学校物品采购登记保管使用及财务报销操作办法.doc

学校物品采购登记保管使用及财务报销操作办法一、物品采购为了认真地贯彻执行政府采购有关文件精神，落实校务公开制度，搞好学校财务预算工作，使学校物品采购程序化、规范化、制度化，现制定以下物品采购制度。1、采购工作遵循原则（1）、公开、公平、公正的原则；（2）、自觉接受监督的原则；（3）、节约、实用的原则；(4)、申报、审批、入库登记的原则；(5)、轻、重、缓、急，量入为出，计划预算的原则。2、成立物品采购领导小组（成员组成：总务处2-3人，处室1-2人，各系1-2人）和民主理财小组（成员组成：由教职工推荐5-7人）,增加透明度，加强监督。3、采购工作程序。500元以下：部门申报（填写请购单）-分管领导确认- 采购小组实施 -入库登记 - 使用部门领用签字。500元1000元：部门申报（填写请购单）- 分管领导确认 - 常务院长（校长）审批 - 采购小组采购 -入库登记 - 使用部门领用签字。1000元以上20000元以下：部门申报（填写请购单） - 分管领导确认 - 常务院长（校长）审批 - 分管领导、总务主任根据物品特点提出采购方案（通过政府采购、多方询价、谈判、议标等方式）-请示常务院长（校长）同意 - 采购小组组织实施 - 入库登记 - 使用部门领用签字。20000元以上：部门申报（填写请购单） - 分管领导确认 - 院长（校长）会议研究 -院长（校长）审批 - 分管领导、总务主任根据物品特点提出采购方案（通过政府采购、多方询价、谈判、议标等方式）-请示常务院长（校长）同意 - 采购小组组织实施 - 入库登记 - 使用部门领用签字4、采购工作注意事项。(1)、采购工作由学校常务院长（校长）指定领导分管，分管领导、总务主任组织采购小组成员负责实施，但应主动听取使用部门的意见。(2)、采购物品数量、价格，原则上不能突破请购单的上报预算。(3)、对图书资料、电子类产品、实验实习等教学设备，要征求有关专家、专业教师对设备的品牌、规格等意见后再组织采购。(4)、对仓库备用性办公用品的采购，由仓库保管员提出添置计划，报总务主任审核，经总务分管领导、常务院长（校长）审批后，由分管领导、总务主任组织采购小组实施。(5)、尽量实行定点采购，以降低购买价格。(6)、部门申报须科室负责人签字。(7)、100元以上的物品，要有2人参与采购；500元以上的物品要有2-3人参与采购（必须是采购小组中有关专业人员）。(8)、单位价值500元以上（含500元）物品，大批量采购，必须入固定资产账。(9)、购买物品必须选择质量好、价格低、售后服务好的商家厂家，严禁购买三无产品，过期、劣质产品。(10)、学校教职工办公用品，师生工作、生活用品，水、电设施的维修维护材料等由学校采购小组统一采购，非采购小组人员购买物品的发票不予报销。（11）、大额或采购数量较多的，按规定办理政府采购手续进行招投标，采购小组要认真做好标书。二、物品登记入库1、物品采购员(经手人)购回物品后，先交保管员登记（入库时，必须经过学校资产管理办主任验收登入系统，同时收取物品入库清单），保管员和资产办主任都要在购买发票和入库清单上签名（入库单一式两份，一份交资产办存档，一份由保管员自存）。2、物品保管员应将物品按低质易耗和固定资产分类登记，做好财物保管账和固定资产实物账。三、物品领用程序使用部门出示物品使用申请-报分管领导审批-总务主任安排发放-保管员做好登记-部门领取使用。四、物品的保管和使用1、认真执行学校财产保管和分发物品的各项制度、规定，坚持原则，保证供应，努力做好本职工作。2、物资购进入库，要认真验收数量、质量，并分别登入种类账册，做到物账清楚（入库单内容要含有：物品名称、单位、数量、单价、总价、采购人签字、供货单位或个人及联系电话、采购时间、用向等）。3、添购各种物品要有计划，并精打细算，并注意节约使用，既要有-定数量的库存，又要防止积压变质损失浪费。4、管好各类库存物品器材，做到分类存放，整齐干净，注意经常查库存，防止霉坏散失。5、发出物品器材一定要按有关规定办好领用手续，做到账目清楚，有据可查，凡非本职工作之物品拒发，必要时须经总务主任批准。6、外借物品器材等，要查明用途，办好借用手续，并注意及时催还。7、定期盘点结算，并及时向总务主任、分管领导汇报。8、做好联系和指导各处室、各系对物品的保管工作，督促他们管好学校设备和财产。9、各部门要及时作好物品使用记录，以便学校领导组织核实。 10、总务处要不定时巡查、及时回收散置、闲置的物品、物资、器材等。对于人为损坏丢失者，要抓紧追赔。五、财务报销管理(一)、财务报销按照资金性质，归口管理，坚持先计划，经批准再开支的原则，做支出到有依据，报销有凭证，手续要齐全，同时耍符合规定。 (二)、财务报销的凭证要素必须齐全:1、要有台头，日期，金额要有大写与小写，而且大写与小写要符合，售货员经手人要签名并盖上私章和公章。2、凡在小摊点购置零星物件的发票和请临时勤杂工工资收据必须具有售货员或收费人的详细地址 (写清县、乡、村、组)方能报销。3、所有报销凭证，必须有经办人员主管领导签字才能报销，若是需要库存的物资和凭证，还需保管员签名或盖章方能报销。(三)、教职工因公出差，凭批准手续向财务上借支差旅费，回校三天内向财务结账报销，不准拖欠公款，如长期不报销结账者，财务室从本人工资中扣还，差旅费的报销，必须严格执行有关标准规定，经有关领导签字方能报销。（五）、报销程序我院实行的是财务预算及报账审批制度，所以各系、处、室及个人如有采购计划，需预先申报，以便财务室进行资金安排，具体操作程序如下:1、申请 各系、处室及个人预先填报费用开支、报账报告单分管领导审核并签字。2、采购 采购人员由分管领导指定（必须是采购小组成员）。3、验收 各类物品采购回来后，交保管员验收入库。4、签字 经手人将采购物品交保管员后，采购人、保管员先在单据上签字，分管领导、总务主任审核签字，理财小组成员签字后由常务院长（校长）签字报销。5、报销 经手人手续齐备后，到财务室报账，完清全部手续。