《终端财务管理制度》PPT课件.ppt

直营店铺培训课件 内容大纲 关于店长 含收银的岗位 主要工作职责 5 1 2 4 5 6 3 5 7 关于店长 含收银的岗位 离职交接流程规定 6 店铺资金的管理 7 8 店铺日常销售的管理 13 店铺费用报销的管理 9 12 店铺货品的管理 14 18 内容大纲 7 8 10 5 12 9 11 7 关于店长 含收银的岗位 主要工作职责 为了加强分公司财务管理制度 增加店铺负责人对财务制度的执行力 确保财务部直营会计工作的及时顺利进行 明确店铺负责人在店铺财务方面日常管理的岗位职责 1 店铺负责人的财务方面的日常工作直接对分公司财务直营会计负责 在直营会计的指导及要求下 全权组织和领导完成店铺的财务日常管理工作 2 统一执行分公司的财务管理制度 对店铺各岗位人员进行会计检查和监督 对违反分公司财务制度有关规定应及时给予纠正 3 按分公司直营店铺的费用报销规定 对各项费用的支出进行审核工作 4 负责对店铺库存商品进销存的管制 5 每月10号前应主动与零售管理部内勤文员核对上月的费用备用金余额 如因个原因无及时核对清楚导致后期金额差异 将本店铺自行承担 并根据情节性质的严重给予上经济上的处罚 6 定期组织店铺人员培训分公司财务部下发的财务制度 以提高人员的财务基础水平 配合财务部开展的财务检查工作 上岗前 正式上班 培训 考核 跟进 执行 指导 关于店长 含收银的岗位 离职交接流程规定 根据分公司的发展需要和财务部管理要求 为了保证直营店铺负责人 含收银岗位 人员离职交接手续完整 资金 财产安全 特做如下规定 1 店铺负责人 含收银岗位人员 需要离职时 应提前一个月申请 并经分公司副总同意 2 凡属于以上职位的离职人员都应将此辞职交接明细单呈报分公司财务部作移交前的准备工作 同时通知IT部做好ERP信息处理工作 3 离职人和交接人必须书写 移交清单 由直营会计及主管会计监督交接 双方交接完毕签字和财务人员签字后 方可结算工资 呈报离职得到批准后 零售管理部 财务部 人事行政部 资金 货品 票据 店铺资金的管理 为了加强分公司直营店铺的资金管理规范及安全工作 提高财务管理水平 现结合分公司直营店铺的具体情况针对直营店铺回款作下列更改及补充 一 操作流程如下 1 资金严格按照收支两条线制度实施 店长根据上一个工作日 开始营业时间起 营业结束时间 销售金额 包括现金金额及刷卡金额 核对销售日报表的金额是否相等 并于当日12 00前将现金全额存入指定的银行 分公司出纳提供的银行账号 2 如遇到重大节日或特卖期间此阶段销售款较多 因考虑店铺资金安全 可将当日销售额现金部分分成2次存入指定银行 并在 现金反馈单 中注明清楚 当日下午下班前与次日12 00之前 3 当月最后一个工作日的销售款于次月1日10 00点前将现金全额存入指定的银行 不应与次月1日的销售款混合汇款 4 当日的营业款次日无及时存入银行款中 应与财务处说明情况 各直营店在销售录系统金额时 必须认真的把现金与刷卡区分开 避免无特殊原因而造成款项未及时到达指定银行或金额出现少款多款现象或误把刷卡当现金存入银行的 5 ERP系统的交接班 应于当日营业结束时 及时交接且同步上传 如若有特殊情况造成无法及时的做交接班的 应与财务说明具体原因 6 每日现金反馈单 销售日报表 等于次日汇款后传至分公司会计处 反馈单必须写明店铺名称 日期 金额栏内必须按实际发生额填写仔细 认真 以便财务辨认 交接班 存款 银行粘贴处必须附有明细 制单人与审核人必须由不同人签字 店铺资金的管理 二 奖罚措施 1 针对以上规定 如无特殊原因而造成款项未及时存入指定银行 或金额出现多款 少款 