《行政机关管理》PPT课件.ppt

第七章行政机关管理 第一节行政机关管理概述 第二节行政机关管理的主要内容 第三节行政机关管理科学化 第一节行政机关管理概述 一 行政机关管理的涵义 四 行政机关管理的原则 三 行政机关管理的任务 二 行政机关管理的特点 一 行政机关管理的涵义行政机关管理的主要内容是对办公厅 室 的管理 因为任何政府部门都设有办公厅 室 办公厅 室 负责着机关管理的繁重任务 尽管有的政府部门除办公厅 室 外 还设有其他机构来担负办公设施 物资供应 财务管理或生活后勤等方面的管理 如机关事务管理局等 但办公厅 室 毕竟是指挥 控制整个机关工作的中心部门 是行政首长的参谋和助手 起着一种特殊的枢纽作用 是主要的综合性办事机构 行政机关管理为行政管理活动提供基础性工作条件 能保障行政职能活动的顺利进行 行政机关管理的好坏直接影响行政机关的声誉 行政机关管理直接影响行政管理效率 在整个行政管理过程中发挥着巨大的作用 办公厅 室 主任及其工作人员是搞好行政机关管理的关键人员 各部门各层次建立的大大小小的办公厅 室 在政府机关中组成纵横联系的管理网络系统 返回 二 行政机关管理的特点搞好行政机关管理必须明确行政机关管理活动的特点 行政机关管理活动具有服务性 政策性 复杂性 时间性 群众性等特点 1 服务性 服务性是行政机关管理活动最基本的特点 服务是国家行政机关的主要职能之一 行政机关管理活动要为本单位的领导服务 为本单位的专业和职能部门服务 为本单位全体工作人员服务 为保证机关正常 高效运转做好基础性服务工作 服务好环是衡量行政机关管理活动的一个最主要 最基本标志 所以 行政机关管理工作必须牢固树立服务意识 2 政策性 行政机关管理有很强的政策性要求 国家对政治 经济 文化 社会事务的管理是通过各级行政机关实现的 这就要求行政机关管理活动 不仅要坚决贯彻执行国家的法律法规 方针政策 而且还要认真研究和落实本地区的具体政策和本机关的具体制度 为此 从事行政机关管理的公务人员必须加强经常性的政策学习和研究 严格把握政策界限 3 复杂性 行政机关管理活动复杂多变 千头万绪 涉及的知识面广 行政机关管理活动应对如此纷繁复杂的事务 必须保持认真 细致 求实的工作作风 4 时间性 行政机关管理工作具有很强的时间性 办事要准确及时 要有雷厉风行的作风 会议管理 工作制度和生活制度都有明确的时间规定 并要严格要求认真执行 使整个机关工作有条不紊地运转 以稳定的工作秩序来保证行政机关工作效率的不断提高 5 群众性 行政机关管理的各项活动与本单位各部门的全体成员都有密切关系 同时还要与上级 同级 下级组织和成员发生联系 如文秘工作既要下情上报 上情下达 也要与同级组织和成员进行沟通协调 发生纵横关系 机关日常事务管理更和机关成员密切相关 行政机关管理活动的群众性特点 要求行政机关管理必须树立群众观点 依靠群众 发动群众 获得群众的支持 返回 三 行政机关管理的任务国家行政组织内的综合办事机构 不直接承担本单位的行政管理职能 不直接完成实现行政目标的任务 但是 由于它处在本单位各种组织的枢纽位置上 是政府各部门计划 指挥 控制职能的协调中心 担负着非常重要而艰巨复杂的管理任务 具体地说 主要任务如下 1 参与政务 行政领导者的重要职责是总揽全局 科学决策 行政领导在各级政府中是最高领导层 担负着行政管理决策和指挥的重要责任 对于正确贯彻执行国家的法律法规 方针政策 起着决定性的作用 在国家行政管理中占有重要地位但是行政领导要处理好政务 需要有得力的参谋助手给予帮助 因为任何一个精干的领导人 知识 能力 时间精力都是有限的 政府综合办事机构 特别是其中的办公厅 室 作为领导机关的办事机构 其主要就是当好行政领导的参谋助手 2 处理事务 政府综合办事机构需要处理大量的 例行的日常事务以及各种临时性 突发性事务 要根据领导者的授权 推动本单位全面工作的正常开展 同时 创造良好的工作环境 完善严格的工作制度 建设畅通的信息系统 保证整个机关工作得以正常而协调地运转 3 搞好服务 服务是现代政府机关的宗旨 也是政府综合办事机构的宗旨 政府综合办事机构具体贯彻执行服务宗旨体现在以下几方面 为机关行政领导工作服务 为本单位各项工作提供条件与服务 为机关全体工作人员的工作 学习 