GTD时间管理方法.ppt

深圳德信诚培训中心TEL 0755 2826896428269363杨小姐深圳培训网E MAIL sz01 GDT时间管理 课堂要求 欢迎阁下参加深圳德信诚培训中心本次课程 本课程将为您打下一个良好的基础 提高您的能力和水平 请注意以下的几点 1 手机请将您的手机开为振动或关闭 2 吸烟在课堂内请不要吸烟 3 其它课期间请不要大声喧哗 举手提问 不要随意走动 在开始之前 首先 让我们来做一个关于时间管理的测试 下面的每个问题 请你根据自己的实际情况 如实地给自己评分 计分方式为 选择 从不 为0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 1 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序来排列 依次办理这些事情 6 我尽量回避干扰电话 不速之客的来访 以及突然的约会 7 我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情时 我会说 不 测试结论 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理典范 知道了你自己的时间管理方面的总体水平 接下来 让我们分析一下时间是如何被浪费掉的 浪费时间的原因有主观和客观两大方面 这里 我们来分析一下浪费时间的主观原因 因为 这是一切的根源 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单的事情复杂化 7 事必躬亲 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 消极思考 一项国际调查表明 一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上 看来 人人都需要掌握时间管理的方法和理念 什么是时间管理 所谓时间管理 是指用最短的时间或在预定的时间内 把事情做好 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上 而会花在值得的事情上 就好像如果你让自己一天做一件事情 你会花一整天去做 如果你让自己一天做两件事情 你也会完成它们 如果你让自己一天做12件事情 则会完成7 8件 数字往往会揭示一些人们意想不到的真相 这些数据是否令你感到吃惊 我们不妨留意一下 找出一些和自己有关的时间数字 使自己始终保持危机感 警惕时间的流逝 抓紧利用好每一分 每一秒 時間管理不是什麼 時間本身不是問題 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理的架構 正確的行事優先順序 最新的时间管理概念 GTD 借用今天这个机会 我把网络上比较好的时间管理办法跟大家分享下 我不知道大家有没有看过一本来自于DavidAllen的一本畅销书 GettingThingsDone 国内的中文翻译本 尽管去做 无压工作的艺术 由中信出版 书中提到一种最新最有效的时间管理方法 GTD GettingThingsDone的缩写 它的具体做法可以分成收集 整理 组织 回顾与行动五个步骤 收集 就是将你能够想到的所有的未尽事宜 GTD中称为stuff 统统罗列出来 放入inbox中 这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子 也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA 收集的关键在于把一切赶出你的大脑 记录下所有的工作 整理 将stuff放入inbox之后 就需要定期或不定期地进行整理 清空inbox 将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理 对于不能付诸行动的内容 可以进一步分为参考资料 日后可能需要处理以及垃圾几类 而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成 如果可以则立即行动完成它 如果不行对下一步行动进行组织 组织 参考资料的组织 下一步行动的组织 文档管理系统 下一步清单 等待清单 未来 某天清单 记录那些委派他人去做的工作 记录延迟处理且无具体的完成日期的未来计划 电子等 具体的下一步工作 而且如果一个项目涉及到多步骤的工作 那么需要将其细化成具体的工作 GTD对下一步清单的处理与一般的to dolist最大的不同在于 它作了进一步的细化 比如按照地点 电脑旁 办公室 电话旁 家里 超市 分别记录只有在这些地方才可以执行的行动 而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 回顾 回顾也是GTD中的一个重要步骤 一般需要每周进行回顾与检查 通过回顾及检查你的所有清单并进行更新 可以确保GTD系统的运作 而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作 执行 现在你可以按照每份清单开始行动了 在具体行动中可能会需要根据所处的环境 时间的多少 精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 时间管理的原则 一 设立明确的目标 时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标 把今年度的4到10个目标写出来 找出一个核心目标 并依次排列重要性 然后依照你的目标设定详细的计划 并依照计划进行 二 学会列清单 