或没做ERP系统交接班的现象 按每日 次30元罚款 2 各直营店铺每月银行存款单 销售小票 刷卡单据必须在次月1号前 含1号 与财务进行核对 未及时对账或提供报表的 月销售现金表 按拖迟10元 天罚款 以此类推 3 备用金 根据每家直营店铺的经营情况 每家店都存有一笔找零的备用金 金额统一为500元 新开店铺应及时将备用金录入系统 此笔金额只作为店铺的找零 店铺人员不得随意挪用 若发现将视情节的严重与否 给予相应的惩罚 4 各直营店铺如对以上的各项全部做到位 将根据当月考核实际情况给予一定奖励作为店铺活动基金 此制度于2009年1月16起实施 店铺费用款报销流程及要求规范 各专卖店的费用由分公司财务部拨款 绝不允许擅自动用销售款 必须严格遵守收支两条线的原则 各专卖店的每项费用支出的原始票据要有经办人签字 店长确认签字 再由零售管理部经理核实 财务核实 副总审批后方可入账 否则不给予报销 店铺负责人必须在当月 20 25号 内凭有效原始票据报销各项暂借款项 否则财务部有权扣发该负责人的工资抵偿 商场 市区在20号前 外围店铺在25号前 如无特殊原因产生的跨月报销单据或产生的滞留金均由该店铺人员自行负责 不计入店铺费用 单据填写规范要求及报销内容 A 报销费用时必须填写 报销单 所有单据先按费用性质将票据归类 如办公费 电话费 水电费等 分类 分次 分页粘贴填制 B 无票的费用需填写支付证明单作为报销票据 填写粘贴单各要素 单据张数为票据共有多少张 含支付证明单 C 粘贴票据要注意按整理好的类别在单据上由左向右 从小到大 一张一张用固体胶 忌用装钉针装钉 依次整齐有序粘贴 粘贴好后的票据不超出粘贴单边沿并具有层次感 手感平整 D 填写报销单要采用蓝黑或黑色水笔 用圆珠笔和铅笔无效 认真填写 不得有任何涂改 费用项目填写可根据 费用项目归纳表 进行填写 并准确填写部门报销人及各种报销金额和合计金额的大小写 E 将填写好的报销单先交给部门指定的负责人 区域督导或主管 对报销内容的真实性 合理性应认真 严格的进行核实 经审签后方可交到分公司财务部进行审核 如有不符合以下报销制度的 一经发现 报销单给予退回并重新填写 直至正确为止 屡次出现同样错误 将根据情节性质 对店铺负责人及区域督导的连带责任作经济上处罚 经财务部审核后 需送分公司副总经理进一步审批才能报销 店铺费用款报销流程及要求规范 报销内容 A 办公费各专卖店每月店内所需的办公用品或日常用品是在人事行政部指导下的单价范围内进行采购的 报销时归类的单据需由人事行政部签字后送呈财务部审核方可报销 报销时应附 明细单 进行归类 并对无盖章的单据备注详细原因 人事行政部与区域督导需要在明细单上签名方可生效 B 交通费 1 市内处理公务原则上乘坐公交车 打的 不予报销 特殊情况确需 打的 的 经事先报备后 回司由部门经理签字确认 由经分公司副总批示后方可报销 2 报销时附上一张注明来往目的地和事由 XX店车费报销明细表 并在车票单据后签字 当事人签字 C 电话费不允许打私人电话 如发现相给予该店铺作相应处罚 请各店人员相互监督 电话费由人事行政部统一交纳 如果有自行交纳的店铺 在报销时务必提供两张单据 缴款单 与 实际费用话费单 D 日常费用 如门店维修费用 等 1 需要报销此类费用 经事先报备同意后并注明事由 回司由部门经理签字确认后方可报销 否则一律自行承担该费用 店铺费用款报销流程及要求规范 E 国地税国地税由人事行政部统一交纳 如果有自行交纳的店铺 在报销时务必提供正规发票 方可报销 F 水电费市区店铺由人事行政部统一交纳 如果有自行交纳的店铺 包括外围店铺 在报销时务必提供正规发票 方可报销 