工程建设项目招标代理工作流程-001.doc

工程建设项目招标代理工作流程为卓有成效地推动招标代理工作的规范和发展，制定本办法，请招标部人员共同遵照执行。1、与招标人签订招标代理合同1.1为保证项目实施的严谨性，应在实施前签订正式代理合同。若实施条件不成熟，可先行办理招标委托书，待条件成熟时，及时签订合同。合同份数除满足委托方外，本公司至少保证两份。合同签订后须按照规定及时归档。1.2代理合同应由项目经理起草，并经副总工程师审核后，方可盖章。合同中应明确招标代理业务范围、代理时限、招标代理服务费的收取标准及支付方式、甲乙双方的权利义务和违约责任等内容。2、招标方案的制定根据招标项目的建设性质和特点，由项目经理拟订招标方案（包括项目组成人员安排，附表1），提请副总工程师审核后，提交招标人或招标管理机构，并通知项目组成员。3、招标公告或投标邀请书3.1项目经理须起草招标公告，报部门经理审核，1000万元以上项目提请副总工程师审核, 招标公告须经招标人及招投标监督管理机构审查后方可发布。3.2以公开招标方式的，应在中国采购与招标网（或中国政府采购网）上发布招标公告，公告时间不得少于5个工作日；并根据建设工程投资规模、招标人、招投标监督管理机构的要求在其它相关媒本发布招标公告；实行邀请招标的应向三个以上符合资质条件的投标人发送投标邀请书。3.3项目经理须将所有媒体发布的公告内容一并打印并归档。4、接受报名4.1项目副经理应在有效报名时间内按照招标公告的要求接受合格投标人的资料，并填写投标报名及资料领取登记表（见附表2）。4.2项目副经理或项目组成员应将接收的合格材料全部放入档案盒内，做好每天登记汇总工作。根据项目特点，及时向招标人汇报。4.3报名注意事项（1）查验营业执照是否年检，注册资金是否符合公告要求；（2）查验资质证书级别是否符合公告要求，资质变更项里是否有资质取消或变更字样，如是暂定资质是否在有效期内。（3）注册建造师专业、职称是否符合招标公告要求。（4）查验安全生产许可证是否在有效期内。（5）应查验授权委托人身份证原件，核对是否授权人本人来参加本项目报名。（6）整体对照所有证件看单位名称是否一致，是否存在集团公司和子公司的关系。（7）招标公告有其它特殊要求的，如业绩、奖项等，项目经理必须与项目组成员交待清楚。（8）严格把握报名时间，在招标公告要求的报名时间外不得接受任何人的报名。（9）报名时资料不齐的，一律不收，资料拿齐后方可填写投标报名与资料领取登记表。（10）每天的报名情况必须汇总到电脑中，并汇报项目经理。如报名单位较多时，请务必查看拟报名单位是否已有其他授权人报过名，一家单位不允许重复报名。必须将符合要求的报名资料及时放入档案盒中。（11）省外企业，在河南省建设工程信息网查询进豫备案情况和单位资质情况。5、编制、发售资格预审文件5.1招标项目需要对潜在投标人进行资格预审的，应由项目副经理或项目经理根据项目具体情况，结合委托方的合理要求进行编制,提请副总工程师审核后，方可报招投标监督管理机构审查。凡招投标监督管理机构未确认的文件，项目经理不得印刷和出售。5.2发售资格预审文件前，项目副经理应将报名汇总表交于财务，注明金额及发售时间，预审文件发售时间最短不应少于5个工作日。5.3潜在投标人在领取资格预审文件时应填写投标报名及资料领取登记表(见附表2）。5.4正式的资格预审文件须统一胶装。5.5资格预审文件出售价格不得低于成本支出，原则上应满足支付评审费和预审会议费的支出。1000万元及以下项目300元/份，1000万元以上项目500元/份。若标段较多，可酌情调整。6、资格预审会议6.1项目经理应根据项目特点，在预审会议之前召开内部会议，明确项目组人员的具体安排，项目组成员应根据自己的岗位要求，认真做好工作。