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二次文献开发与利用 主讲 陈清文E mail qingwenchen 电话 83642478 第一节图书文献的基本概念一 图书的概念 古代的图书是指地图 法令 户籍等文献典籍 以手工缮写 拓印线装形式为主 近代的图书是指书籍 期刊 报纸 图片等出版印刷品 现代的图书泛指各种知识载体 包括书刊资料印刷品 手稿 缩微 复制品 视听资料以及计算机磁带 磁盘资料等 狭义的图书主要指以纸张为材料 具有完整装订形式的各种印刷品 二次文献的开发利用 二 资料的概念 是指具有独立知识单元的书面材料 包括成本书 刊 小册子中的篇章片断材料 以及单篇零页书面材料 狭义的资料 专指单篇零页的书面材料 三 文献的概念 我国南宋哲学家 教育家朱熹解释说 文 典籍也 献 贤也 典籍指国家重要的典册和书籍 宿贤指重要的作者 现代的文献 从狭义来说 专指具有历史保存价值和现实使用价值的书刊文物资料 包括学科重要的书刊 资料 以及文物档案材料 从广义来说 记录有知识的一切载体 泛指多种物质材料的知识信息载体 包括纸书知识载体 缩微知识载体 声像知识载体 磁带知识载体 光盘知识载体等 四 情报的概念 情报作为一种信息内容 它与知识是相互对应的概念 情报属于知识的范畴 是知识范畴中比较特殊的部分 只有具备一定条件的知识 才能称之为情报或情报知识 而一般知识并不等于情报 情报的含义是指具有交流 传递意义并能解决用户实际问题的新的知识和消息 简言之 只有新的 活的 实用的知识或信息 才能称为情报 情报的特征在于 首先它是新颖的 即新的发明创造 新的知识成果 新的技术方法 才具有情报的意义 其次 它是有针对性的和实用性的 再次 它是动态的 只有处在交流 传递中的知识信息 才具有情报作用 现代图书 资料 文献的概念 既有各自特定的含义 又有共同的含义 其特定含义概括地说 图书是指完整成型的纸张载体印刷品 资料是指单篇零页的书面材料 文献是指有一定价值的各种知识载体 可以概括地表述为 图书文献是人类记录与传播知识或情报的信息载体 这个概念包括的含义 反映了图书文献的性质 结构 内容和作用等诸方面 具有共同特征 这个完整的概念 缺少任何一方面都不能成立 第二节文献的类型 编制和利用法 在图书情报界 有一次文献 二次文献 三次文献的概念 文献类型划分主要依据文献信息的加工次级与加工方式 反映了文献信息的内涵与外延 反映了文献在使用中的不同及相互关系 1 一次文献一次文献是指作者最初发表的文献 反映了科学研究与设计试制活动的直接成果 其主要内容是首次发现或系统总结产生的新知识 新技术 新观点 新论证 或者对已知思想观点与事实材料的新理解 新探讨 诸如期刊论文 专著 科技报告 专利说明书 学术会议论文 学位论文 技术标准等资料 都属于一次文献 一次文献是读者学习的最基本最原始的文献资料 确定一篇文献是否是一次文献 应该依据是文献的内容 而不是载体形式 一篇文献 只要它在内容上具有一次文献的特征 不管是手稿 铅印品 复制品 缩微品 视听资料 机读资料等等 就始终是一次文献 2 二次文献二次文献是对原始文献群的信息特征系统检索 组配 加工 报道的文献资料 为了便于读者全面和准确查找所需的一次文献资料 将广泛分散的原始文献汇集起来 按照一定的体例序列进行加工整理 组织编排 描述其形式特征 提示其内容要点 以便广泛 系统 完整地报道某一学科 专题领域的文献资料 诸如各种书目 索引 文摘 题录 简介等资料类型 都属于二次文献 其中 索引和文摘是二次文献的代表 二次文献具有检索与通报一次文献的双重功能 因此又称通报性文献和检索性文献 它的主要作用在于 系统反映原始文献信息 帮助读者用很少的时间浏览较多的文献信息 提供检索所需要的文献线索 3 三次文献三次文献是对原始文献群的内容进行系统综合 分析 评述而编写的文献资料 即高度浓缩加工的再生科研文献 