如是到物业或指定地点交纳 需提供盖章的单据 G 运费 调拨费用 外围店铺运费采用货运付款的方式 在未统一货运站之前 店铺负责人要与货运站相关人员沟通好提供有盖章的收款收据 如有遇到确实无法提供有盖章的收款收据时 应要提供收款人及联系电话等 有配置自行车的店铺原则上不允许有调拨费用的产生 店铺应当合理安排好 除紧急情况备注详细原因回司由部门经理签字确认后方可报销外 否则一律自行承担该费用 H 健康证费用因到各商场上班的人员需要办理健康证 办理时所产生的相关费用由当事人先垫付并保存票据 办理即日起3个月后仍在岗可凭正规票据写申请经批准后在当月工资中体现 不列入店铺的费用 I 拨款金店铺每月申请的各项费用暂借款项在申请时均计入店铺的备用金 在月末凭正规单据报销审批后方可抵销冲账 如遇新开店铺时首月申请金额较大 区域负责人应对拨款跟进到位 因个人原因造成资金短缺由当事人及相关负责人根据情节性质作经济上处罚 附表 按日期顺序填写 用于填写无盖章的收款收据原因 日常销售奖罚制度 1 日常的销售 必须及时的录进去系统 新开店铺在未上系统之前 当天的手工单需次日传给商品部人员录单 推迟一天 5元 次 2 各直营店在销售录系统金额时 必须认真的把现金与刷卡区分开 不允许误将现金与刷卡混淆 保证实际收现与系统金额一直 出现此情况 按照5元 次的罚款 3 各门店应按根据当期的活动内容 要备注完整 特别是商场有闭电来不及输单的 要备注完整出现的情况 销售出现异常的没有及时更改 也没有及时向财务说明情况 当作销售差异给予相应的罚款 4 每月最后一天晚班必须确保没有销售后方可做交接班 交接班结束后将不允许在开单 4 不能交接班时应及时向财务反应 或因没开单不能交接 私自将隔天销售单录到当天 造成系统上与实际销售有差异 尤其是商场的 则罚款5元 次 5 每周销售差异出现三次及三次以上的门店 店长罚款20元 次 每周销售差异出现三天及三天以上的门店 督导罚款50元 次 直营店铺货品管理流程的规范 门店库存的管理就是要从各个细节 流程进行监控 将库存管理做到最深化 最细化 为了加强泉州分公司直营店铺货品的管理工作 及时安全的利用货品的流通 特重新拟定本制度及流程 一 日常货品管理注意事项1 总仓到货 由本公司货车送货到门店的 送货人 包括物流员 司机 也在单上签名 或者由货运站送货或提货时 货到时 接货方点货 先检查包装外盒是否有破损现象 避免货品丢失 根据货单认真核实货物是否相符 若不符及时给货运站提出 解决不了的应电话告知直系主管 如果因总仓的原因而造成的货品损坏或少货现象 店铺打印出差异单两份 一份店铺留底 一份上交商品部 商品部在收到店铺货品差异单后 及时反馈给并进行跟踪解决 入库流程 总仓到货 货品进店 大件点收 当班负责人签收 安排人员清点货品明细办理入库 下载确认注 点收出现差异 差异信息反馈 到商品部 总仓到货调整单 商品部经理确认 进行相关单据或货品调整2 门店之间调拨时 1 调货之间要双方互相签名 不能相互推卸责任 调出方在调货单上签名 调入方也在单上签名 点货时单据与货品要完全一致 避免错码串码 确认无误后并及时下载确认 所有调货单据要保存完整 以便查找 追究责任人 2 所有调货换货都需要经过开单数据处理 即调出方开调出单并发送 调入方根据实际收到的货品参考调出方发送的调出单下载确认 保证库存的准确性 调 换 货单据必须交专人负责 负责人做好出入库登记 每天结业前必须将当天的所有调出货单据完整的入账并确认所有的调入货品 单据跟实际货品有存在差异的需当天反馈冲单确认完 所有单据必须保存完整 单据丢失导致数据无法完全录入的 店长将对由此而造成存货差异负第一责任 所有货品当日结清 