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行政公文概述 陈刚大学毕业后经双向选择就职于一大型国营集团公司 十年奋斗 他获得了整个企业上下的一致认可 今天 他又胸有成竹地走进了公务员的面试现场 主考官宣布 面试采用 公文筐测验 进行 该方法要求应试者在规定时间内对各种与特定领导工作有关的文件 报表 信件 电话记录等公文进行处理 陈刚抽到的题是这样的 1 省政府将全国人大召开的 关于开展全民义务植树造林运动的决议 的会议精神传达给各地市 区 县人民政府 要求作好今年的植树造林工作 2 县人民政府因树苗不足而发生经费困难 向上级请求增拨经费 3 上级主管部门接到 县人民政府请示后 做出答复 一 行政公文的概念 狭义的公文 特指行政公文 国家行政机关公文处理办法 中规定是党政机关 社会团体 企事业单位以及其他社会组织在行使职权是实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是进行公务活动的重要工具 简单而言 就是十三类 红头文件 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 广义的公文 行政文书和专用文书 专用公文包括事务文书 经济文书 礼仪文书 司法文书等 在本课程 公文指狭义的公文 即行政公文 示例 二 公文的特点 一 具有很强的政治性和政策性 二 具有法定的权威性和约束力 具有法定的现实执行效用和时效性 具有法定的作者和读者 不是每个人能写 能看的 法定的处理程序 制发 办理 归档 三 具有规范的体式 四 具有庄严 准确 朴实 精练 严谨规范的语言特点 三 公文的作用 领导指挥作用 统一行动 步调一致 行为规范作用 颁布法规 传达指示 联系纽带作用 反映情况 请示工作 依据凭证作用 法律依据 办事凭证 四 公文处理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催收 立卷 归档 销毁 返回 五 行政公文格式 补充知识 行文方向 1 上行文是下级机关对上级领导机关的行文 如请示 报告 2 平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文 如函 议案 会议纪要 3 下行文是上级机关向属下的机关行文 如命令 决定 公告 通告 通知 通报批复 意见 等 公文页边与版心 用纸 A4210mm 297mm天头 上白边 37 1mm订口 左白边 28 1mm版心 156mm 225mm 不含页码 一份完整的行政公文 由眉首 主体 版记三个部分组成 眉首 行政公文的 头 主体 行政公文的 身 版记 行政公文的 脚 文件主体 眉首 也叫文件头 版记 也叫文件尾 0000001机密 一年特急XXXX文件XX 2007 X号 关于XXXXXXX的通知主送机关 正文附件 二 九年X月X日 公章 附注 密件的传达和阅读范围 主题词 XXXXXX通知 抄送机关 XX XX XX 印发机关 共印X份 2009年x月x日印 眉首 眉首是置于公文首页红色反线以上的各要素的统称 公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识 发文字号 签发人 眉首 公文份数序号 带有密级的公文必须编制份数序号 位于版心的左上角第 行 秘密等级和保密期限 绝密 机密 秘密 秘密 秘密 六个月 3号黑体字 3 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求 紧急文件分为 特急 急件 紧急 用3号黑体字 标注在密级下边 两字之间空一字 例 特急 发文机关标识 发文机关全称或规范化简称 文件 发文机关全称或规范化的简称单独构成 仅适用于函 如 国务院文件防灾科技学院文件江苏省吴江市教育局 联合行文 应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如果联合机关过多 必须保证公文首页显示正文 发文字号 发文机关代字 年份 序号如 京政发 2007 号京政办发 2007 1号防科发 2006 1号陕政函 2008 10号 几个机关联合行文 只标注主办机关发文字号 文号一定要使用六角符号 六角符号插入方法 选择 插入 特殊符号 标点符号 附签 找到六角符号后 将光标置于准备插入的地方 单击 插入 按钮即可 签发人 上行文才有 主体 公文的主体 是公文最主要的部分 其格式包括 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 印章和成文年月日等内容 主体 公文标题 发文机关 关于 事由 文种红色反线下空2行 用2号小标宋体字 主送机关名称 全称或泛称标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字 正文 注意 数字 年份不能回行 附件 公文如有附件 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 二份以上附件需用阿拉伯数码标出序号 如 附件 1 2 5 成文日期 汉字书写 零 写为 设置 插入 特殊符号 特殊符号 1 中共中央关于建立社会主义市场经济若干问题的决议2 江苏省国家税务局通告3 关于给予 记过处分的决定4 通告 号小标宋体 或宋体加粗 位于反线下空 行 居中排布 除法规 规章名称加书名号外 一般不加标点符号 发文机关 事由 文种 发文机关 文种 事由 文种 只有文种 没有事由和发文机关 公文标题由三部分组成 二OO六年五月十二日 附件 上海市人事局 上海市水务局 二 六年五月十二日 二 六年五月十二日 思考 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行 注意 请示必须在附注处标明联系人 联系电话 版记 版记是置于主体部分以下各要素的统称 它位于公文最后一页的底部 主题词抄送机关印发机关和印发日期版记中的反线 浙江省物产集团公司文件浙物产 2007 10号签发人 浙江省物产集团公司关于 的请示浙江省人民政府 正文 附件 1 2 印章 二 七年五月二十日 附注 联系人 联系电话 浙江省物产集团公司办公室2007年5月25日印发 主题词 请示 抄送 主题词 国家行政机关公文处理办法 规定 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 例1 广东省林业厅关于开展林木资源调查工作的通知例2 湖北工业大学关于 同志任职的通知 主题词 林业资源调查通知 主题词 高校人事行政任职通知 行文规则是 是以行文关系为核心的行文制度 行文方式的总和 制定行文规则维护现行领导体制 