生活服务 为上级机关和下级机关及基层服务 行政机关管理直接影响到行政效率 是行政管理能否实现其职能的重要条件 在整个行政管理过程中发挥着重大的作用 返回 四 行政机关管理的原则为了保证行政机关管理活动的方向性 科学性 有效性 充分发挥行政机关管理的作用 必须掌握行政机关管理的客观规律 揭示带有规律性的指导原则进行科学管理 行政机关管理必须遵循以下原则 1 从实际出发 实事求是原则 行政机关管理工作要起到行政领导的参谋助手作用 必须从实际出发 研究和掌握事物发展的客观规律 2 勤俭节约原则 行政机关管理应遵循节约时间 节约物资 节约人力的原则 行政机关管理不仅要在管理中使本单位所有职工树立勤俭节约 反对浪费的思想和习惯 而且要严格要求自身 时时处处作勤俭节约的模范 要合理支配和使用机关的财和物 使有限的物力 财力发挥更大的作用 3 方便群众 有利工作原则 行政机关管理的基本目的 是为机关有效地进行职能活动而服务 决定了行政机关管理要以方便群众 有利工作为基本的出发点和落脚点 并依此参与政务 处理事务 搞好服务 要在政策 制度和条件允许的范围内 尽力做好工作 4 民主管理和遵守纪律原则 政府部门所有的工作人员 不论其职位高低 能力大小 都是行政管理机关的主人 都要关心行政机关管理 只有严格遵守纪律 才能使行政机关意志统一 保质保量地完成工作任务 5 分工协作原则 行政机关管理工作内容广泛 头绪繁多 分别由许多具体工作机构来分工承担 虽然各项行政管理事务工作逐步转向专业化 但仍需各专业组织之间和专业组织内部密切配合 只有搞好协作 才能最大限度地利用有限的财力 物力 人力 使行政机关管理工作切实形成一个多因素之间相互联系相互配合 相互制约的有机整体 从而调动一切积极因素 充分发挥行政机关组织的综合力量 提高行政管理效率 社会效益 返回 第二节行政机关管理的主要内容 五 信访 接待 保密 印章等管理 四 文书和档案的管理三 会议管理 三 会议管理 二 行政机关日常工作程序的管理 一 行政机关环境管理 六 机关行政经费管理 七 后勤管理 一 行政机关环境管理环境是人类赖以生存的物质基础 环境因素通过影响行政人员的身心健康 直接影响行政机关的工作效率 任何行政机关都处于一定的内部 外部环境之中 所以 机关环境管理是行政机关管理的重要内容 行政机关环境包括行政机关的自然因素和行政机关四周的影响因素 行政机关的自然因素包括人的五官所感知的光线 颜色 温度 空气和声音等自然环境因素 行政机关四周的影响因素包括办公室的设计与布置等空间环境因素 现代行政机关对环境要求甚高 行政机关环境管理是行政机关管理的首要职能 1 静美和谐 优化行政机关办公环境 2 因需制宜 选择行政机关位置 3 因事制宜 合理安排机关办公室 4 按工作流程布置办公桌 返回 二 行政机关日常工作程序的管理行政机关管理工作千头万绪纷 纷繁复杂 要使工作人员各司其职 各尽其责 使管理工作有条有理 井然有序 就必须合理安排工作程序 科学合理的工作程序可以化繁为简 化乱为序 更好地提高行政机关工作效率 科学合理的日常工作程序 应注意抓好以下几个环节 1 计划安排 计划是对整体工作目标的预先设计 任何目标 只有通过制定和执行相应的计划才能得到具体落实 计划是组织实施的纲领 是行政控制标准 计划必须明确 具体 切实可行 并留有余地 2 组织实施 这是实施计划的首要步骤 各项具体工作要落实到人 做到事事有人管 人人有事干 同时要明确职 责 权 利 严格规章制度 3 沟通信息 沟通就是彼此了解情况 沟通信息是行政机关及其公务人员对任务和问题获得统一认识的方法和过程 目的是取得思想认识上的一致 加深相互了解 及时沟通信息 可以应付紧急事件的发生 避免意外损失 4 协调控制 行政机关管理活动要进行大量的协调控制工作 尤其是遇到异常情况或者在执行过程中与计划相背离 出现偏差 应及时进行控制 并及时采取相应措施进行补救 5 检查总结 工作任务完成后要检查总结 通过检查总结工作 肯定成绩 检讨错误 获取经验教训 改进工作 切忌在总结工作中 走过场 报喜不报忧 文过饰非 应付门面 6 奖惩教育 通过检查总结 要奖励先进 以激励其进取心 批评和惩处失职渎职行为 是非功过要分明 奖惩要得当 返回 三 会议管理会议是各级行政管理领导机关实施行政管理的一种方法 