无及时入账罚款店长10元 次 3 退货与退残 退货 退残通知单 实物 清单 货品发出 总仓验收确认 主管 1 店铺人员应整理好要退的货品按同款同色封箱 2 所有退货退残都需要经过开单数据处理保证库存的准确性 3 所有单据必须保存完整 单据丢失导致数据无法完全录入的 店长将对由此而造成存货差异负第一责任 据情节严重对相关人员作相关经济上处罚 直营店铺货品管理流程的规范 二 店铺盘点制度1 各门店月底要进行全面盘点 也可采取店与店之间互盘的方式来监督 区域督导直营会计根据当月实际情况作出不定时的抽盘或全盘 2 店铺内所有物品都必须盘点 首先要按店铺的区域进行分区管理 细化盘点范围 严防因店铺粗心大意而造成的负库存的出现 减少店铺库存串色 串码 串款现象的发生 3 各店每月的盘点单 必须在盘点后或财务复盘后的3天内及时把数据录进系统 做一份库存汇总 按照男鞋 女鞋 服装 配件分开 把手工单和汇总单交到直营会计处 4 盘点前一天停止调货和补货 前三天停止退货 特别是需要确认的残次品 需要调 退 货的请在此之前完成 并及时做数据处理 到盘点的前天所有未完成单据处理的必须在盘点之前全部处理完毕 以保证盘点数据的准确性 如无处理完善 在盘点中因调 退货 造成的差异由单店负责 5 在盘点过程中如果有销售 一般指商场 盘点前的销售归到盘点前的存货 即加上盘点前销售出去的货品 盘点后销售归到盘点后存货 不影响盘点存货 盘点时 盘前的销售记录要先作好登记 盘后的销售也要作好登记 以便查询 6 残次品单独归类分开 没有款号的货品 或残次品 参照图册或其他样品资料用手工输入 盘点单上要特别注明是可退的残次品或不可退残次品 以便数据处理及分清责任 7 避免盘点后以任何借口或找些单据来补充差异 如果以盘点差错或单据还未全部处理完毕等借口的 将追究店长及负责人平时管理不到位的责任 特别申明 在双方签名确认后 如出现差异将以此作为失货赔偿依据 财务将不再调整未处理单据 要求店铺平时就对货品管理认真对待 8 每月的盘点执行当月核消制 当月的盘点差异确认后由店铺签字确定后 财务处作调整 财务处给予结存表后 店长及店员必须认真核对其盘点数据 确认无误后签字传真于财务部 在盘点确认的后的或多或少的数据不作为下月盘点差异的调整数 三 失货扣薪制度 奖罚制度 直营店铺在财务部监督指导下完成每月的盘点工作 盘点数据确认后 财务人员依据实际库存零售金额与系统库存零售金额之间的差异情况对门店进行奖励或扣款 1 各店铺在盘点单数据与实际货品核对无误后 由专人入单 录单与审核不得是同一人以保证数据的准确性 对于入单疏忽所造成的差异将视情况对门店负责人处以10 50元 次的罚款 2 盘点日期没有按财务安排的 若有特殊情况又没有说明原因的 盘点时货品整理非常混乱的 由于人员责任问题造成差异很多的 按情节轻重给予5元 次 50元 次不等的罚款 2 各店铺在收到 盘点指令单 后 三天内完成录单与核对工作 特卖店货品较多的除外 不得以任何理由拖延 特殊情况必须事先通知财务人员 无故拖延处以10元 天的罚款 周末可顺延 3 各店铺在录好单后 及时将数据同步上传 如无特殊情况 将不给予修改盘点数据 失货扣款的明细将核算到串款 4 如新开店铺首月的盘点数量差异的大小决定依据商品零售价的差异金额及结合当期的活动政策来扣款 除新开的店铺外的其他店铺 因主观因素导致的数量差异或串款差异均根据当期的活动政策销售价进行赔偿损失 奖励 各店铺的货品依次按照区域及店铺类型划分开 每月末完成后将以 考核项目表 为主要依据评选出工作做的好的3家门店并给予100元 200元 400元的作为该店铺奖励金额统一发放到店长当月工资中 