《合同管理流程》word版.doc

合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人1. 流程概况流程目的健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险。适用范围适用于公司开发类合同的管理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、咨询合同等，为保证公司项目开发的合同、协议。不含商品房销售合同及认购协议书的审定。定义1、 合同经办部门：是合同起草、报审的主责部门。1） 工程类/材料设备类合同商务管理中心/招标采购管理部2） 设计类合同设计管理中心3） 营销类合同营销管理中心/营销管理部4） 报批报建类合同开发拓展中心2、 合同执行部门：合同的使用部门。3、 合同审核部门：合同审核经营管理部流程主导部门商务管理中心流程参与部门集团各部门、各区域公司部门流程中承担职责商务管理中心1. 组织标准合同的编制、发布、更新和管理；2. 负责编制工程类/材料设备类合同标准模板；3. 审核权限范围内的合同签订；4. 负责合同签订与分发；5. 负责工程类/材料设备合同履约检查；6. 负责建立权限范围内的合同台帐；7. 负责合同的归档管理，并定期与财务管理中心、财务管理部、合同经办部门对账。 合同经办部门1. 负责编制权限范围内合同标准模板；2. 负责权限范围内合同文本的拟定；3. 负责合同洽谈。合同执行部门1. 负责收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据；2. 负责组织合同变更和解除的处理，及时做好终止或解除记录；3. 负责合同纠纷处理时及时向公司法务人员递交合同纠纷说明，同时应迅速收集有关证据。经营合同审核管理部4. 负责合同在汇报总裁前的最终审核。2. 流程图3. 工作程序3.1 合同标准文本的编制3.1.1 商务管理中心组织各合同经办部门拟制职责范围内的合同标准文本，相关部门给予协助。分别是：1) 商务管理中心负责编制工程类/材料设备类合同标准模板，工程管理中心协助；2) 设计管理中心负责编制设计类合同标准模板，商务管理中心协助；3) 营销管理中心负责编制营销类合同标准模板，商务管理中心协助；4) 开发拓展中心负责编制报批报建类合同标准模板，商务管理中心协助；5) 成本管理部负责编制各类标准合同的商务部分及造价咨询合同的标准版本；6) 合同经办部门拟制完成后,商务管理中心填写合同标准文本审批表，组织合同经办部门、商务管理中心、财务管理中心及以上部门分管领导合议会签，之后由副总裁审核，总裁审批。3.1.2 批准后的合同标准文本由商务管理中心保留正本并发布使用。3.1.3 根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同标准文本修改同编制程序，每年举行一次。3.2 合同拟定及签署3.2.1 合同拟定及洽谈1) 除即时结清者外，应当采用书面形式。2) 合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。合同经办部门拟定合同文本（包括电子版），已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，也可增加补充条款。3) 政府有关部门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。4) 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同文本另行拟定合同，并由法务人员审核后方可使用。5) 合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。6) 当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。7) 重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员（视情况外聘律师）、外聘专家和经济、技术等专业人员参加。重大合同是指：（1）法律关系复杂的合同，或（2）其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同；或（3）公司对外签订的标的额在500万元以上的合同。8) 合同经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判准备事项进行安排： 确定谈判的目标； 确定必要时可作出的让步； 确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件； 准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序； 确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。3.2.2 合同审批1) 与合作方洽谈一致后，合同经办部门按照合同审批表的要求，将草拟好的合同分别报相关部门审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面修正补充意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，报部门负责人复审后上交集团领导审批并签署意见。2) 审核部门可根据需要，要求合同经办部门提供与合同有关的补充证明材料，承办人应予以配合。如审核部门对合同主要内容提出修改意见，合同经办部门需重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后再对合同文本进行修改。3) 招标采购及直接采购合同的审核审批由商务管理中心组织（组织部门及其分管领导首先合议审核）；4) 审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。5) 商务管理中心对合同汇总意见审核修改后，应加盖合同稿确认章，再报合同审核经营管理部审核。6) 合同对方履约能力或资信状况有瑕疵的，原则上不应与其订立合同，必须订立同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人进行必要的审查。3.2.3 合同签署1) 权限范围内的合同签订由商务管理中心负责。2) 公司各部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须以部门名义对外签订合同时，应由授权代表授权。