《公文写作王维刚》PPT课件.ppt

机关公文写作与处理 课程结构 一 公文的定义 特点 作用 分类二 公文的文体 格式三 公文的行文规范四 各类公文详解五 题型讲解 公文的涵义 公文 公务文书 公务文件是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料是传达和贯彻党的路线 方针和国家政策发布行政法律和规章实施行政措施指示答复问题指导 布置和商洽工作报告情况 交流经验的重要工具 广义的公文 通用公文 专用公文财经 外交 军事 司法等 狭义的公文 法定公文 国家行政机关公文 中国共产党机关公文 法定公文 事务文书 计划 总结 调查报告 简报等 公文的特点 是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 公文的作用 1 决策与领导作用 最主要的作用 2 强制执行和处理的作用3 依据和凭证作用4 公务联系与沟通作用5 宣传与教育作用 公文的分类 一 按照行文关系和行文方向可分为上行文 报告 请示平行文 函下行文 命令 决定 批复 通告 通知 通报二 按公文的来源划分收进公文 外发公文 内部公文三 按公文的职能划分法规性公文 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 实录性公文 四 按公文内容的处理要求划分参阅性公文 阅件 承办性公文 办件 五 按公文的秘密等级划秘密公文 机密公文 绝密公文六 按照公文的紧急程度划分特急公文 急办公文 常规公文 公文文种的种类 表格 国家行政机关公文处理办法 13种 命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 上述文种共27个相同 决定 意见 通知 通报 请示 报告 批复 函 会议纪要 不同 9个属党的机关的5个 公报 指示 决议 条例 规定 属行政机关有4个 命令 令 议案 通告 公告由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的 一般称为法定文种 二 公文的文体 格式 1 公文的文体 公文的表达方式 兼用 说明 叙述 议论三种表达方式 公文的用纸规范 2 公文格式的组成要素 1 发文机关标识 版头 红头 2 公文份数序号 3 密级 4 发文字号 5 签发人 主要用于请示 6 标题 7 主送机关 内发可省略 8 正文 9 附件 10 发文机关署名 11 成文日期 12 印章 13 附注 14 主题词 15 抄送单位 16 印刷机关和印刷时间 0000123机密20年浙江省教育厅文件浙教 2006 2号 浙江省教育厅关于 的通知各市教育局 特急 各市教育局 一 一 1 1 附件 1 2 浙江省教育厅二 六年十月十三日 二 公文格式规范 公文格式的具体项目 眉首 文头 在红色反线上方 印制份数顺序号密级和保密期限 紧急程度发文机关标识 发文字号 签发人 1 公文份数顺序号 7位数 机密 绝密件才标注 2 密级和保密期限 秘密 机密 绝密年份 3 紧急程度 特急 急件 电报 特提 特急 加急 平急 4 发文机关标识 XXX人民政府文件 5 发文字号 发文机关代字 沪府发 年份 1998 序号 联合行文只标主办机关的发文字号 6 签发人 只有上行文才标注 请示应在附注处注明联系人姓名和电话 0000123机密20年上海市人民政府文件沪府发 2008 2号 上海市人民政府关于 的通知各区县 自治县 市 人民政府 特急 上海市人民政府文件沪府文 2003 3号签发人 王维刚上海市人民政府关于 的请示国务院 主体 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 成文时间 印章 附注 标题 主送机关和公文正文 1 标题 位于红色反线空两行之下 三要素 发文机关 事由 关于 的 文种文章的标题除法规 规章名称可加书名号外一般不用标点符号 2 主送机关 全称或规范化简称 统称 注 公告 通告等属周知性的公文 无主送单位3 公文正文 首页必须显示正文 附件和成文时间 4 附件 附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力 5 成文日期 行政机关公文用汉字党委系统用阿拉伯数码标识 正文略 附件 XXX 上海市人民政府印 二OO五年一月九日 联系人 XXX电话 XXXXXX 主题词 XXXX请示 抄送 国家发改委 财政部 市政府办公厅2005年1月10日印发 公文生效标识和附注 6 公文生效标识 公文除会议纪要 以电报形式发出外均要盖印章7 附注 请示 用作上行文的意见 函需在此处标明联系人姓名 电话 版记 1 主题词 除类别词外 最多不超过5个类别词 类属词 文种2 抄送机关 抄送单位之间用逗号停顿结尾用句号3 印发机关和印发日期 党的机关公文才有份数 三 公文行文规范 一 公文的行文关系1 隶属 上下级 关系 国务院 上海市人民政府 闵行区人民政府 吴泾镇人民政府2 指导关系 人事部 市人事局 区人事局 3 平级关系 市人事局 市卫生局区交通局 镇政府4 不相隶属关系 某大学 区政府 二 公文的行文方式 根据发文机关划分 单独行文 联合行文根据受文对象划分 纵向行文 横向行文 三 公文行文规则 1 依据隶属关系行文的规则 党政分开行文2 上行文的规则 1 要单头主送 不要多头主送 2 要逐级行文 不要越级行文 3 要向机关行文 不要向领导者个人行文 4 请示的行文规则 一文一事不能一文数事 三 公文行文规则 3 下行文的规则 