6.2项目副经理应提前起草与资格预审会议有关的所有表格。项目副经理或项目组成员应提前至财务借取资格预审会议相关费用，项目经理或项目组成员应按照资格预审会议要求准备相关用品,如条幅、计算器、稿纸、签字笔、笔记本、打印机、资格预审文件、相关表格、订书机、长尾夹、相机、水果等。6.3项目经理应根据项目特点，在预审会议前一天至招标人及招投标监督管理部门沟通预审会议相关事宜。6.4投标人按资格预审文件要求编写资格预审申请文件并递交，招标人负责邀请监督部门并组织评审小组，对投标申请人提交的资格预审文件进行评审，确定投标人名单。6.5资格预审会议应做条幅，并留现场照片归档。7、向合格投标申请人发放资格预审合格通知书，电话通知未通过预审单位评审结果。8、编制、发售招标文件8.1由项目负责人根据拟定的招标方案和招标项目的特点编制招标文件，提请副总工程师审核；报招标投标管理部门审查。凡招投标管理机构未确认的文件，项目经理不得印刷和出售。8.2发售招标文件前，应将招标文件拟出售情况表交于财务，注明金额及发售时间，招标文件发售时间最短不应少于5个工作日。8.3投标人在领取招标文件时应填写投标报名及资料发放登记表（见附表2）。8.4正式的招标文件须统一胶装。8.5招标文件出售价格不得低于成本支出，原则上应满足支付开评标费用的支出。1000万元及以下项目600元/份，1000万元以上项目1000元/份。若标段较多，可酌情调整。9、现场踏勘、答疑9.1投标人自行踏勘现场，如项目现场情况复杂，须投标人一起现场踏勘的，代理机构不得公开点名，以防透露投标队伍名单。9.2踏勘现场时，由招标人代表介绍工程场地和相关环境的有关情况。9.3项目副经理应在招标文件发出后4日内收集各家投标人的疑问，将其汇总后，分别由代理公司、招标人、设计院回复。9.4项目副经理或项目组成员将招标答疑以补遗书（格式见附表 3）的形式整理后提请项目经理审核；项目副经理或项目组成员须将每次补遗书顺序编号后加盖单位公章，以传真形式发送给每家获得招标文件的投标人。9.5招标补遗书要求投标人在24小时内回函确认。项目副经理必须将所有补遗书及收集齐全的回复函须统一归档。（补遗书回执函必须在24小时内收集齐全。）10、投标保证金的收取10.1投标保证金的按时、足额收取直接影响开标会议的如期举行，以及公司的经营效益和形象，为此必须认真做好投标保证金的收返工作。10.2投标保证金的收取应严格按招标文件规定的时间执行，原则上由我公司收取，若委托代理合同另有约定，从其约定。10.3投标保证金的收取数额，本着合理有据、满足代理服务费并略有节余的原则确定。10.4投标保证金到帐后应开具财务收据，招标文件中应明确保证金收取形式，以转帐、现金两种为主。并注明现金需到公司财务部缴纳。并在招标文件中明确，以对公转帐形式缴纳的必须对公转帐回去，到公司财务以现金形式缴纳的，退取现金。10.5项目副经理应于招标文件发售完毕后，统计招标文件发售情况，并告知项目经理。项目副经理须根据招标文件发售情况制作投标保证金收取明细表，并注明收取截止时间。11、拦标价的公布工程拦标价至少应于投标截止时间三日前公布，参考补遗书格式（见附件3）以书面形式发送给每家获得招标文件的投标人，并要求投标人在24小时内回函确认。项目副经理或项目组成员必须将拦标价及收集齐全的回复函归档。12、开标会议的准备12.1项目副经理应提前起草与开评标会议有关的所有表格。项目副经理或项目组成员应提前至财务借取开评标会议相关费用，项目经理或项目组成员应按照资格会议要求准备相关用品,如条幅、计算器、稿纸、签字笔、笔记本、打印机、资格预审文件、相关表格、订书机、长尾夹、相机、水果等。12.2项目经理须在开标前一天到招标人处汇报开标准备情况，介绍开标评标表格的填写方法及注意事项。