《应用文写作培训》PPT课件.ppt

应用文写作速成 第一天内容 重要性小序 在今天这样大型化了的社会里 为了发挥领导力量 必须依靠写作能力和讲话能力 日 占部都美 怎样当企业领导 在工业社会向信息社会过渡中 有五件 最重要 的事情应该记住 而其中的一件就是 在这个文字密集的社会里 我们比以往任何时候都要具备最基本的读写技能 约翰 奈斯比特 大趋势 改变我们生活的十个新方法 一个革命干部 必须能看能写 毛泽东 文化课本序 刘少奇 要学习写文章 应用文的价值 李涂 文章不难于巧而难于拙 不难于曲而难于直 不难于细而难于粗 不难于华而难于质 文章精义 刘勰 虽艺文之末品 而政事之先务也 才冠鸿笔 多疏尺牍 文心雕龙 可概括为四句话 经国之业 立言之要 交际之需 文明之魂 试比较下面的两段文字 同志们 中国共产党第十二次代表大会现在开幕 我们这次代表大会的主要议程有三项 一 审议第十一届中央委员会的报告 确定党为全面开创社会主义现代化建设新局面而奋斗的纲领 二 审议和通过新的 中国共产党章程 三 按照新的党章的规定选举新的中央委员会 中央顾问委员会和中央纪律检查委员会 邓小平 中国共产党第十二次代表大会开幕辞 一语未完 只听后院中有笑语声 说 我来迟了 没得迎接远客 黛玉思忖道 这些人个个皆敛声屏气如此 这来者是谁 这样放诞无礼 心下想时 只见一群媳妇丫头拥着一个丽人从后房进来 这个人打扮与姑娘们不同 彩绣辉煌 恍若神妃仙子 头上戴着金丝八宝攒珠髻 绾着朝阳五凤挂珠钗 项上戴着赤金缨络圈 身上穿着缕金百蝶穿花大红云缎窄袄 外罩五彩刻丝石青银鼠褂 下着翡翠撒花洋绉裙 一双丹凤三角眼 两弯柳叶掉梢眉 身量苗条 体格风骚 粉面含春威不露 丹唇未启笑先闻 黛玉连忙起身接见 贾母笑道 你不认得他 他是我们这里有名的一个泼辣货 南京所谓 辣子 你只叫他 凤辣子 就是了 曹雪芹 红楼梦 节选 第一段文字用简洁明了的文字指出中国共产党第十二次代表大会的议程 毫不含糊 使与会者明白 会议就照此进行 它是应用文 第二段文字准确地描写了王熙凤的出场 未见其人 先闻其声 整段文字简洁 形象 逼真 使读者对这个人物有一个感性的认识 它是文学作品 如果应用文这样写 就会使人感到莫名其妙 应用文写作的目的是要办事 与文学作品不一样 在写法上也有不同的特点 一 基本概念 概念和功用 沿革 特点 类别 4 1 2 3 应用文文体常识 基本概念 文体常识 1 概念和功用是国家机关 企事业单位 社会团体及个人在处理事务 传递信息 解决问题 实行管理时使用的 具有特定格式的文体 是一切社会组织和个人进行社会活动和处理个人事务必不可少的工具 2 沿革 产生期 规范期 创新期 变革期 稳定期 成熟期 总结期 新中国成立至今 近 现代 元明清 隋唐至宋元 魏晋南北朝 秦 汉 殷商至战国 3 特点 价值的实用性强烈的时效性建构的程式性表达的简约性读者的确定性 应用文的特点 4 分类 一 基本概念 主题 材料 结构 语言 4 1 2 3 应用文写作过程 主旨 材料 结构 语言 灵魂 血肉 骨骼 细胞 文章写作 人体构成 1 主题 深刻 2 材料 含义和来源 材料来源 学习积累 现场调研 网络搜寻 查阅文献 2 材料 选择和使用 选择材料 去粗取精 去伪存真 使用材料 梳理 剪裁 加工 3 结构 含义和分类 应用文的结构 思维形式逻辑结构 语言形式篇章结构 3 结构 表现形式 3 结构 原则 1 反映社会的发展规律和内在联系2 服从表现主旨的需要3 适合不同种类的实用文书的特点4 符合人们的一般思维规律 4 语言 文体与语体的对应关系 4 语言 语体特征 1 直接性 2 专业性 3 模式性 4 语言 特点 庄重 平实 准确 简约 D A B C 得体 E 庄重 庄严 郑重 A 使用书面语言B 使用标准语言C 忌滥用文学语言D 语言实在 言之有物 在长期的写作实践中 形成了比较固定而又符合问题要求的规范语言 主要有以下七种 称谓语 第一人称用 本 我 第二人称用 你 贵 第三人称用 该 开端 兹 查 谨悉 为了 根据 按照 关于 经办语 经 业经 兹经 引文语 兹接 近接文种语 特做如下规定 特通报 通知 如下 特申请 报告 如下 期请语 即请关照 希即遵照 逆清 洗 当否 是否可行 是否同意 妥否 请核准 请批复 请批示 结尾语 为盼 为要 特此通知 特此报告 特此函达 特此函复 望遵照执行 请认真贯彻执行 平实 平易 朴实 A 写作态度要诚实B 少做作 勿卖弄 明确 明白 确切 A 用语慎审周密 分寸恰当 B 用限制性的词语表示出事物的差别 C 运用数字明确表述事物 D 注意前后照应 避免互相矛盾 E 不生造词语 不写错别字 正确使用标点符号 请看例子 1972年 中美联合公报 中关于台湾问题是这样表述的 美国方面声明 美国认识到 在台湾海峡两边的所有中国人都认为只有一个中国 台湾是中国的一部分 美国政府对这一立场不提出疑议 这一段话高度体现了在外交公文中模糊语言的妙用 看上去很圆活 实际上很明确 具体 简约 简洁 精当 A 从特定目的特定对象出发 写最重要的 B 运用各种简省的表述方法 C 认真修改 得体 适合交际题旨和语境 A 要适合发文者的身份B 要适合题旨C 要适合对象D 要适合语境 应用文表达方式 练习 判断下列词句是否准确 1 带毛 带泥的肉不绞不卖 卖肉店服务公约 2 砍伐一人高的油松一棵 罚款5元 砍伐碗口粗的杉木一棵 罚款10元 林场 3 凡请事假 病假三天以上者 扣发当月奖金 4 维护国家 集体和公民的合法权益 5 丰俭由人 饭店 6 打击犯罪7 集体结婚8 人牙麻将 缩略语 9 儿童肉 应用文的写作过程 文章写作 准备 平时准备特定准备 构思 表达 修改 提炼主旨选取材料谋篇布局 选词炼句准确表达一气呵成 查文种选择查写作要素查标点符号 具体写作步骤 Growth Start Jump 修改 拟稿 列提纲 基本思路和写作纲要搭出文章的框架写清每部分各个层次的安排和内容要点 标题 主送机关常见错误正文常见错误结尾 落款常见错误 准确 醒目 简洁 规范的标题起句发意 下笔入题 文风朴实的开头注意层次段落 过渡与照应的主体精炼实在的结尾 应用文的标题 标题是文章的命题 最引人注目 标题要画龙点睛 既能显示应用文的内容 又能有提示作用 引发读者的兴趣 应用文的标题有以下三种形式 1 公文式标题由发文单位 事由 