公文处理讲座(公文处理、收发、归档).ppt

公文处理讲座 主讲 马蜀兰 一 公文处理在项目工作中的地位二 收发文处理三 归档文件整理规则四 公文处理中要注意的几点事项 一 公文处理在项目工作中的地位 一 什么是文书 在文书学中 文书 二字并不简单地等同于 文字材料 而要加以必要的限定 它的表述为 文书是人类社会实践中记录和传达自己意图时所形成的文字材料 它是所有文字材料的总称 文书包括项目中形成的所有文件 同时也包括私人形成的纯属个人事务的文件 一些形成特殊的文字材料象报表 账册之类一般也可称作文书 另外文书除了指工作性质 工作职业的名词 如文书可称从事文书工作的某人为文书 二 什么是文件 文件包括收文和发文 也包括机关内部较重要的文书 内容一般的文书通常不称文件 人们提到文件时 又往往是特指某一份具体的文件 这时人们一般都称文件而不称文书 文件又常常分为正式文件与非正式文件 正式文件是具有法定效力的文件 而非正式文件是不具备法定效力的一般文件 与文书一样 文件也包括私人形成的文字材料 一般称私人文件 如请假 申请等 三 什么是公文 公文的外延相对来说比较小 它专指各单位按有关规定制成的进行公务联系的文书 包括机关收到的 发出所有正式文件 也包括机关内部使用的一些文件 因此 公文是社会公务活动的产物 是社会公务联系的主要形式 是公务单位办公的主要工具 以它对社会所具有作用来看 公文无疑是文书中最具重要性的一种文书 因此我们说公文是文书的主体 我们说到文件时 一般也是指公文 如文书工作实际是指公文工作 文书处理也是指公文处理 四 文书 公文和文件的联系与区别出于实际工作的需要 对文书这一事物从各个角度去加以限定 于是出现了文书 公文 文件等许多不同的概念 严格地讲 这些概念都不具备逻辑意义上的严密性 因此彼此之间也是很难划出明确的界限 它们的内容既有区别 又有交叉 它们的内涵没有本质的区别 都是在社会实践中为了满足人们彼此进行联系的需要而产生的文字材料 不同之处在于外延大小上有一定区别 公文不同于其他文书 它对作者有严格的限定 公文的作者必须是法定的机关 这里所说的机关是集合概念 它包括党 政 军各级领导机关 也包括团体 企事业单位以及这些机关单位中担负一定责任并以公职身份出现的机关单位负责人 五 公文处理在项目管理工作中的地位在项目建设管理中与公文处理相关的内容可高度概括为办公和办事两大部分 也可以细分为办文 办会 办事三大部分 不管怎么概括 都是把办文放在我们建设机关工作的第一位 因为在项目建设中 文书工作是整个项目工作的基础 有了这个基础 工作才能正常运转 从项目建设的启动到竣工验收 都需要获取必要的工作信息以履行各项项目管理职责 对外实施管理 发出各类信息都要靠文书这一载体来实现信息的正常流通 对内下达计划 任务更需要公文的承上启下发挥作用 无论是什么单位 无论业务工作的千差万别 或是机构设置的多种多样 文书工作总是必不可少的一项工作 很多人将公文处理比作一个单位的脸面 一个机构的心脏 这种比喻并不过份 文件质量的高低 公文运转的好坏 直接体现到一个单位的脸面 关系到一个单位的形象 影响到我们事业的成败 所以说公文处理工作在项目建设中地位非常重要 不可忽视 二 收文发文处理 第一条公文办理分为收文和发文 收文办理指对收到公文的办理过程 包括传递 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办 查办 立卷 归档 销毁等程序 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 翻译 打印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 第二条需要办理的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送领导批示或交有关部门办理 交通建设局的收文由局办公室机要室负责签收 拆封 登记 登记内容包括来文机关 文号 标题 来文日期 收文编号等 一般事务性来文可视情况确定是否登记 代表单位外出参加会议或参观学习带回的文件以及各处室收到的报交通建设局的文件 应交至局办公室统一登记 按收文办理程序处理 不得私自保存 凡送交通建设局办理的公文 由局办公室主任或分管副主任根据文件内容和性质 提出拟办意见 分送局领导批示或送有关部门办理 除特殊情况外 局领导不直接受理和审批未经局办公室登记 审核的公文 需要两个以上部门办理的公文 局领导在批示时应当有明确意见 明确主办部门 紧急公文 应当明确办理时限 各处室收到文件后 应经处室领导阅批后送有关人员办理 办理日程应有记录 第三条公文的催办由文秘部门负责 要做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 催办的重点是 一 上级来文中需要及时回复的文件 二 平行或不相隶属的机关与本机关联系工作 商洽事务的文件 三 下属单位主送本局的请示性文件 四 本机关向上级机关请示 需要尽快回复的文件 五 与其它部门共同办理的文件 六 人大 政协代表提案 人民来信的回复 七 会议纪要的办理 八 领导特别指示要催办的文件 公文催办要填写催办登记卡 并提出办理时限 特急件要随时办理 急件要从收文之日起五日内办完 一般件应在十日之内办完 对于确实无法按时限办完的文件 