三次文献是在一次文献成果的基础上产生的 它可以利用二次文献成果 作为检索文献线索的途径 也可以不经过二次文献而直接利用一次文献的内容成果 三次文献可分为综述研究类和参考工具类两大文献类型 综述研究类文献是在大量原始文献成果基础上对科学技术的发展趋向进行分析 综合评述的产物 诸如专题述评 总结报告 动态综述 进展通讯 信息预测等 参考工具类文献 是在大量的原始文献内容反映的原理 定律 事实 方法 公式 数据及统计资料的基础上 筛选出稳定 可靠而有用的知识 编写成供查阅参考的工具书文献 诸如手册 大全 年鉴 指南等 三次文献高于一次文献 是以一次文献为基础的再创性文献 它不仅筛选出大量有用的一次文献信息内容 加以分析综合 组织编排 而且赋予了新的认识和见解 形成新的文献情报资料 从一次文献到二次文献再到三次文献 是一个由博到约 由分散到集中 由无序到有序的情报信息发展过程 一次文献是读者掌握信息的直接对象 二次文献是读者检索原始文献信息的主要工具 三次文献是读者掌握情报源的主要资料 它们是开展科研活动不可缺少的基础条件 总之 在今后相当长的历史时期 将是纸书与非纸载体各种文献形式长期并存 相互补充 相互结合 共同发展的 纸书文献由于十分普及 阅读传递简单方便 对照参考运用自由 不受空间和设备条件的限制 因此 不仅不会被非纸文献取代 而且会更加高速 优质地向前发展 而缩微 机读 视听资料文献 由于适应科学文化发展的特殊需要 在生产 保存 检索 流通领域 以小型化 轻量化 高密度化的优势取胜于纸书文献 具有更加普及的社会发展趋势 第三节二次文献的编制和利用方法 一 二次文献的编制二次文献 就是将大量分散的原始文献按一定规律进行筛选 浓缩并科学地组织起来 成为系统文献 如题录 书目 索引 文摘等 用以查找一次文献的工具 二次文献具有知识性 资料性和检索性特点 能起到指引读书门径 解决疑难问题 提供参考资料 节省读者时间精力的作用 因此 编制和利用二次文献就成为图书馆资料室工作的关键问题 编制二次文献是从采集文献开始的 高质量的和有一定数量的文献资料是完成资料室任务的基本保证 学校资料室根据本馆的性质 任务和教师对文献资料的实际需要 按照一定的原则 范围和标准 有目的 有计划地进行书刊采集 采集书刊要在两个字上下功夫 第一是 选 第二是 精 避免盲目性 做到需要与可能相结合 采取积极有效的措施 通过各种途径 获取所需的书刊文献资料 1 题录在二次文献中 题录同书目 索引 文摘相比 具有著录简单 易查易检的特点 它是最新参考资料的主要检索工具 在学校图书馆资料室利用现刊 题录服务是一种主要方法 图书管理员接到新刊后 先浏览目次 按专题略作挑选 然后打印 随即分发下去 由于内容新 时差短 速度快 往往能抢在读者提出咨询之前 现刊题录能使教师在短时间内迅速得到有关最新信息情报 所以很受欢迎 2 书目书目是独立的 完整的文献资料 书目最基本的职能是为读者提供有关文献的信息 它的类型比较多 在学校图书馆 资料室多采用参考性专题书目 这是一种以一定学科或专题为对象 全面地 广泛地收集一定时期内该学科或专题的文献资料而编制的书目 这种书目针对性强 是为教师在某一时期的特点需要而编制的参考性专题书目 这类书目能紧密地结合当前重大政治任务 教育工作中的中心问题 共青团工作 少先队工作等 以及教学研究中有代表性的问题 及时地编制一些小而精的参考性专题 以达到向读者推荐优秀的有代表性的图书资料 书目的著录要准确 完整 学校图书馆资料室要从实际出发 可以简化著录 举例 趣味数学集锦 曾昭文编 渝科文献版172页内容提要 本书汇集了180个趣味数学题目及其解法 旨在激发中学生学习数学的兴趣 这些题目不仅饶有趣味 而且题型和解法有助于开拓同学的视野 使他们从中学到难以从课本上直接得到的分析和解决问题的方法 3 索引索引与书目属于同一类型 两者相互补充 它是索引文献资料必用的工具 书目是从归纳的角度编写的 