秘书学复习题参考答案.doc

秘书学复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的秘书理论与实务为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。一、填空题：1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是 社会管理组织 的出现；二是 文字和公文 的出现。2、公文处理包括 收文处理 、 发文处理 和 公文管理三个基本环节。 3、礼仪基本内容包括 仪容 、 仪表 、 仪姿仪态 和 气质风度 。4、办公室管理包括四个要素： 组织目标 、 符合目标的运转方式 、 管理人员 、 科技管理手段 。5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人 办文 、 办事 和 办会 的参谋和助手。6、秘书人员的 职业道德 是秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工作者对社会承担的道德责任和义务。7、 会议纪要 ，适用于记载、传达会议情况和议定事项。8、 调查报告 是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是 报告 和 请示 ，即可上行又可下行，还可平行的公文文种是 通知 。10、办公室布局一般有 封闭式 和 开放式 两种。传统的办公室主要是 封闭式 的，现在较多采用 开放式 布局。11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与 环境 协调、与 社会角色 协调、与自身条件协调、与时节协调。12、秘书工作的主要构成要素可以概括为 办文 、 办会 和 办事 。13、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准： 方便 、 整洁舒适 、 和谐统一 、 安全 。 14、秘书面临的沟通有两种形式： 纵向沟通 、 横向沟通 。15、商务谈判通常包括 导入阶段 、 概说阶段 、 明示阶段 、 交锋阶段 、 妥协阶段 、 协议阶段 。二、判断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。（）2、通告的使用范围大于公告。（）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。（）4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。（）5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。（）6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征 。（）7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。（）8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。（）9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。（）10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。（）11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（）12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。（）13、礼貌是人们在日常活动，特别是交际活动中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等时惯用的规则。（）14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。（）15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。（）16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。（）17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。( ）18、所谓办公自动化，主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。( ）19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。（）20、我国办公自动化自20世纪80年代开始发展，大致经历了从打字机、电脑到网络技术的普遍应用等三个阶段。（）21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。( ）22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。( )23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。（）24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。（）25、礼貌是礼节的基础，礼节是礼仪的基本组成部分，礼仪在层次上要高于礼貌、礼节，其内涵更加深广。( ）26、秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通和横向沟通。( ）27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。( ）28、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。( ）29、我国秘书制度创立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。( ）30、我国最早的秘书机构产生于唐代。（）31、拟办工作通常是由秘书人员承担。（）32、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。( ）33、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。( ）34、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。( ）35、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构太史寮。( ）36、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公文的出现。（）37、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。( ）38、总结表彰会的会场布置应该喜庆、热烈。( ）39、贺信既可以宣读，也可以通过邮寄送达对方。( ）40、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。( ）三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（A）A、商朝 B、战国 C、秦朝 D、汉朝2、( BCD )的出现是秘书活动产生的前提条件。 A、皇帝 B、社会管理组织 C、文字 D、公文3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。A、商朝 B、秦朝 C、汉朝 D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（ABD）A、办文 B、办事 C、办证 D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“（D ）”，从此，“秘书”由指物转为指人。A、太史 B、尚书 C、丞相 D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。（C）A、政治性 B、时限性 C、公开性 D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是（C ）气氛。 A、庄严肃穆 B、热烈喜庆 C、庄严隆重 D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（ D ）。A.助手作用 B.枢纽作用 C. 查考作用 D. 总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（D）。 拟稿 审核 缮印 批办10、下列选项不属于会后工作的一项是（A）。A、清理会议文件 B、离会与送别C、撰写会议记录 D、会议工作总结11、法规性公文以（ A）日期为成文日期。A、签发 B、用印 C、批准 D、 定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从（ B ）开始的。A、商朝 B、汉代 C、唐朝 D、宋朝13、（ C ）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。A、批办 B、注办 C、签发 D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（ BCD ）。 A、面谈 B、会议 C、备忘录 D、报告 15、下列选项不属于商务交际的礼节与礼貌范畴的是（ C ）。A、致意 B、介绍 C、宴请 D、寒暄 16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（D ）。A、服务原则 B、高效原则 C、保密原则 D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（D ）。A、邮件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、后勤管理 18、下列选项不属于目前在办公领域使用的信息采集设备的是（ D ）。