用图表来说话(麦肯锡工作方法).ppt

2010 09 03 用图表说话 议程 数据类图表 图表在沟通中的角色 概念类图表 交流与讨论 某公司市场报告Page1 在整个行业中 我公司业绩一直是很不错的 2000年以来我们的业绩一直在持续增长 当然 除了2002年因 原因而使业绩有所下降以外 问题 哪儿有增长 某公司市场部门经理 准备了一份关于目前行业内竞争状况和公司业绩的报告 某公司市场报告Page2 与我们公司的主要竞争对手相比较 我们的投资回报率排在首位 已经达到了14 问题 什么排在第一位 谁排在第一位 不是上下波动么 某公司市场部门经理 准备了一份关于目前行业内竞争状况和公司业绩的报告 某公司市场报告Page3 而且自从2000年以来 在其他三个竞争对手丢掉市场份额的同时 我们和一个竞争对手的市场份额却在增长 问题 某公司市场部门经理 准备了一份关于目前行业内竞争状况和公司业绩的报告 他疯了还是我疯了 正确的表达应该什么样 在过去的5年中我公司业绩持续增长 尽管2002年因 原因造成业绩下滑 但销售额仍从2000年的120万增长至2005年的340万 我公司投资回报率维持较高水平 与4个竞争对手相比 我们以在2005年14 的投资回报率排在首位 我公司与B公司市场份额有所增长 自2000年以来 在其他竞争对手丢失部分市场份额的同时 我公司与B公司分别获得4 和3 的市场份额增长 图表的作用 成功图表的几个关键因素 除春节 国庆点击明显下降外 每月都保持在8百人 4万次左右 每张图表都表达一个明确的信息 图表与标题相辅相成 清晰易懂 少而精 格式简单明了且前后连贯 图表类型 数据类图表 概念类图表 数值 人员 地点 时间 饼图 表格 组织架构图 条形图 甘特图 地图 线性图 柱形图 流程图 散点图 矩阵 概念 议程 图表在沟通中的角色 概念类图表 交流与讨论 数据类图表 制作以数据为基础的图表三部曲 确定要表达的信息 1月份每个地区的销售百分比 看到这些数字你能想到哪些表达方式 需要表达的主要信息决定了图表的形式 同样的表格可以选择不同的重点来表达 1 2 3 用何种方式 强调何种信息完全由你决定 主要信息设置为标题 神秘的标题公司销售额趋势变化产品地域分布情况资产分配百分比雇员年龄分布薪水与利润的关系将主要的信息设置为标题西部地区利润占公司总额近半北部收益份额最小标题的要求反应了最主要的信息简介而且必须切中关键点 确定相对关系 成分相对关系 项目相对关系 时间序列关系 频率分布关系 相关性关系 五种基本关系比较 举例 预计在今后10年多的时间里销售额将增长 雇员的最高工资额在30 000到35 000美元之间 汽油并不是牌子越响价格越高其性能就越好 9月份里 6个区域的营业额大致相同 销售部经理在他的领域只话费了他15 的时间 奖金的多少与工龄长短无关 去年 人员更替主要发生在30 35岁的年龄段 C区域的产品生产力排名垫底 我们公司的平均收入份额正在下降 制造业占有资金的最大份额利润率与工资之间有一定的关系8月份 两种产品的产值远远超过另外6种产品 时间序列 频率分布 相关性 项目 成分 相关性 频率分布 项目 时间序列 成分 相关性 项目 选择图表类型 饼图 条形图 柱形图 折线图 散点图 通过不同的图表表达特定的关系 成分相对关系 饼图是5种图表形式中最少使用 但同时是最可能被滥用的 使用饼图的原则成分不宜多于6种 超过则将未选中的列为 其他 将最重要的部分紧靠在12点钟的末枝 并且用强烈的颜色以显突出 饼图比条图优越在于能够清晰展示一个整体 如果 一旦需要比较2个或者两个以上整体时 马上选择条形图 实例 项目相对关系 项目相对关系可以使用条形图来表示项目可以进行排序 条形图之间的距离比条的宽度要小 使用最能对比的颜色以及阴影来强调重要的项目 以强调信息的标题 为凸显数字可以在顶端显示刻度 或者在末尾标注数字 不要同时显示 展现数字时 不要显示小数点后的数字使用条形图而不是柱形图表示项目相对关系原因避免误解为时间序列项目名称冗长 条形图有足够的空间 条形图的多样性 