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项目管理流程 什么是项目 项目是为了提供一个独特的产品或服务而暂时承担的任务 项目的特征是临时性和唯一性 目标导向合作完成相关活动限定的期限一定程度上的唯一性 项目 建一栋大楼 一座水电站 一座工厂打扫卫生开发一个新产品或服务设计一个新车型运作一次政治竞选到公司上班建立一个电子商务站点 什么是项目管理 项目管理就是对有关项目活动的知识 技能 工具和技术的运用 以达到项目需求 通过运用一定的知识 技能 工具和技术等使具体项目能够在计划时间内按照实际需求 高质量 高效率的完成项目内容 项目管理是集成的努力和活动 如果某一活动失败 这一部分通常会影响其他的部分 这些交互作用常常在项目目标之间取得平衡 一部分绩效的提高可能需要牺牲另一部分绩效为代价 成功的项目管理 需要主动地管理这些交互的活动 以提高整个项目的绩效 项目管理通过使用启动 计划 实施 控制 收尾等过程完成 什么是成功的项目 项目成功的定义 三要素按时完成质量符合预期要求高效率 时间 计划表 质量 目的 需求 人力 资金 目标 时间 质量 成本 实际项目管理中的挑战 领导对项目的重视程度组织结构项目经理的授权 人力 金钱 责 权 利的平衡实施与控制工作绩效的评估沟通 沟通 沟通 项目经理 负责实现项目目标的个人ThePMisthepersonresponsibleforaccomplishingtheprojectobjectives管理一个项目包括识别要求确定清晰而能实现的目标平衡质量 范围 时间和成本四方面互不相让的要求使具体任务 计划和方法适用于各个项目干系人不同的需求与期望 项目经理职责与能力 项目经理职责与能力 1 领悟能力 弄清上司希望你做什么 2 分析判断能力 有助于管理者把握全局 3 计划能力 有计划执行更有力 4 写作能力 擅长撰写计划 总结 调研分析之类的文档 5 指挥能力 包括工作的分配 协调 应急事件处理能力 6 授权能力 7 检查纠偏能力 优秀中层必备的7大能力 项目基本流程 启动明确人员组织 制定项目实施计划 明确项目管理计划 指导和管理项目执行 监控项目工作 整体变更控制 项目收尾 合同签订 需求阐述 合同收尾 审核确认 项目周期中成本与人力投入水平 项目生命期特点 项目干系人影响 规划过程组 4 2制定项目管理计划 项目整体管理 5 1收集需求 5 2定义范围 5 3创建WBS 项目范围管理 6 1定义活动 6 3估算活动资源 6 4估算活动历时 6 2排列活动顺序 6 4估算活动历时 项目时间管理 7 1估算成本 7 2制定预算 项目成本管理 8 1规划质量 项目质量管理 9 1制定HR计划 项目HR管理 10 2规划沟通 项目沟通管理 11 1规划风险管理 11 3实施风险定性分析 11 4实施风险定量分析 11 2识别风险 11 5规划风险应对 项目风险管理 12 1规划采购 项目采购管理 环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分 该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程 过程组与知识领域关系 项目管理流程 启动 制定项目章程并确定初步范围计划 制定项目管理计划执行 制导和管理项目的执行活动监控 监控项目执行并进行整体变更控制收尾 项目收尾和结束 启动 计划 实施 收尾 监控 项目管理流程 启动 明确项目的需求确定项目的目标定义项目干系人的期望值描述基本的项目范围选择基本的项目组成员 明确项目经理确认需要交付的文档由管理层 班委会 项目经理确认 项目管理流程 启动 与客户方沟通协商 明确项目需求和所需资源等挑选项目组成员 