公文写作知识讲座.ppt

目录第一讲公文的概念第二讲公文的格式第三讲公文的写作第四讲调查报告 工作总结 第一讲公文及其作用一 公文的概念二 公文的作用三 公文的种类四 公文的行文关系 一 公文的概念公文是国家行政机关 企事业单位 人民团体处理公务的文书 二 公文的作用公文有以下十个作用 一 发布政令 二 指导工作 三 报告情况 四 请示事项 五 答复问题 六 商洽公务 七 交流经验 八 告之信息 九 记载活动 十 宣贯政策 三 公文的种类 一 现在常用公文总共有16种国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理办法 把公文种类调整为12类13种 删去 指令 决议 布告 三个文种 将 议案 作为一个新文种列入主要公文种类 即 命令 令 议案 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 此外 中共中央办公厅于1989年4月25日发布的 中国共产党各级领导机关文件处理条例 试行 正式文件的种类里还列有公报 条例 规定三个文种 1 命令 令 发布重要法规 采取重大的强制性行政措施 任免 嘉奖和惩戒有关人员 用 命令 令 2 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 3 决定 对某些问题或者重大行动做出安排 用 决定 4 指示 对下级机关布置工作 阐明工作活动的指导原则 用 指示 5 公告 向国内外宣布重大事件 用 公告 6 通告 一定范围内对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项 用 通告 7 通知 传达上级机关的指示 要求下级机关办理或者需要知道的事项 批转下级机关的公文或者转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 用 通知 8 通报 表扬好人好事 批评错误 传达重要情况以及需要各机关知道的事项 用 通报 9 报告 向上级机关汇报工作 反映情况 用 报告 10 请示 向上级机关请求指示和批准 用 请示 11 批复 答复请示事项 用 批复 12 机关之间互相商洽工作 询问和答复问题等 用 函 13 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 14 公报 公报也称新闻公报 是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文 是党和国家经常使用的重要文种 15 条例 条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织 职权等带有规章性质的法规性文件 16 规定 它是领导机关对特定范围内的工作和事务制订相应措施 要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文 二 公文的分类方法1 从来源和使用范围 可分为对外文件 收来文件 内部文件三种 2 从行文关系上 可分为上行文 平行文 下行文三种 3 从文件的机密性 可分为机密文件 内部文件 公布文件三种 4 从文件的性质 作用 可分为法规文件 行政文件 党内文件三种 5 从使用范围 可分为通用文件 专用文件等 四 公文的行文关系 一 什么叫行文关系所谓公文的行文关系 指公文法定作者与行文单位间的隶属关系 二 行文分类1 上行文 是下级机关向上级机关递送的文件 包括请示 报告 议案三种 2 平行文 是同级机关或不相隶属机关递送的文件 主要包括 函 有时也可用通知 函 3 下行文 是上级机关向下级机关下达的文件 这类文种较多 如 命令 令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 公报 批复 条例 规定 会议纪要 三 处理行文关系的基本原则1 行政机关一般不越级向上行文请示问题 因特殊情况 必须越级行文时 应当抄报越过的机关 2 条条 一般不对 块块 下命令 作指示 但可在业务范围内向下行文 3 经批准在报刊上发表的公文 应当视为正式公文 既有正式公文同等的效力 4 上行文不必同时抄送下级 下行文如有必要 可抄送上级 5 受双重领导的单位 向上请示问题 应当写明主报单位与抄报单位 而不能出现两个以上的主报单位 以免公文无人负责受理 6 上级的公文 未经许可与没有经过一定的手续 下级不能够任意翻印 转发 7 国家机关的公文 不得对党的组织作指示 交任务 第二讲公文的格式一 文头部分二 正文部分三 文尾部分四 公文的书写要求五 发文处理程序 公文的格式公文的格式包括 发文机关 发文号 秘密等级 紧急程度 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 公文由文头 正文 文尾三部分组成 一 文头部分包括发文机关 发文号 秘密等级 紧急程度 签发人 在公文首页上端 约占首页的三分之一 示例 一 发文机关 发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头 用套红大字体 居中 印在公文首页上部 二 发文号 包括机关代字 年份 序号 便于公文的检查和处理 反映公文发出的次序 如 拖发 200 号 用黑体字标注于版头下方居中或左下方 下边用一红色横线与正文区分 有的线中带有五星 如一些党委文件 三 如系密件或急件 还要标明秘密等级或紧急程度 1 公文内容涉及国家机密的 应根据机密程度 在公文头的左角或右角 也可在正标题的左上方 标明 绝密 机密 秘密 字样 2 紧急程度 公文内容紧急 在时间上要求紧急递送的 应根据紧急程度在正文标题左上角注明 急 紧急 特急 限时送达 字样 四 签发人 上报公文应当在发文号右侧标注 签发人 签发人 后面标明签发人姓名 注意事项一 上行文请示或报告格式眉首区要留出供上级领导批示签署意见的空白区 这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm 以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm 由于上行文要由行文机关负责人签名 签名位置与发文字号在同一水平线上 为此发文字号应左移至版心左边缘空一个字位置标识 负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识 签发人姓名应用3 楷体 签发人与签发人姓名之间用冒号分隔 注意事项二 