时间A序列相对关系 显示随着时间变化而变化的关系如果图表只有少数的几个点 7个以内 使用柱形图图 否则建议折线图 柱形图强调的数量级别 适合小段时间发生事件 折线图强调的是角度的运动和图像的变化 折线图 折线图是5种图里使用最多的一种 容易绘制 简洁紧凑使用折线图的原则趋势线一定要比基准线粗基准线比坐标线粗垂直坐标线或水平坐标线等帮助观察者看清参考值的内容 以需要添加折现图的变形分组折线图表面细分图 面积图 分组折线图 像面条一样的折线图 这样解决问题 表面细分图 4个面或者更少逐渐累积增加或减少如果有重合 采取上页的处理方式 频率分布相对关系 展示的是有多少项目会落入一个具有一定特征的数据段当中范围的大小 不少于5组以及不多于20组 数量少用柱形图 多用折线图分组的大小 最好使用规模大致相当的组 特殊情况采用不等的间距 清晰地标注 对于组的规模应该给出清晰的解释 譬如0 10 10 20 20 30就不能说明问题 建议小于10 10 19 99 20 29 99等 可能的结果 实例 分组的诀窍 数量 太少则不够明显 太多则破坏其作用 一般在5 20个分组之间分组的大小 一般来说 规模应该大致相同 间隔不等会破坏分布图的整体形象 但有时 不均等的分布会更好 比如 个人收入 收入范围很广 但是低收入的人远比高收入的人多 所以低收入的间隔应小于高收入的间隔清晰的标注 不重复 相关性相对关系 两个变量符合或者不符合所期望的模式比较常用的是散点图成对条形图散点图标注的重要性 哪些标 哪些不标 清晰明确 期望的模式 散点图的变种 两种项目的相对关系 气泡图 注意 千万别画成 一个好的图表应该遵循一定的标准格式 图表属性 不管使用什么工具 都有很多图表属性可以调整信息标题 省掉标题并不代表省掉了确认标题的过程刻度尺 图中数据的值对于演示来说并不重要 但是不合适的刻度尺将造成误解甚至错误 产生不真实的信息 价格平稳还是不平稳 议程 图表在沟通中的角色 概念类图表 交流与讨论 数据类图表 用概念和比喻说话 分类概念性视觉图视觉性比喻概念性视觉图抽象的几何图形如箭头 圆圈以及三角视觉性比喻通过一些图形来表达信息 譬如迷宫表示问题 梯子表示进步和困难 会议室表示在开会等等 制作概念性视觉图三部曲 寻找关键词 阅读与谈话的时 抓住文字或语言中的关键词 透视事物本质的能力 对方的谈话内容可以被 图化 训练提高 寻找关键词 箭头的应用连接关系 时序 因果 推理 相关的方式等箭头有实线 点状线 虚线等变化 可以分别代表不同的含义 如点状线代表推论 实线代表时间或因果关系等等 图形思考可以测试逻辑的严密性 关键词无法链接 说明逻辑存在问题 作者简历 寻找关键词 从问题开始逐步分解使用推理 假设逻辑树解决问题树的结束点即是原因 鱼骨图 因果推理关系 如何提高印刷品质量 因果关系 箭头的应用 寻找关键词 图形的应用除了用箭头 我们还可以用图形 一般是圆形或方框 来表达事物的本质或加深对事物的理解 图形一般包括 覆盖 交集 层级 类似绘制地图的方式等各类组合 覆盖 交集 层级 图形应用实例 a 重要而紧急的事情 交集 b 信息说明图 覆盖 重要的事 紧急的事 紧急而重要的事 不紧急也不重要的事 企业数量 1 生存危机 Living 客户产品现金流 2 领导能力危机 Leading 决策方法管理团队组织结构 3 竞争危机 Competition 新品研发信息技术新业务发展 4 企业文化危机 Culture 管理效率市场反应经营道德 c 中国企业危机周期 层级 加标题和解说 标题标出主题 告诉读者这幅图在说什么标题可以是事前 经过分析后再调整 也可以在图解完成后标注金字塔原则标题要一针见血 正中图解本质 不要有 有关 的意见 的说法 根据 金字塔原则 应该把结论放在标题上或每章节的第一段 如 不要用 员工对现有考核体系公平性的看法 这类标题 而使用 员工认为现有考核体系很不公平 类的标题 解说图解只是 大略 发散避免误解解说可以限制思维扩散的空间 来达到 客观 和 标准化 的目的 作图时应对图形稍加说明 使图意清楚 客观 加标题和解说