《费用管理培训》PPT课件.ppt

K 3WISE费用管理 网上报销培训 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销整体解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 报销业务应用场景 我的报销流程到哪里了 什么时候才能报销完 费用管理应用场景 他到底借了多少钱 我批不批呢 这个月他好象花了不少钱呢 也不知道超预算没有 小张报的账 我冲哪笔借款 这月销售部费用又超预算了 有没有更好的手段加强费用支出控制呢 小张的领导 财务李会计 费用管理应用场景 要是可以随时查询到员工借款就好了 要是可以随时查询到部门的费用及预算执行情况就好了 员工报账时能注明冲哪笔借款就好了 报销的钱支付了多少 还得经常和出纳对账才知道 财务李会计 小张的领导 企业报销 费用管理现状 报销流程繁琐 大量重复劳动 资金支付滞后对账困难 费用管理粗犷 很多企业 特别是在外地设有众多分支机构的企业 其报销流程十分繁琐 通常是由机构员工填写完报销单据 经过机构主管审批后 再寄回总部交主管和财务审核 出纳才会根据最终审批通过的单据进行支付处理 领导审批报销单时所需的信息 如报销人借款了多少 借了多长时间 部门还有多少预算等信息 如没有系统支持 很难及时获得 无法实时监控 费用精细化管理是个难题 流程结束后 财务人员还要将单据逐一输入到公司财务系统中 财务人员的输入和销售人员的填写完全是重复劳动 而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查 返工工作量 在传统的支付手段下 资金支付受审批流程和财务处理速度的双重制约 严重滞后于业务发生 同时 大量的资金支付也带来了大量的对帐工作 财务人员工作负荷大 出错率高 系统特征 面向企业全员 费用报销申请人 审批人 B S架构 纯WEB应用 零安装 符合报销业务的地域灵活性特点 提高报销流程效率 报销人随时随地提交费用借款 报销申请 领导随时随地进行审核 审批 系统自动进行费用 资金 预算控制 申请人 审批人随时查询个人借款情况 及时控制不必要支出 主要面向和服务于企业财务报销人员 针对财务人员处理报销工作重点 提供企业费用报销的财务审批 费用二次分配与移转 直接快速生成记账凭证 实现财务业务一体化 与费用预算 资金预算无缝集成 帮助企业费用合理统筹 防止不合理费用的支出 提供与总账 应付 现金系统等四种集成方式 应对企业资金支付的不同管控力度 提供灵活多样的核销方式 大量报销业务 对账轻松搞定 web GUI 企业应用价值 先进的费用报销流程 严密的记录控制 将进一步完善和规范企业报销业务 管理者更加关注企业内部控制流程和预算执行 将有效优化公司的控制环境 审计线索更加便利 高效 快速从记账凭证追溯到原始业务活动的来龙去脉 通过系统 规范费用报销审批过程 明确的职责划分 员工到领导到财务均可清晰地看到单据审批情况 报销过程透明化 提升报销审批透明度 促进内控建设 全面跟踪 控制企业的费用发生全过程 通过费用预算 合理有效控制费用的发生 节约不必要的浪费 降低企业总体运营成本 保证了企业资金流的良性循环 员工随时上网提交报销申请 各级领导网上集中审批 节省了更多的精力投入到更重要的管理工作中 财务人员无需二次手工凭证录入 报销单据凭证自动生成 审批通过的报销费用直接划拨到员工银行卡 提高了出纳人员的工作效率 提高日常工作效率 降低企业运营成本 目标客户的管理现状 企业处于成长或成熟阶段 本身有一套成熟固定的费用报销流程及资金支付流程 有相应的规章制度目标客户群 企业对资金的管理为统收统支 借款 报销需要领导审批之后财务付款企业有大量的费用支出行为 效率低下 人为控制已存在风险 急需通过系统实现高效的费用报销流程 费用对账及预算管控不适合客户边界 主要解决单体企业的费用报销流程 不处理集团的跨账套审批 不处理 原材料 固定资产采购申请与付款流程 目标客户 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销全面解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 