得到项目组的支持在项目实施过程中不断了解客户需求在项目计划过程中领导和指导项目组成员保证与项目相关人的沟通并汇报项目进程监控项目的进程 保证项目按时间计划执行 项目经理的责任 项目管理流程 启动 参与项目计划的制定服从项目经理的智慧 执行计划分配的任务配合其他小组成员的工作保持与项目经理的沟通 项目组成员的责任项目核心成员对项目经理负责 保证项目的完成 项目管理流程 启动 启动阶段的三个关键点1 与客户 高层间的沟通 明确需求并获得相关支持2 明确项目需求和目标3 开会讨论 明确团队及执行相关要求启动阶段常见问题1 需求不明确及需求沟通不够2 项目组成员选择3 为促成项目 过于乐观地分析项目可行性 项目启动阶段TOP3 项目管理流程 计划 在质量 时间和资源中取得平衡 从而进一步明确范围具体工作任务和执行次序具体阶段及时间进度表风险分析管理计划 时间 范围 风险 沟通等 得到相应的项目干系人批准的项目计划 项目管理流程 计划 文档 填写项目统计表项目基本信息表项目进程表工具 甘特图里程碑图网络图思维导图 三阶段项目的例子 危险废弃物场地清理 废弃物移处 清理 环境美化 项目管理流程 计划 进度计划 根据项目任务的执行排序 时间计划及所需资源等进行分析 制定计划 进度制定的主要工具 甘特图里程碑计划网络图 前导图PDM 活动B 活动A 活动C 活动D 活动E 活动F 1 单代号 AON2 清楚表达4种逻辑关系3 信息量大 开始 结束 箭线图ADM 1 双代号 AOA2 只有F S表达的清楚3 有虚活动 1 2 4 3 5 6 活动A 活动B 活动C 活动D 活动E 活动F 条件绘图法CDM 活动B 活动A 活动C 活动D 活动E 活动F 1 允许分支和回路2 与图形评审技术 GERT 共同使用 是否 是否 项目管理流程 计划 工作任务分解 任务 任务 任务 任务 任务 任务 要做的事情太多了 一下想不清楚 怎么办 大事化小 分解到可预测 可管理的单个小任务 分解的原则 完全穷尽 彼此独立最小颗粒的特征 一个清晰的任务完成一个清晰的责任人能够估算工期和工作量 分解的方法 自上而下 头脑风暴表达的形式 图形式目录式 依据 工具与技术 成果 活动清单活动属性里程碑清单项目范围说明书组织过程资产 紧前关系图 PDM 确定依赖关系利用时间提前和滞后进度网络模板 项目进度网络图项目文件 更新 活动排序 活动列表 顺序分析 泡茶工程 洗壶 洗杯 买茶叶 烧水 沏茶 5分钟 2分钟 4分钟 30分钟 1分钟 2 关键路径 泡茶工程 洗壶 洗杯 买茶叶 烧水 沏茶 5分钟 2分钟 4分钟 15分钟 1分钟 5 洗壶 15 烧水 1 沏茶 洗杯 4 买茶叶 2 2 网络图 直接先行活动 洗壶 买茶叶 洗壶 洗杯 烧水 先行活动 紧后活动 某新产品推销工作计划表 网络计划法的步骤 1 单一时间估计法 确定型 CPM 2 三点时间估计法 不确定型 PERT 乐观时间a 顺利情况所需最短时间可能时间m 正常条件下所需时间悲观时间b 不正常条件所需最长时间 a 4m b 6 b a 6 活动预计时间 t 活动时间标准差 标在网络图中 活动所需时间估计 2 网络计划法的步骤 网络计划法的步骤 i j b a 6 活动所需时间估计 计算预计时间t和各项活动的标准偏差 2 图1 A B C 图2 A J H G E D C B 网络计划法的步骤 项目管理流程 计划 风险计划 根据项目任务的执行排序 时间计划及所需资源等进行分析 制定计划 风险计划要点 识别风险评估风险等级明确风险响应计划 假设所列计划中有可能出现的风险分析任务执行中哪里会出现问题 与项目组成员一同头脑风暴回顾以往项目中曾出现的问题 项目管理流程 计划 沟通计划 根据项目任务的执行排序 时间计划及所需资源等进行分析 制定计划 四个适当 