几个单位联合行文情况联合行文时 示例 在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上 后加文件二字 居中摆放 如联合行文单位过多 则要注意保证第一页有正文 如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号 在联合行文时主办机关应列在第一位 单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致 这时红色横线下移 多个单位联合行文 其发文字号只有一个 也就是主办单位的发文字号 举例 下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名 发文字号应列在中间 二 正文部分包括公文标题 主送机关 正文 附件等 一 标题 是公文主旨及内容的高度概括 示例 字体字号 采用2号小标宋体 位置 在发文字号 红色间隔线下空二行字的位置 居中对称标识 书写 如标题字数太多可分一行 二行 或三行标识 移行时词或词组要完整 不要硬性拆开跨行排列 单行或多行都要居中排列 匀称美观 标题模式 1 规范式 三要素 即 发文机关 事由 文种 用于重要 庄重的公务 有的下方可有时间 如决定 这时无主送机关和落款 2 灵活式 1 两要素 一是 发文机关 文种 标题下面可加题注 带发文机关的标题下面如写题注 则须用圆括号 要特别注意 不再写主送机关 文后不再写发文机关及发文时间 如公报 二是 事由 文种 有的公文用纸已有文件头 写标题时可以把发文机关省略 发文机关名称除 请示 文种需严格标识外 其他文种有时可省略 三是 转发 始发机关及原通知标题 如 转发国务院关于费改税的通知 或者 转发 始发机关及原文件标题 通知 如 转发国务院关于费改税的决定的通知 2 一要素 只有 文种 常常是不大重要的公务 带周知性 有的公文如 布告 通告 等 本身并不要求非写上 发文机关 和 事由 部分不行 注意事项发文机关名称标识时要用全称或规范化简称 事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话 说明全文要点 文种则按新 办法 规定的13种文件选用标识 标识标题时除要注意美观 对称外 还要注意标题中的用词和引用书名 人名 数字等不要分离 标题中除引用书名号或政治术语要加引号外 一般不用标注标点符号 二 主送机关1 即行文对象 也就是受文办理机关 示例 主送机关标识在标题下空一行字位置 左侧顶格标识 后加冒号 标注主送机关 要写明其全称 规范性简称或同类型机关的统称 名称前不能标 主送 要标识机关的全称或规范化简称 2 除了几个机关联合发布的公文 示例 和上级发布的命令 指示 通知 通报等需下级共同办理或周知的以外 一件公文特别是 请示 的公文 只写一个主送机关 不能主送两个或更多的机关 3 但有些公文如指示 通知 通报等要求有关机关贯彻 办理或周知的公文 或几个单位联合发出的公文可以主送两个以上机关 4 也有的公文如布告 通告等 不写主送机关 5 如碰到主送机关太多 则要注意必须保证首页有正文 在这种情况下其主送机关可在此栏标几个 后加括弧说明其余主送见文尾 然后将其余主送机关放置于文尾巴处 抄送 上一行标识 三 正文 是公文的主体和核心内容 正文包括原由 事项和结尾三部分 1 原由一是依据 有以下几种情况 情况式 常用 目前 等时间状语简介人物及事迹 文件式 常用 根据 往往是一句话 意义式 议论方式 常用 是 作用式 常用 将使 二是目的 常用 为 原由部分可省略 或只省略依据 目的之一 2 事项内容少的一句或一段话 内容多而重要的分条列项 内容特别多的要用小标题 如政府工作报告 一般都分为几部分 用小标题表示层义 有两种结构 并列式 最为常见 公务的横向的 静态的情况 各部分相互之间无紧密联系 独立性强 但共同为说明主旨服务 前后排列要重轻有序 但是次序可以调整 甚至能够省略某一部分 如报告中几方面情况 请示中几条要求 法规中的几项规定等 递进式 公务的纵向的动态的过程或者事理 层层递进 每一部分也不可缺少 前后顺序也不能颠倒 这种方法的好处是逻辑严密 能说明问题 3 结尾 常见有 专用语 一般行政公文文种都有 如 请予批准 特此通知 等 希望 号召类 至少一段 有的公文没有结尾 注意事项 正文在主送机关下一行字左侧空二个字开始书写 正文要求文字简练 明了 用词正确 概括 每自然段开始左侧空二个字书写 正文中数字要用阿拉伯数字标识 计量单位全采用公制计量单位 但在标识词语 成语中的序数词时 其数字标识仍采用中文大写 如 七上八下 五颜六色 等词 段落中同样常常采用并列式构成 常用分号 句号或序码表示 自此起常常运用序码 办法 第28条第4项规定了序数的层次顺序 第一层 用汉字的一二三四 每个序数后用顿号 占一格 有时不用顿号 序号作为小标题时 在序号小标题间空一格即可 第二层 用半圆括号的汉字 一 二 三 四 后面不加标点 第三层 用阿拉伯字1234 第四层 用半圆括号阿拉伯字 1 2 3 4 四层序码的顺序是一 一 1 1 不能颠倒 也不能混用 还可以用汉字甲乙丙丁 也可以用汉字拼音字母大写ABCD 小写abcd 或者第一 第二 第三 不重要的内容分项 可用分段式 或者分号式 也可用句子式并列起来 四 附件 1 即附属于公文正文之后的文字材料 是公文的重要组成部分 2 附件的主要作用 使正件的内容具体化和完善化 为受文者正确理解 办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料 3 附件位置 示例1 示例2 1 附件在正文之后 年月日的前面 即正文末尾另起一行空二个字标识 附件 后加冒号 冒号后标识附件内容 举例 2 附件的标题要具体明确 不得随意简化 末尾一般不用标点符号 3 如附件名称内容很长一行标识不下 则应在文字下一行位置标识 不在 附件 或序号数下标识 4 如附件有几个 则可在冒号后标识附件顺序号和每个附件的内容 并顺序排列 4 正文中已注明的附件名称 文尾可不标出 5 正文中仅提及部分附件名称的 文尾要标注其余附件名称 6 附件本件放在正文末页之后 7 遇到有附件 则印章和成文时间应放在附件标识的下面 三 文尾部分包括印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等 示例 一 印章 是公文制发机关对公文生效负责的凭证 除会议纪要和有特定版头的普发性公文外 都应当加盖发文机关印章 公文盖章的位置 应当在公文的末尾 