在K 3产品中的位置 BOS平台 BOS集成开发工具 BOS运行平台 客户关系管理 供应商关系管理 企业绩效 财务管理 生产制造 供应链 采购管理 销售管理 仓存管理 存货核算 进口管理 出口管理 质量管理 分销管理 生产数据管理 主生产计划 生产任务管理 重复生产管理 物料需求计划 粗能力计划 车间作业管理 细能力计划 总账 报表 应收款管理 应付款管理 HR 人事管理系统 查询报表系统 薪酬管理系统 员工工作台 现金管理 固定资产管理 借款管理 合并报表 合并账务 管理门户 S OP 目标管理 经理人平台 CEO平台 招聘选拔系统 培训发展系统 在建工程 BOS万能报表工具 BOS数据传输工具 数据源管理 供应商管理 电子采购 商机管理 服务管理 移动商务 素质模型系统 绩效管理系统 考勤管理系统 低值易耗品 网上银行 设备管理 实际成本 成本分析 作业成本 日成本管理 标准成本 MTO计划 看板管理 委外加工 战略预算 业务预警 E BOS运行平台 费用管理 内控与风险 无形资产管理 系统工具 结转工具 数据清理工具 数据诊断 环境检测 APS计划 业务预算 BI 标准接口 零售前台 门店管理 网上报销 费用管理 网上报销全面解决方案 初始设置 数据仓库配置管理 网上报销 费用 借款 申请 出差 借款 申请 费用报销单 差旅费报销单 费用预算资金预算 费用管理 报表分析 业务处理 费用 借款 申请 出差 借款 申请 费用报销单 差旅费报销单 借款跟踪分析 费用报销跟踪分析 费用移转 凭证处理 核销管理 预算控制 员工申请 领导审核 费用结构分析 借款到期预警 借款账龄分析 费用预算执行分析 费用付款预算执行分析 费用项目 凭证模板 借款初始余额 审批流设置 工作流设置 查看借款余额 财务人员 借款报销退款情况查询 报销付款情况查询 与K3其他系统的借口 与K3其他系统的接口 与费用预算 资金预算系统的接口费用管理中的借款单据可以由资金预算单据下推生成 借款单据审核时受预算控制平台的检查控制 费用管理中的费用报销单据可以由费用预算下推生成 费用报销单据审核时受预算控制平台的检查控制 费用移转单据审核时受预算控制平台的检查控制 预算检查控制的强弱程度在业务预算系统中设置 与总账管理系统的接口费用管理中的借款单据 报销单据 费用移转单据可在费用管理中生成凭证 并传递至总账 与客户关系管理系统的接口费用管理中的费用报销单据可由客户关系管理系统中的活动 商机 服务请求单下推生成 接口仅在WEB中提供 与应付款管理系统的接口与应付款管理系统的接口取决与费用管理系统选择的集成方式 当选择与应付集成或与总账 应付集成时 借款单据 费用单据业务审核完成时 会同步生成应付单据 继续在应付系统中完成资金支付 在核销管理中 会将应付系统的费用类型的付款单 退款单纳入核销 与现金管理系统的接口与现金管理系统的接口取决与费用管理系统选择的集成方式 当选择与现金集成时 借款单据 费用单据业务审核完成时 会同步生成现金单据 继续在现金系统中完成资金支付 在核销管理中 会将现金系统的费用类型的付款单 退款单纳入核销 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销整体解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 系统设置 集成策略 费用管理的集成策略 对整个网上报销及费用管理系统的影响重大 一旦选择 将不能取消 请谨慎选择模块启用后仅支持 与总账集成 或者 与应付系统集成 应用方式修改为 与总账和应付系统集成 其余集成方式互相转换均不支持 与总账集成 该策略下费用申请单或者报销单业务审核完成后不产生下游单据 单据直接在总账生成凭证 不论是借款亦或是报销流程简便易行 但是对费用管理的颗粒度不够细化 与应付系统集成 该策略下费用申请单或者报销单产生的下游单据在应付系统模块中处理 费用借款和报销可直接通过网银转账付款 业务一并归入往来管理 保证了应付与现金 现金与总账 应付与总账对账的正确性 可实现费用和费用付款预算的完整控制 该策略下费用管理最明细 但流程较长 工作量较大 与现金管理集成 