在适当的时间将适当的信息通过适当的渠道传达给适当的人 并确保相关人的正确理解 三大原则 及时准确信息恰到好处制定好项目例会制度 项目管理流程 计划 计划阶段的三个关键点1 明确项目范围及具体任务2 全面的风险认识3 各关键人员的识别与沟通计划计划阶段常见问题1 对工作任务的分解不充分2 风险意识不强及没有沟通计划3 计划通常由个人制定 项目组没有达成共识 项目计划阶段TOP3 项目管理流程 实施 项目沟通要点 项目组成员对目标达成共识项目沟通计划 规章相互尊重主动倾听 项目沟通 客户 高层 主管 项目管理流程 实施 项目沟通 四个主要沟通需求 职责授权协调状态会议 项目讨论会成员进度汇报项目例会及时 公开 恰到好处 项目组内的沟通 谁 为什么需要信息 他们需要什么类型的信息 何种详尽程度 频率 当你和高层及客户沟通时 你的目标是什么 采用什么样的方法来完成沟通 与高层 客户的沟通 项目管理流程 实施 项目沟通 会后发布会议纪要给每位参会者会议必须产生明确的决定所有决定必须立即付诸行动 做好准备 按时开始 并首先说明会议的目的和议题议程每位与会者都有发言机会对会议内容进行口头总结 事先明确为什么开会 以及预期要取得什么效果考虑是否可以取消会议确定需要参加的最少人数确认会议室会前和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通 会前 会中 会后 项目管理流程 识别计划的偏离采取矫正措施以使实际进展与计划保持一致接受和评估来自项目干系人的项目变更请求必要时重新调整项目活动必要时调整资源水平得到授权者批准后 变更项目范围 调整项目目标并监控项目进展 把控项目实施进程 项目管理流程 监控 项目监控 项目管理流程 监控 监控的方法和工具 应用项目进度计划表着急会议观察 检查跟踪行动计划定期反馈及报告 监控过程中发现进度延误怎么办 投入更多的人现有的人投入更多的时间 加班 换工作效率更好的人员去做改进工作方法和工具 提高效率缩小项目范围或降低活动质量要求 项目管理流程 监控 变更的源头 客户方 不断变化的想法与欲望项目团队 成员技能与团队冲突项目优先级 市场变化资源变化其他项目影响 变更管理 项目管理流程 监控 实施与监控阶段的三个关键点1 根据沟通计划 与项目干系人进行良好的沟通2 严格监控进度 及时协调解决问题3 重点跟踪监控高风险任务 并采取有效的防范措施实施与监控阶段常见问题1 需求变更管理不善 导致变更频繁 项目组运作混乱2 跨部门项目组成员的绩效考核与激励机制不完善3 项目组的沟通和跨部门协作难度比较大 项目实施与监控阶段TOP3 项目管理流程 评估与验收领导审核并确认项目总结文档归档 项目管理流程 收尾 项目结束 1 财务评估投资回报率 评估实际费用与计划费用 2 时间与计划的一致性 7 项目控制项目的控制是否为任务重大改进提供了基础 6 项目计划计划流程的费用评估及适当的管理技术的使用 5 环境环境因素对项目活动的影响 4 人力资源团队精神 激励 态度调查 3 质量项目输出的表现水平 客户对质量的感受 项目管理流程 收尾 项目总结会项目总结表 项目总结 问题与收获 贡献度 项目总结 文档归档 项目收尾 行政收尾 合同收尾 项目管理流程 收尾 项目收尾阶段的三个关键点1 顺利完成项目评估和验收2 项目总结 经验总结3 完整的项目信息归档项目收尾阶段常见问题1 经验 教训的总结不够2 项目组成员对网站的重要性认识不足3 项目的移交 项目收尾阶段TOP3 项目管理流程总结 需求与目标范围与成果明确组成员 工作分解进度计划沟通计划 资源调配领导团队沟通解决进展把控项目变更 审核确认评估验收项目总结文档归档 掌握方法与工具 只是迈出成功管理项目的第一步 项目最后成功与否取决于您的毅力 是否坚持不懈的 实践 总结 再实践