文种三部分组成 如 中共中央关于认真学习贯彻党的十六大的通知 2 新闻式标题 包括三行 双行标题和单行标题三种形式 由正题 副题组成 如 一人富了不算富共同富裕才是富 山西 壶关县大胆起用德才兼备的能人当支书的启示 诚信与全面建设小康社会 关于诚信问题的讨论 3 基本标题式 指一般标题的拟订方式 或直陈 或引用 或对举 或提问 形式活泼 巧妙新颖 如 加快发展是富民强国的第一要务 呼唤 平常心 凭本事吃饭 靠政绩晋升 战士业余生活有哪些新要求 要直观 简洁 容易理解 要准确 醒目 简洁 规范 应用文的开头 开头的 定调 的作用 要做到 起句发意 下笔入题 文风朴实 有助于主体部分自然展开 常用有如下方式 1 概述式 即用叙述的方法 概括地写出基本情况 问题 或写出基本的过程 这种写法多用于报告 总结 决定 决议等 2 目的式 这种开头通常以简明的语言说明公文的目的 或开头概述情况 而后引出主旨 这种写法多用于通知 通告 决定 条例 规则等 3 缘由式 即以上级文件 领导指示或有关法规 规定作为行文的依据和出发点 多用于通知 通告等 4 直述式 即开宗明义 直接切入正题 这种形式大都用于批复 答复 5 结论式 先对情况或工作进行总结 做出评价 提出看法 然后再分别加以论述 这种开头多见于总结 报告等 6 提问式 先提出问题 然后引起下文 这种开头方式易引起读者的注意和思考 常见于调查报告的写作 7 寒暄式 开头问候 祝贺 传情达意 然后再转入正题 这种开头常见于信函和祝酒词 写好开头 一要注意 开门见山 避免背景交代过详 虚语套话过多 引据过多或缺乏概括的毛病 二要紧扣全文 三要概括凝练 应用文的主体写作 是文章的中心 是写作的重点 根据开头提出的问题 依照科学的方法 运用材料对所提出的问题和观点进行阐述和分析 主体部分的写作要注意层次段落的安排以及文章各个部分的过渡与照应 过渡与照应使文章承前启后 前后呼应 脉络清晰 文气贯通 过渡指层次之间 段落之间的转换 衔接 起承上启下的作用 一般过渡方式有 用关联过渡词 过渡句 过渡段和序列自然过渡等 常用的照应方式有 1 题文照应 应用文的内容 特别是开头 要照应标题 标题则要照应主要内容 做到题文一致 2 首尾照应 开头和结尾关联密切 有什么样的开头就应有什么样的结尾 3 前后照应 文章后面的内容要与前面的内容照应 如果前面提到的问题后面断了线 这篇文章就不严密了 应用文的结尾 结尾一般应根据行文需要 止于所当止 有话则说 无话则止 常用的方式有 1 自然结束 一件公文要阐明的问题说完了 全文也就自然结束 2 提出请求 这种结尾都用于上行文 如请示 报告 函 3 指出方向 发出号召或提出要求 多用于通知 通报 决定 4 总结全文 对全文主旨作以简要的概括和总结 肯定成绩 找出差距 5 交待说明 在文章末尾交代说明有关问题和注意事项 以提起读者注意 6 强调意义 对事物的性质和行文的意义在结尾处进行强调说明 以引起读者的重视 7 呼应开头 开头揭示主旨 结尾与之呼应 8 提出建议 结尾针对文章主体部分论述 分析的情况 提出解决的意见和相应的措施以及贯彻 处理的要求 这种结尾方式在揭露问题反映情况的调查报告中极为常见 9 祝愿式 结尾处表示祝愿 祝贺或慰问 常见于信函 唁电 祝酒词等公关礼仪文书中 结尾要精炼实在 有针对性 有新意 要避免那种喊口号 唱高调的 豪言壮语 式或一般口号式的结尾 第二天内容 应用文写作实战训练 事务文书 总结计划调查报告汇报材料会议记录述职报告竞争上岗演讲讲话稿 总结的写作技巧 定义是对已经做过的某一时期的工作进行全面系统地回顾 分析和评价 从中找出经验教训而写成的书面材料 特点1 内容的经验性2 目的的借鉴性3 表述的评议性 总结的写作技巧 写作艺术1 类型不同 标题有别2 简明扼要 前言多样3 结构安排 主题各异写作要求1 寓于平时 忌胸中无数2 总结规律 忌罗列材料3 突出重点 忌写流水账 要避免的问题1 光摆工作 2 套用计划 3 上下不分 4 面面俱到 5 老调旧腔 计划的写作技巧 定义计划是为完成一定时期的任务而实现对目标 措施和步骤作出简要部署的事务文书 特点1 目的性 2 科学预见性 3 严格时限性 写法1 条文式 2 表格式 3 文件式 1 标题 2 正文 开头 主体 结尾 3 落款要求1 实事求是 可行性强 2 突出重点 兼顾全面3 可以便于监督 落实 起到应有作用4 注意留有余地 分类1 规划 纲要 最宏大 时间 一般都要在三五年以上 范围 全局性工作或涉及面较广的重要工作项目 内容和写法 粗线条的 比较概括 如 省经济和社会发展十年规划 省工业结构调整规划 等 目的 对全局或长远工作作出统筹部署 有方向性 战略性 指导性 更具有严肃性 科学性和可行性 写法1 标题是 四要素 写法 单位名称 时间期限 内容范围 规划 如 省 八五 期间经济发展规划 2 正文一般都比较长 大致有以下几方面内容 前言 即有关背景材料 是制定规划的起因和缘由 是制定规划的依据 不能简单罗列事实 应把诸多有关情况以过认真地综合 分析 使规划目标言之有据 可靠 指导方针和目标要求 是规划的纲领和原则 是在前言的基础上提出的 因此既要写得鼓舞人心 又要写得坚定有力 要用精炼的语言 概要地阐述出来 主要任务和政策 措施 是规划的主体和核心 是解决 做什么 和 怎样做 的问题 因此任务要提得明确 措施要提得概括有力 一般采用以任务为主线的 并列式结构 对专题规划或任务较单一的规划 采用任务 措施分说的 分列式结构 结尾 即远景展望和号召 要写得简短 有力 富有号召力 2 设想 最粗略 一般说来 时间长远的称 设想 范围较广泛的称 构想 时间不太长 范围也不太大的则称为 思路 或 打算 内容上 为制定规划 计划作准备 是初步想法 写法上 是概括地 粗线条地勾勒 特点上 在严肃性 科学性和可行性方面要求相对差 是为正式的规划或计划作准备 不必太周密 只要基本成形就可以 且在提出任务或目标时 往往还有简短的论述语句 写法 设想因具有超前性 所以其写作要求并不十分严格 其格式也不大一样 如果是给领导看的 报给上级 就要严肃一些 随报告报送 不必落款 也不必写行文时间 如果是交给群众讨论的 或者不以通知或报告的形式转发或上报 要落款并写明具体行文时间 标题可是 四要素 可是 三要素 还可是 两要素 正文一般有两种写法 