提醒招标人开标携带抽取专家授权委托书及参加评标人员的授权委托书，沟通领导讲话事宜。12.3项目经理须到财务查询投标保证金交纳情况、检查开标所用财物是否准备齐全、会场安排是否妥当。12.4项目经理须根据项目特点提前安排开标组成人员，包括开标时的标书接收人员、主持人、记录人、标书启封人、会议协调人；评标时的会议主持人、电脑操作员、投标文件整理员、会议协调人员。13、组织开标、评标13.1由主持人组织开标，邀请所有投标人代表携带授权委托书参加开标会议，由主持人公开唱标，并由投标人授权委托人对唱标内容进行签字确认。13.2开标会议须挂条幅，并根据会场情况留存开标现场照片三张，包括会场全景、标书密封情况、开标记录签字情况。13.3协助招标人依法组建评标委员会，协助评标委员会对投标文件进行评审，并提供必要的帮助和服务。13.4项目经理负责安排会议用餐。13.5项目副经理负责会议所有支出的记录。14、中标公示及中标通知书14.1项目副经理负责在相关媒体发布评标结果（中标候选人），时间不少于3个工作日。14.2经中标公示后由项目副经理起草中标通知书，经项目经理审核后，至招标人和招投标管理机构盖章。通知中标人30日内与招标人订立书面合同。14.3中标通知书统一用红色制式打印，内容应清晰、整洁。15、投标保证金的退还15.1中标通知书发出后，由项目副经理制定投标保证金退还明细表，按照合同约定在明细表上填写代理费收取金额，并注明评标报告上推荐的中标候选情况。15.2退还投标保证金明细表上需要部门经理和副总工程师的签字后，方可办理。15.2通知非中标候选人在规定的时间内携带身份证原件及复印件退还投标保证金。15.3中标候选人的投标保证金须等中标人与招标人签订合同后方可退还。15.4由项目经理与财务协调好时间后，统一打电话通知投标人退还投标保证金，投标保证金收据上应由项目经理签字。16、招标投标资料汇总与书面报告16.1确定中标人之日起7日内向招标投标监督管理部门提交招标投标工作的书面报告。16.2项目副经理须将招标投标过程中形成的全部资料按照公司要求汇编成册，经项目负责人审核后，由招标人盖章，并送交项目监督管理机构存档。16.3资料汇编是整个招标过程严谨、完善性的综合体现，所以须确保内容的真实、完整。（招标投标资料汇总目录 见附表4）17、回访资料：每个项目必须做项目回访，并填写服务评价。（格式 见附表5）18、由项目副经理将项目招标评标资料按照公司档案管理规定归档，并及时交于档案管理员。19、招标项目的代理合同、招标公告、资格预审文件、招标文件须经部门经理和副总工程师两级审核后方可对外发放。补遗书、开评标表格、资料汇编、中标通知书必须由部门经理审核后方可对外发放。项目经理将外发文件审核表和填写完整的项目组成人员表，由副总工程师审核后一并归档。（外发文件审核表格式见附表7）20、项目核算：招标完毕，项目副经理需对项目收支情况做出分析，填写项目核算表。（见附件 6）。附表1项目组成人员表招标编号项目名称项目经理项目副经理（负责在整个招标过程中起草业务相关文件，配合项目经理沟通、协调一切内外部关系。接受报名并汇总出售预审文件、标书有关事宜招标答疑有关事宜收取保证金事宜开评标表格的制作开标费用的支出情况资料汇编及中标通知书的制作中标公示的发布项目核算表格的填写项目主要配合人员（参加资格预审会议、参加开标会议、负责接受报名、出售预审文件、标书事宜、招标答疑的发放及回复函的整理）其余办公室人员（负责将遇到的问题反映给项目负责人）副总工程师审核意见注：本表由项目经理填写，项目结束后，需填写完整后归档。