《会展项目管理》PPT课件.ppt

第三章会展项目组织 某地旅游部门为了扩大该地区的旅游影响力 举办一次旅游目的地的促销专题讨论会 具体目的如下 1 提高本地区的旅游目的地的声誉 2 为旅游爱好者和当地旅游企业提供一个聚会 讨论和解决地区旅游业问题 3 协助扩大市场营销网络 发现机遇 4 发现合适的目的地推广策划案 该研讨会将向与会代表提供与政府官员及国家 省和地方旅游部门负责代表接触和洽谈项目的机会 同时还能结识各地的企业家 酒店经营者 旅游代理商 旅行活动组织者和媒体代表 在大会分设的小组讨论会上 所有与会代表将应邀发言阐述自己的看法 通过集思广益发现对策 解决问题 实现研讨会的目的 第一节认识会展项目组织 一 列出应邀组织机构以及客人的名单 二 制定一份运行项目的组织结构图 三 制定一份研讨会项目经理的岗位职责 第一节认识会展项目组织 一 会展项目组织 从名词词性上看 会展项目组织就是为了完成会展项目而建立的组织 也称为会展项目组 大中型的会展项目组织成为会展项目经理部 表现为组织形式 即按照一定的体制 部门设置 层次划分及职责分工而构成的有机整体 主要负责会展项目的管理 从动词词性上看 会展项目组织 就是会展项目组织机构为了达成会展项目目的 有系统的集合会展主体 参与会展活动的行为 主要有信息组织 参展商的组织以及观众的组织等等 主要体现为会展项目的组织活动 第一节认识会展项目组织 一 会展项目组织 1 会展项目组织的目标性 2 会展项目组织的聚集性 3 会展项目组织的市场性 4 会展项目组织的策略性 5 会展项目组织相对稳定性 第一节认识会展项目组织 一 会展项目管理组织机构设置原则 第一节认识会展项目组织 二 会展项目组织结构设置的具体步骤 第一节认识会展项目组织 第一 确认会展项目组织的目标 第二 划分完成会展项目组织目标所需的各项活动 第三 将活动分类及汇总 而形成组织中的部门或单位 第四 确认组织结构中直线与幕僚的地位 以及管理幅度的大小 第五 授权各部门主管 明确规定各单位人员职责 第六 提供所需的人才 资源及环境 第七 建立各单位间的纵向命令连锁阶层 横向联系关系 一 工作队式项目组织 第一节认识会展项目组织 因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队 适用于大型会展项目 会展项目期一般很紧 而且岗位多 需要多部门密切配合才能完成 工作队式结构比较能胜任 1 特征工作队式项目组织具有如下特征 1 项目经理在会展企业内抽调职能部门的人员组成管理机构 特别是大型会展项目组委会 很多工作成员来自于不同的政府部门或企业 2 项目管理班子成员在项目工作过程中 由项目经理领导 原单位领导只负责业务指导 不能干预其工作或调回人员 3 项目结束后机构撤消 所有人员仍回原在部门 一 工作队式项目组织 第一节认识会展项目组织 因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队 适用于大型会展项目 会展项目期一般很紧 而且岗位多 需要多部门密切配合才能完成 工作队式结构比较能胜任 2 优点工作队式项目组织具有如下优点 1 能发挥团队成员各方面的特长和作用 比如翻译 设计师 司仪 现场管理专家分散在各部门 通过工作组合而发挥其应有的作用 2 各专业人才集中办公 办事效率高 解决问题快 3 项目经理权力集中 受干扰少 决策及时 指挥灵便 4 不打乱企业的原有结构 一 工作队式项目组织 第一节认识会展项目组织 因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队 适用于大型会展项目 会展项目期一般很紧 而且岗位多 需要多部门密切配合才能完成 工作队式结构比较能胜任 3 缺点 1 各类人员来自不同部门 