贸英语写作课件Unit1商务信件格式.ppt

贵州财经学院 经贸英语写作 UnitOne商业书信的格式 主讲教师 刘楠 课程简介 本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一 是一门将英语与外贸业务相结合的课程 通过介绍外贸实务中各种英文业务函件 电传和传真以及其它方式的写作格式 商业术语和各种不同的表达方法 并通过介绍对外贸易各环节的具体做法 使学生在提高英语水平的同时 熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能 培养和提高他们的外贸业务工作能力 本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式 了解通过哪些途径来发展新客户 开拓新市场 如何进行询购某商品 怎样报盘和还盘 怎样灵活运用付款方式 如何做到重合同守信用 怎样去审查信用证 做到不出差错 在理赔和索赔中做到有理有利有节 学会拟写信函和电传传真的写作技巧 学习内容 本课程主要学习信例 大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例 外贸实务基本环节有 建立业务关系和资信调查 询盘 报盘和报价 还盘 订单 履行订单 支付 包装和运输 信用证的修改和展期 索赔和解决索赔等 学习方法 外贸函电 是一门实践操作性很强的课程 也就是说 要达到正确拟写外贸业务信函的目的 仅有理论是远远不够的 学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函 深入体会何为7C 更重要的是通过学习信例 熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语 包括词汇 短语 句型以及习惯表达方式等等 再通过一定量的练习 对常用语进行操练运用 从而达到掌握并熟练使用的目的 Unit1LayoutofBusinessLetters Introduction 概述 参见教材p1 1 Intoday shighlydevelopedandtoughlycompetitivesociety communicationbetweenindividualsandgroupsisbecomingincreasinglyfrequentandimportant Itservestopassoninformation toexpressideasortoexchangefeelings Generallyspeaking thefunctionofabusinessletteristogetortoconveybusinessinformation tomakeortoacceptanoffer todealwithvariousbusiness Unit1LayoutofBusinessLetters 2 Thebusinessletteristheprincipalmeansusedbyabusinessfirmtokeepintouchwithitscustomers oftenenoughitistheonlyoneandthecustomersformtheirimpressionofthefirmfromthetoneandqualityofthelettersitsendsout Goodqualitypaperandanattractiveletter headplaytheirpartinthis buttheyarelessimportantthanthemessagetheycarry Businessdoesnotcallfortheelegantlanguageofthepost butitdoesrequireustoexpressourselvesaccuratelyinplainlanguagethatisclearandreadilyunderstood Thewholesecretofgoodbusinessletter writingistowritesimply inaneasyandnaturalway likeonefriendlyhumanbeingtalkingtoanother tomakeyourlettersthen soundasmuchaspossiblelikegoodconversation Section1TheBasicPrinciplesofBusinessLetterWriting 商业书信的基本写作原理 7 C 1 Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑 而不是从自身出发 语气上要尊重对方 Emphasizethe You attituderatherthanthe I or We attitude Section1TheBasicPrinciplesofBusinessLetterWriting 商业书信的基本写作原理 You attitude isnotsosimpleasonlytouse you insteadof I or we whatworksisratherthewriter sspiritualattitude Anotherthing remembertoemphasizethepositive pleasantfacts stressingwhatcanbedoneandfocusingonideasthathelptoformfavorableimpressionsonyou Thiscanbeseenclearlyfromthefollowingexamples A poor Apparentlyyoumisunderstoodourorder Anywayyoushippedthewrongthing B better Apparentlyourinstructionsarenotclear withtheresultthatthewrongarticlewasshipped 2 Correctness正确3 Completeness完整一封商业信函应概括各项必需的事项 如邀请信应说明时间 地点等 确忌寄出含糊不清的信件 4 Concreteness具体Thefollowingguidelinescanhelpuswriteconcretely 1 Usespecificfactsandfigures 2 Putactioninyourverbs Preferactiveverbstopassiveverbsorwordsinwhichactionishidden 3 Choosevivid image buildingwords 4 Paycloseattentiontowordorders putmodifiersinrightplace 5 Conciseness简洁 一 避免废话连篇 文字冗长 二 避免不必要的重复 三 短句 单词的运用1 Omittriteexpressions 省略陈词滥调 2 Avoidunnecessaryexpressions 3 Includeonlyrelevantfactswithcourtesy 4 Organizeeffectively Pleasecompare A poor Thesenator 参议员 whocamefromNewYork