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日常公文写作技巧培训 常用公文分类 一 以上行为主 请示 建议 申请书 报告二 以平行为主 函 倡议书三 以下行为主 通知 通报 常用公文分类 一 以上行为主 请示 建议 申请书 报告 好的公文写作要求 简洁 明白 准确 生动 使人一看就懂 杜绝 交代不明 滥用省略 句法不全 篇幅冗长 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文 请示的类型1 请求批准类 下级机关希望或打算做某件事 而批准权在上级机关 就要通过请示 请求批准 标题也可以写 建议 2 请求帮助类 下级机关在权限范围内可以办的事情 因条件限制无法办好 可以通过请示 请求上级帮助 3 请求批转类 一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作 提出意见或建议 请求上级同意 并批转各有关部门执行 关于在 市举办 洽谈会 的请示 市经贸委 为了扩大我 商品的知名度 向全国推广 繁荣市场 满足消费者需求 拟于今年 年 月 日至 月 日在 市举办 洽谈会 洽谈会摊位共 平方米 展团由我公司及生产厂家派人组成 经费自理 妥否 请批示 请审批 公司 年 月 日 请示的写作请示因内容单一 目的较单纯 所以写法上变化不大 总的说来 要注意几点 一 要遵守行文规则1 请示必须在办事之前请示 先干后请示 边干边请示 是违反办事原则的2 请示应当一文一事 不能在一份公文中同时请示两件以上的事情 请示事项涉及其他部门业务范围时 应当经过协商并取得一致意见后上报 经过协商未能取得一致意见时 应当在请示中写明 3 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得同时抄送下级机关 4 一般不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 5 受双重领导的机关向上级机关请示 应当写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复 二 理由要充分 要求要合理1 无论请求上级批准还是帮助 都要先写理由 提要求而不说理由 属于 无理要求 不可能得到上级的认可 2 请示的目的在向上级说明情况 请求帮助 一是要说明理由 理由越充分 越能说明 打动上级 二是要说明有什么请求 请求越明确具体 越便于上级考虑 三 格式要正确 语言要得体 标题多用 事由加文种 关于 请示 关于 建议 受文者的名称放在正文之前的左上角 署名和日期一般放在正文之后的右下角 正文 1 多半按请示理由 请示事项 结束语的顺序写 2 因为是请示上级办事 所以语气要谦虚 委婉 但又要实事求是 不能用夸张的语言肉麻吹捧上级 可以尽量用一些商量口吻的词语 如 拟 打算 准备 建议 是否 等等 不可用要挟性语言 申请书是指个人向组织表达愿望 向团 机关 单位领导提出请求时使用的一种应用文书 个人向组织 发文 个人日常生活方面 学习工作方面 思想政治生活方面的申请如 住房申请书 入学申请书 入党 团 申请书 困难补助申请书 辞职申请书申请书的写作和请示一样 唯一不同的是署名 请示署名是部门 单位 组织 申请书署名是个人 报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文 报告的分类 可分为综合报告和专题报告 综合报告多属例行报告 即每隔一定时间 如一季 半年 一年 下级必级将工作情况全面向上级汇报一次 专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告 多半是不定期的 根据实际情况的需要而撰写 按照行文的目的不同 报告可分为呈报性和呈转性报告 呈报性报告的行文目的单纯 即将有关情况报告上级 让上级知道 呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报 它还要求上级机关在同意报告的情况下 将报告批转或转发给有关单位执行 报告的写作标题多用 事由加文种 关于 报告 受文者的名称放在正文之前的左上角 署名和日期一般放在正文之后的右下角 正文的写作 陈述事实要清楚扼要 表达观点要精练清晰 语言要简洁朴实主要有二部分 事实和意见的陈述是报告的主要内容 汇报者的观点 汇报者在报告中 应当对所报告的事实 提出自己的看法 如哪些地方做得好 哪些地方做得不好 有什么经验教训等 应有一个自我评估 汇报者的看法在报告中不占主要地位 但却是不可缺少的 常用公文分类 二 以平行为主 函 倡议书 函函是机关之间办理日常公务的交往性公文 函的类型1 商洽函 用于机关之间商洽工作 讨论问题 如商量业务培训 人员调动 信息交流 物质供应等等 2 问复函 用于机关之前提出询问和答复询问 如疑难询问 调查询问 统计询问等等 3 请准函 用于向没有隶属机关的有关主管部门请求批准 如征用土地要向国土部门申请 装电话总机要向电信部门申请 出境考察要向公安部门申请 