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办公室行政公文格式规范 目录 一 办公室工作概述 秘书工作是一项有着悠久历史的工作 秘书作为一门职业在中国 是20世纪80年代初改革开放以后兴起的 目前秘书已成为中国最广泛的社会职业之一 被称为现代社会的 第361行 秘书职业 二 秘书工作概述 一 秘书 一词产生源流 汉书 刘向传 诏向领校中五经秘书 讲六艺 传记 诸子 诗赋 数术 方技 无所不究 有秘密性质和神秘色彩的图书 晋书 荀勋传 得汲冢中古文竹书 诏勋撰次之 以为中经 列在秘书 这里的 秘书 是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献 后汉书 郑玄传 记载 郑玄 遂博稽六艺 粗览传记 时睹秘书纬术之奥 这里的 秘书 是指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书 秘书引申义 掌典图书官署 著书立说官职 秘书寺 秘书省 秘书监 秘书郎 秘书令 掌管国家典籍 国家图书馆长 开端 孙中山领导的中华民国临时政府 下设秘书处 设秘书长一人 秘书若干人 政府各局 部也设有秘书室 秘书科和秘书官 各省都督府也设立了秘书员 秘书是为领导工作服务的办公室人员 是领导的参谋和助手 秘书现代义 国外秘书 西方发达国家的定义 具有熟练的办公室工作能力 不需上级敦促即能主动负责 积极进取 干练果断 能在授权范围作正确决定的经理助手 日本的定义 帮助与处理各种事务的工作人员 秘书是全能运动员 为了肯定秘书的贡献 1952年经两位美国资深秘书提议 美国宣布设立秘书周和秘书日 1955年 正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期 而这周的星期三为秘书日 时至今日 世界上很多地方都庆祝这个节日 在这一天 许多国家的秘书都有假期 而且还会收到上司送的鲜花和贺卡 以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情 根据规定 今年的秘书周为4月18日 4月24日 秘书节为4月21日 秘书节 辅助领导部门进行决策 管理 推进领导工作 并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门 具有参谋助手 沟通协调 督促检查等作用 为领导工作和机关服务的办事机构 秘书部门 广义 秘书部门 秘书部门 办文 办会 办事 文字工作文书和档案处理围绕文书需承办事务 3 核心 会前筹划和准备会中组织和服务会后善后和落实 信息工作技术工作日常行政事务工作 三 办文 行政公文格式 一 法定公文 法定公文是指由国家有关机关 部门正式规定的公务文种 主要包括以下方面 中共中央办公厅于1996年发布的 中国共产党机关公文处理条例 规定的十四种公文 决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要 各级党的机关 各单位党组织在处理党务过程中所运用的具有特定效力和规范格式文书 全国人大常委会办公厅于2000年发布的 人大机关公文处理办法 规定的十四种公文 公告决议决定法条例规则实施办法议案建议批评和意见请示批复报告通知通报函意见会议纪要 各级人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书 除了这些国家机关的法定公文 还有中国人民解放军机关公文 最高人民法院公文 最高人民检察院公文等 中华人民共和国国务院于2000年8月发布的 并于2001年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 中规定的13种公务文书 办法 明确规定 行政机关的公文 包括电报 下同 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 1 行政公文概念 1 公文制发是由法定机关或组织实施的 具有法定的权威性和约束力 2 公文所体现的内容受法律 工作需要及领导人指示的制约 必须在规定范围内颁布 2 行政公文特点 公文的制作过程受公文处理规范的严格制约 其程序在相关法规中有明确的规定 法定性 程序性 制发公文是为了处理公务活动中的实际问题 必须迅速 及时 所以常有严格的时间要求 指撰写公文所采用的语体及文件的格式和排版形式 时效性 规范性 3 行政公文种类 4 公文的分类 上行文承办件 1 按行文方向下行文 5 按内部处理要求平行文参阅件特急回文 2 按紧急程度急件 6 按发文性质一般文件复文普通文件草稿 3 按机密程度秘密定稿保密文件机密正本绝密 7 按形成过程副本试行本法规性文件暂行本指挥性文件不同文字本稿本报请性文件纸制 4 按职能划分知照性文件 8 按制成材料联系性文件其他材料实录性文件 5 公文的构成要素 按照国家质量技术监督局1999年发布的 国家行政机关公文格式 规定 组成公文的各要素可划分为眉首 主体 版记三个部分 眉首 公文首页红色线以上的各要素统称 约占全文的1 3 上行文眉首约占1 2以上主体 置于红线以下主题词以上部分统称版记 主题词以下的各要素统称在公文的各构成要素中 有些是必备要素 有些要素有时可以省略 例文 1 眉首 5或6个要素 份数序号 同一文稿印制的若干份文件所编制的顺序号 秘密等级和保密期限 公文紧急程度分为 特急 急件 两种 标识于公文右上角第1行并右顶格 两字之间空1字 如公文同时需要标识密级和紧急程度 密级标识于右上角第1行 紧急程度标识下移至第2行 紧急程度用3号黑体字显示 公文秘密程度的等级 用3号黑体字 顶格标识于版心右上角第一行 两字之间空一字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第一行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 