由店长根据本店的实际情况安排 盘点数据的准确性是盘点工作的重心 各门店必须保证盘点数据的准确性 如若发现有人从中做假 一经查证将追究责任从严处理 导致货品差异现象分析 1 由于店铺人员调动频繁 销售单据的管理没有实行专人管理等现象 特卖期间 2 员工对活动政策不熟悉 导致经常出现卖错现象 3 门店每月的库存商品盘点 数据录入不认真 引起货号输错 重复录入 漏单等现象 导致录入ERP的数据不准确4 门店员工对ERP系统的操作不熟练 学习能力较弱 经常出错 门店进销单据未及下载确认 对于入库差异或退货未能及进跟进处理 5 很多员工连最基本的货品盘盈盘亏都看不懂 那对货品的进 销 存就更加迷糊了 头脑中没有概念 在操作上就容易犯错 另外 门店之间进行调拨 经常忘记做调拨单 造成账实不符的现象 6 个别门店 在特卖期间 未将货品看好 导致货品的丢失 7 门店在做进销存报表时 数据没做清楚 导致盘点的差异 8 盘点时 未认真盘点 导致数据的差异 思路 1 目标 在于加深员工的责任意识 同时也可以提升员工对货品管理的专业技能 有利于相互间的良性循环 最终达到真正意义上的库存管理 做到账实相符 2 计划 要做到事前有规划 事中有管理 事后有分析 3 学习方向 1 员工对货品管理的责任心自然需要增 2 店铺负责人全方位地了解整个盘点各流程的细节 其目的在于加强盘点的协作力 以及各环节人员的替补性 提高盘点数据的完整性及准确性 3 盘点思路就是要 化整为零 以各个小库位为单位 从小库位开始整理 落实到相关责任人 门店存货管理的阶段目标 阶段1 阶段2 阶段3 款号准确 颜色准确 配码准确 盘点计划建议 1 盘点前的准备及注意事项 在盘点日的前一天 负责人必须先做好盘点相关的准备工作和计划 以书面的形式 应划分好区位 编号 人员编组以及相关的办公用品 笔 计算器 准备 相关表格 盘点表要编页码并对一些事项进行备注 准备 控制整个盘点进程 确认盘点结果 数据 盘点前涉及到未处理的单据必须进行核实并处理 货品必须事先整理 盘点时间尽量避免作业进出库 门店销售除外 如有特殊需要进出库的应做好登记 负责人对参于盘点人员进行所负责区域范围的告知并进行相关事项说明 实行专人负责 责任到个人 盘点填写数据要工整 清淅 盘点过程必须真实 准确 不得弄虚作假 录盘点单是要细心 防止如错导致窜码 二 盘点方式1 初盘 复盘 监盘三遍盘点相结合的盘点方式 初盘人员应盘点到具体明细 包括款号 颜色 尺码 数量 行 页小计及区域 类别总计 复盘人员只需要盘点到总数即可 包括款号 色系 数量 排 页小计及区域 类别总计 监盘人员将把初盘与复盘的数据进行核对 对于有差异的部分进行重新盘点 以实物数量为准 2 按类别盘点 分为鞋服配进行分类盘点 盘点技巧 事先准备好笔 盘点表以及计算器 盘点时由两人一组 一人盘点 一人记录做好数量每行每页小合计以及区域数量总计 并注意复盘以避免登记错误 盘点采用初盘 复盘及监盘方式 以求盘点工作的正确性 形成一对一的责任 初复盘完毕后 相关盘点人员进行签名确认后交于监盘人员进行数据复核 监盘人员对于核对好的商品库并交由数据统计人员整理统计 盘点时初盘与复盘采用不同颜色的进行更改 并且签字 对于已复盘的库位进行标识 已复盘字样 盘点结果录入1 录入人员按照 手工盘点表 进行录入 录入完毕后并核对总数量确认 2 如有发现录入数据与手工盘点表数据核对有差异的进行修改 必须及时查明原因并修改 款号输错 重复录入 漏输 直到正确为止 并确认同步上传 3 盘点完数据输入系统中 上传数据汇总至财务 由财务确认盘点差异 如有差异 与店铺负责人或督导沟通 核对差异原因 解决问题 盘点常见问题 盘点前1 