A、计算机 B、扫描仪 C、数码相机 D、打印机19、下列选项不属于公文处理的作用的是（ A ）。A、参谋作用 B、助手作用 C、纽带作用 D、查考作用20、“尊者决定”的原则适用于（C）。A、致意 B、介绍 C、握手 D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（ D ）。A、整齐的 B、 适合特殊场合的 C、舒适愉快的 D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（ D ）。A、方便 B、 安全 C、整洁舒适 D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（C）。 、告诉他打错了，然后挂电话。 、告诉对方你的号码是什么。 、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 、告诉他，查清楚号码再打。24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（C ）。A、收文处理 B、发文处理 C、办文处理 D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（ A ）。A、太史寮 B、丞相府 C、尚书台 D、太尉府26、请选择对“签发”说法错误的选项：（ C ）、签发属于发文处理的环节。 、是对文稿进行最后审阅并签字同意发文。 、由办公室负责人对文稿进行签发。 、文稿经签发即成为定稿，文件据此可以生效。27、（ A ）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。A、报告 B、请示 C、函 D、调查报告四、简答题 1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？答：第一，秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。 第二，秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？答：（一）古代秘书机构变动频繁（二）古代秘书人员选拨较严（三）古代秘书制度在发展中走向完备3、请简述秘书工作有什么作用？答：1、参谋智囊的作用 2、事务助手的作用 3、枢纽的作用 4、协调的作用 5、窗口的作用 6、信息的作用4、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答：秘书职业道德规范的具体要求可以表述为：（一）文明礼貌（二）爱岗敬业（三）诚实守信（四）办事公道（五）勤俭节约，消费有度（六）遵纪守法，熟知熟用法规（七）团结协作，互助友爱（八）实事求是，勇于创新5、请写出我国现行的13种行政公文文种。答：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、录取和会议纪要。6、会议纪要与会议记录有什么区别？答：会议纪要与会议记录的区别有四：一是性质不同。二是内容的繁简程序不同。三、形式有所不同。四是处置方式和作用不同。7、请简述会务工作的原则答：认真领会领导意图和会议的指导思想；熟悉和掌握会议的组织领导情况；协助领导拟定会议安排；精心组织，周以服务；重视并妥善做好会议的善后工作。8、请简述接待工作的原则答：1、热忱大方，注重实效2、认真负责，细致周到3、确保安全，内外有别4、勤俭节约，讲究礼仪9、请简述商务谈判的特点答：一、共同性和目的性二、排斥性与合作性三、差异性与竞争性四、互惠性和均等性五、多变性与随机性10、请简述办公室的办事原则答：第一，服务原则第二，高效原则第三，保密原则第四，统一原则11、请简述公文处理的程序。答：1、收文处理：包括签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等主要工作程序。2、发文处理：包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。3、公文管理：包括公文的统一管理、文件的日常管理、会议的日常管理、会议文件的管理、汇编公文、公文的存放与保管。12、请简述会见与会谈的区别答：第一，身份要求不同。第二，目的不同第三、约束力不同五、案例分析 （一）意外的电话 这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。 b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 参考答案：本题的最佳选择是C。选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。 （二） 某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？答： 1、A秘书造成失误的原因何在？一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人他以为业务部门负责人审核就可以发文，所以他违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。二是他有可能是自作主张他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。对于秘书从业人员的启示 1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。 2、一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作人员，不能代替领导，不能自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。 3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。 4、二是要加强业务识的学习，清楚办事程序，秘书不要要学会办文、办会，还要学会办事。5、是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。 （三） 办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。 大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。参考答案：秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。（四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。 谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。 领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!” 秘书丈二和尚摸不着头脑， 知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，与我何干?” 问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误? 你认为应该怎么做？参考答案：秘书部门是组织的窗口和门面，秘书人员在日常接待工作中讲究礼仪，对于加强领导与群众的联系，密切组织与公众的关系，树立良好的组织形象十分重要。秘书对于来访的客人，要做到热情、诚退、以礼相待，在接待工作中必须开动脑筋，综合考虑，把工作做到面面俱到、细致入微。另外，在接待过程中，要确保每一位来宾的安全，也包括饮食安全。 案例中的秘书用手指撮茶叶给客商泡茶，不太注重饮食卫生，虽说是一个比较小的举动，但也直接影响了在客商眼中的形象。之后在谈判过程中，该秘书一同指责客商，更加激怒了客商，损害了组织的形象。（五）会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？” 对于于雪的以上几种写法，你认为哪种写法比较合适，请说明理由，并对其他几种写法进行评析。 参考答案：本题的最佳选择是B。 选A看上去似乎只是在提醒老总，实际上却暗含了于雪对老总超时的不满。的确，作为老总是需要守时的，但老总为了某种需要，有意多陪刘总聊聊，以便建立更融洽的关系也是可以理解的，所以，在这种情况下秘书不能对老总产生抱怨。 选C与选A差不多，只不过于雪是借李总来表示自己的不满，所以也不合适。 选D明显是错误的，因为于雪作为秘书是无权给上司做指示的，尽管她这可能是一番好意。 选E也是不合适的，老总在谈兴正浓的时候是不可能给于雪什么指示的，而且作为秘书于雪也不应该将这类问题上交给上司。 选B之所以最合适，是因为于雪没有让老总为难。老总在看到“还要让李总等多久？”的纸条后，只要在上面写上“5分钟”或“30分钟”就行了，而不要回答“怎么办”或“怎么答复对方”这类问题。作为秘书要尽量让上司多做选择题，少做问答题。(六)一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法： .“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？” (材料来源：夏目通利秘书常识趣谈)请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？ 参考答案： D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。 领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。 如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。 C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。 D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他, 并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。