承办部门应向文秘部门说明理由后重新确定办理时限 承办单位对不属于本部门职权范围或者不宜由其办理的文件 应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由 传阅的文件各部门应在两日内阅毕退回 第四条草拟公文应当做到 一 符合国家 自治区法律 法规和方针 政策及有关规定 二 情况确实 观点明确 条理清楚 文字简练 书写工整 标点准确 篇幅力求简短 三 所用人名 地点 数字 引文准确 引用公文先引标题 后引发文字号 日期应当写明具体的年 月 日 四 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 五 必须使用国家法定计量单位 六 用词用字准确 规范 文内使用简称 一般先用全称 并注明规范简称 七 根据内容和行文对象 正确使用公文种类 送领导审核 签发的文稿应附必要的相关文件和资料 八 拟稿人根据实际需要确定主 抄送单位 标明文件份数 涉密公文应当注明密级 九 交通建设局代厅拟稿时 应使用厅统一发文稿纸 十 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 第五条交通建设局发文程序 主办处室承办人拟稿 处室领导核稿 有关部门 处室会稿 局办公室审核 局领导签发 办公室登记发号 校对 打印 用印 封发 第六条公文送领导签发前 应当由文秘部门进行审核 审核的重点是 是否需要行文 是否符合上级的法律 法规和方针 政策及有关规定 与本机关近年来的发文有无抵触 是否与有关部门协商 会签 文字表述 文种使用 公文格式等是否符合本办法的有关规定 未经核稿 会稿 未经文秘部门审核的公文 不得送领导签发 文秘部门可对文稿进行删节和文字加工 需对文稿进行较大修改时 要与原起草部门协商或请其修改 如文稿已经领导人审批过 修改后需经原审批领导人复审 交通建设局代厅拟稿时 各处室所拟文稿先由处室负责人审核 然后经局办公室核稿 会稿后送厅办公室 会稿单位和核稿人应注意保持稿面整洁 稿面不洁 字迹潦草 涂改勾画较乱的 由拟稿人负责誉清 第七条交通建设局发文一般按领导分工 由主管领导签发 上报的公文 重要公文按党政分开的原则由正职或主持日常工作的副职领导签发 公文签发人对所签发的公文内容负责 已签发的公文如需改动 应由文秘部门征得原签发人同意 会议纪要由会议主持人签批 第八条草拟 修改 审核 批阅 签发公文 用笔用墨必须符合存档要求 不得使用圆珠笔 铅笔和纯蓝墨水笔 不得在文稿装订线处书写 第九条公文的用印 公文 函件盖交通建设局印章须经局长 副局长签发或同意 盖用交通建设局党委印章须经局党委书记 副书记或主持工作的党委领导签发或同意 必要时 经局领导授权 也可以由局办公室主任签字同意后用印 各单位 部门应设专人负责保管印章 并建立用印登记本 经单位 部门领导签字后方可用印 未经领导签发的公文 函件 报表等不得用印 严禁在空白纸张 表格上用印 第十条上报公文 如不符合本办法的有关规定 可退回呈报单位 第十一条上级机关的公文 除密件和注明不得翻印的文件外 根据工作需要 可以翻印或复印 秘件翻印 复印按有关保密规定办理 第十二条传递 管理秘密公文 必须按规定采取相应的保密措施 确保公文的安全 第二十七条公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部门协商一致方可行文或办理 如有分歧 主办部门主要负责人要出面协调 如仍不能取得一致 主办部门可以列明各方理据 报请上级机关协调或裁定 三 归档文件整理规则中华人民共和国档案行业标准DA T22 2000中华人民共和国国家档案局2000 12 06批准2001 01 01实施 1范围标准规定了归档文件整理的原则和方法 本标准适用于各级机关 团体和其他社会组织 2定义本标准采用下列定义 2 1归档文件立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2 2归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 2 3件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 文件处理单与被处理文件为一件 翻译本与正本为一件 如附件较多或者太厚不易装订时 也可各为一件 为一件 是指文件实体上装订在一起 编目时只体现为一条条目 3整理原则遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 4质量要求4 1归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 4 2整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 5整理方法5 1装订 归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文 文种上包括请示与批复 报告与批示 函与复函等 作为一件时 复文在前 来文在后 汉文文本在前 少数民族文本 外文文本 在后 装订前应将 件 内各页按一定方式对齐 可采用左上角 左侧装订 分别将左 上侧对齐和左 下侧对齐 归档文件一般不要求切边和贴边 装订可采用线装 封套装 