表 图表以对象方式插入在数据工作表中 即图表与数据处在同一工作表 图形图表 图表与生成图表的数据分别放在不同的工作表中 放置图表的新工作表又称为图表工作表 创建嵌入式图表 1 先选定制作图表的数据所在的单元格区域 2 单击工具栏的 图表向导 按钮 或在 插入 菜单中选择 图表 在原工作表中嵌入 创建图表图形 1 先选定制作图表的数据所在的单元格区域 2 在 插入 菜单中选择 图表 建立新图表 选项 1 图表的移动和缩放 图表的移动 图表的缩放2 更改图表类型 选中需要修改的图表 选择 图表 菜单上的 图表类型 命令 或右单击图表的空白处 在 标准类型 或 自定义类型 选项卡中 单击需要的图表类型 1 7 2图表的操作 3 设置图表选项 增加图表和坐标轴标题 修改图表标题和坐标轴标题 删除图表标题 坐标轴标题 设置图例 添加数据标志 添加网格线 4 更新图表 修改数据源 向图表中添加数据 用复制与粘贴方法添加图表数据 用鼠标拖动方法添加图表数据 删除图表数据 同时删除工作表和图表中的数据 仅删除图表中的数据系列 1 7 3图表对象格式的设置 1 设置图表区格式2 设置绘图区格式3 设置图表标题 图例及坐标轴格式 1 设置图表区格式 图表区域是整个图表的总称 包括图形 图例 坐标轴等 对图表可以进行所有字符的 字体 图案 及图形对象 属性 等格式的设置 选中图表 在图表的空白处单击鼠标右键 选中 图表区格式 命令 或单击 格式 菜单 图表区 命令 单击 字体 选项卡 设置需要的字体 字型和字号 单击 图案 选项卡 设置图表外框线的样式 颜色和线条粗细 图表区域的背景颜色 图表区域的填充效果 单击 属性 选项卡 设置图形对象的大小和位置与单元格的关系等 2 设置绘图区格式 绘图区是指图表的图形区域 用户可以为图形区添加背景颜色和填充背景图案 在图形区域双击鼠标或单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 绘图区格式 命令 在弹出的对话框中设置绘图区边框 区域填充颜色和填充效果 单击 确定 按钮 3 设置图表标题 图例及坐标轴格式 在图表中 标题包括坐标轴 分类轴X和数值轴Y 标题和图表标题 用户可以移动 修改和设置标题字体格式 对图例可以移动和进行格式设置 同时还可以更改图例框的大小 但标题框的大小不能更改 1 7 4图表应用举例 1 8工作表和图表的打印 页面设置 设置页边距 设置打印标志 打印设置 选择打印范围 打印到文件 直接打印到打印机 打印 1 9数据库管理 1 9 1数据库基本概念1 9 2数据库基本操作1 9 3数据排序1 9 4数据筛选1 9 5分类汇总1 9 6数据透视表和数据透视图 略 1 9 1数据库基本概念 1 数据库与数据清单2 字段 字段名3 记录 1 9 2数据库基本操作 1 创建数据库记录的输入方法有两种 直接在单元格中输入数据 通过记录单输入数据 2 数据库的编辑 追加记录 删除记录 使用记录单在数据清单中查找记录 数据库结构的修改 增加字段 删除字段 1 9 3数据排序 根据某一字段内容对记录排序选定一单元格 数据 排序 主要关键字 递增 递减 根据多列字段内容对记录排序选定一单元格 数据 排序 主要关键字 次要关键字 第三关键字 递增 递减 1 自动筛选将不满足条件的记录暂时隐藏筛选方法 选定一单元格 数据 筛选 自动筛选 击字段名右侧箭头 选择筛选条件 1 9 4数据筛选 2 高级筛选的步骤 将筛选条件写在工作表区内 选数据 筛选 高级筛选 选 方式 中的 在原有区域显示筛选结果 在 数据区域 输入数据区的范围 在 条件区域 输入筛选条件 在 复制到 输入筛选结果区域 单击 确定 先用分类字段对数据排序选定某一单元格数据 分类汇总 输入分类字段名 汇总方式和汇总项单击 确定 按钮 1 9 5分类汇总