第一种是只讲目标 要求的条项并列式写法 适用于时间较长远的 设想 或工作计划的最初构思或打算 第二种是也按规划 计划 方案或安排的格式结构 只是内容粗略一些的想法 适用于预备性计划 即只是征求意见的 构想 思路 或 打算 3 狭义 计划 广义工作计划 最适中 特点 时间在一年 半年左右 范围是单位工作或某一项重要工作 内容和写法比规划具体 深入 比设想正规 细致 比方案简明 集中 要比安排阔展 概要 写法 一般不以文件形式下发 除标题和正文外 要在题下或文后标明 年 月 日制定 以示郑重 标题是 四要素 不应省略 正文写法 要比规划和设想要具体 详细 开头 或阐述依据 或概述情况 或直述目的 要简明扼要 主体 即计划的核心内容 阐述 做什么 目标 任务 做到什么程度 要求 和 怎样做 措施办法 三项内容 既要写得全面周到 又要写得有条不紊 具体明白 全面工作计划一般采取 并列式结构 任务 措施分说 结尾 或突出重点 或强调有关事项 或提出简短号召 也可不写结尾 4 要点 是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要 经过整理 把主要内容摘出来的计划 一般以文件下发的计划都采用 要点 的形式 写法 只有标题和正文 但有些要点 由于涉及的工作重大 为郑重起见 往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间 标题可写 四要素 也可写 三要素 题下标明被省略的发文机关名称 正文写得比较概要 既不要兼顾到各个方面 不必讲具体做法 更不用讲道理 没有过渡段 段落也不长 结构方式大都是并列式 可分若干项目一贯到底 也可分几大项 大项下分若干小项 其中的小项可在每一大项下单独排列 也可全文排列 5 方案 最为复杂 是上级对下级涉及较大工作 作全面部署 内容构成繁琐 写法 方案的内容用带 文件头 形式下发 不用落款 只有标题 成文时间和正文三部分内容 标题写法 一是 三要素 写法 即由发文机关 计划内容和文种三部分组成 如 东北师范大学五年发展规划总体方案 一是 两要素 写法 即省略发文机关 但这个发文机关必须在领头的 批示性通知 文件头 的标题中体现出来 如 治理采掘工业危机 实现良性循环方案 为郑重起见 方案的成文时间一般不省略 而且要注在标题下 正文 一是常规写法 即按 指导方针 主要目标 重点 实施步骤 政策措施 及 要求 几个部分 适合于常规性单项工作 二是变项写法 即根据实际需要加项或减项的写法 适合于特殊性的单项工作 注意 主要目标 实施步骤 政策措施 必不可少 在 主要目标 中 还要分总体目标和具体目标 实施步骤 要分基本步骤或阶段和关键步骤 关键步骤里还有重点工作项目 政策措施 的内容要分 政策保证 组织保证 和 具体措施 等 6 安排 最为具体 是涉及范围较小或单位内部确切 单一的工作 内容要详细 容易把握 写法 有两种发文形式 一种是上级对下级安排工作 尽管涉及面较小 也要用 文件头 形式下发 格式是 标题 和 正文 两部分 另一种 如果是单位内部的工作安排 也可直接下发文件 格式就由 标题 正文 落款及时间 三部分组成 没有受文单位 如果必须有 则或者以 文件头 形式下发 或者以 关于 安排的通知 名义下发 标题 三要素 也可 两要素 省略机关名称 正文由 开头 主体 和 结尾 三部分组成 也有的省略 结尾 主体 结束 正文即随之结束 开头 同计划开头差不多 或阐述依据 或概述简明扼要 主体 是正文核心 包括任务 要求 步骤 措施四方面 结构上 其任务要具体 其要求要明确 其措施要得当 计划写作五原则 第一 对上负责的原则 要坚决贯彻执行党和国家的有关方针 政策和上级的指示精神 反对本位主义 第二 切实可行的原则 要从实际情况出发定目标 定任务 定标准 既不要因循守旧 也不要盲目冒进 即使是做规划和设想 也应当保证可行 能基本做到 其目标要明确 其措施要可行 其要求也是可以达到的 第三 集思广益的原则 要深入调查研究 广泛听取群众意见 博采众长 反对主观主义 第四 突出重点的原则 要分清轻重缓急 突出重点 以点带面 不能眉毛胡子一把抓 第五 防患未然的原则 要预先想到实行中可能发行的偏差 可能出现的故障 有必要的防范措施或补充办法 2010年个人工作计划例文 2010年新的一年 对刚成立二年多的广州电气设备有限公司上海分公司来说 是一个充满挑战 机遇与压力并存的一年 在这二年时间里 由于上级领导的悉心栽培和全员支持与配合下 客户服务各项工作已逐步完善 为了能够尽快赢得客户的认可 优势于其他厂商 提升公司在客户心中的服务形象 特制定2010年个人工作计划如下 一 创建 服务形象 严格执行公司各项规章制度 在与客户沟通时使用文明用语 诚信为本 不轻易承诺诺客户 承诺的事必须办到 办好 不可忽视细节问题 对着装 仪表 手势等需严格注意 二 转变服务观念 把 要我服务 改变成 我要服务 认真学习公司与品质有关各种体系流程和业务流程 以便随时应付客户提出的关于品质方面的各种问题 带着 多学习 多沟通 积极主动 的态度 深入到质量投诉的接收 与客户沟通 客户投诉的立即处理等各个工作中去 同时为客户提供质量三包处理 包修 包换 包退 三 增强责任感 增强服务意识 团队意识 积极主动地把工作做到点上 落到实处 减少服务时效 当接收到客户质量投诉 应立即处理 减少客户因我司质量问题 产生的抱怨感 尽量减少不必要的损失 为顾客和公司带来更大的利益 同时务必在三天之内关闭客户的质量投诉问题 时刻坚持不懂就问 不明白就多学的态度 与同事多合作 与领导多汇报工作情况 来更好的完成本职工作 同时也增强团队合作能力 来更好的服务于客户 四 每次接收到的客户投诉按客户质量投诉处理规定 WI XG S006 应即时反应给相关的制作部门 责任部门 同时并填写客户投诉处理报告 针对质量投诉 制订纠正预防措施 每周对客户投诉情况进行统计分析 以便于更好的统计出质量问题的所在 每月月底将客户投诉以月报形式上报给上级领导 并送相关部门 以上 是我对2010年工作计划 可能还有很多不清晰 不明白的地方 希望领导 同事们多多给予支持与帮助 展望2010年 我会更加努力 认真负责的去对待本岗位工作 也力争为公司赢取更多利润 树立公司在客户心目中光辉形象 调查报告的写作技巧 