不锈钢夹 粘贴等形式 原文件须拆除金属物 5 2分类 归档文件可以采用年度 机构 问题 保管期限 单位内设机构较健全稳定 职能分工明确的 或保管期限 年度 内设机构较简单的 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 5 2 1按年度分类 将文件按其形成年度分类 5 2 2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分为永久 长期 短期三类 5 2 3按机构 问题 分类 将文件按其形成或承办机构分类 本项可以视情况予以取舍 5 3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 5 4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必备项目 可设置机构等选择项 归档章应加盖在文件首页上端居中的空白位置 以不压文件字迹或与批示 收文章交叉为宜 5 4 1全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 5 4 2年度 文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如1978 5 4 3保管期限 归档文件保管期限的简称或代码 5 4 4件号 文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编件号的编制方法为 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 馆编件号按进馆要求标注 5 4 5机构 问题 作为分类方案类目的机构名称或规范化简称 5 5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 编目以 件 为单位进行 在目录中一件只体现为一条条目 5 5 1归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 5 5 1 1件号 填写室编件号 5 5 1 2责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 5 5 1 3文号 文件的发文字号 应照实抄录 不能省略 5 5 1 4题名 文件标题 没有标题或标题不规范的 可自拟标题 外加 号 5 5 1 5日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如19990909 5 5 1 6页数 每一件归档文件的页数 文件中有图文的页面为一页 空白页不计 大张的文件或图表折叠前的页面计算页数 5 5 1 7备注 注释文件需说明的情况 5 5 2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 长 宽为297mm 210mm 5 5 3归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称 年度 保管期限 机构等项目 应在目录表的右肩上标注年度或机构名称 其中全宗名称即立档单位的名称 填写时应使用全称或规范化简称 目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构等项 5 6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 5 6 1档案盒5 6 1 1档案盒封面应标明全宗名称 档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 30mm 40mm等 5 6 1 2档案盒应根据摆放方式的不同 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 号连接 盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按进馆要求编制 5 6 1 3档案盒应采用无酸纸制作 5 6 2备考表 备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期5 6 2 1盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 5 6 2 2整理人 负责整理归档文件的人员姓名 5 6 2 3检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 5 6 2 4日期 归档文件整理完毕的日期 四 实际工作中要注意的几点事项1 用印管理 切记要有专人负责 做好用印登记 各单位除正式文件 其它出具的一切信函 合同 协议应有主管领导审核签字后 才能用印 并注意做好经办人的登记 2 呈办文件的过程中要按程序 除特殊文件外 不要越级和直接交给某个领导或业务部门 否则将贻误文件 会给整个工程进展带来不利影响和损失 3 所有的发文一定要保持完整 尤其是原始材料 会议记录 会议纪要 实验报告 工程进展记录 监理日志等 4 进场后文档管理人员要做到相对稳定 不能临时凑合 到竣工验收时拼凑文件 竣工资料要做好平时的积累和管理工作