盘点前没有将货品整理排序 货号 颜色 配码 2 货品整理过程中没注意空鞋盒的问题 3 没有划分区域并按区域分配人员以致出现问题无法追究责任 盘点中1 手工盘点单书写潦草 影响复盘及录单 2 初盘不细心 特别是一些服装与包袋上的货号配码并不相匹配 盘点人员没有按标牌进行盘点 3 由于盘点过程中销售仍然在进行 盘点人员没有对销售及调拨货品在盘点单上进行标记 影响复盘准确性 盘点后1 盘点过没对单据进行整理和汇总或数据汇总错误 一些修改的数据没有做明显标记 2 单据核对过程中对于有疑惑的数据没能及时跟进核实 3 录盘点单时不细心 是导致窜码的原因之一 关于手工票据的提交要求 为了更及时的核对各商场专柜人员对于录入ERP数据的准确性 现财务部对各商场专柜及临时特卖场所开具的手工销售票据提出如下要求 1 每星期五按时上交销售小票 邻近几个商场可以协商轮流代交 节省成本以及店铺人手不够的调整 2 当天实际销售与系统上金额不同的 例如当天晚上闭店来不及输单的 将此单销售额录到隔天系统上 应在系统上及小票上备注清楚 便于上交小票核对 3 汇总当天营业额时 应根据小票上的每笔金额汇总 而不是应付了事 直接从系统上抄下来 这样有利于发现当天有无销售差异 4 根据各专柜的正确情况 可以申请在半个月甚至一个月上交小票 前提是小票录入系统上的正确率达到100 例如嘉信茂可以半个月上交一次 5 周五上交小票时遇到月底时 允许次月一号再上交本月所有小票并联系财务朱灵敏 务必次月1号上交到财务 做好数据汇总 达到数据准确率 6 作废的小票 不能私自撕毁 小票应保留联号 并在右上角写上作废两个字 7 办理离职交接时 负责人之间应交接好小票上交事项 对于以上事项 若有特殊情况的 应向财务朱灵敏交接清楚 否则会作出经济上相应的惩罚 门店每日完成 营业前 1 将前一日销售款项与系统销售数据进行核对 如不一致应及时找出原因上报财务人员 核对准确无误后及时将款项存入银行 并按要求填写 每天销售现金反馈单 上传财务部 2 核对备用金余额是否等于初始备用金扣减必要开支后的余额 3 检查POS系统是否运行正常 前一日是否有做正常交接班 刷卡是否有结算 4 清点前日销售货品的剩余库存数量并与系统核对 针对上一天销售的款式 营业中 1 保管好销售小票 保证数量准确 票面完整以便核对 每日小票流水号 单号必须连号不得断号 刷卡单需顾客签名 2 门店不得随意开列手工单 需向督导请示后方可开列手工单 商场每星期的星期五上交期间开列的手工单 3 抵用券 折扣券需顾客签名 统一保管 VIP消费入单时备注卡号折扣 如 82156008 5折 4 收银入单时需注意付现或刷卡 如有录错需及时告知财务人员调整 早晚班交接事项 1 前日销售款项汇存情况 及 反馈单 的上传情况2 当日早班销售款项 备用金的交接 货品交接 晚班结束应完成事项 1 清点当日销售款项并与系统核对 备用金的核对 2 货品的清点 3 整理销售单据 刷卡单 系统做好交接班结账和POSS机刷卡结算 4 填写 直营回款例表 5 如有问题需次日早班跟进的应备注清楚 并通知早班负责人跟进 门店每月完成 1 每月1号上传 直营门店回款表 核对上月销售数据2 每月5号前上交上月销售小票 银行存款单 刷卡结算总计单 抵用券 邻近门店可一起上交 备注好门店名称 单据种类 日期 销售小票 存款单 刷卡结算总计单分开 上交时需附以下表格 各门店的销售小票 存款单 刷卡单据 抵用券一个月上交一次 3 各直营门店负责人应熟悉门店的货品情况 不定时进行货品抽盘 并配合财务部进行每月的货品盘点 严格按照盘点时间安排 不允许擅自提前或拖延盘点时间 盘点后按要求及时入单 考核项目表