采购与付款内部控制.ppt

第五章采购和应付账款的内部控制 内容提要控制内容控制弊端控制要点 第一节采购和应何账款的内容 第二节采购和应付账款业务中的常见弊端 1 盲目采购 2 收受回扣 中饱私囊 3 虚报损耗 中途转移 4 混淆采购成本 5 验收不严 以少报多 以次充好 6 违规结算 资金流失 1 盲目采购 含义 采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购 而是盲目采购或采购不及时 造成超储积压或者供应脱档的情况 盲目采购常见情形 原材料当期市价下跌 采购部门为节约成本 大量买进储备已充足的材料 造成材料积压变质 增加成本 请购控制制度存在漏洞先购买再补填请购单 请购控制流于形式对请购单没有严格的审批制度 审计策略检查请购单请购单的日期是否早于验货单的日期请购单上是否有审批人的签名请购的审批和购买业务的执行是否由不同的人担任 2 收受回扣 中饱私囊采购人员在采购中违反比价管理 选择有回扣的供应商 这往往造成采购材料质量得不到保证 或者价格高于市场平均价 见案例 控制措施加强采购人员的素质教育建立供应商资料系统实施比价采购管理 3 虚报损耗 中途转移含义 运输部门为了中饱私囊 在运输途中转移材料 而对公司上报称为损耗 属企业的内盗现象 控制措施 建立合理损耗的指标 对损耗在合理范围之内的给予奖励 鼓励运输人员保护公司财产 4 混淆采购成本会计人员在会计记账中 对采购成本没有很好的区分 确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的 生产企业对与材料采购相关的运输费 保险费 人库整理费 合理损耗 没有计入采购成本 控制措施 加强会计记账人员专业学习 熟悉会计法规制度 审计人员对成本会计分录所附的发票 运输单必须仔细核对 以确定成本的真实性 5 验收不严 以少报多 以次充好采购验收人员玩忽职守 不能严格验收采购材料的质量和数量 后果 伪劣材料鱼龙混杂 损害企业利益伪劣产品充斥市场 损害消费者利益 控制措施 采购人员和验收员职责分离杜绝验收中的造假行为审计人员通过检查当期成本计算单列示的废品损失给予分析性复核 并与前期比较是否有大幅增长 看这种增长是否由于材料不合格造成的 6 违规结算 资金流失通常企业收到采购发票后 根据发票金额授权会计签发支付凭证 出纳审核后支付划拨账款 如果没有严格的付款控制流程 就存在结算隐患 形式 重复付款误期支付 控制措施付款凭证预先编号 附上支持性凭证 如定购单 验收单和供应商发票等 被授权人在凭证上签字 以示批准照此凭证付款 所有未付凭证的副联保存在未付凭证档案中 以待日后付款 审计人员可以通过检查付款凭证的编号是否连续测试是否存在重复付款的可能性 审计人员还可从未付凭证的支持性凭证日期 看企业是否存在资金周转不灵短期内无偿付能力而拖延支付的可能性 第三节采购和应付账款业务控制制度 1 职务分离制度 1 采购申请必须由生产 销售等部门提出 采购业务由采购部门完成 2 货物的采购入不能同时担任货物的验收工作 以防止采购人员收受客户贿赂购买伪质材料 3 付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务 4 付款的审批通常经过验货或验单后执行 5 货物的采购 储存保管人不能担任账务记录工作 防止绕过验单 以减少误记货物数量金额的可能 6 付款的审核人应同付款执行人职务相分离 7 应付账款记录人不能同时担任付款职务 支票的签字和应付账款的记账相互独立 2 货物和劳务请购制度 A 原材料或零配件请购控制B 临时物品的采购注意 不同的需要有不同的确定和提出请购的方法不同的需要由不同的授权部门提出采购申请 3 请购单由材料保管部门主管签字 4 负责采购的人员审查审批请购单签字 目的检查该项请购是否在执行后又重复提出 检查是否存在其他不合理的请购品种和数量 5 负责资金预算的管理人员进行审批签字 该项请购符合经营目标在资金预算范围内 6 采购部门应将处理过的请购单归纳备案 A 原材料或零配件请购控制 1 由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单提出请购单 从事大批量产品生产且需求一直比较稳定的企业 