具有不同的专业背景 团队配合不够默契 2 各类人员在同一时期内所担负的管理工作任务可能有很大差别 很容易产生忙闲不均 3 适应新的工作环境时间长 容易产生不稳定感或临时感 二 部门控制式 第一节认识会展项目组织 一般会展公司都有项目部 项目部负责项目运行 这种组织结构适用范围一般适用于小型的 专业性较强 不需涉及众多部门的会展项目 部门控制式的主要特征就是按职能原则建立项目组织 把项目委托给某一职能部门 项目部 由项目部经理管负责 在本单位选人组成项目组织 其优点就是人事关系容易协调 从接受任务到组织运转 启动时间短 职能专一 关系简单 其缺点就是不适应大项目需要 三 项目型组织结构 第一节认识会展项目组织 项目型组织结构就是企业中所有人都是按项目划分 几乎不再存在职能部门 其优点就是项目型组织的设置能迅速有效地对项目目标和各户的需要做出反应 其缺点就是资源不能共享 成本高 项目组织之间缺乏信息交流 四 矩阵型组织 第一节认识会展项目组织 矩阵式组织 matrixorganization 结构又称规划 目标结构 是把按职能划分的部门和按产品 或项目 服务等 划分的部门结合起来组成一个矩阵 是一名管理人员既同原职能部门保持组织与业务上的联系 又参加产品或项目小组的工作的一种结构 职能部门是固定的组织 项目小组是临时性组织 完成任务以后就自动解散 其成员回原部门工作 这种组织结构非常适用于横向协作和攻关项目 四 矩阵型组织 第一节认识会展项目组织 1 特征矩阵型组织特征如下 1 项目组织与职能部门同时存在 既发挥职能部门的纵向优势 又发挥项目组织的横向优势 2 专业职能部门是永久性的 项目组织是临时性的 职能部门负责人对参与项目组织的人员有组织调配和业务指导的责任 项目经理将参与项目组织的职能人员在横向上有效地组织在一起 项目经理对项目的结果负责 而职能经理则负责为项目的成功提供所需资源 四 矩阵型组织 第一节认识会展项目组织 2 优点矩阵型组织优点如下 1 将职能与任务很好结合在一起 既可满足对专业技术的要求 又可满足对每一项目任务快速反应的要求 2 充分利用人力及物力资源 3 促进学习 交流知识 四 矩阵型组织 第一节认识会展项目组织 3 缺点矩阵型组织缺点如下 1 双重领导 2 各项目间 项目与职能部门间容易发生矛盾 3 项目组成员不易管理 五 网络型组织结构 第一节认识会展项目组织 网络结构是一种很小的中心组织 依靠其他组织以合同为基础进行制造 分销 营销或其它关键业务的经营活动的结构 在网络型组织结构中 组织的大部分职能从组织外 购买 这给管理层提供了高度的灵活性 并使组织集中精力做它们最擅长的事 对于会展公司而言 只要掌控好核心资源 一些业务都可以外包给其他公司 五 网络型组织结构 第一节认识会展项目组织 五 网络型组织结构 第一节认识会展项目组织 网络型组织结构特征如下 1 信息网络技术强 2 高度灵活性和适应性 3 充分利用外买与外包 4 明确的契约关系 5 精英精力班子核心 五 网络型组织结构 第一节认识会展项目组织 网络型组织结构优点如下 1 降低管理成本 2 企业大范围内供应链与销售环节的整合 3 企业充分授权式 组织结构具有更大的灵活性和柔性 4 整合各项资源 网络中的各个价值链部分也随时可以根据市场需求的变动情况增加 调整或撤并 5 组织结构可以进一步扁平化 效率高 五 网络型组织结构 第一节认识会展项目组织 网络型组织结构缺点如下 1 可控性太差 2 外部合作组织都是临时的 组织将面临解体的危险 3 员工对组织的忠诚度比较低 第一节认识会展项目组织 组织结构的设计是把任务 责任 权力的利益进行有效组合和协调的活动 会展项目组织结构设计和选择是一个动态的工作过程 需要根据项目的类型 级别 特征 活动内容 任务目标 人才特征等内容而进行设计和选择 一般会展项目采取矩阵式组织结构 