按照职权范围行文部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文4 联合行文的规则 同级或准同级同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以 政府部门和相应的党组织和军队机关可以 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以 四 公文中运用数字的规范 汉字 成文时间 部分结构层次序数和词 词组 短语 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字阿拉伯数字 其余 公文的语言规范 准确 庄重 严谨 简洁 平实 规范准确 概念准确 避免歧义 措词得体 防止误用 把握分寸 褒贬得当 前后照应 杜绝矛盾 细心检查 排除错漏 如 1 没有能源的开发和交通运输业的发展 工业的发展是不可想象的 2 这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的 庄重 庄重 公文语言必须文雅庄重 严肃认真1 把握文体特点 把准文章语言基调 命令 决定 决议 庄重严肃 法规 讲求严谨 确切 利落 2 注意接受心理 上行文 尊重而不阿谀讨好 下行文 谦和但不失度 平行文 以诚以礼相待 多商量 不打官腔 互相尊重 简洁 简洁 语言简洁明快 干净利落 言简意赅 如 可不可以 请马上批示意见 可否 请即批示在处理公务的记录里 在案收到了 知道了 收悉为了这个目的 为此 严谨 平实 规范 严谨 不仅指具体语句的严谨还包括整篇文章的结构表达上的严谨平实 语言平直自然 通俗易懂规范 讲 普通话 不说 方言 使用规范的现代书面语言正确使用标点符号 四 各类公文详解 行政机关公文 命令 议案 决定 意见 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 事务性文书 计划 记录 总结 调查报告 一 命令 1 定义 法定的领导机关or领导人对下级发布的一种具有强制性领导性指挥性的公文 2 主要使用范围 发布行政法规和重要规章采取重大强制性措施奖励有关人员撤销下级机关适当的决定等 3 有权使用命令的机关 全国人民代表大会的常务委员会 委员长国家主席国务院 国务院总理国务院各部委及其部长 主任地方各级人民政府和各级人民代表大会 4 最常用的命令类型 任免令 任免国家行政机关的负责人公布令 公布法律法规行政令 实施重大强制性措施嘉奖令 奖励有突出贡献的人员或集体 5 命令 令的异同 表格 6 结构 例 文头 标题 编号正文 结尾 发文人签名 发文日期 7 写法 1 标题 中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令 发令机关 主要内容 文种 中华人民共和国主席令 发令机关名称or发令人身份 文种 2 正文 特点 内容简短 3 结尾 由和单位负责执行从何时起负责执行等 8 注意 1 是最具有强制性的公文文种 必须经法定代表人签署 2 NO 党的机关企事业单位人民团体 二 议案 1 定义 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会Or人民代表大会常务委员会提请审议事项 2 特点 制作主体的法定性 只有各级政府和少数法定机构才可提出议案内容的特定性 议案的内容必须在 职权氛围之内超出氛围 不予 接受 会议期间提出 各级人代会 是重要事项 并且切实可行 才可能获得通过 3 类型 立法性议案 国务院关于提请审议的议案 决策性议案 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案 任免性议案 国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案 建议性议案 以行政部门的身份向权力部门提出建议供人代会审议 采纳的议案 4 结构 标题 主送机关 正文 附件 签署 成文日期5 写法 标题 上海市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议案 关于提请审议修改后国务院机构改革方案的议案 正文 案据 提出议案的根据方案 对提请审议的事项提出解决的方法结束语 请审议 6 注意事项 讲义 三 决定 指令性下行文 1 定义 对重大事项or重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更or撤销下级机关不适当的决定事项的公文2 适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体 凡是有立法权 决策权的 均可使用 3 特点 决策性 体现领导机关的指挥意志处理意图政治倾向制约性 体现对决策内容的不可动摇性要求下级机关必须遵照执行 4 类型 安排性决定 着眼于工作部署 奖惩性决定 分类 奖励决定惩戒决定变更性决定 5 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期6 写法 标题 发文机关 事由 文种正文 发文缘由 写明发文意义 根据 背景 决定事项 定义中的2点结尾 提出要求决定实施日期7 补充 讲义 四 意见 1 定义 对重要问题提出见解和处理办法的公文 只有 重要问题 才可以使用 意见 发文机关 上级机关 表明主张 做出计划阐明处理问题的办法和要求下级机关 提出工作见解和建议平行机关 提出与对方协商的参考性意见2 