请购单也可由材料保管部门也可以在库存材料已达到最低存量时就提出 2 材料保管人员接到请购单后 应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较 当生产所需的材料数量和仓储所需的后备数量合计已超过库存的数量时 就签字同意请购 B 临时物品的采购 临时物品的采购控制要点 请购单由使用者直接提出 使用者在请购单上要对采购需要做出描述 解释其目的和用途 请购单须由使用者的部门主管审批同意签字 请购单须经资金预算的负责人员同意签字采购部门根据请购单办理采购手续 3 订货控制制度 采购部门人员 不是由使用部门 的主要职责 决定货源确定谈判条件发出购货定货单 决定 1 订货数量 2 供应商 确定货源 3 发出购货定单的时间 购货部门收到请购单 购货部门发出购货定单 购货部门购货数量控制要点 对请购单请购数量审查是否在控制限额的范围内 检查使用物品和劳务获得部门主管是否在请购单上签字同意 对于需大量采购的原材料 零配件 必须做成本分析 分析各种采购数量对成本影响 对于请购数量不大 或者零星采购的物品 采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行 供应商选择的内部控制要点 正式填制购货定单前 必须向不同的供应商 通常要求两家以上 索取供应物品的价格 质量指标 折扣和付款条件以及交货时间等资料 比较不同供应商所提供的资料 选择最有利于企业生产和成本最低的供应商 对于大宗的交易 采用一套有效的指标程序 发出购货定单时间控制 控制目的 正常的生产过程被推迟防止现金被搁置在存货 发出购货定单时间控制要点 存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点确定请购单已经提出 购货部门及时处理请购单 并将处理结果及时通知仓储和生产部门 对于过去因各种原因未能填制购货定单而被积压下来的请购单定期进行复查 购货定单的控制制度 购货定单填制 购货部门购货定单作用 授权执行并记录经济业务 购货定单的控制要点 1 预先编号 目标 确保定单能完整地保存确保在会计上所有购货定单都得到处理 2 确保购货定单的有效性 在购货定单向供应商发出前必须由专人检查 定单是否得到购货授权人的签字定单是否经的请购单作为支持凭证 3 由专人复查购货定单的编制过程和内容 包括复查从请购单上摘录的资料复查有关供应商的主要文件资料复查价格数量和金额的计算注意 价格须同过去经验确定的标准或平均价格相比照 以保证购货定单的正确性 如果购货定单的金额较小或属于零星购货的性质 此项复查可以简略一些 4 购货定单的副本应交提出请购单的部门 以便让请购入证实购货定单的内容是否符合他们的要求 5 购货定单也应交收货部门 以便他们在收到货物时 有验收的标准 4 购入货物的验收制度 购入货物的验收 收货 控制的双重作用控制购买环节的经营活动控制存货的管理工作 购入货物验收的控制要点收货的职能必须由独立于请购 采购和会计部门的人员来承担 收货部门的控制责任主要在根据购货定单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物 数量验证 收货部门在货运单上签字之前 应通过计数 过磅或测量等来证明货运单上所列到的数量 要防止收货人不经检验就根据购货定单上的数量来填制收货报告单 本来是作为其检验结果的控制文件 提高收货人独立确定数量的可能性 方法递交收货部门的购货定单副本中的删去数量资料要求两个收货人在收货报告单上签字 质量检验收货部门应在其可能的范围内对质量进行检验 有无因运输损失而导致的缺陷 如货物质量检验需要有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行 收货部门应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行检验 并要求专家和实验室分析人员在收货报告单上签署意见 填制收货报告单 包括供应商名称 收货日期 货物名称 数量和质量以及运货人名称 原购货定单编号等内容 该单应及时报告购货部门和会计部门 以防止少计应付账款或成本以及存货 经收货部门验收合格的货物应交适当的场所存储或直接交使用者 