定义是根据调查研究成果写出来的反映客观事物的书面报告 是我党理论联系实际 指导和推动事业发展的一个基本方法 选题技巧1 立意高远 选战略问题2 考虑全局 选重大问题3 反应敏捷 选热点问题4 善于捕捉 选苗头问题5 抓住本质 选典型经验 调查报告的写作技巧 写作技巧1 观点材料 有机统一2 结构合理 中心突出3 叙述生动 议论精当写作要求1 深入调查 忌浮光掠影2 更新手段 忌从一而终3 认真研究 忌浅尝辄止 汇报材料的写作技巧 定义是下级向上级汇报工作的详细材料 或者具有业务关系的单位项主要上级汇报工作的材料 写作技巧1 应该是一篇小的议论文2 条理要清楚3 用数据 实例说话4 实事求是5 围绕目的组织文章 会议记录的写作技巧 定义是用来记录会议的召开 报告 发言 决议等事项的应用文书 要求1 务求完整2 详实记载3 准确无误4 无错无漏与会议纪要的区别1 性质不同2 功能不同 会议记录的写作技巧 格式XXX办公室会议记录时间 地点 出席人 缺席人 主持人 记录人 会议内容 1 2 主持人签名 记录人签名 述职报告的写作技巧 定义 孟子 梁惠王 诸侯朝于天子曰熟知 述职者 述所职也 作用1 客观评价 有利于任人唯贤2 公开政绩 有利于克服不正之风3 认真回顾 有利于健康成长类型 特点1 党政领导突出尽职情况2 机关领导突出领导方法3 中下层领导突出任务质量4 企业领导突出效益 述职报告的写作技巧 写作技巧1 岗位职责交待明白2 指导思想陈述清楚3 工作实绩事实说话4 正视问题一分为二5 内容表述条例有序写作要求1 实事求是 忌揽功诿过2 虚实结合 忌理论与实际脱离3 以我为主 忌主从不分4 通俗生动 忌干巴无味 个人述职报告例文 xx年 连云港质监局党组一班人团结带领全市质监系统干部职工 以 科学发展观 思想为指导 以科学发展观质监工作全局职能 使全市质监工作有了成绩 一 特种设备安全监察工作年初 本人特种设备安全监察工作的分管 分别与江苏省质监局分管局长 连云港市分管市长签订了安全工作责任状 又分别与各县 区局分管签署了安全工作责任状 安全工作责任制和责任追究制 是在下半年 各级检察机关新组建了反渎职侵权 加大了对执法渎职和玩忽职守犯罪的查究 切都和全市从事特种设备安全监察工作的干部职工清醒地认识到 安全责任重于泰山 增强管好特种设备的使命感和责任感 振奋精神 努力工作 严查事故隐患 狠抓工作 市局党组对全市特种设备安全工作极为 刘玉君局长挂帅 多次带队到企业现场检查 对安全工作的各个环节 都作了的指示 党组的各位同样也给安全监察工作以宝贵的支持 市局特种设备安全监察处的同志们身负重托 勇担风险 站在安全工作第一线 艰苦奋斗 面对分布在全市各个角落的近2600台锅炉 3600件容器 35万余只气瓶 260公里管道 800多部电梯 千余台起重机械和1200多辆厂内机动车 35台大型游乐设施2部高空客运索道 不畏艰辛 与市锅检所 稽查支队和各县区局紧密 周密计划 规范执法 防微杜渐 排除隐患 促进了全市特种设备安全工作在2005年平稳发展的状态 全年无一起锅炉 容器爆炸事故 无电梯 起重机械等特种设备事故 完成了连云港市安委会2005年度安全工作验收 市锅检所的干部职工在2005年地和发扬能吃苦 能战斗的工作精神 斗酷暑 战严寒 高负荷 高强度 高的工作态势 使全市锅炉定检率97 6 容器定检率96 2 了全年工作任务 提前跨进了2006年 去年11月 以端正的思想认识和精神状态 向江苏省特检院连云港分院的过渡 在体制划转的过程中让省局放心 市局满意 社会赞誉 企业欢迎的集体 2005年市特种设备管理协会紧紧中心工作 会务活动 拓展 去年共培训特种设备管理和操作人员3150名 竞争上岗演说稿写作技巧 定义是竞争上岗过程中的一项重要内容 是在一定组织形式下 参加竞聘者为了达到上岗的目的 在特定时间和场合面对特殊听众 就本人的竞聘条件 竞争优势和上岗后工作设想等内容发表的公开演说 特点1 鲜明的目的性2 激烈的竞争性3 真实的质朴性4 独特的创造性5 严格的规范性 竞争上岗演说稿写作技巧 内容1 标题多样化 2 称呼简洁化3 开头谦虚性 4 主体的充实性5 结尾的精炼性演说语言的技巧1 自信自荐 展示优势 2 真实真挚 爱岗敬业3 把握特点 适应岗位 4 了解对手 突出强项 竞争上岗演说稿写作技巧 5 立足现实 力求创新 6 讲究道德 无私奉献7 质朴无华 服务群众 8 情真意切 感人至深9 能上能下 态度诚恳避免的问题1 过分夸大 言过其实 2 情况不明 无的放矢3 妄自菲薄 过分谦虚 4 吐字不清 语素过快 讲话稿的写作技巧 定义讲话稿是共领导人在公务活动中发表讲话时所用的书面材料 兼有公文和演讲词的特点 具有生动 吸引听众的特点 其内容和形式 分三类 政论型讲话稿 意见型讲话稿 礼仪型讲话稿 准备工作1 把握好领导的意图 一是在弄清精神实质上下功夫 二是做到两个融会贯通 三是发扬独立思考的精神 2 要摸清领导同志的特点 3 弄清讲话对象的情况 4 弄清讲话场合 5 确定讲话稿的提纲 第三天内容 公文的写作 概述 定义 广义 是党和国家机关 社火团体和企事业单位 在办理公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料 是依法行政和进行公务活动的重要工具 狭义的公文 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 公文的写作 概述 分类1 按适用范围分 党政机关相同的9种 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 党的领导机关特有公文 决议 指示 公报 条例 规定 行政机关特有公文 命令 令 议案 公告 通告 2 按行文方向 上行文 报告 请示 平行文 函 议案 下行文 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 意见 会议纪要 公文的写作 概述 作用1 领导指导作用2 联系公务作用3 宣传教育作用4 依据史料作用特点1 内容的公务性2 题诗的规范性3 表达的简明性4 效用的法定性 公文的写作 体式 1 眉首部分内容 公文管理标识 公文版头 发文字号 签发人姓名 发文字号举例 山大学发 2002 23号晋府字 2002 18号晋府办字 