该策略下费用申请单或者报销单产生的下游单据在现金管理模块中处理 费用借款和报销可直接通过网银转账付款 可实现费用和费用付款预算的完整控制 该策略下系统默认勾选了与总账集成参数 即该策略下实质是现金 总账集成 与总账 应付集成 该策略实质是与总账集成和与应付集成的综合应用策略 是K 3费用管理模块集成策略中最灵活的一种应用方式 在该策略下用户可以自行决定是否使用的单据上 挂账 参数 从而实现业务和流程的灵活处理 勾选此参数 处理方式同 与应付系统集成 否则同 与总账集成 系统设置 集成策略 审批流 网上报销 费用管理 财务会计 总账 应付系统 现金管理 1 2 3 费用 付款 预算 CRM 实际成本 网上银行 预算单下推报销单 预算控制 上拉商机活动 服务 其他应付 付款 预付 退款 凭证 付款 退款 其他费用引入报销单 生产成本 付款 根据企业实际选择应用流程 关键流程 借款 与应付 总账集成 借款流程 关键流程 报销 与应付 总账集成 关键流程 借款 与现金管理集成 关键流程 报销 与现金管理集成 关键流程 费用移转 系统设置 费用项目 设置费用项目 费用项目组 对应的是K 3基础资料设置中维护的 要素项目组 费用管理系统默认选中管理费用 制造费用 销售费用三个费用项目组作为系统预设 不允许删除 用户可以自行添加其他费用项目组 在借款 报销时 单据上只能选择此处设置的组的范围内进行明细费用项目的录入 系统设置 历史借款余额录入 历史借款余额录入功能用来维护用户的历史借款 没使用费用管理模块前就已存在的借款 当启用费用管理模块后 建议用户通过正常的申请 报销流程来实现费用的管理 方便用户将历史借款输入费用管理系统 实现后续费用管理相关业务的核销操作 系统控制 借款日期 需要早于费用管理模块的启用日期 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销整体解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 具体业务应用 借款申请单 费用 借款 申请单属于费用申请类单据 主要用于处理零星费用申请和零星费用借款 支持一单二用 即费用借款或者申请备查 用户驳回 反审核 已经完成审核的费用 借款 申请单时 会删除同步的其它单据 同步单据的生成取决于费用管理的集成策略 因此反审核之前 会提示并让用户确认是否继续反审核 如同步生成的单据已下推其他单据或已生成凭证 则提示并不允许用户反审核此张申请单 具体业务应用 借款申请单序时薄 费用费用 借款 申请单序时簿相比费用 借款 申请单据增加了几个重要的字段 这些字段由系统根据单据的审核或者核销状态自动填列 作为费用管理相关报表的数据分析来源 这几个字段在单据上是不可见的 只有序时簿界面才显示 能直观地反映费用 借款 申请单的后续跟踪相关信息 出差借款申请单序时薄与之同类 实际借款金额 根据同步单据的审核状况由系统自动计算填列 已报销金额 根据核销状况由系统自动计算填列 已退款金额 根据核销状况由系统自动计算填列 借款余额 由系统自动计算填列 借款余额 实际借款金额 已退款金额 已报销金额 具体业务应用 费用报销单 费用报销单属于费用报销类单据 主要用于处理零星费用申请或者零星费用借款而对应产生的报销业务 费用报销单工具栏有 查看借款 按钮 可以直观 准确的反应借款信息审核完成的费用报销单 如生成了对应关联单据 费用移转单 则不允许驳回 反审核 具体业务应用 报销单序时薄 费用报销单序时簿相比单据增加了几个重要的字段 这些字段由系统根据单据的审核或者核销状态自动填列 作为费用管理相关报表的数据分析来源 这几个字段在单据上是不显示的 只有序时簿界面才显示 能直观地反映费用报销单的后续跟踪相关信息 差旅费报销单序时薄与之同类 已付款金额 根据同步单据的审核状况由系统自动计算填列 已退款金额 根据单据审核或者核销状况由系统自动计算填列 冲借款金额 根据核销状况由系统自动计算填列 报销未付款金额额 由系统自动计算填列 报销未付款金额 核定费用金额 原币 借款 已付款金额 已退款 冲借款金额已移转金额 系统自动填列 不能修改 费用报销单与费用移转单关联 上拉 下推 时 