文件管理制度.doc

文件管理制度受控状态：编号：MG/QS01-20160919版本号/修订次：A/0编制： 时间：20160919审核： 时间：批准： 时间：变更记录：变更原因：1 目的为加强公司文件的标准化管理，完善公司的质量管理制度，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2 范围适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。3 责任质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管，以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行，在评审意见分歧较大时，通过传阅或会审提供意见和建议。总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。4文件格式与结构4.1 文件编号格式 / 编制日期（收集或发文日期）顺序号（或该部门员工编号）分类号（或分发部门编号）企业代号（MG）4.11 企业代号杭州妙洁日化科技有限公司缩写：MG。4.12 分类号代表此文件在该系列文件中的种类。（1） 质量体系文件编号QM 质量手册 (Quality manual) QP 程序文件 (Quality program file)QR 质量记录 (Quality record)QS管理制度 (Quality control system)SOP 标准操作程序 (Standard Operating Procedure)QI 检测作业指导书 (Inspection work instruction)QO其它 (Others)（2） 外来文件编号FG 法律法规（生产规范） GB 国家标准JS 技术资料（如工艺配方资料）QT 顾客和供方等相关方文件（如供方检测）4.13 顺序号代表此文件在该种类文件中的编号；外来包括文件法律法规和收集的文件,法律法规的编号则不改变其原有的编号或其他按收集先后顺序的编号。4.14 编制日期(收集日期)即表示该文件的编制日期。外来文件收集日期。如：MG/GB9001-2008-20160922代表国标GB9001-2008于2016年09月22日收集。5文件的制定编号及修订5.1 文件的制定标准与装订标准文件统一用A4纸打印或复制，标题采用宋体三号加黑居表格中，正文一号标题采用宋体五号加黑字体，正文采用宋体五号，数字与符号采用新罗马字体，1.5倍行间距，于左侧活页装订。5.1文件编号的唯一性 质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意变动；每个文件的编号均有专一性，在其生效期内不变，在其作废后也不得被其它文件再次启用。5.2 文件的修订与换版体系文件再版（修订）之前允许进行手写修改，但须经总经理批准。具体修改按填写质量管理文件更改申请单，由制定人执行修改，非受控文本不负责修改。文件新订或换版后，需新增的文件编号，纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码。6 文件的受控级别公司文件的受控级别分为：保密、受控与普通；保密文件需加盖保密公章，受控文件需加盖受控公章。7 文件的审批与印制7.1 文件的审核质量负责人起草的初稿、初审，再由质量负责人根据文件内容所涉及的部门，组织以传阅或会议的形式进行会审。会审后，由编（修）人与会审部门对文件会审意见逐条确认并修改（如需再次会审，仍执行会审程序）后，一并交给由文件管理部门审核文件形式及制定程序是否符合要求。文件审核定稿后，由质量负责人负责再次审核。7.2 文件的批准审核通过的文件，由质量负责人签字批准并注明日期，并送至总经理处签署生效日期，定稿，准予颁布。7.3 文件的印制各种标准文件的复制，在公司统一复制；各种记录根据实际情况及内容由办公室送印刷厂印刷。8 文件的分发与回收、作废8.1质量管理体系的文件由品控部颁发，并在文件生效之日前发放；发放的文件应当是质量负责人与总经理签字生效的文件；8.2质量管理体系文件在发放前，应编制拟发放文件的目录，对质量管理制度、质量工作程序及质量管理职责，详细列出文件名称、编码、受控级别、使用部门等项内容；8.3质量管理体系文件在发放时，应按照规定的发放范围，明确相关组织、机构应领取文件的数量；8.4质量管理体系文件在发放时应履行相应手续，文件的发放应有记录，内容包括：日期、文件编号、文件名称、接收部门、份数、发放号、签收人，并注明受控状态，填写文件发放记录表。文件的发放号应具有唯一性，其结构与文件的编号一致，但序号代表发放部门编号，顺序号代表该部门人员的具体编号，时间则为发放时间。部门编号：GL 管理部门（总经理）PK 品控部JS 技术部BG 办公室CW 财务部XS 销售部CG 采购部SC 1生产一部（粉体）SC2 生产二部（液体）CK 仓库HQ 后勤部如发放号：MG/PK01-20160919，则表示该文件于2016年9月19日由杭州妙洁日化科技公司的品控部门编号为01的员工持有。8.5文件需要收回的，应填写文件回收记录表，以防止无效的或作废的文件非预期使用。8.6 文件需要作废的，由品控部负责收回并留存，审核后并负责在固定处保存2年，并填写作废文件留存清单。8.7 作废的文件需要销毁的，应由质量负责人负责向总经理申请销毁，并填写文件销毁登记表。9 文件的借阅与复制质量管理体系文件原则上不允许公司外部人员借阅与复制，特殊情况经公司总经理批准，填好文件借阅复制记录表留档备查。10 外来文件外来文件需填写外来文件清单，应该包括文件编号、文件名称、接收部门、份数、签收人，并注明受控状态。11 质量管理体系文件的控制规定11.1 质量管理体系文件应确保其合法性和有效性，文件发布前应得到批准；11.2 文件的编制符合有关法律、法规及行政规章；11.3 必要时需要对文件进行修订；11.4 各类文件应标明其类别编码，并明确其使用范围11.5 对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效。12 记录类文件保存期限12.1 保存期限划分公司记录类文件保存期限分为视情况立即作废，短期保存（5年）、长期保存（15年）、永久保存。12.2 保存期限划分规则（1） 各部门依质量记录保存期保存，超过期限的由各部门整理、编制目录后交品控部休存或销毁。（2） 对于管理制度类，由于换版或修订或仪器、则原版文件按视情况立即作废处理；设备的作废，则该设备的操作标准规程、该具体设备的维护保养、清洁等记录按视情况立即作废处理；对于员工健康个人档案等记录类文件，员工正式离职后，按视情况作废文件处理。（3）对于涉及产品的一般物料采购、批生产记录、检验记录、检查记录、投诉记录一般按照短期保存，保存年限过期后，按作废文件处理、留存2年，最终由质量负责人负责销毁。（4） 对于工艺技术资料、对公司重要的文件一般做永久保存。12.6 按文件编号记录表上注明保存期限负责具体的日期执行。13 附件（1）文件编号记录表（2）文件发放记录表（3）文件回收记录表（4）文件借阅复制记录表（5）文件更改申请单（6）作废文件留存清单（7）文件销毁登记表（8）外来文件清单