是一种有组织 有目的地把众人聚集起来一起商讨问题的社会活动方式 会议管理的核心问题 是提高会议的效率 重视会议质量 会议管理要注意会议的内容与会议所占时间的比率 重视时间的价值 注意控制会议数量 会议管理的核心问题 是提高会议的效率 重视会议质量 会议管理要注意会议的内容与会议所占时间的比率 重视时间的价值 注意控制会议数量 开好会议应坚持如下会议管理原则 1 精简节约原则 行政机关的各种会议要尽量减少 可开可不开的会议坚决不开 开小会 短会能解决问题就不开大会 长会 2 重视质量原则 必要的会议一定要保证质量 要作好会议的组织安排 3 发扬民主原则 会议进行过程中要充分发挥民主 讨论议题应经与会者充分发表意见 凡属重大问题 都要经过民主讨论作出决定 4 适时 适度 适地原则 会议召开时间要合适 重大的工作布置会议要及时 要注意避免影响工作 一次会议时间不要过长 尽量避免到游览胜地开会 现场办公会议 电话会议是精简会议的一项重要措施 应用现代办公手段 也是精简会议 提高会议效率的崭新途径 返回 四 文书和档案的管理1 文书管理 文书指的是公文 书信 可以分为公务文书和私人文书两大类 国家行政机关的公文是公务文书 公务文书是行政机关传达 贯彻国家的法律法规和方针政策的重要手段 也是行政机关请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 公文可以沟通上下 协调左右 联系内外 成为行政管理的信息流 在实际工作中 应克服公文旅行 公文成灾 拟写和处理不规范等问题 克服文牍主义 才能不断提高公文管理的效率和质量 为此 每个行政管理机构都要严明职责 对公文的数量严格控制 应规定和完善拟写和处理公文的统一质量与程序 2 档案管理 档案是各机关 企事业单位或个人 在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料 它是社会活动的历史记录 办理完毕后的文书才能作为档案保存 它是按照一定规律保存起来的文件材料 档案不仅是历史的记录 具有真凭实据的作用 而且作为第一手材料 对了解历史情况 总结经验教训 进行科学研究 具有广泛的研究参考价值 档案管理即指按一定原则指导各文书部门或业务部门的归档工作 为此做好档案管理工作 必须遵循档案工作自身的规律 坚持档案工作的基本原则 档案工作的具体内容包括档案的收集 整理 鉴定 保管 开发利用 统计和移交档案馆七个互相联系的环节 开发利用 是档案工作的出发点和归宿点 其它各环节都要围绕 开发利用 开展工作 返回 五 信访 接待 保密 印章等管理1 信访 信访工作是指认真对待和处理人民群众的来信来访 正确处理人民群众的来信来访是各级政府的一项经常性工作 2 接待 接待工作是指日常工作中对上级 下级与平级 外单位来本单位联系工作的接待 做好接待工作 可以及时正确地处理接待中对方提出的问题 节约时间 有利于提高效率 可以与上下左右各方面增进相互了解 搞好团结 利于本单位开展工作 可以获取更多信息 了解更多情况 3 保密 保密工作是行政机关秘书部门的一项重要任务 保密主要从敌偷我防这个意义上讲的 经常有机会接触国家机密内容的办公厅 室 工作人员 必须增强保密观念和纪律观念 严守国家机密 另外要通过建立健全保密制度 加强文件管理 严格会议制度等积极措施来加强保密工作 4 印章管理 印章管理指对行政机关的公章和行政领导人的私章的保管 使用等管理 行政机关的公章代表该机关的正式署名 具有立法作用 私章是机关领导人的签名章 代表领导人的身份 文件盖上私章 就表示得到领导人的许可并承担责任 因而印章要有专人保管 遵循保密要求 建立印章使用制度 遵守印章的刻制 颁发等规定 返回 六 机关行政经费管理机关行政经费的管理主要是指对本单位行政经费的领拨 开支的计划 分配 控制和监督等活动 它对行政管理和国家行政机关建设 在改善工作 生活条件和加强社会事务管理方面 起着重要的物质保障作用 行政机关所需经费由国家预算供给 国家预算拨款和按国家规定的其他途径所取得的资金构成行政机关的资金收入 行政机关必须按照国家财务行政中规定的会计 审计等制度 管好国家预算拨款 为本单位的事业和工作服务 行政机关行政经费管理通常包括预算管理即单位预算编制 