文件编写注意事项.ppt

体系文件编写培训 目录一 体系文件的重要性二 体系文件的架构三 文件的结构四 流程图绘制五 编写文件五忌六 文件的审查 批准七 手册范例八 程序文件范例九 工作指导书范例 一 体系文件编写的重要性体系文件在体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色 1 符合标准要求在条文中 要求组织 建立体系 形成文件 加以实施和保持 2 工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和稳定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚 3 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求 4 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失 从而造成运作上的困难 5 改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时降低了同事之间的磨擦的机会 6 增强员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容 明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 二 体系文件的架构 一 目前建立的体系文件 一般企业均将其架构分为四个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序三阶文件 运作指导书四阶文件 表单或表格文件结构的划分完全取决于一间公司的规模 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等 二 文件架构的说明1 手册对于一个国家来说 宪法是他的根本大法 任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制 而对于一间公司来说 手册即是公司在管理制度上的根本大法 它会叙述公司在体系运行上的大纲要求 简言之 手册即要求我们应该要做哪些工作 2 程序书程序即是明确工作进行规定的途径 亦就是说 针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做 文件化的程序通常包括在活动的目的和范围 做什么事情和由谁来做 何时 何地和由谁来做 应使用什么工具 设备和文件 如何对活动进行控制和记录等 3 运行指导书工作指导书是工作的明确指示 它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作 4 表单格式化的记录清晰明了 易于保管 所以在编撰文件时 就应适当的设计用以做记录的表格 值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化 降低效率 所以设计表格应力求共用 在表达明白的前提下 精简填定项目和内容 一般来说 一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序 例如纠正和预防措施程序等 而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成运行指导书的格式 三 文件的结构一份文件的结构往往视乎文件内容的需要 一份文件一般完整结构有 1 目的2 范围3 权责4 定义5 作业内容 文件内容6 附件现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述 1 目的应叙述编制此文件的作用和目的 即 做这件事是为了什么 2 范围规定此文件应用的场合和时机 范围的界定直接决定文件的功能范围 所以编写时应注意它的涵盖性 3 权责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述 但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责 4 定义亦即名词解释 针对文件中用到的专业术语 英文缩写的做明确说明 会令文件内容更清楚明白 5 作业内容即工作执行的方法 过程和要求 一般将作业内容的编写分为两个部份 1 以流程为导向 通常以流程图的形式描述工作进行和程序 会更容易了解文件内容 但是并非每份文件都需流程图 完全视乎文件类型 2 以职责为导向 通常以公司职责为主 进行叙事性描述 6 参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料 在索引文件时 最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找 但是不可将文件版本附上 7 附件一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单 公司所有的表单都应从此而来 最好将表单的编号标在名称后 以上是一份文件的完整结构 但是并非所有的文件都应依循此固定的结构 鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目 