员工借支管理规定.doc

一、 总则：1. 规范公司员工借支用款行为、借款流程及审批权限，防范借支风险。2. 提高公司资金使用效益，减少资金占用。二、 职责范围：适用于公司各职能部门、各店铺、各岗位员工。三、 定义：员工以个人名义向公司临时性、特殊用途暂借款。根据借支原因，具体分为：1. 因公借支：1) 差旅费、物资采购、备用金、店铺/部门活动用款、其他特殊专项用途等一次性使用、不便公司账户直接支付的暂借款等。2) 备用金：根据部门/店铺、岗位需求，由负责人、财务总监共同核定每周定额款项。须每周一完成报销、与总部财务对帐。2. 因私借支：私人原因借款，从应付未发工资中扣除。四、 职责： 1. 部门负责人：1) 审核部门/店铺员工借支原因等真实性，如款项用途及原因、时间、金额、经办人等。保证真实、合理、必要的借支，把控借款风险，保证借款的可回收性。2) 审批员工本月累计1000元以下借支事宜。2. 财务经理：1) 审核员工借支范围及金额、借支员工与公司往来账（包括前帐是否清算、工资预算等）、审核凭证手续等。2) 审核出纳付款、填制记账凭证。3) 跟踪统计借款及报销、核销事宜。3. 财务总监：1) 审核、审批员工借支款项及金额的适当性、借款周期的合理性。保证资金合理使用。2) 不定期评估、分析员工借款及用款，对不合理借款进行调整。3) 审批、处理异常借款、报销事务及账务。4. 总裁：审批当月借支累计超过3000元以上的大额支出。5. 出纳：1) 审核借支单填写是否规范、完整，是否签字及按手印。2) 根据审批有效的用款申请单、借支单、费用报销单等，收、付款并完成出纳收、支手续、填制收、付款凭证。 五、 借款、报销、核销流程：1. 备用金：用款部门/店铺申请人提交部门/店铺负责人审核总经理审核财务经理审核财务总监审批出纳支出财务记账2. 借支及审批流程： 用款申请人提交部门负责人审核总经理审核财务经理复审财务总监审核/-审批总裁审批（个人当月累计3000元以上）出纳付款财务记账3. 报销： 用款申请人提交报销凭证部门负责人审核财务经理复审财务总监审批出纳付款财务记账、核销4. 因私借支代扣及核销（财务挂账个人往来）： 月末及月初：财务从当月应付未发工资中扣款财务经理审核财务总监审批财务记账、核销六、 管理细则：1. 所有借支或报销，须出具、提交详细、真实的用款原因及审批有效的相关凭证如：出差申请及计划单、请购单、物资采购计划（到货入库）清单、预算审批表、业务起止日期及计划报销日期等；其他事项须提供详细的说明等附件支持。如无有效凭证或事项说明，财务均不予支出或报销。2. 所有因公借款，须在业务结束7天内、以及计划报销日期内，完成（包括整理、粘贴真实有效凭证；填制报销凭证、报审并完成审批、清账全过程，任何一环节未完成，均视为未完成报销）报销事宜及清账。如未按时完成报销，按延迟日期罚20元/天；如超过1个月，则不予报销。3. 原始凭证（物资清单、收据、发票）须齐全、完整、真实、有效，并按财务要求整理、粘贴、填写、报审；无效凭证、无凭证、或不规范凭证等一律不报销。4. ”前账不清，后账不借“。5. 所有借支款项或支出，须提前1-3天微信通知财务部；不接受急支、无计划支出。6. 小额零星支出：鼓励员工先行垫付，再进行报销。大额支出前须报备张副董、财务部，如未报备的擅自支出，一律不予报销。7. 所有周结或月结货款等，须按正常请款、付款审批手续及流程，不可借款支出。8. 试用期员工不可进行借支。因岗位工作责权需因公借支，由部门负责人评估、审核、负责借款风险及安全性。9. 借款按事项单人单笔申请、一事一借。借款人必须严格借款用途，不可挪用。10. 因私临时性借支，原则上不予借支。特殊情况须提交身份证复印件，经审批允。借款尚未还清、或工资不够抵扣者，不予借支。11. 因私临时性借支，最长不可超过两个月还款（须总裁审批生效）。12. 必须由本人以本人名义申请、填写借款单或用款申请单，由本人使用、报销、归还、并承担全部责任。原则上不允许代借。员工转岗或调离时，不可将借款转移到他人名下，必须分别进行报销、还款和借款手续。13. 未经财务经理、财务总监审批的所有支出及申请，均视为无效不予支出或报销。如出纳擅自支出，视为无效支出，所有支出由出纳全款承担。14. 所有借支、用款申请、报销等支出，均按支出申请及审批流程执行。如越级请款或审批（如向总裁直接请款或报销等），财务均视为无效申请或审批，财务不予报销，且罚款1000元/次。15. 每年12月末，清算年度因公、因私借款、以及备用金使用及清账，财务统计欠款未清帐表，并出具、发出还款通知单。员工如需借款，需在次年另行借支。16. 周日不接受借支、报销事务。七、 生效及修订：1. 本制度自签发日起生效。既往制度中如有与本制度抵触之外，请按本制度执行。2. 本制度由财务部负责制度和解释，并不定期核检。必要时进行修改，以保证本制度切实可行。八、 相关文件：费用报销制度、借支单、用款申请单、备用金领用申请表