索引则是从分析的角度编写的 它比之于书目更加广泛和集中 中学图书馆资料室应该编制专题索引和教学参考索引 教学参考索引最好与各科各册教材配套 一般多用于教材比较稳定的学科 资料比较系统完整 编制索引的过程是 选题 取材 著录 编排四个步骤 1 选题 要根据教学需要 还要考虑到本馆的人力条件 选题不宜太大 要紧密结合各科教学实际 因为这项工作必须持续不断地长期进行 选题太大 就难以长期支持 如果学校图书馆资料室人员少 为了紧密配合教学 可围绕本校设置的主要课程选题 例如 可选 中学语文教学 中学数学教学 等 选题范围可宽一些 还可以搞一些专题资料的篇目索引如 班主任工作 等 选题时要征求教师的意见 深入掌握教学情况 才能选好题 2 取材 编制篇目 索引 选取文献是全部录用还是有所取舍 一般应由读者而定 对教学有参考价值的资料 要尽可能收录齐全 重要篇目不可遗漏 圈选期刊资料 先查阅其目录 再检阅全文 了解内容 决定取舍 决定选取的资料 应在目录上 篇名的左上角用钢笔作一个 号 如果涉及两个主题的资料 需要多备一张索引卡片 则在篇名左上角作两个 号 表示这篇资料应写两张索引卡 决定选取的报纸应直接在篇名左上角作记号 进行圈选工作 必须深入掌握教学和教研情况 不懂教学 这项工作就难以进行 有些学校请教研员和有教学经验的教师协助圈选 这样能保证取材的质量 3 著录 各项著录应采取标准格式 项目要尽量做到齐全完备 若报纸标题过长 可以简缩 简缩时要保留标题中能概括和标明文献内容的关键性词语 删去那些非关键性词语 标准格式就是按我国国家标准 文献著录总则 中规定的分析款目著录的原则进行 其卡片式著录格式如下 标出题名 责任者 出版者 地区 日期第 页或卷 册 附注提要例如 高中会考与基础教育改革 柳斌著 人民教育 北京 1990 N0 6第7 8页 4 编排 篇目索引有两种排列方法 一种是字顺排列法 笔画笔顺和音序法 一种是分类排列法 在中学图书馆资料室 常见的有两种编排方法 一种是按篇目字顺编排 以汉语拼音方案的音序为依据排列 一种是按照从初中到高中各门课程的教材顺序 即按课的单元的前后次序排列 究竟使用哪种排列方式 由各资料室根据实际需要而定 学校资料室如果人力 物力条件允许 还可编制书本式教学参考资料 篇目索引 书本式篇目索引编制方法与卡片式基本相同 著录项目和使用的标识符号与卡片式一样 只是书本必须连续著录 内容提要项除外 另外 书本式篇目索引 还有一个装订成册的步骤 书本式格式举例 探索教学规律 大面积提高初中教学质量 苏州市教育局研究室 人民教育 京 1990 No l0 第30 32页预备班的数学教学 费林社 上海教育 中学版1990 No 9 第29 31页 编制篇目索引 是学校图书馆开展业务工作的一项常用方法 通过它提示出文献资料的内容 为教师读者利用本校图书馆的文献资料带来方便 节省教师读者翻阅资料的时间 因此 很受教师的欢迎 学校图书馆要尽量地把这项工作开展起来 并持之以恒 这样才能满足学校对图书馆的需求 4 文摘文摘是对文献资料的摘录或简介 读者阅读文摘 可以明了文献资料的基本内容 使读者能以较少的时间和精力了解文献的要点和掌握文献的线索 文摘和书目 索引在形式和内容上都有相同之处 因此我们可以把文摘看成是书目索引的进一步发展 编制文摘要忠于原作 摘取文章的基本观点 主要内容的原句 要观点明确 层次清楚 词句连贯 篇幅简短 1 文摘是 以提供文摘内容梗概为目的 不加评论和解释 简明确切地记述文献重要内容的短文 文摘是属于二次文献 它是对一次文献 即原始文献 的进一步开发研究的成品 是对一次文献的浓缩化的产物 文摘是把文献压缩成原文l 10左右的短文 经过文摘人的提炼 在短文中集中了文献的精华 可使读者在不必阅读原文的情况下 就真实地了解原始文献的内容 这样就节约了读者的阅读时间 收到事半功倍的效果 文摘还能指引读者阅读原始文献和查找原始文献的线索 起到检索文献的作用 文摘可以化分为不同种类 