供应商来访接待流程及标准.doc

供应商来访接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、统一管理”的原则，根据公司现有资源的具体情况特制定“供应商来访接待流程及标准”，进一步规范来宾接待程序、费用及相关事宜，确保各行各业的领导及商业合作伙伴在会议洽谈过程中，真实感受到我公司先进的企业文化和雄厚的企业实力。二、适用范围本标准只适用于本公司供应商的各种接待工作。3、 管理 采购部为本公司供应商接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。四、计划与准备1、采购部在邀请供应商来公司参观得到肯定答复或供应商来电预约参观时，应了解来宾基本情况：生产规模、经营品种、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、采购部应提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，安排酒水、水果、香烟、用餐、住宿等。3、采购部根据情况安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。五、接待标准陪同人员：采购部经理及相关人员 1、参观：采购部经理及相关人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况以及详细的相关信息，参观公司业务部大厅、贴片车间、组装车间、成品及半成品库房、原材料仓库。2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟等摆放于接待室。3、用餐标准：根据情况预定费用标准为：50-80元 /人。4、下榻宾馆标准：如家、7天连锁等快捷连锁酒店。5、根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。6、根据情况购买礼节性礼品。六、接待礼仪1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。八、信息反馈接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息留存备案。九、来宾接待中的座次安排1、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。 2、仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列 十、附则1、本制度由采购部制定，报总经理批准后执行，修改时亦同。2、本制度未尽事宜由采购部负责解释并修订。3、本制度自下发之日起实施。 河北龙权电器采购部 2016.07.15