把自己所要做的每一件事情都写下来 列一张总清单 这样做能让你随时都明确自己手头上的任务 在列好清单的基础上进行目标切割 1 将年度目标切割成季度目标 列出清单 每一季度要做哪一些事情 2 将季度目标切割成月目标 并在每月初重新再列一遍 遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来 3 每一个星期天 把下周要完成的每件事列出来 4 每天晚上把第二天要做的事情列出来 三 做好 时间日志 你花了多少时间在哪些事情 把它详细地 记录下来 每天从刷牙开始 洗澡 早上穿衣花了多少时间 早上搭车的时间 平上出去拜访客户的时间 把每天花的时间一一记录下来 做了哪些事 你会发现浪费了哪些时间 当你找到浪费时间的根源 你才有办法改变 四 制订有效的计划 绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的 在制订有效的计划中每花费1小时 在实施计划中就可能节省3 4小时 并会得到更好的结果 如果你没有认真作计划 那么实际上你正计划着失败 五 遵循20 80定律 用你80 的时间来做20 最重要的事情 生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题 如果你发现自己天天都在处理这些事情 那表示你的时间管理并不理想 一定要了解 对你来说 哪些事情是最重要的 是最有生产力的 成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情 而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位 因此 必须学会如何把重要的事情变得紧急 六 安排 不被干扰 时间 假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情 或是做一些你认为最重要的事情 这一个小时可以抵过你一天的工作效率 甚至可能比三天的工作效率还要好 七 确立个人的价值观 假如价值观不明确 就很难知道什么对你是最重要的 当你的价值观不明确时 就无法做到合理地分配时间 时间管理的重点不在管理时间 而在于如何分配时间 你永远没有时间做每件事 但永远有时间做对你来说最重要的事 八 严格规定完成期限 巴金森 C NoarthcoteParkinson 在其所著的 巴金森法则 中写下这段话 你有多少时间完成工作 工作就会自动变成需要那么多时间 如果你有一整天的时间可以做某项工作 你就会花一天的时间去做它 而如果你只有一小时的时间可以做这项工作 你就会更迅速有效地在一小时内做完它 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情 把它们写下来 找适当的人来授权 假如你在做纸上作业 那段时间都做纸上作业 假如你是在思考 用一段时间只作思考 打电话的话 最好把电话累积到某一时间一次把它打完 当你重复做一件事情时 你会熟能生巧 效率一定会提高 九 学会充分授权 十 同 类的事情最好一次做完 十一 每1分钟每1秒做最有效率的事情 你必须思考一下要做好一份工作 到底哪几件事情是对你最有效率的 列下来 分配时间把它做好 始终直瞄靶心 时间 对于每个人来说都是公平的 每天时间银行都会为每个人存入86400秒 而每天这86400秒也会毫不留情的流逝 不会因为任何人或任何事而做任何停留 既然时间的流逝是一种大自然的客观规律 不以人的意志为转移 那么我们能做的只能是更合理的规划 利用和管理自己的时间 通过强化时间管理意识 学习与掌握时间管理方法 制定并执行时间管理规划 检验时间管理效果 并不断修正时间管理方案 高效能完成日常工作生活中相关事宜 充分利用大自然所赋予我们的这一宝贵资源来创造自己的价值 测试 1 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好 012342 我认为之所以没有时间深刻思考问题 都是由于外界的匆忙和压力造成的 012343 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时 总是感到很生气 我讨厌排队 012344 每当要请假时 我总感到非常愧疚 012345 我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方 从一件事跳到另一件事 012346 我经常发现自己把别人赶开 为的是自己有时间赶快作完一件事 012347 一离开办公室几分钟 我就会觉得心里不安 012348 做一件事时 我脑子里经常想着另一件事 012349 好象在处理危机时我的状态最好 0123410 好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感 0123411 我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间 去处理各种各样的危机 0123412 当我不得不让别人失望 放弃一些事情去处理危机时 我相信别人是会理解的 0123413 只有在解决各种各样的危机的过程中 我才能够感到每天的意义和目的 0123414 我经常边工作边吃饭 0123415 我经常想有一天我会去做我真正想做的事情 0123416 每天下班时看着自己处理完的一大堆文件 我会觉得特别有成就感 01234 从不有时总是 時間管理結語 清明神定气定神闲游刃有余举重若轻 与您一同创造贵公司发展史上的奇迹 德信诚 深圳德信诚培训中心TEL 0755 2826896428269363杨小姐深圳培训网E MAIL sz01