年月日的中间 公文的签署 只限机关首长一人 如首长因故离职 可由首长指定的代行职务的副首长代为签署 位置在公文的末尾 年月日之前 正文的右下角 注意事项印章是公文生效标识 但用印时要注意防伪 除油墨防伪外 印章盖章位置很重要 要求印章与正文之间不允许再加内容 因此控制印章与正文间3 5mm内盖章 由于这位置比较难掌握 则可控制在正文下一行字距范围内盖章 这样正文下也不好加文字内容了 保证了防伪 另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上 防止空白印章 二 成文时间 是公文生效的日期 指公文被领导批准发布的时间 1 成文日期应标注在公文 落款 即发文机关署名的下面 如无落款 可直接写在正文右下方 2 其年 月 日的标识 在国家行政机关公文中要标识为中文大写即 二 一年十一月二十一日 不能称为 2001年11月21日 这是一个特殊要求 一般公文的年 月 日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识 3 如遇到二个单位行文时 年 月 日标识则为左 右侧距版线均空7个字 居中标识 年 月 日 4 如碰到多个单位联合行文时则年 月 日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识 举例 印章不压年 月 日 印章与年 月 日间空一行字距标识 三 附注 是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目 1 在正文内无法表述的内容 但又需说明的事项 在附注栏标识 2 标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识 3 标识时加括弧 如 请示 文种中 联系人 联系电话 则可标为 联系人 联系电话 或 此文限传达到县 团级 等 四 主题词 是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组 也是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语 1 主题词位置 主题词用3号黑体字标于在文件尾部横线上即抄送机关之上 举例1 举例2 左侧顶左版线标识 后加冒号 冒号后标主题词词组 词组用3号小标宋体字标识 由左向右排列 词与词之间要空一格 不能用标点符号 2 不能把标题和主题词混同一部分主题词是从公文标题中选择出来的 也可以从反映公文内容特征和类别的主题词表中选用 还可以从全文的整体中筛选 提炼 主题词的书写排列 一般不用考虑语法结构的规则 也不一定表达一个相对完整的章思 公文标题则不具备这些特征 3 主题词必须准确公文主题一般由三至五个词或词组构成 必须能准确无误地反映出全文的内容特征和归属类别 这是选用主题词最基本的要求 3 主题词有层次性主题词中诸词之间有一定层次 有的词概括力极强 有的词只是反映立卷时的归类 如 关于调整 沈阳市征收教育费附加暂行办法 中有关规定的通知 的主题词 调整教育费附加通知 第一层次 调整 高度概括了全文内容实质 第二层次 教育费附加 点明了此文属于 教育经费 类 第三层次 通知 显示出公文种类 五 主送机关1 当正文中主送机关太多时 增加主送机关 其位置在主题词下一行 抄送机关之上 标识时左 右各空一个字 标 主送 主送后加冒号 主送机关名称要标全称或规范化简称 主送机关之间分隔要用逗号分割 2 公文会议通过的决定和决议 其主送机关应置于抄送机关之上 六 抄送机关 抄送机关是次要受文机关单位 标在主送或主题词下一行位置 名称要使用全称或规范性简称 注意事项 抄送情况 1 因特殊情况必须越级行文时 应向被越过的上级机关抄送 2 上级机关向受双重领导的下级机关行文时 应同时向另一上级领导机关抄送 3 请示一律不得同时向平级或下级机关抄送 4 一切与公文办理 答复 执行毫无关系 不具备了解公文内容资格和必要性的机关单位 一律不抄送 七 印发机关 指发文机关的办理部门 在 抄送 下一行左 右各空一个字标识 左标公文承印单位即公文印发机关或部门的全称 右标印发时间的年月日 用阿拉伯数字 这里的印发时间与成文时间可以不一样 应晚于成文时间 如沈阳市人民政府发文 承发机关往往是市政府办公厅 注意事项1 版记内容 主题词 主送 抄送 印发说明等内容有称版记 版记一般应放在公文最后一页的底部 其位置均在双数页面上 版记一般不编页码 但如遇正文同页则可编页 不同页不编页码 版记中每栏目间用黑色粗实线分割 2 各单位如要进一步标审核人 校对 及印发份数时 则可在承印单位下一行标识 但要求标识均匀 对称好看 印发份数用阿拉伯数字标明 共印XX份 并用圆括号括上 3 页码 要求用4号半角白体阿拉伯数字标识 其位置在公文版心线下右边缘 指单页 线下空7mm 距右版心线空一个字处标识 双页在版心线左下角距左侧版心线空一个字 距版心线底线7mm处标识 4 公文中表格 附有表格时 要注意 跟正文一致的表格其页码编写与正文相同 表格横排时 应记住 单页表头面向订口方向 双页表头面向切口 或翻口 方向 页码标识与图表成90 方向扭转 单页标在左下角 双页标在左上角 对大张纸的表格 则不标页码 只标附表名称或 附表1 附表2 如附表放在文件最后则均不编页码 只标 附表1 附表2 5 取消 此页无正文 标识增强公文防伪性 新 办法 明确规定 盖印章的一页公文上面必须有正文内容 新的 公文格式 标准中规定 可采取调正公文行距和字距的办法来解决 也就是说遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少 用改变这一页纸公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同处一页 四 公文的书写要求 一 公文书写 一律从左至右横撑 横写 二 标明公文条款所用的数字 条与条 款与款的序数用字 前后要一致 公文的书写 打字 印刷必须清楚 校对准确 不得错漏 三 起草 修改 审校 签发公文 一律使用钢笔或毛笔 不要使用铅笔和圆珠笔 也不能用复写纸 以防止字迹褪变 不利于归档保存和今后的查阅 五 发文处理程序 一 公文一般包括 拟稿 核对 签发 文印 校对 盖印 登记 封发 注发 归卷等 二 发文程序中包括办理程序 公文的办理程序有批办 拟办 承办等 批办是领导人批示 提出处理意见 拟办是由业务部门或承办人先拟出意见再送交领导人批示 公文处理中的承办 不是指具体贯彻文件 解决实际问题的过程 而主要指公文起草 