保证机关正常工作秩序 促使公文迅速 准确传递和尽快发挥效力所必须遵循的准则 六 行政公文的行文规则 1 行文关系 1 隶属关系 2 指导与被指导关系 3 不相从属的平行关系 机关之间的几种关系 1 处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系 我国行政机构层次图 国务院 国务院各部委和行 署 厅 各省 自治区 直辖市人民政府 各市 自治州 直辖市的区 人民政府 各县 市 市辖区 人民政府 省人民政府的组成部门 市人民政府的组成部门 各乡镇人民政府 街道办事处 县人民政府的组成部门 2 处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系 国家教育部 各省 自治区 直辖市教育厅 各地市教育局 各县教育局 3 处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系 4 非同一组织系统 专业系统的机关之间 无论级别高低 均为不相隶属关系 如军事机关与各级政府机关 请以广东白云学院为例 分析下面机关之间的关系 2 行文制度 1 行文根据规则 2 政府各部门行文规则 3 协商一致规则 4 联合行文规则 5 请示规则 6 报告规则 1 行文根据规则 办法 第十四条 各级行政机关的行文关系 应当根据各自的隶属关系和职权范围确定 病例辨析 广州市人民政府可以以请示的形式向国务院行文吗 2 政府各部门行文规则 办法 第十五条 政府各部门依据部门职权可以互相行文 可以向下一级人民政府的有关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 病例辨析 广州省人民政府财政厅可以以意见的形式向农业厅行文吗 广州省人民政府财政厅可以以通知的形式向广州市财政局行文吗 广州省人民政府财政厅可以以通知的形式向广州市人民政府行文吗 3 协商一致规则 办法 第十九条 部门之间对有关问题未协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关有权责令纠正或撤销 4 联合行文规则 办法 第十六条 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 病例辨析 广东省民政厅可以与湖南省民政厅联合行文吗 广州市教育局可以同广东省教育厅联合行文吗 广东省人民政府可以与教育部联合行文吗 广东省政府办公厅可以与广东省委办公厅联合行文吗 广东省教育厅可以与广东省科学院联合行文吗 5 请示规则 办法 第二十一条 不得越级请示只写一个主送机关一文一事不得同时抄送下级机关不直接送领导者个人 报告 中不得夹带请示事项 6 报告规则 办法 第二十一条 4 注重效用规则 行文应当确有必要 注重效用 公文不能随意发出 一定要讲究实效 这样才能保证发文机关的权威性 以免造成文牍主义 1 人事处部署本年度学校各类人员的考核工作 2 某学生多次殴打同学 学校对其进行处分 3 元宵节当天 下午班车时间提前半小时 4 学校组织学生参加英语二级考试 5 经管学院王立老师生病住院 其担任的课程暂由李吾老师代替 思考练习 下列事项是否都需制发行政公文 思考练习 假如马来西亚教育部将率团访问我校 请问其中隐藏着多少公文 中国驻马大使馆 马来西亚教育部 线路如下 内部明电 公函 湖北省教育厅 通知 通知 逐层行文的规则 政府行政结构国务院省 直辖市 下级政府 各部委 职能部门 市 县 下级政府 厅局 职能机关 司局级机关处级机关乡镇科局处级机关 职能机关 讲义版本 行文规则 是行文中应遵循的规矩 要求和原则 它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现 公文的 行文规则 内容 可归纳为十个方面 1 行文应当确有必要 注重效用 机关行文必须本着 少而精 的原则 从实际需要出发 严格控制发文数量和发文范围 行文应当确有必要 2 行文根据的规则 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 我国行政机关的组织关系 有上下级关系 平级关系 隶属关系和非隶属关系四种 3 政府各部门行文规则 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 政府各部门可以互相行文 如省农业厅和省林业厅可以互相行文 政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文 如省农业厅和市农业局互相行文 政府各部门一般不得向下一级政府正式行文 除以函的形式 但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文 政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作 询问和答复问题 审批事项 政府各部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 4 联合行文规则 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 联合行文应当明确主办部门 而且联合行文的机关 单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见 而且必须是平级的 平级是联合行文的必要条件 5 协商一致的规则 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 6 抄送规则 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 7 请示规则 各级行政机关一般要逐级请示 不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得抄送下级机关 请示应当一文一事 除领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 而应该送交办公厅 室 8 报告规则 1 报告中不得夹带请示事项 2 一般不得越级报告 如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时 应同时将报告抄送被越过的上级机关 9 报刊发表应视作正式公文的规则经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章 应当视为正式公文依照执行 不必再等 红头文件 10 一般不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告