执行和调整 财务管理即支出管理 收入管理 定员定额管理 费用开支标准等 财务活动分析财务监督等方面的内容 行政机关财务管理应按照财务工作的特点和运行规律进行 才能完成其管好 用好有限的资金 保证行政管理的顺利进行和发展的任务 机关财务管理要坚持精打细算 勤俭节约 量入为出 留有余地 保障供给 搞好服务 按计划 制度 规定用款等原则 严禁铺张浪费 私分国家财物 返回 七 后勤管理后勤管理也称总务管理或机关事务管理 是指对本单位的物资和日常生活事务的管理 任务是为保障机关正常运转提供良好的工作和生活条件 机关一般都设立专门的后勤管理机构或者配备专门管理人员负责后勤管理工作 后勤管理工作涉及的范围十分广泛 包括公用设施 生活福利 从公务人员的衣 食 住 行 用到生 老 病 死等无不涉及 行政机关后勤工作 几乎同所有社会部门发生联系 因此 行政机关后勤管理难度大 综合性 服务性很强 需要高素质的管理人才 才能做好后勤服务管理工作 后勤管理工作部门要本着方便群众 勤俭节约 保障供给 有利工作的原则 搞好环境管理 生活管理 接待管理 物资设备管理 为行政机关的行政管理提供必要的物质条件和后勤保障 提供必要的先进设备和技术手段 帮助业务部门提高工作效率 为行政人员创造一个舒适 安全 方便的工作 生活环境 返回 第三节行政机关管理科学化 一 行政机关管理科学化的客观必然性 二 行政机关管理科学化的内容 三 办公自动化 一 行政机关管理科学化的客观必然性行政管理科学化是当代科学技术发展和社会进步的客观要求 行政管理是国家的基本职能之一 也是社会存在和发展的基本条件 科技发展了 社会进步了 行政管理的环境变化了 行政管理职能 组织 工作制度 方式 方法 手段也要随之而发展 行政管理科学化 就是行政管理这一主观活动符合客观事物实际的过程 行政机关管理科学化是行政管理科学化的一个重要组成部分 各国追求行政管理科学化方面取得的进步 有很多正是表现在机关管理科学化上 行政管理科学化的基本内容是 把现代管理科学的各项原理运用于全部行政管理工作 行政管理过程及其各环节 要符合领导与决策科学的要求 行政工作人员具备知识化与专业化的条件 建立和健全行政管理咨询服务机构和队伍 使用现代科学技术 实现办公自动化 行政机关管理作为国家整个行政管理的一个有机组成部分 其科学化要求都包含在行政管理科学化的基本内容之中 在管理观念 手段 方法 制度等方面迅速更新 朝着科学化的道路发展 返回 二 行政机关管理科学化的内容1 行政机关管理观念的科学化 实现行政机关管理的科学化 首先要改变人们的观念 使人们对行政机关管理工作有科学的认识 2 法规制度的科学化 为使行政机关管理工作规范化 行政机关要制定相应的工作制度 3 机构设置的合理化 行政机关管理事务繁杂 行业面宽 需建立专门机构或由专职人员来承担 4 管理方法手段的现代化 现代管理科学采用系统论 信息论 控制论等科学技术方法 运用心理学 现代数学的成果进行定性和定量分析 5 后勤服务的社会化 随着国家现代化建设的发展 行政机关后勤服务实现社会化是发展的必然趋势 后勤服务社会化的主要方式有 后勤服务机关实行企业化管理 返回 三 办公自动化办公自动化是指采用新技术和新方法对基本办公事务进行自动处理的一项综合技术 它的英语名称是 OfficeAutomation 简称 OA 目前我国有四种办公自动化系统 1 基本办公自动化系统 简称BOA 它主要是进行文字处理 个人日程管理 个人文件库管理 行文处理 邮件处理 文档资料处理 文印编辑排版等办公事务处理 2 公布式办公自动化系统 简称DOA 它在BOA的基础上增加了图形图象处理 语音处理 电子文书档案管理等功能 3 办公自动化系统 简称OAS 它在DOA的基础上增加了管理信息系统的功能 能提高整个系统工作效率和管理水平 4 综合办公自动化系统 简称IOA 它在OAS的基础上增加了决策支持系统的功能 即能为辅助各级行政决策者进行正确决策提供各种素材和帮助 行政管理现代化和机关管理科学化迫切需要应用和发展办公自动化 先进的管理手段只有依靠高素质的管理人员才能充分发挥作用 在创造条件实现办公自动化的过程中 必须高度重视对人的培养 要提高行政人员的综合素质 提高国家公务员的管理水平 这样才能真正实现办公自动化 第七章完