提出处理意见而言 三 公文文稿一般由承办人拟稿 主管部门负责人审核 单位主要领导人签发 或指定其它领导人审定签发 实行三级责任制 重要文稿的起草由单位领导人亲自起草 四 凡涉及几个单位的事项 应严格执行文稿会签制度 未经会签的文稿 必要时可退回主稿部门重新办理 会签中经反复协商仍不能取得一致意见时 应如实向上级机关反映解决 五 公文的发出 由发文机关办公室统一登记 编号 监印 发出前应认真进行检查校对 以防止错漏 第三讲公文的写作一 通知二 通报三 报告四 请示五 函六 会议纪要 一 通知 一 通知的概念通知是用于批下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部的一种公文 通知具有广泛性 周知性 时致性 通知被誉为公文中的 老黄牛 是各级党政机关 人民团体 企事业单位使用最多的公文 二 通知的种类一般可分为五种 一是指示性通知 示例1 示例2 用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示 要求 二是批示性通知 又称转发性通知 示例 领导机关用批转 转发的方式发布某些法规 要求下级贯彻执行 批转下级机关送来的工作报告 建议 计划等 以及沟通情况 指导工作 三是周知性通知 示例 多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项 不具有强制性 四是会议通知 示例 用于对上级或平级 五是任免通知 上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关 三 通知的结构通知一般由标题 正文和落款三部分组成 1 标题 通常有三种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 一种是由事由和文种构成 一种是由文种 通知 作标题 2 正文 由开头 主体和结尾三部分组成 开头主要交代通知缘由 根据 主体说明通知事项 结尾提出执行要求 要在标题之下 正文之上顶格写出被通知对象的名称 在名称后加冒号 或将名称以 抄送 形式写于最后一页的最下方 3 落款 写出发文机关名称和发文时间 如已在标题中写了机关名称和时间 可以省略不写 范例 一 指示性通知 范例 二 批示性通知 批转 转发性通知 范例 三 周知性 告谕性 通知 范例 四 会议通知 范例 五 任免性通知 二 通报 一 通报的概念通报是国家机关 社会团体 企事业单位表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况所使用的一种下行公文 二 通报的作用1 互通情况 沟通信息 使有关单位或组织了解工作进程 安排好自己的工作 2 学习先进的典型经验 指导和推进工作 3 吸取他人教训 警惕类似问题发生 三 通报的种类根据内容的性质 通报可分为表彰性通报 批评性通报和情况通报三种 四 通报的结构通报的结构分标题 正文 署名和日期三部分 1 标题 大致有四种类型 一是由发文机关的名称 事由和文种组成 二是由事由和文种组成 三是由发文机关和文种组成 四是只由文种 通报 作标题 2 正文 是通报主体部分 1 表彰性通报的写作提示 介绍先进事迹 一要写清时间 地点 人物 事件及其主要经过 情节和结果 二要详略得当 重点突出 点明题旨 也是先进事迹的性质和意义 这是通报的目的所在 对先进事迹进行评议 明确地指示其重要意义 语言要简练 具有画龙点睛的作用 表彰决定 领导机关根据先进事迹做出表彰的决定 并发出学习号召 它是表彰性通报的核心部分 要求语言简明 希望号召 最后表示号召或希望的词语 更要着重开掘事迹的典型意义 力求扼要 鲜明 范例 一 表彰性通报 2 批评性通报的写作这种通报机关工作使用较多 具有法规性质 要求有关单位和个人遵照执行 发文机关对所通报的事件 人物作出的决定 提出的要求措施 一定要写得具体 明确 错误事实或现象 对个人的错误进行处理的通报 这部分要写明犯错误人的基本情况 包括姓名 所在单位 职务等 然后是对错误事实的叙述 要写得简明扼要 完整清晰 对部门 单位的不良现象进行通报 这部分要占较大的篇幅 进行比较详细的叙述 占全文篇幅的一多半 针对普遍存在的某一问题进行通报 这部分要从不同地方 不同单位的许多同类事实中 选择出一些有代表性的进行综合叙述 如 中共中央纪律检查委员会通报 立即刹住用公款请客送礼 吃请受礼的歪风 综合叙述了上海 长沙若干单位请客送礼 吃请受礼的事实 列举了大量的统计数字 错误性质或违害性的分析 处理单一错误事实的通报 要对错误的性质 危害进行分析 比较简短 对综合性的不良现象或问题进行通报 分析性文字可能要复杂一些 惩罚决定或治理措施 对个人单一错误事实进行处理 要写明根据什么规定 经什么会议讨论决定 给予什么处分等 对普遍存在的错误现象或问题 要提出治理 纠正的方法措施 内容复杂时 这部分可以分条列项 提出希望要求 如果是针对一些违纪比较严重的现象进行通报 结尾部分的措辞还可以更严厉一些 譬如提出继续违反要严惩 要登报公布等警告 范例 二 批评性通报 3 情况通报的写作提示 示例 缘由与目的 情况通报的开头要首先叙述基本事实 阐明发布通报的根据 目的 原因等 情况与信息 主体部分主要用来叙述有关情况 传达某些信息 通常内容较多 篇幅较长 要注意梳理归类 合理安排结构 希望与要求 在明确情况的基础上 对受文单位提出一些希望和要求 这部分是全文思想的归结之处 写法因文而异 总的原则是抓住要点 切实可行 简练明白 3 署名和日期 正文末尾右下方签写发文机关名称 如果发文机关已见于标题 此处只写发文的年 月 日 范例 三 情况通报 县广渝高速公路筹资工作情况通报我县的广渝高速公路筹资工作 在县委 县政府的领导下 在县人大 县政协的大力支持下 按照地委 行署的要求 行动快 效果好 截止12月11日为止 全县45个乡镇已有10个乡镇完成95年农民两项集资任务 兴坪镇率先完成任务 从全县总的情况来看 广渝高速公路筹资工作有三大特点 一是宣传发动声势浩大 思想动员广泛深入 二是责任明确 措施得力 三是领导带头 率先垂范 但是 这项工作发展还很不平衡 少数乡镇进展迟缓 个别乡镇现在还是零 为此县委 县府要求各地进一步抓紧 抓好以下几个方面的工作 一 各乡镇要进一步搞好宣传发动工作 为今年的筹资工作打下坚实的基础 同时要把工作中出现的问题和矛盾解决在基层 确保筹资工作的顺利开展 二 各乡镇要加快工作进度 目前 全县的筹资工作时间紧迫 任务差距还很大 各地一定要按县委 县府的求千方百计的完成下达任务 