2001 70号 2 主体部分标题 题注 主送机关 正文 附件 生效标识 注释 3 版记部分 主题词 抄送机关 印制版记 A4型公文用纸页边及版心尺寸 公文首页版式 上报公文首页版式 4 印装格式 排印要求 装订规格要求 排写要求 用字要求 标点符号要求 装订要求 公文的行文关系 直接隶属关系间接关系业务指导关系平行关系不相隶属关系 公文的行文方式 逐级行文 多级行文 越行文 直接行文 行政公文的行文规则 一 根据隶属关系和职权范围确定行文关系的规则二 职能部门行文规则三 抄送规则四 部门之间行文规则五 联合行文规则六 请示和报告的行文规则 公文的行文规则 具体 第一 各级党的机关和行政机关的行文关系 应当根据各自的隶属关系和职权范围确定 第二 同级党政机关 同级党政各部门 上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文 党政机关及其部门与同级军队机关及其部门可以联合行文 党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文 第三 党政各职能部门在各自职权范围内 可以互相行文 可以向下级机关中相关的部门 业务部门 行文 也可以根据本级党委或政府的授权的职权规定 对下级党委或政府行文 第四 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关有权责令纠正或撤销 第五 向下级机关的重要行文 应当同时抄送本机关的直接上级机关 第六 向上级机关行文 应当主送一个上级机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 第七 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复其请示事项 第八 向上级机关请示问题 应当一文一事 只写一个主送机关 其他机关可抄送 但不得同时抄送下级机关 第九 除党委办公厅 室 根据党委授权外 党委的其他部门 不得对下级党委发布指示性公文 第十 党委各部门应当向本级党委请示问题 未经本级党委同意或授权 不得越过本级党委向上级主管部门请示重大问题 第十一 不相隶属机关之间一般用函行文 第十二 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章 应当视为正式公文依照执行 可不再行文 第十三 对不符合行文规则的上报公文 上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关 行政公文发文程序 公文的拟制 1 符合国家的法律 法规和方针 政策及有关规定 2 情况确实 观点明确 条理清楚 文字精炼 书写工整 标点正准确 篇幅力求简短 3 人名 地名 数字 引文要准确 引文应当先引标题 后引发文字号 4 用词用字准确 规范 5 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 6 公文由本机关领导人签发 重要的或涉及面广的 必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发 7 审批公文 主批人应当明确签署意见 并写上姓名和审批时间 其他审批人圈阅 应当视为同意 8 草拟修改和签批公文 用笔用墨必须符合存档要求 不得在文稿订线外书写 行政公文的写作艺术 眉首明晰 符合标准红色反线以上的 份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 主题清楚 格式规范1 标题准确文种要恰当标题三要素 准确概括事由 行政公文的写作艺术 2 主送明确附件说明3 正文充实重点突出开头 主题 结语4 落款无误主题词准确版记各项 置于末页主题词 抄送机关 印发机关 印发日起等 反线 公文写作的一般规律 指导思想是唯物辩证法 要摆事实 讲道理 思维方式是逻辑思维 叙事说理和概括判断都要遵循逻辑规律 表达方式是以说明为主 辅以叙述 议论的综合方式 叙述贵用 直笔 有时可巧用 曲笔 议论贵用 画龙点晴 之笔 说明贵用 言简意赅 之笔 公文的语言特色是庄重 朴质 准确 精炼 而且有一些惯用的规格语 公文常用的几种特色语言 缩略语如 中共中央 十届人大二次会议 三个代表 四有新人 等 模糊语近几年来 清华大学在管理体制 人事制度及运行机制等诸方面 进行了一系列改革 校系机关及有关单位通力合作 使改革取得了显著成效 不许以任何名义 任何资金修建计划外的楼堂馆所 惯用语 书面语 形成一种程式性修辞方法 如称谓语 本 局 你 公司 我 部 该 厂 经办用语 兹经 经 业经 业已 引叙用语 悉 前接 近接等 表态用语 照办 同意 可行等 期望用语 即请查照 请 拟请 望 希 希即遵照 综述过渡语 为此 对此等等 结尾用语 为要 为盼 为荷 特此通知 当否 这些惯用语使公文撰写简洁明了 公文写作有其固定格式 如上述 不同文种又有不同的语气要求 公文的写作思路 三要素 以什么身份写 写给谁 目的何在 构思逻辑 提出问题分析问题解决问题 例 毛泽东致宋庆龄的两封信 1949年6月19日的信庆龄先生 重庆违教 忽近四年 仰望之诚 与日俱积 兹者全国革命胜利在即 建设大计 极待商筹 特派邓颖超同志趋前致候 专诚欢迎先生北上 敬希命驾莅平 以便就近请教 至祈勿却为盼 专此 敬颂大安 毛泽东1949年6月19日 1956年1月26日的信亲爱的大姐 贺年片早已收到 甚为高兴 深致感谢 江青到外国医疗去了 尚未回来 你好吗 睡眠尚好吧 我仍如旧 十分能吃 七分能睡 最近几年大概还不至于要见上帝 然而甚矣吾衰矣 望你好生保养身体 毛泽东1956年1月26日 例文 文章骨架 积极探索市场经济条件下的就业机制 温州市 载 人民日报 一 基本的做法1 注重形成较为合理的所有制结构2 注重形成较为活跃的劳动力流动态势3 注重形成较为成熟的择业观念4 注重形成较为完善的劳动力市场体系5 注重形成较为完备的社会化保障体制 例文 文章骨架 二 实践的启示1 在把握发展与稳定的关系上 着重依靠发展促稳定 2 在把握市场与政府的关系上 着重发挥市场的基础性作用 3 在把握全局与局部的关系上 着重统筹全局以促进微观矛盾的化解 4 在把握效果与形式的关系上 着重把社会效果放在首位 