按内容压缩程度可分为指示性文摘和报道性文摘 指示性文摘简易地指述文献的对象 目的 方法和主要结论 而不详细提示出具体内容 报道性文摘是摘示出原文的主要观点 材料 主要数据 结果以及论证过程 读者没有看到原文就了解了基本内容 并且能够供读者作为原始文献加以引用 2 文摘编写的步骤和方法 a 为了保证文摘编写质量 要认真分析理解原文 这是编写文摘的基础 通过前言后语 程度标题和阅读全文 整体上了解文献 重点是仔细阅读全文 用钢笔标示出 等符号 或画上红线 区别出哪些是重点 b 摘录内容要点是形成文摘的关键 要根据内容要点 一段段 一句句地摘录 形成文摘短文的骨架 对有创见的内容要全面摘录 基本上不是新内容 可以补充说明新创见的内容应大篇幅地浓缩 对重要的数据公式 尽可能抽出来 不重要的 人所共知的内容 一般应全部删去 c 综合编号成文 把摘录内容要点归纳组织起来 形成一篇逻辑性强 层次清晰 语言精练 有系统的文摘短文 编写时要把有用的内容损失到最低限度 切忌删去与自己见解不同的重要内容 d 进行文摘各个项目的著录 文摘著录项目一般包括 原文的题名 原文的责任者 刊名或书名 出版年月或卷期 页码和图表数 引用和参考文摘数 文摘号 文摘员姓名等 文摘著录 对报道性文摘 其著录项目应详尽 其他各类的文摘可简化著录 其项目有 原文的题目 责任者 出版项 书刊名 年卷期等 格式如下 文摘号原文题 原文责任者 刊 书 名 出版年 月一页码文摘正文 文摘员 例如 文摘号普通高中的任务和课程探讨 叶方群 人民教育 一1990 N0 1 第24 25页本文对普通高中的任务和课程设置进行探讨 作者根据教育部颁布的一系列法规或计划以及高中毕业生去向的实际情况提出 我国中学教育应完成 双重任务 但实际上长期以来是 千军万马过独木桥 而把 双重任务 改成 单一任务 也是不可行的 普通高中的 双重任务 体现了分流的特点 但由于种种原因行不通 其中课程设置也是重要的一方面 作者提出适应学生的爱好和特长以及各方面的需要 可以考虑设置必修必选 自选等课程 采取分段加分科的方式来安排 开设的科目 必修课程应包括传统科目 马克思主义哲学及技术类科目 选修课程应从本地 本校的实际出发进行选择 而课程结构 即课时的安排 则必须考虑必修科目与选修科目的比例 社会科学科目与自然科学科目的比例 普通文化学科知识科目同职业技术科目的比例 必修和选修科目应占90 以上 社会科学科目应在现有基础上适当增加 普通文化科目同职业技术科目大体是各占一半 作者最后强调以上意见 需要拟订若干方案 经过实验 修改才有可能得出较为符合实际的结论 文摘员 编写文摘是一项较高层次的资料工作 要求摘编人员 要有较高的政治思想 文化 业务水平 但也不是高不可攀 有条件的中学图书馆 也能开展这项工作 学校图书管理人员 在努力提高自己素质的同时 条件具备 可大胆地动笔摘编 在实践中增长才干 由小到大 由浅入深 不断提高水平 中学图书馆 在学校领导的支持下 如能把教研组长 骨干教师发动起来 请他们帮助圈选篇目 或指导图书管理人员摘编 或亲自动笔摘编 则更能提高文摘工作的质量 也能有助于他们了解科研信息和教研动向 这样能推动教育 教学改革 有利于教育事业的发展 二 二次文献的利用方法1 二次文献编制工作的原则 1 二次文献是图书馆推荐教育教学和教研情报资料的一种得力工具 衡量二次文献工作的思想性和科学性价值 首先要看其内容是否符合现实需要 结合当前的政治 教育教学研究的需要 2 要有明确的目的性 在编制某一种检索工具时 必须明确这是为谁而编 为了解决什么问题而编 然后根据读者对象 用途来挑选图书资料和相应地确定其结构 材料的编排 才能有的放矢 适合某些特定读者对象的需要 而且有实用价值 3 图书馆应从本校实际出发 确定选题计划 有重点地编制书目索引和文摘 著录简明扼要 尽量减少繁杂手续 4 根据中小学图书馆人员少的特点 很难胜任二次文献的编制工作 