体现为 脉动 型的组织性质特征 即随着项目进展 组织结构人数会随着变化 另外 这种组织结构具有双重命令系统 一方面 名每个项目经理直接向总经理负责 并对团队所负责的会展项目负全部责任 责权由总经理负责 另一方面 公司的每个职能部门有责任向项目组织提供最好的技术支持和相应服务 第一节认识会展项目组织 项目组织结构设计可能三种情况 第一 新承接的会展项目需要进行会展项目组织结构设计 第二 原有项目组织结构出现无法适应原有会展项目等较大的问题时候 原有组织结构需要进行重新评价和设计 第三 组织结构需要进行局部的调整和完善 第一节认识会展项目组织 项目部是会展项目管理的重心 是部门设置和岗位设置成本核算的中心 它是代表公司履行合同的主体 项目部一般由策划组 总务组 现场组 财务组等组成 负责项目的日常运作和管理 一 会展项目部的岗位设置 第一节认识会展项目组织 一 会展项目部的岗位设置 第一节认识会展项目组织 二 项目部各部门的职能 第一节认识会展项目组织 二 项目部各部门的职能 第一节认识会展项目组织 二 项目部各部门的职能 第一节认识会展项目组织 二 项目部各部门的职能 第一节认识会展项目组织 一 岗位设置的原则 根据项目性质展开工作分析 设置不同的部门 而不同部门又有不同岗位 不同的岗位又有不同的职责 第一节认识会展项目组织 二 编制职位说明书 职位说明也称岗位说明书 工作说明书 是对工作的性质 任务 责任 环境 方法以及岗位工作人员的任职条件所做的书面记录 它是根据工作分析的各种调查而进行编写的 第一节认识会展项目组织 二 编制职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 会展项目组中职位说明书 主要是明确项目组每个成员的管理隶属 任职条件 职位目的 职位范围 考核内容等 员工拿到职位说明书 就清晰了解自己的职责 所要负责的具体工作 大型的会展公司有较多的组织结构 如经营管理层 策划部 财务部 外联部 招商部 创意设计部 会展服务部 信息管理部 特装制作部 工程管理部 物流部 安全保卫部 人力资源部等等 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第一节认识会展项目组织 三 会展项目组中的主要职位说明书 第二节会展项目人力资源管理 志愿者服务中越青年大联欢600名参与中越青年大联欢活动的专业志愿者 2010年8月22日开始接受培训 在一天时间里 他们接受了4场讲座和3场集体活动的洗礼 为展示中国志愿者风采做好准备 在培训中 外事礼仪讲座受到了志愿者们的特别关注 讲课老师在台上介绍各种外交常识和涉外礼仪时 不少人都认真地做起了笔记 利用课间休息时间 他们还就地演练起来 自6月底中越青年大联欢活动志愿者招募工作开始以来 活动组委会共面向全社会招募志愿者1850名 其中熟练掌握越南语的专业志愿者600名 礼仪志愿者50名 普通志愿者1200名 这些志愿者主要来自驻邕各大院校 为提升他们的服务技能 确保服务质量 活动组委会近日开始专门组织专家对志愿者进行集中培训 内容包括志愿服务理念 外事礼仪 中越青年大联欢活动的背景 意义等 第二节会展项目人力资源管理 在中越青年大联欢活动期间 志愿者们将在联欢晚会 代表团参观考察及中越青年友谊林种植暨中越青年友谊墙建设启动仪式 中越青年友好论坛等主题活动中提供为期一周的志愿服务 服务内容包括 随团翻译 活动协调 公共服务 礼宾接待 引导服务 语言协助 秩序维护等 第二节会展项目人力资源管理 一 根据上述项目 制定为期五天的人力资源直方图 二 根据上述项目 列出培训志愿者的培训大纲 三 制定一份提高志愿者对客户服务质量的激励方案 第二节会展项目人力资源管理 组织规划规划 意即对项目生命周期内的组织进行比较全面的长远的发展计划 是对未来整体性 