行政公文审核艺术 一 依法行政 行文确有必要二 情况确实 反对浮夸虚报三 片言居要 结构合理清楚四 字词规范 没有语言毛病直述不曲 用语恰当 名称 数字准确 没有语病 第四天内容 几种行政公文的比较鉴别 一 决定与决议二 报告与请示三 条例与规定四 公告与通告五 函 请示 批复 决定的写法 决定的适用范围决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容 是带有制约 规范 指导作用的下行文 对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力 是兼具领导性与规定性的公文 决定以机关名义发布 以国家行政机关为例 按照有关法律 决定的发布机关是国务院 国务院各部委 以及县级以上 含县级 地方各级人民政府 乡 民族乡 镇人民政府也可以发布决定 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 撰写决定的注意事项第一 要注意决定的必要性 第二 要注意决定的正确性 决定的写法决定的格式主要由标题 正文 签署和日期组成 1 标题决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容 通常要求写全项标题 即发文机关 事由和文种 2 正文决定的正文 应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见 要求 方法 措施等内容 具体写法有两种 宣告性决定 因其内容相对简单 篇幅又较短小 所以 常按 决定原由 决定内容 的顺序作篇段合一的方法来进行表述 指挥性和表彰性决定 因其内容相对复杂 所以 常采用二部式结构表述 第一部分是开头 阐明决定的原由 第二部分是主体 阐明对有关事项或行动的意见 要求 方法 措施等内容 可按一定逻辑顺序分条列项进行表述 有时也可采用小标题的方式来表述 3 签署及日期决定的签署与其他行政公文一样 在正文的右下方签上发文机关及成文日期 其中 如果是需要明确通过决定的时间及会议 则可将二者写在标题的下方 通知 通知的适用范围在机关 团体和企事业中 作为通用公文的 通知 是应用范围广 使用频率高的一个文种 通知适用于批转下级机关相关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知的适用范围广 从公布国家的政策法令 到基层单位的事务告知 无论是党 政 军机关 群众团体 还是企事业单位 上至中央 下至地方 单位无论大小都可以使用通知这种公文形式 由于通知的限定性小 机动性 灵活性大 所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时 常常考虑用通知来发文 通知均以机关名义发布 通知的写法通知的写作格式由标题 受文单位 正文 签署和日期几部分组成 标题常用的写法有两种 一种是发文机关 事由 文种三要素俱全 另一种标题是只有发文事由和文种两要素 受文单位 即被通知对象或主送单位 一般是单位 有时也可是个人 通知的正文多用祈使语句 适当配以说明语句 而且口气坚定 不容置疑 签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上 然后再写成文日期 最后要加盖公章 撰写注意事项第一 要认真仔细 第二 被通知单位的名称要写清写全 通知的主送单位可以是一个 可以是几个 也可以是所有下属单位 发文时必须写清楚 通知周全 如使用 省政府有关部门 一类略称 所附发文单位则应写明 有关部门 的名称 以避免发文不全 贻误工作 省劳动厅文件 劳办发 1997 56号 关于召开全省劳动工作会议的通知各地 州市劳动 劳动人事 处 局 省直有关厅 局 公司 经省政府同意 定于1998年1月12日在 市召开全省劳动工作会议 现将有关事项通知如下 一 会议议题1 贯彻落实全国劳动工作和全省经济工作会议精神 2 总结1997年劳动工作情况 安排1998年劳动工作 3 签订劳动工作目标管理责任书 4 表彰先进集体和个人及 三优 文明单位 二 参加人员各地州市劳动 劳动人事 处局长和办公室主任各1人 三 会议时间1998年1月11日在 市 宾馆报到 1月12日 14日开会 会期3天 这是一则会议通知 标题 由事由和文种两部分构成 这是发文单位 公文专用纸上已经印 主送单位是省劳动厅下属的各部门 正文主体部分 先讲此次会议是经省政府同意的 强调召开此次会议重要性 然后以小标题形式分四个方面将有关情况告知与会者 四 有关事项1 参加会议人员名单 注明姓名性别 民族职务 于1998年1月5日前报省劳动厅办公室 联系人 王朝 联系电话 8888666 2 外地各单位参会人员限带车一辆 公章 一九九七年十二月二十四日主题词 劳动工作会议通知 省劳动厅1997年12月25日印发 结尾自然收束无惯用语 这是版记 由主题词 印发机关 印发日期及反线组成 该通知表意明确 议题是什么 谁去参加 报到的时间 地点 会期等 交代得清清楚楚 考虑也周全 告知联系人及其电话 以备咨询 要求预报与会者性别 职务 以便安排住宿 会议通知是最常见的 也是写作比较简单的一种通知 会议通知的一般要求如下 要交代会议的名称 会议的内容 会议的时间和地点 参加的人员及注意事项等 有的为了引起人们的重视 会写召开会议的缘由 依据 和目的 一般例行会议则不写 通知 各中专学校语文教研组 室 我会常务理事会讨论决定 本学期主要工作安排如下 一 组织编写并发行2000年秋季使用的新教材 征订通知由省中专处发 拟于开学前举办备课班 二 筹备 广东省职业学校第二届语文能力综合竞赛 方案见附件 各市校可于本学期初赛 三 参加广东省中专教研会第八次科研 课研成果评选 我会选题是 进入21世纪中职语文教学内容及模式 研究 此题为下届年会 2001年 主题 请各校开展调查 研究 试验 学习等活动 撰写论文 总结经验 特此通知附件 语文能力综合竞赛方案 略 广东省中专语文教研会 代章 二000年三月二十八日 标题简洁 仅用文种 顶格写主送单位 正文 开门见山直截了当地把本学期主要工作安排告知各中专学校语文教研级 室 这是一份事务性通知 这种通知在日常生活中最常见 一些重要的活动安排或常规性事项需知会属下时 可用这类通知 