5 退货和折让的控制制度 购货部门在接到收货报告单后 如发现货物的数量和质量不符合购货定单要求 应及时函告或电告供应商 对于数量上的短缺 要求供应商予以补足 对于质量上的问题 通知使用部门不能使用该批货物决定退货还是要求折让 货物退回 购货部门应编制退货通知单 授权运输部门将货物退回 退货通知单要经授权人审核批准 购货部门将退货通知单副本寄交供应商 运输部门经手货物退回后 通知购货部门和会计部门 购货部门在货物退回后 应编制借项凭证 借项凭证由独立于购货 运输 存货职能的人员检查 会计部门根据借项凭证来调整应付账款 借项凭证的内容 退货数量价格日期供应商名称金额计算 折让 折让需要同供应商谈判来最终确定 折让金额一般必须由被授权的高级管理人员批准许可 当合适的折让金额一经确定 购货部门即应编制借项凭证 通知会计部门调整应付账款 注意 退货和折让要求的提出和由此产生的账户调整大多属于非常规的 各具特点的和偶然发生的事件 因此很难制定出常规的适合于各种退货和折让业务的控制办法 为了弥补这方面的不足 可设置专人定期向企业中各方面的人员进行调查以审查有关退货或折让发生后 借项记录的合理性 6 应付账款控制制度 应付账款意义 应付账款构成了流动负债的最主要内容 它对资产负债表能否正确合理地揭示企业的财务状况影响很大 应付账款即为债权人的应收账款 债权人备有其详细记录 因此应付账款上的不正确记录和不按时偿还该债务 导致交易双方不必要的债务纠纷 应付账款控制要点 1 应付账款的记录必须由独立于请购 采购 验收 付款的职员来进行 2 应付账款的入帐还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行 供应商的发票核对发票正确性的凭证 凭证 请购部门的请购单收货部门的收货报告单购货部门的购货定单借项通知单 应付账款入帐应取得和审核的各种必要凭证 负责应付账款的职员必须审核这些原始凭证 审核后应签字以示这一控制过程已完成 审核内容 是否齐全日期和货物内容是否一致有无经授权人的核准签字发票的折扣是否与购货定单要求相一致各种原始凭证之间的数量 价格 加总合计是否正确 3 对预付货款的交易 收到供应商发票后 应将预付金额冲抵部分发票金额后记录应付账款 4 对于享有折扣的交易 要求将供应商发票金额扣去折扣金额的净额来登记应付账款 5 必须分别设置应付账款的总账户和明细账 总账户根据汇总的应付凭证登记 明细账分别债权人根据发票登记 月末核对总账和明细账总额 6 月供应商对账单同应付账款明细账余额相核对 由财务经理或其授权的 独立于应付账款明细记录的职员来办理 任何差异应予以稽查 如稽查结果表明本企业无会计上的记账错误 必须及时与债权人联系 以便调整差异 7 付款控制制度 要点 1 防止未核准的款项被支付 2 所有已确认的负债都应及时支付 3 正确地付款和记录 应付账款现金支付支票付款 1 防止未核准的款项被支付 A 应付账款付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准 任何付款都必须经财务经理签字批准 B 现金支付控制要点 检查卖主的发票盖过 款已付讫 的戳记 以防止已经支付的账款被第二次支付 审查支付款项是否具备与该款项有关并已得到审核认可的收货报告单 C 支票付款控制 关键 支票实物控制应保证已签字支票由签字人本人寄送支票不得让核准付款或处理付款的人员接触支票未签发的支票应予以安全保管作废支票予以注销或另加控制 并且要制定一个注销已签发支票的方法 在卖方发票上注明已签发支票号码加盖 款已付讫 戳记 防止重复开具发票 2 及时支付所有已确认的负债 控制目的 获得现金折扣的好处加强同供应商的良好关系维持企业的信用控制要点 会计部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件 以防失去可能的现金折扣为了控制负债的及时支付 可将应得到但未获得的折扣作为一项费用来处理 以加强会计部门的财务管理 3 正确地付款和记录 在付款前 应复核卖主的发票上数量 价格和合计数以及折扣条件 对于因退货或折让而造成的应付账款借项 在有良好的控制制度下 也可于未收到供应商的贷项通知单之前 从付款金额中予以扣除