在费用移转单业务审核结束时由移转单 移转金额 填入此字段 费用报销单与费用移转单可多次上拉 下推 关联时系统会判断已移转金额是否等于核定费用金额 如相等 则不能再发生关联 即当移转单与报销单存在关联关系时 系统将控制报销单上已移转金额不能超过报销单上的核定费用金额 具体业务应用 费用移转单 费用移转单属于费用移转类单据 用于反映记录费用根据谁受益谁承担的原则移转到相应费用承担部门的业务 在企业的实务工作中 可能会出现某一业务部门集中采购集中报销但费用由不同部门承担的类似业务场景 这时就可以通过费用移转单记录采购费用移转至受益部门中的过程 具体业务应用 预算控制 启用相关预算模块时 费用报销单 差旅费报销单 费用移转单受费用预算控制 涉及资金收付时 费用借款申请单 出差借款申请单 费用报销单 差旅费报销单亦受资金预算控制 具体业务应用 凭证处理 费用管理模块提供了凭证处理功能 具体的凭证处理方式取决于费用管理的集成策略 当与应付系统集成时 相关凭证处理请在应付模块完成 与现金管理模块集成时 资金的收付凭证也需要在对应模块中处理 与总账集成时 凭证处理在本模块中完成 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销整体解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 决方案 费用管理 核销管理 核销管理用于处理费用报销 差旅费报销涉及到付款或退款时 是否实际已付全款或已退全款或冲减借款的一系统财务对账行为 通过核销操作 用户可以清楚了解有哪些报销单据完成全部流程 哪些付款单据 借款单据参与了此次核销 在与应付集成或与现金集成的应用策略下 核销显得犹为重要 由于 费用移转单 只处理费用的真实归属 不涉及付款 退款业务 因此核销管理中不包含费用移转单 手工核销 手工选择上下层单据 执行核销程序 自动关联核销 对有关联关系的单据自动核销 如借款单据下推生成的报销单 报销单又关联了应付系统的付款单据 则点击此功能 系统能自动找到上下游单据的关联关系 进行相应金额的核销 自动匹配核销 对没有关联关系的单据 手工核销工作量较大的情况下 可以选择此种核销方式 用户设置好匹配规则 系统能自动找到匹配的单据 进行相应金额的核销 决方案 费用管理 核销规则 整体规则允许上层多张单据同时核销 允许下层多张单据同时核销 允许上下层多张单据同时核销 允许上层单据正负核销 核销金额总和为零 允许下层单据正负核销 核销金额总和为零 允许上下层单据核销 上层核销金额总和与下层核销金额总和相等且同向 不符合条件时 系统将给出相应提示 单据间核销时需保持币别 核算项目相同核销完成会在核销日志中体现核销数据 且核销管理界面自动扣除本次核销金额销完成后会在费用报销单 差旅费报销单 费用 借款 申请单 差旅费 借款 申请单相应字段体现核销数据 自动关联核销规则自动关联核销用于处理有关联关系的报销单据与借款单据或付款单据之间的核销 由于彼此有关系可循 使得核销的优先级最高 建议用户经常执行 自动关联核销 在进入核销管理界面时 系统首先会执行 自动关联核销 同时光标为不可操作状态 这种现象会因单据量的多少而占用少许时间 用户执行自动关联核销时 以过滤出的上层单据为源头 系统自动查找上下游单据 并进行核销 费用报销单 差旅费报销单虽然已完成业务审核 但没有走完付款流程时 此类单据不参与核销 关联关系的判断与集成策略相关 决方案 费用管理 核销规则 自动匹配核销规则自动匹配核销是手工核销的批量处理 系统自动按设置的匹配规则查找核销双方单据 并完成核销操作 用户选择 自动匹配核销 时 系统会弹出关键匹配字段选择项 提供复选项 核算项目类别 核算项目 费用项目 申请部门 申请人 其中 核算项目类别 核算项目 为必选项 当集成策略选择与总账 现金集成时 费用项目 的选择不产生匹配作用 用户选定规则之后 系统将对过滤出的费用报销单据按匹配字段找符合条件的核销双方 按整体核销规则进行核销 费用报销单 差旅费报销单虽然已完成业务审核 但没有走完付款流程时 此类单据不参与核销 手工联核销规则当仅选择上层单据或下层单据时的核销逻辑 按选择单据的单据日期的先后次序进行排序 