长期性 基本性问题的思考 考量和设计未来整套行动方案 主要包括确定书面计划并分配会展项目任务 职责以及报告关系 组织规划的内容可以分配给组织内的各个部门内成员完成 这些部门可以是项目团队的 也可以是团队之外的 其最终的目标就是高效完成项目 第二节会展项目人力资源管理 会展项目是一个筹备时间很长 举办时间短的项目 但是从筹备到结束 持续时间从数月到数年不等 而在项目生命周期的不同阶段需要的不同类型的人才 所以在规划中应该清晰规定不同时期人员的配备情况 对于这种 脉动型组织 不同阶段所需要的人员是不同的 前期需要人员少 到了举办时 所需人员最多 即使是举办时段 一些礼仪 司仪和迎宾员等工作人员开幕式之后就可以撤出项目团队 以降低人力成本 人员配备计划一般通过人力资源直方图来表示 比如为期四天的展览项目 开幕式和撤展两天 所需人员最多 一 组织规划的输入 第二节会展项目人力资源管理 会展项目人力资源直方图 一 组织规划的输入 第二节会展项目人力资源管理 一 组织规划的输入 会展项目层次主要有三个同时存在的层次 1 组织层面 不同的组织单位之间存在着正式或非正式的报告关系 即使是很简单的项目 也会有策划组 总务组 现场组 财务组等项目组织 而每个组织又可以分为不同的小组 2 技术层面 不同的技术规程之间的正式或非正式的报告关系 技术层面即存在于会展项目的各个阶段之中 也存在于会展项目各阶段之间 特别是特装展台的搭建 设备的使用 安保问题都存在着较高的技术层面 3 人际层面 在会展项目中的工作的不同个人之间的正式或非正式的报告关系 这对于具有展示和交流性质的会展活动而言显得尤为普遍 第二节会展项目人力资源管理 一 组织规划的输入 不同的层面需要不同的成员去完成 人员需求界定了在什么样的时间范围内 对什么样的个人和团队 要求具备什么样的技能 人员需求制定是整体资源规划中的一个非常重要的部分 第二节会展项目人力资源管理 一 组织规划的输入 1 执行组织的组织结构 2 集体协商条款 3 会展项目管理小组的偏爱 4 预期人员分配 第二节会展项目人力资源管理 二 管理规划的手段和技巧 第二节会展项目人力资源管理 三 组织规划的输出 会展项目任务 谁做什么 和职责 谁决定什么 必须分配到合适的会展项目相关人员 将每项工作分配到具体的个人或小组 明确不同的个人或小组在这项工作中的职责 而且每项工作只能有唯一的负责人 第二节会展项目人力资源管理 三 组织规划的输出 通过职务分析 会展项目团队可以确定会展项目内部人力资源的角色和责任 而角色和责任分配通过以责任分配矩阵 第二节会展项目人力资源管理 三 组织规划的输出 人员管理计划 就是规定项目小组成员在何时 以何种方式加入和离开会展项目小组 会展项目随着时间的推进 会展项目小组成员会不断裁减 而裁减成员需要适当的再分配程序来进行 这些程序主要有 通过减少或消除为了填补两次再分配之间的时间空档而 制造工作 的趋势来降低成本 这需要清晰项目生命周期不同阶段中的工作岗位 负责开幕式具体工作的成员 总可以在开幕式之后去布置会场等具体的工作 通过减少或消除对未来就业机会的不确定心理来鼓舞士气 第二节会展项目人力资源管理 三 组织规划的输出 组织表是会展项目报告关系的图表展示 它可以是正式的 也可以是非正式的 它是根据项目的需要而定的 项目分层结构 OBS 是一种特殊类型的组织表 它显示了哪些组织单位负责哪些工作 参见会展项目组织岗位设置 要成功完成会展项目 必须安排一定的人员 配置一定的资源 建立一定的组织结构 制定一定的项目章程 逐渐形成相应的组织文化或团队文化 第二节会展项目人力资源管理 三 组织规划的输出 组织规划的详细说明随应用领域和会展项目的规模不同而改变 通常详细说明包括如下一些内容 1 组织的影响力 2 职务说明 3 培训要求 第二节会展项目人力资源管理 