适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体 3 特点 针对性 对某个问题提出具体的处理办法 有鲜明的指向性 多问性 可多向行文 作为上行文 可报上级机关作为下行文 可发给下级机关作为平行文 可送平行机关和不相隶属机关多属性 作为上行文时 像请示作为下行文时 像批复作为平行文时 像函实施性 可操作性 作为上行文时 使上级了解情况 供决策时参考作为下行文时 使下级感到有法可依作为平行文时 使之感到理由充分 切实可行 4 类型 建议性意见 采用上行文格式 若经上级机关批转 具有行政约束力 指导性意见 采用下行文格式 具有行政约束力 协商性意见 采用信函式格式 较 函 内容更具体 篇幅更长主要针对具体问题提出见解和处理办法 6 写法 标题 发文机关 事由 文种正文 发文缘由 开头 发布意见的背景 根据 目的 意义等 上行 平行 充分说明依据 意义 获取支持和批准下行 充分说明依据 意义 便于执行 末尾 特提出如下意见 意见事项 分条列项 条理清晰 采用大 小标题形式 结尾 上行文 请求批准下行文 具体执行的相关事宜平行文 帮助和支持7 补充 讲义 五 通告 1 定义 公布社会各个方面应当遵守or周知的事项的公文 2 适用范围 行政机关 企事业单位 人民团体3 通告 公告 讲义 4 类型 制约性通告 带有强制性的行政措施以保证某一事项顺利执行or处理告知性公告 不具有行政约束力仅供人们知晓5 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 6 写法 标题 发文机关 事由 文种编号 发布文号 行政公文 上海市人民政府关于进一步加强烟草市场管理的通知 沪政 2006 12号正文 发文缘由 通告事项 结尾 特此通告本通告自发布之日起施行本通告自2007年1月1日起施行落款 发文机关名称 六 通知 1 定义 用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的事项任免人员 用于批转 转发 传达 任免的下行公文 2 特点 使用范围最广使用频率最高时效性强 3 类型 批转通知 对下级机关报送的公文加批语后转发给其他下级机关的通知 国务院批转环保总局关于太湖水面漂浮物清理方案的通知 批转机关 原发文单位 事由 文种 转发通知 讲上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后转发给其他机关的通知 国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知 转发机关 原发文单位 事由 文种 二者异同 讲义 3 类型 传达通知 传达要求下级机关办理需要有关单位周知or执行的通知 分类 印发通知 作用在于 公布 事项通知 周知 只要求知道 无强制性执行 带有指示性 规定性 要求无条件遵守会议通知 关于召开会议的通知 任免通知 任命 免除工作人员职务的通知 任免权限 省有权任免的 由省发任免通知 地 市有权的 例 关于王维刚任职的通知 4 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期5 写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 3个时 直接写 讲义 3个时 用 隔开正文 发文缘由 开头 发布通知的意义 根据结尾 现通知如下 通知事项 结尾 本通知自下发之日起施行请 遵照 贯彻 参照 执行特此通知 望认真执行附件 批转通知 转发通知 印发通知均有附件 七 通报 1 定义 表彰先进 批评错误 传达重要精神or情况2 特点 指导性交流性时效性3 类型 表彰通报 表彰先进集体or先进个人批评通报 传达通报 4 结构 结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期正文 发文缘由 发文的意义 根据 机关对事件的态度通报事项 不是新闻报到 也不是文学作品 不要过多描写 分析 中肯 有说服力决定 表彰通报 批评通报有而传达通报没有要求 学习or引以为戒 提出指导意见 以指导全局工作 异同 讲义 通报有表彰先进 批评错误的功能VS决定的表彰与惩处功能 八 报告 1 定义 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 特点 汇报性 陈述性 表达方式 叙述和说明 3 类型 汇报工作报告 内容 汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算汇报上级交办的事项的完成情况 进度分类 综合报告 多方面的专题报告 某一问题反映情况报告 报告特殊 重大 突发事件 多运用专题报告的形式 答复询问报告 被动行文 答复上级机关询问事项 4 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 5 写法 标题 发文机关 事由 文种主送机关 有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门 Onlyone 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 正文 发文缘由 写明报告的意义 背景或根据 尾 现将有关情况报告如下 报告事项 汇报工作报告 例行工作 成绩经验 问题教训 上级交办的事项的完成情况 进度 反映情况报告 事件的原因 经过 结果 性质和建议 答复询问报告 