如 机密 一年 紧急程度 发文机关标识 由发文机关全称或规范简称加 文件 组成 如 市人民政府文件 局文件 大学文件 等 发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25cm 上报的公文 上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为80cm 发文机关标识一般使用红色小标宋体字 字号根据字数多少适当变化 以醒目美观为原则 但最大不能等于或大于22cm 15cm 由发文机关代字 年份和序号组成 如 浙政 2005 8号 浙政 是浙江省人民政府的机关代字 2005 是年份 8号 是发文序号 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即不编为001 不加 第 字 发文字号 签发人 是指审阅核准并签发公文的机关负责人在上报的公文上签名 上行文要标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如果是联合发文 需标注会签人姓名 则应将主办机关签发人置于最上 再按发文机关标识顺序依次向下排列会签人 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 签发人 用3号仿宋体 后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 例文1例文2 2 主体部分 8个要素 标题 发文机关 主题 事由 文种 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 可排成宝塔型或倒宝塔型等 但要注意回行时不能将词和专用名词拆开排列 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 主送机关 公文主要收受机关的全称 规范化简称或同类型机关的统称 标题或题注下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行仍顶格 正文 开头 主体 结语 开头常阐述发文缘由 即发文目的 依据 或交代背景 或阐述意义 主体大多列举有关事项 阐明事实 理由或意见 办法 结语提出希望要求 也常使用公文习惯语作为结语 根据文种和内容的不同要求 有时结语也可省略 正文位于主送机关名称下一行 每自然段落首行空两字 回行顶格 数字 年份不能回行 成文日期 成文的具体年月日 也是公文的生效日期 用汉字完整写出年月日 零写为 成文日期一般标注在正文右下方 右空4字 法规性公文或经会议讨论通过的文件 其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入 标注在标题下方正中处 通常称之为 题注 附件 说明公文正件及所附材料的名称及件数 是补充说明正文的依据 如图表 数据 名单或其他补充说明公文某一方面内容的材料等 应在正文下一行左空两字用3号仿宋体标识 附件 后标全角冒号和名称 附件后不加标点符号 附件如有序号 应使用阿拉伯数字 如 附件 1 公文生效标识 是制发机关对公文生效负责的凭证 公文除会议纪要和以电报形式发出的以外 都应加盖发文机关的印章 用行政首长名义签署的公文如命令 令 一般加盖签名章 其前签具领导人职务 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正居中下压成文时间 印章用红色 例文 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不过3mm 例文当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不能超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排列 印章间互不相交或相切 在最后一排印章下右空2字标识成文时间 例文 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不可采取标识 此页无正文 的方法解决 附注 用以说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项 如 此件发至县团级 此件可自行翻印 等 请示和上行文的意见应在附注中表明联系人的姓名和电话 附注用3号仿宋体字 居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行 例文 3 版记 主题词 由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成 一般为3 5个 通常按 审读文稿 分析主题 查表选词 标引 的程序进行操作 范围按类别词 类属词 文种进行 也就是词义从大到小 用3号黑体字位于抄送机关之上 居左顶格标识 后标全角冒号 词目之间空一字 词目用3号小标宋体字 抄送机关 需了解公文内容的机关名称 对公文一般不需答复与办理 标注在主题词下一行 居左空一字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 整个区域用两条等宽的细实线 第一条分线下首行空1字标注 回行时与冒号后的抄送机关对齐 最后一个抄送机关后标句号 印发机关和印发时间 印发机关即公文印发部门名称 一般是发文机关的办公部门 印发日期以付印日期为准 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 用阿拉伯数码写明具体的年月日 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 页码 用于标识公文张页的顺序偏号 