一 招聘 工作岗位职责和个人工作要求细则的制定一旦完成 就可以作为设计广告和面试的基础材料 常见的项目团队成员招聘方式有 1 公司内部挑选 2 在当地或主要报刊上刊登广告 3 人才市场 4 劳务市场和职业介绍机构 5 互联网上与项目活动相关标题下 与该项目有关的网站上刊登 6 在高等学校和志愿者组织寻求志愿者 第二节会展项目人力资源管理 二 选择 在选择团队成员和志愿者时 应采取面试的方式来测评应聘者是否符合该职位的要求 第二节会展项目人力资源管理 三 编制名册 招聘之后 就需要编制名册 如果工作是由多层面构成或由许多工作日及各项相关的工作构成 编制工作就会十分复杂 特别在场地管理当中 当场地工作人员或技术人员还未完成布展时候 展品就无法入驻 后面的工作就无法展开 从而影响其他工作人员的情绪和士气 他们需要各种各样的申请 加班加点 在各种各样的会展项目的工作环境中 当日与次日的活动之间的场地设备安装时间极为有限的 而且工作步骤之间有着密切联系 这需要极为精细的计划和时间安排 由于会展项目活动各环节紧扣 任何疏略都可能导致项目所存在的问题暴露在数百数千人的面前 特别是临战换人 比如举办前几小时出现员工安排问题就会导致意外的危险和低劣的服务 第二节会展项目人力资源管理 让项目团队成员了解项目的基本情况 向员工提供活动项目的框架以及要完成的目标和组织结构图 让员工树立一个基本的信念 会展项目不仅仅关系到项目团队和企业本身 更为重要体现为地方的形象 所以要鼓励员工为项目中的每位客人提供最佳的服务和可靠的信息 第二节会展项目人力资源管理 带领员工在场地实际考察 有助于他们了解所有场地设施和设备 了解各个不同的功能区域和客人的服务程序 这一阶段也是讲解各类应急措施的最佳时机 很多会展公司或会展中心在招聘志愿者时 基本上没有经过场地情况考察这个培训环节 导致志愿者在现场解答客人疑惑的时候 一问三不知 第二节会展项目人力资源管理 1 参与会展项目的工作人员要清晰了解自己的工作职责 相关的图解和检测表格 2 消除偏爱 3 预演 另外有些项目只能在活动临近开场的时候才能有机会接触到举办地点 因此在培训的初期有必要进行一些一般性的演练 4 团队精神 5 简化知识 第二节会展项目人力资源管理 主要指对项目团队成员进行培训的课程或培训手册 1 换班和具体任务签到的位置和签到的步骤 报道和班前会 工服和设备 事故报告系统 督导 具体工作 休息和工作餐 汇报和签离 第二节会展项目人力资源管理 主要指对项目团队成员进行培训的课程或培训手册 2 场地运营场地组织和支持运营 员工政策 规则 意外事务处理程序 无线电或其他电信联络程序 其他相关程序 第二节会展项目人力资源管理 主要指对项目团队成员进行培训的课程或培训手册 3 一般活动项目情况活动项目框架和要达到的目的 活动项目观众的期待 相关地方服务信息 应急计划 第二节会展项目人力资源管理 顾客服务培训顾客服务培训是所有会展项目培训中关键组成部分 培训的重点不是放在一般性的技能上 而应着重培训员工的掌握具体的操作以便更好地帮助顾客 绝大多数工作人员会向观众提供相关情况和信息列为他们最需要的培训内容 但是 这些员工会发现 当观众向他们询问各种问题时 他们也会很难提供让观众满意的答案 但是不管如何 都应具备良好的服务态度 第二节会展项目人力资源管理 第二节会展项目人力资源管理 适当的奖励有助于项目成员的工作热情和积极性 为了激发志愿者和正式员工的工作热情 有效的战略措施之一就是制定现实性的目标 这样可使员工个人看到自己工作与整个活动的成功息息相关 奖励可以分为物质性和非物质性的奖励 第二节会展项目人力资源管理 一 非物质性奖励 1 通过个人和团队的努力而取得的目标以及通过竞赛而得到的成功 2 工作轮换 3 工作内容的丰富多样性 4 与运动员 明星 音乐家和艺术家会面 5 