这则通知标题灵活 仅用 通知 文种名称 省去了发文单位和事由 内容开门见山 直截了当地把本学期主要工作安排告知各中专学校语文教研级 室 结构简明 行文简洁一目了然 特别是在市场经济的今天 这种结构的通知使用频率最高 结尾用 特此通知 的惯用语结束全文 练习 评改一篇普通的会议通知通知 兹定于五月三十一日下午三时 在主楼后厅召开全校中层党政干部会 传达中央重要文件 请各院系党委正副书记 校机关各部处正副部处长准时出席 不许请假 大学校长办公室五月二十日 报告 报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告从性质上看是一种陈述性的公文 从行文关系上看 是一种典型的上行文 报告的特点第一 已然性 第二 总结性 第三 陈述性 报告的种类按其呈报要求可分为呈报性报告 呈转性和呈复性报告 按其内容可分为综合报告和专题报告 工作报告和情况报告 以及调查报告 报告的写法由标题 主送机关 正文 落款及日期四部分组成 1 标题 一般由规范化的 三要素 的写法即发文机关 报告内容和报告组成 也可以由事由和文种组成 省略其发文单位 2 主送单位 主送机关写在正文前第一行 3 正文 报告的正文一般也分为开头 主体和结尾三部分组成 正文的开头 一般是简要说明报告的目的或有关情况 有时是对报告的情况作简要概括 采用的方式常用说明式或概括式 正文的主体 应集中反映报告的核心内容 其具体写法 因报告种类不同而略有差异 综合性报告及呈报性报告 专题报告 因是汇报工作 按其内容基本上是采用顺叙法 呈转性报告 因其主要目的是反映对具体问题的意见 所以其内容安排亦采取顺叙法 正文的结尾 一般的报告多无特殊的结尾 汇报完毕 即告结束 结尾常用语是 以上报告 如有不妥 请指正 呈转性报告 其结尾比较固定 常用语是 以上报告 如无不妥 请批转 贯彻执行 落款及日期 如果标题是 两要素 的写法 或者即使标题是 三要素 写法 为了郑重起见 则先落款即发文单位全称 再写成文的日期 撰写报告应注意的事项第一 要注意明确写作目的 一是根据目的确定报告的具体种类 二是根据目的选择典型材料和重点内容 第二 报告的材料应确实 可靠 第三 报告里的观点要正确 第四 文字要简练 请示 请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示 批准 请示从行文关系看 它是一种典型的上行文 从性质上看是期复性公文 上级机关收到请示后 应当及时给予指示 批复 请示一般以机关的名义发出 在国家行政机关中 为了明确行政领导负责制 重要的请示 比如涉及有关全国或者一个地区 一个方面工作的方针 政策 计划和重大行政措施等事项的请示 也可以由机关的正职行政领导签署发出 请示的特点第一 行文关系具有固定性 请示的行文不能超越法定的隶属关系 而且一般是逐级行文 第二 行文的内容具有单一性 凡较规范的请示 都是具有这种单一性的 即一篇请示的公文只写一件事或一个问题 亦即所谓的 一文一事 一事一请示 这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的 第三 行文目的鲜明性 这主要表现在两个方面 一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确的 二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的 在这里 一切的含糊其辞都是不允许的 请示与报告的区别第一 行文目的不同 请示用于向上级请求指示或批准某些事项 待上级明确审批意见后再开展或结束工作 在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求 报告却不能请求指示或批准 更不能要求必须复文 第二 两个文种的作用不同 请示对工作起到启始或中续作用 报告则起到汇报工作 反映情况供上级了解或参考的作用 第三 两个文种的形成时间不同 请示只能在事前 报告则在事后或事情进行当中形成 请示的写法请示由标题 主送单位 正文 签署及日期组成 1 标题请示的标题由请示单位的法定名称 事由 请示事项 和文种 请示 组成 标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括 一般为请示事项或问题的名目 2 主送单位即请示单位的直接上级机关 如有双重隶属关系时 则应主送能够直接批复的隶属上级 另者则以 抄报 处理 即主送单位只能是一个 不要轻易越级行文 如因特殊需要 必须越级行文时 应在报送更高的隶属上级机关的同时 抄报被越过的直接隶属的上级机关 正文 请示的正文包括请示缘由 请示事项及请示批准的希望或要求 请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况 也是构成原因的主要理由 第二部分的请示事项是全文的重点 明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见 最后一部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求 常用语有 妥否 请批准 以上请示 可妥 请指示 等 如果是呈转性请示 结尾时常写 以上请示 如同意 请批转 地执行 等 以上内容 视繁简程度 可分别作一段或若干段安排 4 签署及时间请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间 完整的年 月 日 请示撰写的注意事项第一 必须做到 一文一事一请示 第二 撰写请示事项时 意见要具体明确 决不能含混不清 不知可否 第三 凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者 应事先商同有关单位 或在请示中加以说明 不能在主送的同时抄给下级机关 第四 一定要把请示与报告区分开来 不能混用 亦不能写成 请示报告 批复 批复的适用范围批复 是上级机关根据有关的方针 政策和法律法规 依据自身的职权 针对下级机关的请示事项所作书面形式的答复 批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度 或指示性意见 因此 