采购工作稽核控制程序.doc

采购工作稽核控制程序10目的明确防损部采购稽核的要求及对谈判作业的稽核程序。20适用范围防损部稽核组。30作业程序 31采购稽核员工作要求3.1.1 岗位说明 具备条件：3.1.1.1 具备采购知识；3.1.1.2 具有现场判断分析能力 ；3.1.1.3 具有计算机操作能力，大专以上学历；3.1.1.4 较强的防损意识。 3.1.1.5编制：采购稽核员编制属于防损部，级别为副主管级，由防损部经理领导。3.1.2 工作职责：3.1.2.1 新品采购阶段和供应洽谈3.1.2.2 采购员联络，掌握需引进商品的供应商资料，解释公司有关防损规定，对供应商作防损方面的要求，签定反贿赂协议。3.1.2.3 参与谈判组与供应商的洽谈。3.1.2.4 掌握供应商的资料。3.1.2.5 审核供应商所报的供货价及交易条件，进行市场调查及与其他超市比较。3.1.2.6 审核采购员与供应商洽谈关系是否正常。3.1.2.3 提交审核报告，交部门经理。3.1.3 日常工作：3.1.3.1 供应商访谈 经常性访谈供应商，了解进货价格，结帐情况及采购的关系，收集供应商对采购员的看法。3.1.3.2稽核商品 设立单品的销售数量、库存、结款金额的PH值即在电脑数据中设立防损商品数据，进行追踪，分析差异，进行市调，并查明原因，从而了解该商品的进货渠道是否正常。3.1.3.3 法律控制 依法制定保障公司与供应商正常关系的防损规定，并向供应商解释宣传，对供应商派驻我公司工作的业务员促销员进行防损培训与审查，并对违规人员（包括内部采购人员）进行处理。3.1.3.4 定期报告与审计制度 对重点商品品项的供应商和其商品进价、销售、库存、结帐及同执行等情况进行审计，定期报告。3.1.3.5 工作意义3.1.3.5.1 防损稽核人员参与采购部工作，由于是分属两个部门，具有相对独立性，加强监督，形成良好的监督体制，达到对采购全程的监控。3.1.3.5.2 稽核员相对独立的工作条件有利于供应商投诉，反映情况，也有利于采购人员反映情况。3.1.3.5.3 对供应商采购都起到一定的震慑防范作用，保证采购工作的正常进行。3. 2采购稽核工作阶段要求3.2.1 反贿赂协议阶段：凡进入第二轮谈判的供应商，稽核员应与其接触，并签定反贿赂协议。步骤如下：3.2.1.1 通过采购了解第二轮供应商谈判的计划和安排。3.2.1.2 了解供应商的基本情况（超市供应商状况登记表、供应商报价单、供应商洽谈登记表：采购提供）；3.2.1.3 准备资料（反贿赂协议书、防损要求、谈话登记表等）。3.2.1.4 由相应采购通知供应商并告知供应商提供相关手续。3.2.1.5 在采购的介绍下，单独与供应商约谈，并填写谈话登记表。了解基本情况、资质情况以及对反贿赂协议书的理解情况。3.2.1.6 填写反贿赂协议书，防损稽核员须填写表格中相对应的填写项目如（协议人、名称、地址、电话、签字），相关采购签字。供应商应尽力按协议要求填写，销售代表签字、供应商名称、地址、电话及日期都应填写清楚。未填写的项目应由销售代表将签好字的协议带回，相关人员签字盖章确认后，于三日内交防损稽核员，由防损稽核员与防损经理联系。3.2.1.3一般供应商以了解情况为主，并对谈话内容进行归纳，对谈话涉及的问题，应记录清楚。谈话完毕后，应填写谈话登记表，当时完成后，应填写反贿赂协议汇总表。3.2.1.8 填写说明：反贿赂协议、供应商谈话登记表均应编号，并 在汇总表上清楚显示。3.2.2 如何确定重点供应商名单（需稽核的）3.2.2.1 根据各部门提供的重点供应商名单（按总数的15%，即食品占25%，生鲜占10%，百货占10%）来确定。3.2.2.2 根底据第一阶段中与供应商的谈话反映出的问题，确认重点供应商，并将情况向防损经理沟通得到确认。其中包括四 点：7.2.2.1.1 对反贿赂协议的看法；7.2.2.1.2 调查资信情况；7.2.2.1.3 自己的具体分析（参考洽谈情况登记表等）；7.2.2.1.4 供求情况分析。3.2.2.3 填写相关表格：3.2.2.3.1 重点供应商登记汇总表3.2.2.3.2 重点供应商稽核员市调商品价格表3.2.2.3.3 重点供应商稽核市调汇总表、3.2.2.4 补充信息：3.2.2.4.1 对重点供应商资料的收集3.2.2.4.2 参与谈判，了解谈判过程及重点事项，确定稽核目标。3.2.2.4.3 根据以上表格的要求进行市场调查，多方了解供应商情况，填写表格。（重点供应商商品经营审批单、重点供应商促销商品审核表、超市购销协议审批单）。3.2.2.4.4 填写供应商审批表，并交部门经理。