答题式的回复 问什么答什么 结尾 今后工作的意见 对事件原因的总结 特此报告 请审阅 请指正 6 框架 情况 问题 建议 情况 原因 做法 九 请示 1 定义 下级机关向上级机关请求指示 批准的公文 2 适用范围 遇到新问题 无执行依据 说明新问题 提出建议遇有困难 无力解决 说明具体困难提出拟解决方案 财 物 人超越职权范围 无权解决 说明具体问题 提出办法意见分歧 难于工作 说明具体分歧 提出建议3 特点 一事一文 只提出一个事项 解决一个问题请批对应 请示 批复 一一对应事前行文 不可先斩后奏 4 类型 求示性请示 要求对请示问题给与指示 态度 求批性请示 要求对请示问题给与批准 认可 手续 5 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注6 写法 标题 发文机关 事由 文种 标题中不能出现 申请 请求 以免重复 主送机关 有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门 Onlyone 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 正文 发文缘由 请示的意义 根据or背景 下功夫 请示事项 可行性 可操作性明确 具体的陈述请示事项结尾 求式性请示 无需肯定性要求 例 求批性请示 提出肯定性要求 以上要求 请批准 附注 联系人姓名 电话 7 写作要求 主送一个机关 不可多头主送 防止推诿 延误工作 不可直接呈送领导个人 不可抄送同级or下级机关 若单位属双重领导 可主送一个机关 抄送一个机关 逐级请示 不可越级行文 遇到紧急情况 必须同时抄送被越过的上级机关 语气温和谦恭 十 批复 1 定义 上级机关答复下级机关请示事项的公文 2 特点 被动性 先有请示 后有批复 被动制发 针对性 内容 只能针对请示内容 请示什么 批复什么机关 只能针对请示机关 不能针对其他机关 只能 抄送 权威性 有行政约束力 受文机关必须执行 3 类型 指示性批复 对请示问题给与指示 态度 审批性批复 对请示问题给与批准 认可 手续 批复内容 同意 原则同意 不同意4 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 5 写法 标题 发文机关 表态用语 请示机关 事由 文种发文机关 表态用语 事由 文种 主送机关 原发文机关 正文 引语 你单位 请示标题 发文字号 收悉批复请示的政策or理论依据批复事项 指示性批复 无需批准具体事项仅给与政策 认识上的解答审批性批复 明确给予答复 同意 同意的原因 如何做原则同意 同意的原因 指示性意见不同意 不同意的原因 进行解释疏通结尾 特此批复 十一 函 1 含义 不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项以不相隶属机关为主送机关的平行文 不相隶属机关 在行政组织系统上没有领导与被领导 在业务系统上 没有管辖与被管辖2 特点 使用的广泛性 应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性 有的具有 请示性质 可以 请求批准 事项批复性质 可以 答复审批 事项通知 通报性质 可以告知事项 传达情况写法的灵活性 原因 篇幅 短小 内容 单一语气 请批函谦恭 批答函庄重 商洽函亲切 3 类型 商洽函 不相隶属机关间商洽工作的函 就问题进行沟通联络 讨论处理某事的意见 洽谈公务等 特点 无需答复 问答函 不相隶属机关间询问和答复问题的函 询问函 答复函是一一对应的 去函为问 复函为答 去函的目的明确 复函的回答具体 请批函 批答函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函 二者是一一对应 请批函 向有关部门请求批准的函批答函 向有关部门批复 回答事项的函4 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 5 写法 标题 国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函 人事部关于人事调动的函 关于人事调动的函 正文 发文缘由 去函 无论商洽函 询问函 请批函都要说明发函背景 根据和意义 复函 无论答复函 批答函 都要有引语写法 你单位 来函标题 发文字号 收悉 5 写法 正文 发文缘由函事项 去函 说明具体事项 商谈事宜 通报信息 要求解决的问题等复函 回答相应的问题 如果无法回答 应加以解释 结尾 礼节性的尾语 商洽函 不知贵方意见如何 请函告 望大力协助 盼复 询问函 请速回复 盼复 请予复函请批函 请审查批准 当否 请审批 答复函 批答函 特此函复 专此函告 6 函的格式 信函式格式 文件式格式 行政公文 讲义 十二 会议纪要 1 定义 记载 传达会议情况和议定事项的公文 可上 报告会议精神可平 与不相隶属机关联系可下 指导工作会议纪要 总结性文件 会议记录 原始记录2 特点 纪实性 基点提要性 提炼会议要点 总结会议情况 概括会议精神指导性 其议事事项 一经下发 便具有权威性 3 类型 情况会议纪要 议定事项会议纪要 讲义 4 结构 标题 成文日期 正文 5 写法 标题 正文 会议概况 简要概括会议情况 类似于导语 会议事项 陈述会议主要精神讨论具体问题 交流的经验 提出的意见 领导的指示 今后的任务与决定事项等结尾 提出希望 号召对会议进行评价 对会议主持单位表示感谢 事务性文书写作 考试几乎很少涉及