gaveaspeechthatwaslongandtedious B better ThesenatorfromNewYorkgavealong tediousspeech 6 Clarity清楚意思表达明确 要注意 1 Chooseplain simplewords wordsthatareshort familiar conversational straight forward 2 Buildeffectivesentencesandparagraphs Generally theaveragelengthforsentencesshouldbeabout17 20words Shortparagraphsencourageonetofinishreadingaletter Usuallyaletterparagraphconsistsofnomorethan10lines 3 Aimatunity coherenceandemphasisinyourexpression 6 Clarity清楚Comparethefollowingexamples SentenceBisclearerandmoreeffectivethansentenceA Wehaveyourremittance 汇款 ofJanuary30intheamountof 300 andwishatthistimetothankyouforit B ThankyouforyourremittanceofJanuary30for 300 7 Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚 及时地回信也是礼貌的表现 1 Besincerelytactful thoughtfulandappreciative 2 Takeapersonable friendlyandmodesttone 3 Omitexpressionsthatirritate hurtorbelittle Itisalwaysoffensivetoshowanysignofarrogance 傲慢 自大 orprejudice 偏见 4 Bepromptinreply Ifyouranswerisdelayed givestrongandunderstandablereasons Section2TheStructureofBusinessLetters 商业书信的结构 1 Letterhead 信头 2 Ref NO 发文编号 3 Date 日期 4 InsideNameandAddress 信内名称和地址 5 AttentionLine 经办人标题 6 Salutation 称呼 7 SubjectLine 事由标题 8 BodyoftheLetter 正文 9 ComplimentaryClose 结尾敬语 10 Signature 签名 11 EnclosureNotation 附件 12 CarbonCopy 抄送 13 Postscript 附言 1 Letterhead信头 外贸商号的信笺 一般都印有信头 包括发信人的姓名 地址 电话号码 传真号 及E mail等 有些会将经营项目 注册商标和公司董事 经理等姓名一并印在信头上 如需打印 则信头位于信笺上中央 完全平头式等 或右上方 缩进式 1 Letterhead信头 RichardThomasCo Ltd 246VictoriaStreetLondonE C 4 EnglandTel 01 2377 252Telex 9776645Cableadd WEAVEWELL London OverseaTradingCorporation24ParkAvenueNewYork NewYork26789Tel 225 2780Cableadd EASTSEATelex 222711 2 Dateline日期 打印日期注意事项 A 年份应完全写出 不能用94代替1994B 月份要写英文名称 不能用数字来代替 但可以用缩写 C 日期最好用基数字 25thMarch2005March25th200525March2005March252005Itisunwisetoabbreviatethenameofthemonthnorshowthedateinfigureslike3 8 1994or8 3 1994asthismaycausesomeconfusion thisisbecausetheBritishandtheAmericandonotreadthedayandthemonthinthesameorder 3 InsidenameandAddress信内名称和地址 受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方 沿左页边线写起 封内地址与信封地址写法相同 信内把收信人名称地址写明对工作有便利 对发信人而言 便利有二 一是发信时可与信封地址相互对照 避免放入信封时发生差误 二是发信后便于准确归档 便于以后查找 对收信人而言 便利也有二 一是收信人读信时 如发现信封名称地址与封内名称地址不符 可以知道是放入信封时发生错误 将信返回 二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整 便于查阅 例见教材 4 TheSalutation称呼 这是写信人对受信人的一种称呼 其位置是在封内地址的下面空两行 目前外贸书信中一般通用的称呼语有 Dearsir DearMadam Dearsirs DearMadams Gentlemen 不能用单数 DearMr xxx 称呼后面的的标点 一般使用逗号或分号美加来信中Gentlemen后用冒号 5 BodyoftheLetter正文 这是书信的主体 表达发信人的意见 在信的开头有开头语 OpeningSentences 自成一节 在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期 编号 主题及简单内容加以综合叙述 使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的 如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍 回信的开头语 eg Thankyouforyourletter234GW gpofSeptember18 ManythanksforyourletteraboutImustapologizeformydelayinansweringyourkindletter InreplytoyourletterofJuly2 SomuchhashappenedsinceIreceivedyourlastletter 5 BodyoftheLetter正文 第一次写信的开头语 WithgreatdelightIlearnthat Ihavethepleasuretotellyouthat Wehavebegunanewsystemofmanufacturewhichwefeelmaybeofinteresttoyou YouwererecommendedtoourcompanybytheBankofChinaNewYorkBranchandwewishto 在信的结尾一般有结尾语 TheClosingSentences 一般用来总结本文所谈的事项 提示对受信人的要求 