与海外人员共同工作 6 提供服务和信息并从事于其他有意义的任务 7 表扬和口头认可 8 培训和技能发展 9 提供发展关系和友谊的机会 10 媒体方面的认可 第二节会展项目人力资源管理 二 物质性奖励 第二节会展项目人力资源管理 一 员工班前会 每个班组工作前必须先召开班前会 这是培训活动的延伸 是场地或活动项目管理人员在员工开始工作之前向他们传达重要的相关情况和信息的机会 同时也是交流的好时段 在这些信息中 有些是项目发展中新出现的动态 比如 观众的交通安排更改 事故报告或意外事件处理的程序等 第二节会展项目人力资源管理 二 制定人员配备规章 人员配备规章是作为人力资源计划战略的一个组成部分 而且还涉及到健康 安全 行为不端 工作表现低劣 性骚扰和违反安全措施等方面内容 这些规章应清晰简要地制定出来以公示给正式员工和志愿员工 以安全的方式工作 不得危及他人的健康和安全 汇报所有的意外和事件 保守项目组织者和赞助商的秘密 不得散布任何对会展项目或会展项目中的个人的贬义语言 把媒体的提问转交给恰当的人士 保管好设备 工服和其他资产 对观众和团队成员以礼相待 上班时间不得饮用和滥用酒精饮料或药品 任何行为活动都应借鉴开支 执行督导和高级会展项目负责人的正确指示 第二节会展项目人力资源管理 三 志愿者管理 由于大型会展项目都有志愿者参与 对志愿者管理成为项目管理中不可分割的内容 主要涉及到如下一些具体的管理内容 1 对志愿者的培训主要原则 1 志愿者有权被视为共同工作者 2 他们应被分配适当的任务或工作 3 他们应当了解行业组织的目的和工作程序 4 应该得到工作岗位的再教育及良好的指导和指示 5 应被分配到工作场合和合适的工具及材料 6 应得到提升和各种不同的锻炼机会 7 他们的要求应得到倾听并有权提出建议 8 他们必须得到相应的保险 9 在活动项目结束之后 他们应该得到会展项目行业组织的推荐 第二节会展项目人力资源管理 三 志愿者管理 由于大型会展项目都有志愿者参与 对志愿者管理成为项目管理中不可分割的内容 主要涉及到如下一些具体的管理内容 2 组委会或项目经理人一般要求志愿者有如下的表现 1 志愿者能像正式员工一样努力工作和提供服务 即使他们的工作是短期的 2 自觉的工作表现 准时并可靠 3 热情的工作态度和对组织工作的坚定的信心 4 对组委会的忠诚并善意的批评 5 志愿者清晰和开诚布公的沟通 实训项目与操作步骤 第十六届福州国际汽车展览会暨首届海峡两岸国际汽车展览会由福州市人民政府 中国汽车工业国际合作总公司主办 由中国汽车工业协会 商务部外贸发展事务局大力支持 福建中汽会展有限公司承办 将于9月20 24日在新落成的福州海峡国际会展中心举行 该展会展出面积将达8万平方米 参展品牌齐全 预计将有80多个国内外各类汽车品牌参展 主要包括法拉利 兰博基尼 奔驰 悍马 宝马 德国大众 东风日产 别克 雪佛兰 凯迪拉克 广汽丰田 广汽本田 东风本田 上海大众 标致 长安马自达 长安福特 一汽大众 奇瑞 比亚迪 吉利 铃木 斯柯达 北京现代 江淮轿车等 预计参展人数将达25万人次以上 成交量达到5000辆 成交金额有望超过9亿元 实训项目与操作步骤 据悉 中国 福州 首届游艇展将与第十六届福州国际车展同期举办 本届游艇展室内展区面积达1万平方米 位于福州海峡会展中心码头的室外展区面积达5000平方米 预计涵盖20多个国家的知名游艇品牌参展 如作为承办单位的某会展公司全部员工只有20人 项目部经理必须面对如下问题 将如何组织项目团队及其成员有效管理这个大型活动 在临时使用志愿者的情况下 应该如何保持与志愿者之间的关系 通过什么样的培训方式使志愿者达到标准要求 实训项目与操作步骤 步骤一 设计并建立项目组 步骤二 制定招聘志愿者的方案 步骤三 制定激励志愿者的方案 步骤四 设计培训提纲 步骤五 项目组成员确定