等等 4 知照函 用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构 平行机关和不相隶属机关可以使用 上下级机关也可以使用 函的写作1 一封函以谈一件事为宜 2 函的正文 一般由缘由 事项 结语三部分组成 缘由是交代为什么要写这封函 事项是说明商洽 询问 答复 请求 知照的具体内容 结语是表达发函者的愿望 2 1语言要平实 亲切 自然 凡未确定的事情 一定要用商量的口吻 凡要对方做的事情 一定要用 请 字句 标题多用 事由加文种 关于 函 受文者的名称放在正文之前的左上角 署名和日期一般放在正文之后的右下角 关于前红公路隆兴小学段增设交通安全警示设施的函市交通灾后重建指挥部 我镇隆兴小学校门前新建公路已初步完工 由于该路距隆兴小学校门口较近 给上学 放学学生的安全构成一定安全隐患 为确保学生人身安全 须在此路段增设安全警示牌 警示灯 减速带 防护墙等交通安全警示设施 希解决为谢 此函 镇二 一一年三月二十四日 倡仪书是指为推动某项工作的开展 向相关人员提出建议和号召时使用的有关材料 由个人或集体发起倡议标题写 倡议书 也可以事由 文种 的倡议书 称呼依据倡仪对象不同而选用不同的称呼 有些倡仪书不用称呼 而是在正文中指出 正文依次写明倡议对象 背景 内容 目的 意义和要求 倡议的理由要充分 情感要真挚 措辞要恰切 富于鼓动性 充分调动大家的积极性结尾要充分表现倡议者的决心和希望 也可以写出倡议者提出的建议 落款署上倡议者的名称 日期 通知通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件 让对象知道或执行的公文 通知是一种使用面极广 以下行为主也可以平行的公文文种 通知的类型 1 发布性通知 用于发布行政规章制度及党内规章制度 2 批转性通知 用于上级机关批转下级机关的公文 3 转发性通知 用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员 让他们周知或执行 4 指示性通知 用于上级机关指示下级机关如何开展工作 5 任免性通知 用于任免和聘用干部 6 事务性通知 用于处理日常工作中带事务性的事情 常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众 较常见的有开会通知 放假通知 培训通知等 问题 是什么类型的通知 通知的写作1 标题标题多采用 发文单位 事由 文种 或 事由 文种 两种形式 简单的事务性通知 标题也可只写 通知 二字 2 正文之前的左上角写受文机关 在正文之后的右下角写发文机关和发文日期 少数通报情况的通知 或受文面极广的通知 可以不写受文机关 3 正文任免性通知 任免性通知写法不复杂 一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了 事务性通知 事务性通知写法也简单 只要把需要周知或执行的事写清楚就行了 事务性通知工作往往比较琐细 稍有疏忽 就容易出现漏洞 给执行者带来不便 所以写作时要十分仔细 时间 地点 人员 事由一一写清楚 简洁 明白 使人一看就懂 通报通报是一定范围内表彰先进 批评错误 传达事项的告知性文件 通报的写作通报的格式与通知差不多 标题多用 发文机关加事由加文种 或 事由加文种 的形式 也可以只用 通报 二字作标题 受文者的名称放在正文之前的左上角 如果让全体成员知道的 受文人员较广的通报 可以不写受文者名称 社会影响大的也可以登报 署名和日期一般放在正文之后的右下角 通报的分类及正文写作1 表彰先进型 用于表彰个体或群体的先进人物 公布他们的事迹 宣布给他们的奖励 分析他们的先进思想 指出应该向他们学习什么 正文写作 一般按介绍先进事迹 宣布表彰决定 分析先进思想 指明如何向先进学习这样四个步骤写 先进事迹的介绍要简明扼要 突出最主要 最感人的部分 写明时间 地点 人物 简单明了的概括事情经过 点和面都要照顾到 宣布表影决定只要说明给予怎样的奖励就行了 分析先进思想是写作的难点 要避免一般化 要结合当时的形势 着重分析先进人物的先进思想 如何向先进学习 要结合形势 切合实际 不可太空泛 发文单位 关于表彰 奖励 集体或个人 的通报 主送单位 表彰奖励对象的先进事迹 产生的积极影响和表现出的精神 为了 目的 根据 依据 经 研究 决定对 集体或个人 等予以通报表彰 希望 号召向先进学习 提出更高的工作要求和希望 印章 年 月 日 2 批评错误型 用于批评犯错误的个人或群体 公布他们的错误事实 宣布给他们什么处分 分析错误的性质 指明应吸取的教训 正文写作应把批评根据 错误事实 处分决定 错误性质 善后办法五个方面写清楚 批评根据是说明 为什么要对这种错误作出处分并公开批评 要把有关政策 规定交代清楚 使被批评者和群众都认识到批评是严肃的 有理由的 错误事实要写明事实发生的时间 地点 人物 事情经过要准确 扼要 错误性质要着重分析错误带来或可能带来的恶劣后果 善后办法是指明被批评者和其他部门及群众 应如何吸取教训 改进工作 避免类似错误的发生 发文单位 