但是为了整齐亦可统一文件结构 四 流程图绘制在编制文件的过程中 适当地制作一些流程图 会更容易理解文件内容和加深印象 流程图的制做不拘形式 最主要的是能做到清楚明了即可 1 流程图常将用的符号 体系文件编写 例一 培训流程 培训需求 培训实施 培训考核 培训计划 培训总结分析 例二 培训流程执行项目执行人记录培训需求各部门 培训申请单 培训计划人事 培训计划 培训实施人事 各部门 签到表 培训教材 培训考核人事 部门长 培训评估表 培训总结分析人事 总结报告 例二流程图将执行项目 执行人及使用的记录分开注明 易看易懂 也是制做流程图的常用方法之一 总之 使用流程图的目的就是清晰明了 一目了然 如果有些工作太过复杂和繁琐 当制成流程图时或许不容易看明白 所以应注意流程图使用的时机 五 编写文件的五忌 一 忌简单草率 未将所有的工作要求都纳入体系 二 忌过于弹性化 失去可操作性 三 忌理想主义化 导致无法实施 四 忌部门主义化 导致其他部门无法配合 五 忌咬文嚼字 理解困难 六 文件的审查 批准文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用 但是对于规模较大的公司 这种做法欠妥当 因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制做部门核准使用 掩盖了其他部门的要求的意见 在使用中难免会对其他部门造成困扰 甚至引起磨擦 所以对于文件的审查和核准 许多公司规定了不同审查和核准方式 例 文件审查 核准权限文件类别审查核准手册管理者代表总经理程序管理者代表总经理指导书 表单部门主管总经理一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见 并加以修订补充 以使文件的内容更完善和更具操作性 七 手册的编制为编制好手册 应注意与它有关的如下几方面 1 作用 1 明确组织各部门及全体员工的职责及其相互关系 2 向组织员工和相关方展示本组织管理的总框架 3 向组织各相关人员提供操作执行管理体系的规范依据 4 向组织各相关人员提供查询所需文件与记录的途径 2 内容根据ISO的要求 作为手册 其内容应包括 1 方针 目标 指标和管理方案 实施与运行直至评审等 2 与管理 执行 审核或评审有关的机构的人员的职责 权限及相互关系 3 管理体系要素的描述 4 程序文件的结构 说明与查询路径 5 关于手册评审 修改和控制的规定 3 结构与格式 1 目录 2 前言 包括 组织概况 服务流程 组织简介 手册梗概 手册和体系文件的适用范围与应用领域等 3 正文 包括 方针 目标与指标 管理方案 实施与运行 组织结构于职责 培训意识与能力 信息交流 管理体系文件 文件控制 体系运行与控制 检查纠正措施 监测与测量 不符合纠正与预防措施 记录 管理体系审核等 4 手册管理规定 5 使用的标准术语 6 手册要求 标准要求 对应的程序文件名称 程序适用的内容与范围 该程序的主管部门及相关部门的职责与任务 对该过程的控制 及要求等 7 附录 4 编制方法 1 先分散 后集中 2 先员工 后评审组 3 先程序文件 后手册和操作指导文件 构成手册的每一部分 都可制成如表3 4所示的环境方针文件化格式来表示 八 管理体系程序文件的编制1 定义所谓程序 是指为进行某些活动所规定的途径 所谓程序 是指将组织的方针 目标 指标和方案转化成为具体的指导 所谓管理体系程序文件 是指为完成体系要求的活动所规定的方法 管理体系的程序文件所要回答的问题 主要包括 1 活动的目的和范围 2 采用的材料 设备 文件 3 对活动进行的控制与记录 4 做什么 为何做 何时做 哪里做 谁来做 怎么做 2 格式内容作为程序文件的正文内容 同样应是ISO所规定的4 1 4 6内容 其具体格式为封面 目录 正文 修改程序的规定或说明等 3 编制的方法步骤 1 清理和综合分析组织原有规章制度 管理及其运行情况 2 制订程序文件明细表 3 分工负责进行编写 4 组长汇总和总编 具体编制时 可将每一程序文件表格化 示例如表3 5 管理体系文件示例 九 作业指导书和其它文件的编写指导书 或是检查性文件 是具体 详细的操作说明性文件 是有效实施管理体系的一个关键部分 也是企业整个管理体系不可分割和缺少的一部分 它必须按操作步骤顺序进行编写 来不得半点含糊 它的编写可先交由经过培训的相关人员来完成 然后由组长进行修改 完善和统编 其它文件包括 各类图示 表格 报告 组织结构设计 使之简单明了 直观易懂 制订作业指导书 必须注意以下方面 1 要求 1 写下作业程序 使相关员工可获得 并可监测 记录和更新 2 作业指导适用于日常活动和安排 以及异常的作业和紧急状态 3 当事人发生变化时 行动应继续和保持 4 要有监测和控制的安排与活动 5 承包商 供应商和其它实施活动安排 6 产品 过程和其它改变程序等 7 完成方针和方案所需的其它要求 2 分类从不同的角度出发 其分出的类别不完全一样 下例依据进行分类 共2大类工艺类工艺操作标准指导书检验类检验标准操作指导书 3 内容内容一般包括 输入控制 工作活动控制 输出控制 与体系有关的其它程序 4 步骤 1 准备 包括人 财 物及其组织机构到位情况 要特别检查 并作准备 2 起草 由评审组起草后 在相关人员中征求意见 再修改而成 3 确定 由审核组长定稿后 交由组织最高管理层审核批准