先核销日期在前的单据 单据 本次核销金额 字段正负相核 系统算法上每次核销两张单据 核销界面上可选择多张单据 额小的单据核销金额大的单据 核销完成后 金额大的单据的已核销金额 前次已核销金额 本次核销的金额小的单据所核销的本次核销金额制所选单据的 本次核销金额 汇总为零 举例 下层单据有三张单据核销 其中 A单 6 1 500元 B单 6 3 300元 C单 6 1 300 核销时 先A与C核销 A单剩余200元 再A与B核销 B单剩余 100元 产生两条核销日志 同时选择上 下层单据时的核销逻辑 先处理上层单据内部的核销 再处理下层单据内部的核销 再处理上下层单据的核销 上 下层内部核销的逻辑见上述 上下层单据 本次核销金额 字段支持正正核销或负负核销 系统算法上每次核销两张单据 按单据日期的先后次序进行排序 日期在前的单据先核销 金额小的单据核销金额大的单据 核销完成后 金额大的单据的已核销金额 前次已核销金额 本次核销的金额小的单据所核销的本次核销金额举例 上层有A B两单 其中 A单 6 1 500元 B单 6 5 200元 下层单据有C D两单 其中 C单 6 2 500元 D单 6 3 300元 核销时 先A与B核销 A单剩余300元 再C与D核销 C单剩余200元 再A与C单核销 A单剩余100元 产生三条核销日志 费用管理模块通过三类单据 费用申请类单据 包括费用 借款 申请单 出差 借款 申请单 费用报销类单据 包括费用报销单 差旅费报销单 费用移转类单据 即费用移转单 贯穿日常费用的申请与报销业务管理 于此同时 系统通过多维度 多样式的费用管理报表 对数量繁杂的单据进行归纳分析 进而优化企业的费用管控 以便使用者藉此能对企业的日常费用状况进行准确而完整的研判 费用管理 管理报表 提纲 费用管理 网上报销应用场景费用管理 网上报销整体解决方案费用管理解决方案 系统设置费用管理解决方案 具体业务应用费用管理解决方案 核销与报表查询网上报销解决方案 K3提供WEB方式的费用管单据处理流程 提供WEB方式的企业日常借款 费用报销业务操作记录提供WEB方式的企业日常借款 费用报销的审批流程借款 报销业务与费用预算 资金预算无缝集成 网上报销解决方案 谢谢 特别声明 没有金蝶软件 中国 有限公司的特别许可 任何人不能以任何形式或为任何目的复制或传播本文档的任何部分 本文档中包含的信息如有更改 恕不另行通知 由金蝶软件 中国 有限公司和其分销商所销售的某些软件产品包含有其它软件供应商版权所有的软件组件 Microsoft WINDOWS NT EXCEL Word PowerPoint 和SQLServer 是微软公司的注册商标 IBM DB2 DB2通用数据库 OS 2 ParallelSysplex MVS ESA AIX S 390 AS 400 OS 390 OS 400 iSeries pSeries xSeries zSeries z OS AFP IntelligentMiner WebSphere Netfinity Tivoli Informix和Informix 动态ServerTM是IBM公司在美国或其他公司的商标 ORACLE 是ORACLE公司的注册商标 UNIX X Open OSF 1 和Motif 是OpenGroup的注册商标 Citrix Citrix徽标 ICA ProgramNeighborhood MetaFrame WinFrame VideoFrame MultiWin 以及此处引用的Citrix产品名是CitrixSystems公司的商标或注册商标 HTML DHTML XML和XHTML是W3C WorldWideWeb协会 计算机科学实验室的商标或注册商标 JAVA 是SunMicrosystems公司的注册商标 JAVASCRIPT SunMicrosystems公司的注册商标 由其技术开发和实施商Netscape许可使用 本文档提到的金蝶 金蝶KIS 金蝶K 3 金蝶EAS Apusic 金蝶iFly 和其它金蝶产品和服务以及它们各自的徽标是金蝶软件 中国 有限公司在中国和世界其它一些国家的商标或注册商标 本文档提到的所有其它产品和服务名称是它们各自公司的商标