特别是任务完成较差的乡镇 要加大领导力度和工作力度 不得拖全县的后腿 筹资款必须及时上缴县上 三 要严格按照县府 188号文件规定 该块块负责的要坚决收起来 该条条条负责的要加强领导 积极支持 不得互相推诿 扯皮而影响筹资工作 各相关部门要紧密配合 粮食 金融部门一定要各负其责以保证资金及时到位 附各乡镇 年农民完成情况排位表 略 县广渝高速公路筹资办公室一九 年 月 日 三 报告 一 报告的含义用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 是党政机关广泛采用的重要上行文 二 报告的特点1 单向性报告是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议时使用的单方向上行文 不需要上级机关给予批复 在这方面 报告和请示有较大的不同 请示具有双向性特点 必须有批复与之相对应 报告则是单向性行文 不需要任何相对应的文件 为此要特意提请注意 类似 以上报告当否 请批示 的说法是不妥当的 2 陈述性报告在汇报工作 反映情况时 所表达的内容和使用的语言都是陈述性的 3 事后性机关工作有 事前请示 事后报告 的说法 多数报告 都是在开展了一段时间的工作之后 或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报 但建议报告没有明显的事后性特点 应该尽量超前一些 如果木已成舟 再提建议也是没有意义的了 三 报告的类型1 工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告 都是工作报告 工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种 综合报告涉及面宽 要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到 可以有主次区分 但不能有大的遗漏 如政府工作报告 各级党组织换届的党代会报告 单位的年度 季度 月份工作报告 专题报告的涉及面窄 只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报 如关于 三讲 工作的报告 关于技术革新工作的报告等等 范例 一 工作报告政府工作报告 2007年3月5日在第十届全国人民代表大会第五次会议上国务院总理温家宝各位代表 现在 我代表国务院 向大会作政府工作报告 请予审议 并请全国政协各位委员提出意见 一 2006年工作回顾2006年 是我国实施 十一五 规划并实现良好开局的一年 国民经济和社会发展取得重大成就 经济平稳快速增长 经济效益稳步提高 改革开放进一步深化 社会事业加快发展 人民生活有较大改善 一年来的主要工作是 一 加强和改善宏观调控 二 加大 三农 工作力度 三 加快经济结构调整 四 积极推进改革开放 五 大力发展社会事业 六 努力做好就业和社会保障工作 七 继续加强民主法制建设 总结我们的实践经验 归结起来就是 我们取得的成就 是 的结果 是 的结果 我代表国务院 向全国各族人民 向各民主党派 各人民团体和各界人士 表示诚挚的感谢 向香港特别行政区同胞 澳门特别行政区同胞和台湾同胞以及广大侨胞 表示诚挚的感谢 向一切关心和支持中国现代化建设的各国朋友 表示诚挚的感谢 我们也清醒地看到 我国经济社会发展中仍然存在不少矛盾和问题 政府工作还有一些缺点和不足 一是经济结构矛盾突出 二是经济增长方式粗放 三是一些涉及群众利益的突出问题解决得不够好 四是政府自身建设存在一些问题 我们必须以对国家和人民高度负责的精神 采取更加有力的措施 切实解决这些问题 决不辜负人民的期望 二 2007年工作总体部署政府工作的基本思路和任务是 实现今年经济社会发展的目标和任务 必须把握好以下政策原则 三 促进经济又好又快发展通观全局 今年经济发展要着重抓好以下几个方面 一 坚持加强和改善宏观调控 二 发展现代农业和推进社会主义新农村建设 三 大力抓好节能降耗 保护环境和节约集约用地 四 加快推进产业结构升级和自主创新 五 进一步推动区域协调发展四 推进社会主义和谐社会建设 一 加快教育 卫生 文化 体育等社会事业发展 二 加强就业和社会保障工作 三 强化安全生产工作和整顿规范市场秩序 四 推进社会主义民主法制建设 五 维护社会安定和谐五 深化改革和扩大开放六 加强政府自身改革和建设 2 情况报告如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况 譬如说发生了事故 出现了意想不到的问题等 对工作产生了一定程度的影响 应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报 对一些有倾向性的新动态 新风气 以及最近出现的新事物等等 必要时也要向上级报告 都属于 情况报告 范例 二 情况报告报告格式 关于 的报告根据 现将主要情况报告如下 针对 提出以下建议 一 二 公司 部 年 月 日 范例 二 情况报告关于中央移民建镇资金审计情况的报告 审计署一九九九年十月二十二日 根据 国务院办公厅转发国家计委灾后重建整治江湖兴修水利现场办公会会议纪要的通知 国办发 1999 2号 的有关要求 我署组织省审计机关进行了审计调查 现将主要情况报告如下 去冬今春 国家计委下达4省移民建镇安置计划23 3万户 中央财政预算内专项资金34 9亿元 并于3月底前下拨到省 审计及调查结果表明 但是 审计也发现了一些问题 需要引起足够重视 一 多数地方未按每户1 5万元拨补资金到户 略 二 一些地方统建房造价高 入住率低 略 三 地方各级部门滞留占压 挤占挪用资金等问题比较普遍 略 四 拆旧完成情况不好 略 针对这次审计查出的问题 提出以下建议 一 对中央移民建镇资金用于基础设施建设的比例 二 重视和解决统建房入住率低的问题 三 对这次审计查出的滞留占压资金 挤占挪用资金及项目等问题 3 建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑 切实可行的设想之后 将其归纳整理成意见 办法 方案 上报上级 希望上级机关采纳 这就是建议报告 如林业部制发的 关于进一步加强森林防火工作的报告 范例 三 建议报告报告格式 关于 的报告公司领导 根据 现将主要情况报告如下 一 二 以上意见如无不妥 请批转各部门执行 公司 厂 年 月 日 范例 三 建议报告关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告国务院 