附表2报名登记及资料领取登记表招标编号XCZB06-100635项目名称麦普软件园工程项目拟投标段投标人资料单位全称营业执照注册号法定代表人姓名（身份证号）姓名： 身份证号：企业资质等级及编号级别： 编号：注册建造师资格及编号姓名： 级别： 专业： 编号：安全生产许可证编号授权委托人姓名及联系电话单位固定电话单位传真电子邮箱报名时间招标过程中资料领取登记序号内容领取人领取时间1234附件3补 遗 书（第 号）项目名称： 招标人：招标编号： 代理机构：河南省工程管理有限公司适用标段： 页数：共 页各投标人：本项目招标文件作如下补充说明，本补遗书与招标文件有不一致之处，以本补遗书为准。1、各投标人收到本补遗书后务必将本页打印、签字、盖章后于24小时内传真回函至0371-63976221。不回执或不按时回执的投标人将自行承担由此造成的不良后果。 河南省工程管理有限公司年 月 日_回 执 函_（1）我单位收到招标编号为 的招标文件补遗书第 号，内容完整，清晰可辩；（2）我单位将按要求准备参加投标。姓名： 联系电话： 单位全称（盖章）： 日期: 附表 4公司资料汇编目录要求第一部分：定标确认书（评标结果是推选中标候选人的）第二部分：招标工作总结第三部分：项目批文或行政管理部门的审批表格第四部分：项目委托书（招标代理合同单独存放）第五部分：公司营业执照及资质证书第六部分: 招标公告（需将所有公告发布媒体全部装订）第七部分：报名汇总表及报名资料第八部分：资格预审资料 1、资格预审文件 2、招标人签到表 3、监督人签到表4、投标人签到表 5、评委抽取表 6、评委签到表7、业绩验证表8、初步评审表9、详细评审表10、资格预审报告11、资格预审合格通知书12、资格预审会议现场照片第九部分：招标文件 1、招标文件 2、招标答疑及回复 3、招标控制价的通知及回复第十部分：开标资料1、开标会议议程2、招标人签到表3、监督人签到表4、投标人签到表5、开标报价一览表6、开标现场照片第十一部分：评标资料1、评标会议议程2、评标委员会成员签到表3、技术标评分表4、商务标得分表5、评分汇总表6、评标报告 第十二部分：中标公示（需将所有公示发布媒体打印装订）附表 5招标代理项目征询意见回访记录表 ：尊敬的客户，根据贵方的委托和合同约定，我公司已于 年 月 日完成了 工程的 工作。根据我公司对质量管理的控制和主管部门关于对已完工程进行跟踪服务、回访工作质量的要求，请贵方就我公司咨询服务的满意程度提出宝贵意见，以利今后改进和提高我们的工作。在此表示衷心的感谢！序号征询意见主要内容1业务水平： 优 良 及格 差2管理能力： 优 良 及格 差3规范服务： 优 良 及格 差4职业道德： 优 良 及格 差回访单位评价意见：回访人签字： 单位(签章)： 日 期：电话：0371-63976573附件6工程招标费用收支情况表序号内 容情 况1项目名称2项目类别设计、勘察、施工、监理、设备、货物3标段划分4中标价格5投标保证金退还均已退还，代理费已到帐6代理费收入由中标人支付，共计 万元7文件费收入资格预审文件费用： /份 份= 元；招标文件费用： /份 份= 元；合计： 元。8评审费用支出专家评审费： 元/人 人= 元；餐费： 桌 元= 元；水果费： 元；会务费： 元 ；合计： 元。9委托制作费支出条幅： 元；招标文件：共 本，每本 元，共 元；资料汇编：共 本，每本 元，共 元；合计： 元。10其它支出 元。11本工程概算收入代理费收入 + 文件费收入评审费用委托制作费其它支出= 元注：本表一式两份，存档一份，交财务一份。项目负责人签字：日 期：附件7外发文件审核表项目名称项目负责人审核内容代理合同招标公告资审文件招标文件初审意见初审人签字（部门经理）复审意见复审人签字（副总工程师）审核内容招标答疑开评标表格资料汇编中标通知书初审意见初审人签字（部门经理）