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 空白页和空白页以后的页不标识页码 例文 四 公文的特定格式 1 信函式格式 发文机关名称距离页的上边缘为30mm 字号由发文机关酌定 发文机关全称下为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 发文机关名称及双线均印红色 例文 2 命令格式 命令标识由发文机关加 命令 或 令 组成 用红色标宋体字 字号由发文机关酌定 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称 在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间 例文 3 会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要 组成 会议纪要不加盖印章 例文 公文的印装规格1 用纸规格公文用纸为标准A4型 210mm 297mm 公文版心尺寸为156mm 225mm 版心上沿距纸张上边沿37mm 版心左沿距纸张左边沿28mm 2 排版规格正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行28个字 版面无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 3 印刷规格公文应两面印刷 页码套正 墨色达标 Y80 M80 均匀 字面不花 不白 无断划 未作特殊说明的图文项目 颜色均为黑色 4 装订规格公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书心不脱落 两页页码之间误差不超过4mm 谢谢 概念 分类 3 2 1 4 发文机关标识 发文字号 居中 标题 发文机关 事由 文种 如必要在文种前加 紧急 联合 重要 补充 等 事由 文种 短小的事务性通知 批示类 应标明是印发 批转 转发 正文 缘由 发文原因 目的 根据内容 事项 部署的工作任务 阐述工作意见 措施 办法 问题 其中会议通知的主体部分写作有具体的内容格式 一般为会议目的 内容 时间地点以及具体通知事项构成 通知事项也有模式性的写法 一般包括会议主题 参加人员 主要事项 其他事宜等 其中 其他事宜涵盖了前三项内容无法包括的内容 结尾要有联系人 联系方式等形式 分段或分条列项结语 特此通知 以上通知 望认真执行 本通知从发布之日起实行等 结尾 具时 盖章 主题词的使用 类别 类属 文种从内容到形式 抄送机关 5 6 7 印发机关和印发日期 8 写作要求 有针对性 具体明确 行文要及时 大学文件 大 2009 号 大学关于开展迎 五一 劳动节卫生大扫除活动的通知各学院 机关各总支 校直各单位 部门 为迎接2009年 五一 劳动节的到来 进一步巩固对十九个爱国卫生月活动成果 给全校师生创造一个清洁 卫生 祥和 文明的节日气氛 校 爱卫会 定于2009年4月26日 周四 27日 周五 两天 进行全校卫生大扫除 校 爱卫会 将在4月28日 周六 29日 周日 对各卫生责任单位的室内以及环境卫生进行综合检查 现将有关事项通知如下 一 检查内容 1 各学院 机关各总支 校直各单位 部门 的室内以及卫生责任区内的环境卫生 2 检查的重点是各卫生责任单位 部门 区域内的办公楼 教学实验楼 学生公寓 膳食中心 公共绿地 建筑工地 商业网点等周围以及有关建筑物的房顶屋面是否干净整洁 责任区内小广告 标语 乱贴乱画是否清洗干净 责任区内的树挂是否摘除 厕所 垃圾处站 桶 是否清洁卫生等 二 检查要求 各学院 机关各总支 校直各单位 部门 要严格按照校卫生责任区检查评分标准 认真地组织一次全面彻底的卫生大扫除活动 希望各学院 机关各总支 校直各单位 部门 积极行动 迎接校 爱卫会 的检查 特此通知盖章二 九年四月二十日 谢谢 0000001机密 一年特急 文件 发 2009 号签发人 关于 请示 3号仿宋体 公文式样一 上行文眉首及正文 0000001机密 一年特急 文件 发 2009 号 省人民政府关于 通知 3号仿宋体 公文式样二 下行文眉首及正文 公文式样三 公文正文及版记 单一行文印章 市文化局办公室 文办函 2003 54号 市文化局办公室关于询问元宵节文化大集筹备情况的函 区文化局 根据2003年市文化工作会议的部署 由你局牵头安排落实 市元宵节文化大集 活动 按你局10月初所报文化大集筹备工作进程表 2004年元月底应全部安排就绪 目前接市府办公室 关于了解元宵节文化大集筹备进度的函 府办函 2003 63号 告知市局 主管市领导拟于2004年元月底前去 区视察元宵节文化大集筹备工作进展情况 并听取具体汇报 该函同时抄送 区政府及你局 根据市局领导同志要求 请你局速将大集筹备情况上报市局 并及时与区政府沟通 会同各有关部门 切实搞好筹备工作并做好汇报准备 专此函达 印章 二 三年十二月三十日 主题词 抄送 2009年 月 日印发 公文式样三 公文正文及版记 单一行文印章 0000001机密 一年特急 文件 发 2009 号 省人民政府关于 通知 3号仿宋体 附件 1 2 盖章 二 九年一月一日 主题词 抄送 2009年 月 日印发 眉首部分 主体 版记 中华人民共和国主席令第三十七号根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十六次会议于2005年7月1日的决定 一 免去张福森的司法部部长职务 任命吴爱英 女 为司法部部长 二 免去郑斯林的劳动和社会保障部部长职务任命田成平为劳动和社会保障部部长 中华人民共和国主席胡锦涛二 五年七月一日 三角洲城市经济协调会第五次会议纪要 二 八年十月二十五日 无需公章 主题词 会议纪要抄送 三角洲城市经济协调会办公室2009年 月 日印发