关于 问题的通报 主送单位 通报 违规违纪的事实和做法 经查 调查结果 为了 目的 根据 依据 经研究 对通报对象的结论和处理意见 警示教育和下一步拟采取的措施 印章 年 月 日 3 传达事项型 用于将领导掌握的精神或情况传达给下属 以便下属在开展工作 处理问题时能做到心中有数 正文写作 一般由两部分组成 一部分是通报事项的情况或者精神 包括对事项的分析 如它的性质 重要性等等 另一部分是对下属或群众的要求 希望 第二部分要不要或要多少 视实际需要决定 会议纪要会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件 会议记要的类型 1 决议性会议纪要 多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议 纪要记载会议的主要精神和议决事项 可以作为传达和部署工作的依据 对今后工作有指导意义 在所有的会议纪要中 这类会议纪要是最常见的 1 1正文写作 将会议的主要精神和议定事项 经归纳整理 表述出来 而不涉及会议的一般过程 议而未决的事项等 2 协议性的会议纪要 由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议 纪要主要记载各方取得一致意见 对各方今后的工作有约束力 例如 甲 乙两省领导召开协商会议 决定今后甲省长期向乙省供应粮食 生猎等农副产品 乙省长期向甲省供应汽油 电视机等工业产品 这种会议纪要具有协议书 意向书性质 对两省今后的工作有约束力 至于具体的供货合同 则要由职能部门去办理 3 研讨性会议纪要 研讨问题或交流情况 经验的会议 各抒已见 不需要统一意见 不需要作决议 纪要只要把各方的主要观点 意见或情况记下就可以了 这类会议纪要多半供交流或发表 让关心会议的同志都能了解情况 如学术交流会 专家会 房产 股票 投资 会议纪要的写作1 会议纪要一般是在会议结束后起草的 经主管领导人签字同意才算定稿 2 会议纪要的标题最常用的形式是 会议名称 文种 或直接写 会议纪要 也有的会议纪要 多半是研讨性会议纪要 可以用正副标题的形式 如 功德日增凝聚力灵根长发万年枝 增强中华民族凝聚力座谈会纪要 正文会议纪要的正文一般分为会议概况 会议内容 结束语三部分 会议概况介绍开会时间 会议名称 会议议题 出席者 主持者 会议过程等 其详略情况视实际需要决定 一般应尽可能简要 有时也可将部分内容移至正文的最后 如出席者名单等 会议内容是正文的主要部分 介绍会议讨论和决定的主要事项 这部分要写得观点鲜明 主题突出 内容充实 不可出现重要缺漏 结束语是正文部分的小结 往往对与会者 下级机关 有关群众提出一些希望和要求 一般会议内容比较重要 比较复杂的才写结束语 内容相对比较简单明了的可以不写结束语 会议纪要由会议主持机关撰写 可以在最后署机关名称和撰写日期 也可以只在正文中写出主持机关 不另外署名 也可以写明会议记录人 借条是指借个人或单位的现金或财物时写给对方的条子 借条的结构分为标题 正文 落款三部分组成标题 写 借条 二字 也可以写 兹借到 或 今借到 等字样 正文 借条的内容一定要具体 要依次写清楚被借方姓名 所借物品名称 数量 大写 物品的借期 归还的时限 文后加 此据 二字 落款在正文结束的右下方署名并标注日期 一般在署名之前要标上 借款人 之类的字样 借条今借到 单位或个人 财物 数量 于年月日前归还 此据 工会经办人 年 月 日 收条是借个人或单位在收到钱款 财物时写给对方的条子 单位的收条 一般叫收据 有二联单或三联单 第一联是存根 第二联或第三联加盖公章后 交给付款人 收条的结构分为标题 正文 落款三部分组成标题 写 收条 或 收据 也可以写 已收到 或 今收到 等字样 正文 写明收到的财物数量 大写 物品的种类及规格等落款写收钱物的个人或单位的名称 收条今收到 同志的人民币 元整 收款人 年 月 日 介绍信是指机关单位 人民团体 企事业单位派遣工作人员到有关单位接洽事项 处理公务的专用书信 标题写 介结信 三个字 称呼写在标题的左下方 然后加冒号 正文说明持介绍信者的姓名 职务 年龄 政治面貌 然后写明要接洽的事项以及对接洽的单位或个人的希望 结尾写上 此致 敬礼 落款写上本单位名称以及开出介绍信的日期 并要盖上公章 介绍信 单位 兹介绍 姓名 身份证号码 前往贵处联系 事宜 敬请接洽并予以协助 此致敬礼 单位 年 月 证明信是指机关单位 团体 个人真凭确凿的证据 证明某人的身份 经历或者证明机关事件是否属实的一种专用书信 标题写 证明书 证明书 或 关于 的证明 称呼写在标题的左下方 然后加冒号 也可不写 正文写明被证明的事项 主要依据对方所要求的要点来写 要你证明什么就写什么 与问题要点无关的不写 要写清人物 事件的本来面目 如内容复杂 分段书写 所证明的内容要认真负责 实事求是 应留证明信的存根 底稿以备查 落款写上本单位名称 日期 并要盖上公章 证明信 单位 兹介绍 姓名 身份证号码 在公司工作 于 年 月 日为其参保到今 特此证明 单位 年 月 日公司经常会写 社保证明 计生证明 收入证明 谢谢