脊髓灰质炎 俗称小儿麻痹 是一种不能有效治疗 却可用疫苗彻底预防的急性传染病 为实现 九十年代中国儿童发展规划纲要 规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标 国家决定开展强化免疫活动 现将有关情况报告如下 一 自我国开展计划免疫工作以来 脊髓灰质炎疫苗接种率提高 发病率显著下降 取得了可喜的战绩 二 在冬季 脊髓灰质炎病毒传播能力最弱 为此 决定从现在起至一九九五年一月期间 每年的十二月五日和一月五日 对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗 以上意见如无不妥 请批转各地区 各部门执行 卫生部一九九三年十月二日 4 答复报告答复上级机关询问的报告 称为答复报告 这种报告内容针对性最强 上级询问什么 就答复什么 不能答非所问 对待上级机关的询问 一定要慎重 如果不了解真情 要经过深入的调查研究后再作答复 5 报送报告这是向上级报送文件 物件时使用的报告 正文通常非常简略 只需写明 现将 报上 请指正 请查收 即可 真正有意义的内容都在所报送的文件里 四 报告的写法1 报告的标题和主送机关 1 报告的标题报告的标题 有两种写法 一是三要素 发文机关 主要内容 文种的写法 如 中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告 二是两要素 主要内容 文种的写法 如 关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告 2 报告的主送机关行政机关的报告 主送机关尽量要少 一般只送一个上级机关即可 但行政机关受双重领导的情况比较多见 有时主送机关可以不止一个 报告应报送自己的直接上级机关 一般情况下不要越级行文 作为党的机关公文的报告 要按 中国共产党机关公文处理条例 第十二条的规定执行 向上级机关行文 应当主送一个机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 2 报告的正文 1 报告导语导语指报告的开头部分 它起着引导全文的作用 所以称为导语 要开门见山地简要说明报告的原由 目的 意义 然后用 现将XX情况报告如下 不同类型的报告 其导语的写法也有较大不同 概括起来 报告的导语有以下几种类型 1 报告导语A 背景式导语 就是交代报告产生的现实背景 例如 前不久 中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会 总结交流了各地清房工作的情况和经验 并就清房中遇到的一些政策性问题 进行了讨论 根据各地的做法和座谈会中提出的问题 中央纪委常委研究提出以下建议 B 根据式导语 就是交代报告产生的根据 例如 根据省委 省政府领导同志的指示 我厅于去冬派人到涪陵市和渠县 与市 县的同志一道 对城镇贫困户的情况作了一些调查 涪陵市委 市政府和渠县县委 县政府对此十分重视 在调查研究的基础上 立即采取措施 着手解决这一问题 现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下 C 叙事式导语在开头简略叙述一个事件的概况 一般用于反映情况的报告 例如 19 年2月20日上午9时40分 我省 市百货大楼发生重大火灾事故 市消防队出动15辆消防车 经四个小时的扑救 大火才被扑灭 这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外 百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁 时值开门营业不久 顾客不多 加之疏散及时 幸未造成人员伤亡 但此次火灾已造成直接经济损失792万余元 D 目的式导语将发文目的明确阐述出来作为导语 例如 为认真贯彻落实 国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知 国发 19 42号 切实做好我市防火工作 保护和发展森林资源 更好地为改革开放和经济建设服务 结合我市实际情况 就进一步加强森林防火工作提出以几点意见 2 报告主体主要内容一是工作情况及问题 二是进一步开展工作的意见 报告的主体也有多种写法 下面择要介绍几种常见形态 A 总结式写法这种写法主要用于工作报告 主体部分的内容 以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 类似于工作总结 总结式写法最需要注意的是结构的设计安排 按照总结出来的几条规律性认识来组织材料 安排层次 是最常用的结构方式 例如2000年3月5日九届人大会三次会议上政府工作报告 全文分为十个部分 一 1999年国内工作回顾 二 坚持实行扩大内需的方针 三 大力推进经济结构的战略性调整 四 五 六 七 八 九 十 B 四步写法即采用 情况 原因 教训 措施 这种结构多用于情况报告 先将情况叙述清楚 然后分析情况产生的原因 接着总结经验教训 最后提出下一步的行动措施 例如 省商业厅关于 市百货大楼重大火灾事故的报告 采用的就是这样的写法 C 指导式写法这种结构多用于建议报告 希望上级部门采纳建议 批转给有关部门执行 实施 是建议报告的基本写作目的 为此 建议要针对某项工作提出系统完整地方法 措施和要求 对工作实行全面的指导 形式上采用分条列项的方法逐层表达 例如 省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告 针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议 一 加强组织领导 二 明确职责 三 提高干部素质 四 落实经费 3 报告结语报告的结语比较简单 可以重申意义 展望未来 也可以采用模式化的套语收结全文 一般都有程式性用语 应另起段来写 工作报告和情况报告的结束语 常用 特此报告 答复报告多用 专此报告 递送报告则用 以上报告 请审阅 请收阅 还有的用 以上报告如无不妥 请批转执行 等等 3 落款 包括署名和时间两项内容 署名 如果标题有发文单位 就不再署名 否则就要在右下方署上单位名称或主要负责人姓名 并于其下写明年月日期 然后加盖单位公章或主要负责人章 病文分析 关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告省行 月 日 地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击 