3) 合同审批完成后，一般双方同时签字盖章，不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章。商务管理中心根据合同审批表及授权代表在合同书上的签字直接盖章，无须再办理用印申请。若合同条文有修改，需合同订立双方在修改处加盖公章或合同专用章。4) 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。5) 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。6) 合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。3.3 合同归档3.3.1 合同一般一式六份，我方持五份，对方持一份，签订完成后，由商务管理中心将合同分发，财务管理中心、业务部门、合同审核经营管理部、商务管理中心及档案室各存一份合同原件。3.3.2 商务管理中心负责公司的合同管理存档，合同的立卷、编号等管理按公司的相关管理制度执行。3.3.3 对合同履行过程中，各种经双方签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同附件及时归档。3.3.4 涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内交集团档案室存档保存。3.3.5 商务管理中心定期组织合同执行部门、财务管理中心开展合同台帐核对工作。3.3.6 其他各部门借阅合同资料应在公司档案室内借阅，并履行登记手续，退还时档案室应检查所查阅合同资料是否完整；外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后方可办理借阅手续。3.4 合同履行3.4.1 商务管理中心负责建立合同台帐和合同付款台帐，并负责组织相关部门每月核对。3.4.2 合同执行部门负责合同的落实及推进，有义务及时处理合同履行过程中发生的问题，并向主管领导汇报。合同执行部门有义务配合风险控制部对于合同履行的监督和检查工作。3.4.3 合同执行部门注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据。3.4.4 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行部门应在法定、约定或合理期限内以书面方式向对方提出异议。向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经法务人员审核，并报商务管理中心备案。合同执行部门应及时跟进事件情况进展，将相关情况及时告知商务管理中心。3.4.5 合同履行过程中，需妥善保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条。3.4.6 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一般应以标的物交付完毕、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3.5 合同变更或解除3.5.1 根据合同履行的实际情况，如公司认为确需变更合同内容或解除合同的，经合同各方协商一致，可进行合同变更或解除，合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式。合同变更和解除依照合同的签订流程进行审批。3.5.2 合同执行部门在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请主管领导、法务人员处理。3.5.3 合同未履行完毕，但确定不再继续履行的，合同执行部门应做好终止或解除记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，并办理解除合同的手续，由商务管理中心知会各相关部门。3.5.4 合同的变更、解除应注意以下事项：1) 主体变更、解除，应征得合同各方同意。2) 有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。3) 经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同，变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证。4) 合同中订有保密条款或附有保密协议的，合同解除后，其效力并不受影响；合同变更时，如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更，应变更保密条款或保密协议。5) 联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。3.6 合同纠纷处理3.6.1 纠纷发生后，合同执行部门应及时向法务人员递交合同纠纷说明，同时应迅速收集下列有关证据（原件）：1) 合同文件（包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等）。2) 送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。3) 货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关资金管理账目。4) 作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等。5) 证人证言。6) 其他证据材料。3.6.2 法务人员根据情况，在35日内提出处理意见，最终提交董事长审批。3.6.3 合同纠纷经双方协商达成处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同章。3.6.4 对经协商无法解决的纠纷，经总裁同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉。3.6.5 纠纷处理完毕后，由法务人员负责向公司董事长报告；重大合同的纠纷处理，应随时向总裁报告进展情况。3.7 合同款支付3.7.1 合同执行部门负责合同款支付的经办。具体参考合同款支付流程。4. 支持性文件4.1 招标采购管理流程4.2 直接采购管理流程4.3 供方管理作业指引4.4 合同款支付流程5. 相关记录5.1 合同标准文本审批表5.2 合同审批表5.3 合同台账