批复具有强制约束力和严肃郑重性 并有很强的针对性和结论性 受文者必须贯彻执行 批复适用于答复下级机关的请示事项 批复是专门针对下级机关的请示而发的 一般是 一请示一批复 不涉及请示以外的其他事项 它属于指示性下行文 批复的用途主要是通过对请示事项的具体答复或指示 实行对下级单位的具体指导 对全局工作及时协调 批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文 但它们有明显的区别 批复是专门答复下级机关请示事项的 内容具有明显的指导性 属于被动发文 批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见 其内容常常有较强的针对性和参考作用 属主动发文 批复的写法1 标题批复的标题一般都是规范的 三要素 的写法 即由发文单位的全称 事由和文种构成 也有的批复的标题由事由和文种构成2 主送单位批复的主送单位即原请示单位 换言之即答复是谁的请示 主送单位就应该是谁 若带有普遍指导意义的 需要发给下级机关 则用 抄送 的形式 另外 标题中如有请示单位的 则不必再写主送单位 3 正文批复的正文一般都很简短 因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义 也不必像请示那样充分说明理由 而是答复问题 正文一般由 引语 和 答复意见 两部分组成 4 落款及时间批复因具有通知和指示的性质 所以文中要写发文机关名称和成文具体时间 如果标题中已有发文机关名称 正文后也不再落款而只写成文日期 但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章 以示严肃性 撰写批复的注意事项第一 针对性和真实性 写批复意见必须依照党和国家的方针 政策 针对所请示的问题 并核实请示原由的真实性 实事求是地给予明确答复 第二 明确性和具体性 写批复 意见要明确 不可模棱两可 意见还应尽量具体 以利下级机关执行 第三 及时性和一致性 批复是答复请示事项的公文 对请示事项的答复 一定要及时 以免误事 凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题 批复前要尽快与其协商 取得一致意见 然后写成批复意见 以利于下级机关的实施 第四 正确使用 批复 与 答复函 两个文种 批复是一种针对 请示 而发的下行文 作者必须是受文机关的上级领导或指导机关 否则不能使用这一文种 函 函的适用范围函 也称公函 是商洽性公文 各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系 以便更好地协调工作事项 这种联系常用 函 进行 函 国家机关 企事业单位都可以使用 它是公文中运用最为灵活的一个文种 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函与批复的区别首先 可以从概念上加以界定 函是用来相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准的 批复是专门用来答复请示事项的 其次 从作用与行文关系上来区分 批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文 准与不准的态度鲜明 往往具有通知和指示的性质 它只能是下行文 而函的答复更多为平级行文 并只是商洽性 联系与咨询的答复 一般情况都是平行文 请示函与请示的区别公文处理中 平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生 虽然它们都有请示的性质 但它们也有明显的区别 主要有以下两点 第一 请示是上行文 函是平行文 第二 请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系 函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系 函的写法函的一般格式主要包括 标题 主送单位 正文 落款与时间 标题函的标题是全要素标题 即包括发文单位 事由及文种 其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括 正文函的正文是文件的主要部分 强调就事论事 应直陈其事 第一部分是叙述事项 第二部分说明希望和要求 去函的正文先写商洽 请求 询问或告知的事项 然后提出希望 请求或要求 最后明确提出 以上意见可否 请函复 敬请函复 特此函告 等 事项 部分基本是叙述和说明的写法 是什么就写什么 应简单扼要 又要交待清楚 要求 部分可多可少 如果事项很简单 而且没有过多要求就同事项写在一起 一气呵成 如果事项复杂些 或要求多些可以单列一段来写 甚至分条列项来写 而且无论是哪一种内容 也不论是对哪一级 要求的口气都是谦和的 复函正文的一般结构是 先引述来函 可引来函的文件名称 发文字号 主要内容 如 贵厂 字 号文悉 这样的格式 也可以直接写 电悉 函悉 然后写答复的主要事项 所答复的内容要围绕来函 要准确表达本机关的意见 态度要鲜明 复函的结尾一般可写上 此复 特此函复 等话语 在复函中要针对来函中提出的问题予以答复 同意或不同意 同意将怎么办 不同意是什么原因或应该怎么办 不应该怎么办等 文中用语应言简意赅 落款与日期函的正文写完之后 最后要有签署和日期 并要加盖公章 会议纪要 会议纪要的适用范围和种类会议纪要也是一种比较重要的法定公文 为了体现民主集中制的原则 各级机关 人民团体 企事业单位的公务活动经常采用会议形式 这就使以记录会议情况和议定事项的会议纪要具有较高的使用频率 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要是一种特殊文种 主要用于传达会议的主要精神和要求 与会单位共同遵守执行的事项 以沟通情况 交流经验 统一认识 指导工作 它是在归纳 整理会议记录及其他有关会议材料的基础上 按照会议的宗旨和要求 针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成 它既可以反映会议的基本情况 主要精神和中心内容 也能够用以解决问题 统一协调各方面