江两岸乡 村同时发生洪水 灾情严重 经初步不完全统计 农田受灾总面积达38000多亩 各种农作物损失达100多万元 农民个人损失也很大 灾后 我们立即深入灾区了解灾情 并发动干部群众积极开展生产自救 同时 为了帮助受灾农民及时恢复生产 我们采取了下列措施 一 对恢复生产所需的资金 以自筹为主 确有困难的 先从现有农贷指标中贷款支持 二 对受灾严重的困难户 优先适当贷款 先帮助他们解决生活问题 到 月 日止 此项贷款已达 万元 由于这次灾情过于严重 集体和个人的损失都很大 短期内恢复生产有一定的困难 仅靠正常农贷指标难以解决问题 为此 请省行下达专项救灾贷款指标 万元 以便支持灾区迅速恢复生产 以上报告当否 请批示 银行 市支行一九 年 月 日这篇报告存在以下几个问题 1 文种选择有误从标题看 这篇公文是向省行提出灾区贷款专项指标的申请 目的是获得省行的批准 从正文的主体部分看 两条措施确属报告性质 但随后出现的专项贷款请求 就不是报告应有的内容了 从结语看 以上报告妥否 请批示 有着很强的期复性 综合起来看 这篇公文应该写成请示 标题可改为 关于拨给灾区贷款专项指标的请示 2 内容偏离中心话题这还是由于原文混淆了报告和请示的界限而造成 写请示 只需写请示缘由 请示事项 最后提出请示要求即可 无关内容不应写入 而原文提出的两条措施 对恢复生产所需的资金 以自筹为主 对受灾严重的困难户 优先适当贷款 既不是请示缘由 也不是请示事项 不应写入文中 3 语言瑕疵较多文中有多处语言不确切 不严谨的地方 如 江两岸乡 村同时发生洪水 江两岸所有村庄都遭受洪灾似不可能 灾情较重 与 这次灾情过于严重 的说不知哪个意义确切 据初步不完全统计 初步 和 不完全 语意重复 四 请示 一 请示的概念请示适用于向上级机关请求指示 批准 是机关单位经常使用的一种陈请性上行文 二 请示的特点1 陈请性 请示是向上级机关请求指示和批准的公文 具有请求性 而报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问或要求的公文 具有陈述性 2 求复性 请示的行文目的是请求上级批准 解决某个具体问题 要求作出明确答复 而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况 不要求批复 3 超前性 请示行文时机具有超前性 必须在事前行文 等上级机关作出答复之后才能付诸实施 而报告则可在事后行文 也可工作进行中行文 一般不事前行文 4 单一性 请示事项具有单一性 要求一文一事 而报告可以一文一事 也可以一文数事 三 请示的应用范围急需办某件事 需上级批准后才可办的 要写请示 工作中发生了比较重大的问题 本机关无权解决 先提出处理意见 请求批示 对上级办法的法律 法令 方针 政策 规定和上级指示精神有不了解 有疑问或不同理解的问题 需要上级机关解释或进一步明确时 要用请示 上级有文件规定不经请示不允许办的事情而本单位又不得不办时 要写请示 上级虽有同一规定 由于本单位情况特殊难以执行 需要灵活掌握或变通处理 要用请示 四 请示的类型根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 1 请求指示性请示 2 请求批准性请示 3 请示批转性请示 五 请示写作请示包括标题 主送机关 正文和落款 结构完整规范 1 标题 请示标题一般有两种形式 一种是 发文机关 事由 文种 另一种是由事由 文种构成 如前面提到的 关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示 注意 不能将 请示 写成 报告 或 请示报告 原由中也不要重复出现 申请 请求 之类词语 2 主送机关 请示的主送机关是负责管理和答复该文件的单位 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 主送机关的名称要顶格写 3 正文 包括原由 事项和结语三部分 1 原由 是请示事项和要求的理由及依据 也是上级批复的依据 2 事项 包括办法 措施 主张 看法等 请示事项要符合法规 符合实际 具有可行性和可操作性 要写得具体 明白 如果事项内容比较复杂 要分清主次 条理清楚 重点突出 注意 事项简单的 往往和结语合为一句话 如 关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示 的最后一句话 现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区 请审批 3 结语 应另起一段 请示的结语有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请批复 请批准 或 以上请示如无不妥 请批复 等 结语是请示必不可少的一项内容 不能遗漏 更不能含糊其辞 4 落款 一般包括署名和时间两项内容 标题未写明发文机关的 在结束语的右下方署发文机关全称 并加盖公章 并在下方写明年 月 日期 标题中写有发文机关名称的 只需要加盖单位公章 不必在写机关名称 范例 一 请求批准性请示关于建立中国工程院有关问题的请示国务院 近年来 我国科学家 工程技术专家和有关人士 曾多次提出建立中国工程院问题 全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间 不少政协委员 学部委员和工程技术专家 又先后提出提案和建议 党中央和国务院领导同志十分重视这一建议 曾就建立中国工程院问题 多次作过批示 根据党中央和国务院领导同志的批示精神 组成了专家研究小组 经过广泛调查研究 听取各方面人士和有关产业部门的意见 进行反复酝酿和讨论 形成工程院的初步方案 现就建立中国工程院的有关问题报告如下 一 关于建立中国工程院的必要性 略 二 关于组建中国工程院的一些原则 一 关于名称 略 二 关于中国工程院的性质和作用 略 三 关于中国工程院成员的称谓 略 四 关于中国工程院与中国科学院 学部 的关系 略 五 关于中国工程院院士的标准和条件 略 六 关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度 略 七 关于中国工程院的领导体制及学部设置 略 三 关于中国工程院的筹建工作及进度安排 略 以上请示当否 请批示 附件 中国工程院筹备领导小组名单 国家科委 盖章 中国科学院 盖章 范例 二 请求指示性请示关于 会计人员职权条例 中 总会计师 既是行政职务又是技术职称的请示财政部 