解决的方法是在实行了图书馆网络化组织的地区 加强横向联系 建立学校资料情报系统 或以周围若干中学为单位 建立小型联络小组 分头编制二次文献 然后相互交换 互通有无 这样不仅省工省时 还可以各尽所能 发挥个人优势 编制出高质量的二次文献 经费较充足的学校可购买电子资源 省工省时省人力 2 二次文献的利用方法二次文献是图书馆为开展教育教学工作服务的重要手段之一 编制二次文献是为了将大量的 分散的文献资料集中 组织 累积起来 如果说存贮文献是检索的基础 那么检索文献就是存贮的目的 对于图书馆来说 开展二次文献服务 掌握检索方法 就是充分发挥文献资料的潜力 开拓广泛的情报来源 提供读者打开知识宝库的钥匙 1 抓好两个 提高 一是要提高读者对二次文献作用的认识和利用 二是要提高图书馆员对二次文献的利用熟练程度 前者是属于客观方面的问题 后者是属于主观方面的问题 目前 客观上确实存在着部分人员不会或不善于使用二次文献开发的问题 由于不会利用二次文献 往往不知从何人手去获取自己所需要的文献资料 所以辅导读者正确使用检索工具 充分和利用二次文献 是一项重要的工作 其辅导方法是 向读者介绍图书馆资料室的目录 题录 书目 索引 文摘的作用及其组织排列方法和查找方法等 介绍工具书的性质 特点 所收范围及编排方法 大量陈列 介绍 借阅二次文献 应用书面或者口头进行讲解辅导 重点进行个别辅导 对于广大教师来说 利用二次文献检索图书资料 就是吸取已有的研究成果 因此 学会利用二次文献的知识和检索方法 他们就可以在茫茫书海中获得利用文献资料的支配权 利用二次文献是教学研究的前期劳动 学会这方面本领 应该是每个教师必须具备的基本功 在主观方面 图书管理员要不断提高利用二次文献的熟练度 这是问题的主要方面 在实际工作中 图书管理员要熟悉自身的业务工作 不仅要掌握资料室业务本身需要的专业知和技能 而且还要有广博的科学知识 认真学习各科教学大和教材 对学校所设课程有一个基础的了解 同时还应精通二门学校主要课程 这些都有利于开展二次文献的服务工作 2 贯彻区别服务的原则 在读者服务工作中有一条很重要的原则 就是区别服务的原则 这个原则同样适用于二次文献服务工作 图书馆资料室有时会经常遇到这种情形 新编的二次文献刚下发 几乎同时有几名读者要求检索同一本书 因学校安排教育教学研究活动 许多人要求检索同一种类型书刊 每年的中考 高考来临时 同年级的学生都要求检索最新到的同名书刊 区分重点读者对象和一般读者 具体做法是把新编制出的题录 书刊 索引 文摘 优先提供给重点读者对象 达到为教学研究服务的目的 还要主动地根据重点读者在教育 教学 教研活动中所从事的专题 课题来组织图书资料流通 包括提供图书资料和文献线索 满足读者专题的阅读需要 对有重要意义的教研工作还应进行跟踪服务 跟踪服务是专题服务的深化 尽量满足重点读者在研究过程中不同阶段对文献资料的需求的供应 使其扩大视野 获得更多的有关资料 这样的教研成果往往对全校甚至全地区都有指导作用 对一般读者对象 要根据不同对象的需要 提供适合的二次文献和书刊资料 在保证重点读者的需求的前提下 尽可能满足他们的需要 可采用预约的办法为他们提供所需资料 图书馆更多的二次文献服务方式体现在一般性服务活动中 如查找一个公式 一个数据 诗句出处 作家简历 名人名言等 这些都是大量的 经常性的日常工作 读者来得急 去的快 不能耽误太多时间 对那些文献资料内容全面 比较系统 比较稳定 具有长期使用价值的 应建立专题服务档案 将检索到的全部文献或选择其中的一部分编辑资料专集 它不仅是总结经验 研究改进工作的重要依据 而且它本身也是有价值的参考工具 以后遇到读者提出类似或相同的问题 就可以立即解答 这是二次文献工作中的一个重要方法问题 如 读者咨询表 二次文献工作是开发文献资料的重要途径 学校图书馆资料室只有开展情报资料检索和参考咨询服务工作 才能为教师提供较高一级的服务 同时也体现出图书馆较高的服务水平 谢谢