档案保管工作的物质条件.doc

档案保管工作的物质条件 （一）档案库房配置档案库房，是企业事业单位档案保管工作的先决条件。企业事业单位档案库房建设大致有三种情况：第一，单独新建库房，这主要是在一些大型企业事业单位。这类库房的建筑与普通档案馆库房建筑要求是一致的。档案馆建筑设计规范（JGJ25-86）对档案馆库房的建设及档案防护问题提出了具体要求。企业事业单位在单独新建档案库房时，应以档案馆建筑设计规范的有关规定为基本依据。第二，与其它用房一起设计新建，即企业事业单位在新建办公楼或其它用房时同时考虑档案库房。这类库房不一定能完全按照档案馆建筑设计规范进行设计建筑，但应尽量考虑档案保管保护的要求。第三，将已有办公用房加以改造，作为档案库房，这类库房就只能因陋就简，尽可能按照档案库房的要求，采取相关手段，在原有建筑结构的基础上进行改造，尽量达到保管要求。档案库房的新建，选择和改造应注意以下几个问题：档案库房的地面承重应达到规定的要求；库房应选择干燥的楼层，不宜设在地下室、顶层或平房之中；库房应远离民用住宅，远离易燃易爆物和污染源，减少不利因素对企业事业单位档案的威胁；库房的门窗应坚固，密闭性好，能有效地防盗、防尘；库房应与办公室、阅览室、晒图室等隔开；库房应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。（二）档案装具装具是指用以存放档案的柜、架、箱。从原材料上看，企业事业单位档案的装具有木制装具和金属装具之分。木制装具由于不符合防火、防虫的要求，现已很少使用，而金属装具不仅外形美观，且有利于防火、防虫，所以在档案工作实践中应用更多。金属装具又有两种类型，一类是组合式档案柜（又称五节柜），另一类是密集型活动档案架（简称密集架）。密集架不仅防火、防光、防尘的性能良好，而且可以节省档案库房的空间及库房建设的费用，但它对地面承重能力要求较高。企业事业单位档案部门在选择装具时，可以根据库房空间的大小、档案数量的多少、地面承重能力及单位的经济实力来确定。（三）档案保护设备企业事业单位在库房修建或改建好后应配置一定的档案保护设备，以控制、调节各种对企业事业单位档案保护不利的因素。用于企业事业单位档案保管和保护的设备有很多种，如空调、去湿机、加湿机、防火报警器、灭火器、防盗报警器、闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、复印机、缩微拍照设备和缩微品阅读器等。（四）包装材料企业事业单位档案包装材料主要有卷皮、卷夹、卷盒等三种。包装材料是档案保管单位的组成部分，对档案具有保管和保护的双重功能。对包装材料的要求一是坚固耐久；二是有利于档案保护，逐步实现无酸化。由于造纸过程中的施胶和日常使用过程中的大气污染等原因，使档案纸张呈酸性。国内外许多研究表明，酸是纸张破损的主要原因。在暂时无法实现档案纸张无酸化的情况下，推广使用无酸卷皮、卷夹、卷盒有利于适当控制酸性物质对档案的影响，具体来说：一是可以防止包装材料中的酸性物质向档案纸张的转移；二是可以控制大气中的酸性物质对档案纸张造成破坏，从而起到保护档案纸张的作用。