国务院1987年国发 1987 号通知颁发的 会计人员职权条例 规定 会计人员技术职称分为总会计师 会计师 助理会计师 会计员四种 其中 总会计师 既是行政职务 又作为技术职称 在执行中 工厂总会计师按 条例 规定 负责全厂的财务会计事宜 可是每个工厂 尤其大工厂 授予总会计师职称的人有四五人 究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜 执行总会计师的职责与权限呢 我们认为宜将行政职务与技术职称分开 总会计师为行政职务 不再作为技术职称 比照最近国务院颁发的 工程技术干部技术职称暂行规定 将 条例 第五章规定的会计人员职称的 总会计师 改为 高级会计师 以上意见是否妥当 请指示 省财政厅 盖章 一九 年 月 日 范例 三 请求批转性请示关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院 随着对外改革开放的不断扩大 人民生活水平不断提高 近年来 中国公民自费出国旅游不断增加 为适应改革开放形势 加强中国公民自费出国旅游的管理 特制定了 中国公民自费出国旅游管暂行办法 以上暂行办法如无不妥 请批转发布执行 附 中国公民自费出国旅游管理暂行办法国家旅局 盖章 公安部 盖章 病文分析 关于举办xx干部培训班的请示报告xx委 目前我县干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应 为了改变这种状况 我们曾办过几期xx干部培训班 很受欢迎 现在根据我们的师资能力 拟于今年10月至明年4月再办一至二期xx干部培训班 具体意见如下 一 培养目标 培养具有一定马列主义 毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平 较全面地掌握工作理论和业务知识 热爱xx工作 思想正派的专职xx干部 二 培训时间 3个月左右 三 内容和安排 马列主义 毛泽东思想基础理论 约占总课时的65 xx工作理论 约占总课时的30 其他方面知识 约占总课时的5 考试及格者 发给毕业证书 承认学历 四 学员条件 拥护党的三中全会以来的路线 方针 政策 作风正派 热爱xx工作 有创新和献身精神 具有一年以上的基层工作经验 有初中或相当于初中的文化 年龄不超过25岁 身体强健 五 招收人数和报名办法 本次共招收40名 由各乡 直属单位 各系统的党委 组 和xx委推荐 报县xx委批准 填写一式两份的报名表 报名7月20日截止 为了适应飞速发展的新形势之需要 加强xx干部队伍的政治素质 关键是建设一支符合四化要求的xx干部队伍 办这个培训班就是为了这个目的 以上意见 如无不妥 请转发有关单位 县xx委一九 年 月 日 病文分析 1 文种不规范请示和报告是两种不同的文体 各自有自己的功能和写作要求 凡有请求事项 需要指示 批准的 均为请示 不得写成 报告 也不得写为 请示报告 这篇公文应该是 请示 必须将标题中的 报告 二字删去 2 违反有关法规不经国家正规的学历教育 不能获得毕业证书 学校之外的任何单位 都无权发毕业证书 发给毕业证书 承认学历 的说法 明显违法 3 内容含混 分寸失当文中 拟举办一至二期XX干部培训班 的话 含混 不确定 显得想法很不成熟 应该在有了明确的计划和安排之后 再向上级请示 否则上级不好批复 另外 从本文的前几段的内容和口气看 办培训班的事还有待县委同意 可是后面居然说 报名7月20日截止 要求 转发有关单位 似乎不容置疑 显然分寸失当 只有办理上级批准了的或者上级交办的事项 才能写入上述内容 4 结构紊乱本文主体的最后一段是行文的目的 应该在开头出现 出现在主体的最后很不合理 造成了结构的紊乱 5 语言不够准确正文第二自然段有 我们曾办过几期XX干部培训班 很受欢迎 的话 其中 很受欢迎 应该改为 效果很好 培养了多名称职的XX干部 第一条的 培养目标 跟培训对象相混淆 与后文搭配不当 第四条最后的 身体强健 应为身体健康 最后 请转发有关单位 转发 应为 批转 6 层次标序有误国务院办公厅 公文处理办法 规定 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 本文只有第一层 应标为 一 五 函 一 函的含义函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 是公文中惟一的平行文 二 函的特点1 平等性和沟通性函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作 询问和答复问题 体现着双方平等沟通的关系 这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点 2 灵活性和广泛性函对发文机关的资格要求很宽松 高层机关 基层单位 党政机关 社会团体 企事业单位 均可发函 3 单一性和实用性函的内容必须单纯 一份函只能写一件事项 函不需要在原则 意义上进行过多的阐述 不重务虚重务实 三 函的分类1 公函与便函按性质分 公函是正式的公文 有文件头 有发文字号 有标题 有公章 严格按照公文格式撰写制作 便函格式可以没有文件头 没有发文字号 甚至可以没有标题 但正文之后 要有机关署名 日期和公章 2 发函和复函按发文目的分 主动制发的函为发函 回复对方来函的函称为复函 3 商洽函 询问函和请批函按内容 用途和目的分类 可分为商洽函 询问函 答复函 请批函 此外 还有通知事项的函 催办事宜的函 转送材料的函 邀请函 转办函 报送材料函等等 四 函的结构 内容和写法公函由首部 正文和尾部三部分组成 1 首部 主要包括标题 发文字号 主送机关三个项目内容 1 标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 2 发文字号是由发文机关代号 年号 顺序号三个部分组成 3 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 2 正文 其结构一般由开头 主体 结束语等部分组成 1 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 2 主体 主要说明致函事项 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 3 结束语 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见或请主管部