如希望来函或电报订货 答复询问或作必要的声明等 另起一段 如 Wehopetoreceiveyourearlyreply 结束语 Ifyouneedfurtherdetails particulars information pleaseletusknow AnyotherparticularsrequiredIshallbepleasedtogiveyou Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou pleaseletusknow Wethankyouforthisorderandhopetoreceiveyourrepeatorders Anyearlyreplywouldbehighlyappreciated Thankyouforyourinterestinourcompany products Anyfurtherinformationyoucanprovidewillbeappreciated Wewouldbeverygratefulifyouwouldgivethismatteryourearliestattention Welookforwardtohearingfromyousoon Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience Weawaityourgoodnews 6 ComplimentaryClose结尾敬语 结尾敬语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应 后面加逗号 如 SalutationCloseCommentDearSir s Yoursfaithfully Formal verycommonlyDearMadam or Faithfullyyours usedinBritain DearMesdames Gentlemen YourtrulyVerycommonlyuseinDearSir or Trulyyours AmericaandCanada DearMadam DearMesdames DearMr Henry Yourssincerely Informal used or Sincerelyyours betweenpersonsknowntoeachother 7 TheSignature签名 结束语的下面 应将写信者名字打出 首字母大写 且必须由负责人签名 签名的下面为使对方了解签名人的姓名 职位 可以打字注明 例见教材 外国函件都必须由负责亲笔签名 用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目 只是通函 不为人重视 TheOptionalParts1 AttentionLine经办人标题 如需注明对方经办人 希望收信商号将信迅速交经办人办理 可以在信内地址下面加Attention或Attentionof或Fortheattentionof例 RichardThomas BaldwinsLtd 151GowerStreetLondon SC76DY EnglandAttentionMr CaveorAttentionofPurchasingManager 2 SubjectLine事由标题 事由写在称呼语下面两行 一般是在信笺中间位置 事由要简单扼要 说明商品名称 数量 信用证或合同号等即可 例见教材 Itcanbeginwithorwithout Re or Subject butshouldalwaysdenotewhattheletterisabout Re SewingMachines 缝纫机 Subject OurcontractNo 2345 YourL CNo 3456 SewingMachines 3 ReferencesNumber发文编号 参考号 信头下面空两行 为了便于存档与查阅 可以为信件编写参考号 为避免混淆 最好标明Yourref Ourref Itmayincludeafilenumber 文档号 departmentalcode 部门码 ortheinitialsofthesigneroftheletter 签字者名字的首字母 tobefollowedbythetypist sinitialsinthefollowingfashions A Ourref 515BW gp inanincomingletter 来信B Yourref 515GW gpOurref 456JS 1b inthereplytotheincomingletter 回信 4 Enclosure附件 如信中有附件时 应在签名下注明Encl 或Enc 如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls 或详细列明如下 Encls 2InvoicesEnc asstated附件 如文Enc 1B L1Photo1CertificateEncl 21 PriceList2 TermsandConditionsofSales 5 TheCarbonCopyNotation抄送 如果函件要抄送其他有关单位 同时使对方也知道已抄送其他单位 可在信件最后的左下角注明 CC cc toxxx or CCxxx 6 Postscript附言 信写完后 如果想起还有要紧的要说 可以在信末加P S 引出补叙的话 然后由发信人签署本人简笔签名 本人姓名的第一个字母 YoursfaithfullyTheOVERSEACO LTD Signature JacksonBrownSalesAgentEnc asstatedc c Mr HenryBrown EIECo SalesManager P S I mgoingtoseeyouattheChineseExportCorporation J B Section3TheFormatandFeaturesofBusinessLetters 商业书信的形式与特征 1 FullBlockForm完全平头式 凡是用打字机打上去的每一行字 包括日期 封内地址 事由和结尾礼词 都是从左边的空白边缘打起 2 ModifiedBlockForm改良平头式 这种格式 除日期 结尾礼词和签名部分外 其他部分每行开头都与左边空白看齐 3 Semi blockFormwithIndentedStyle混合式 与改良平头式只有一处区别 即混合式正文每一段的首句均要缩进3 6个空格 Section4AddressingEnvelopes信封书写 ReturnAddress Stamp Address Remarks Blockstyle平头式 Indentedstyle缩进式 Remarks 1 Private私人信2 Confidential机密信3 Registered挂号邮件4 Express快递邮件5 OrdinaryMail平信6 Immediate Urgent 急件7 PrintedMatter印刷品8 Sample样品 1 ArrangetheFollowinginProperFormasTheyShouldBeSetOutinaLetter1 Sender sname GuangdongInternationalTradingCorp 2 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