表单规范填写教材.doc

表格填写规范教程制作时间：2018年03月22日表单规范填写目录目的适用范围职责过程要求目的：1、 规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。2、 确保质量记录的有效性和完整性3、 提供产品质量可追溯性，以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。适用范围：所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。职责：1、质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。2、各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。4、记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性，并及时按规定程序传递。5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。过程要求：1、 字体颜色a） 在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。b） 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。2、 日期格式a） 表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。b） 表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为2013.11.033、 签名、字符、符合的格式a） 表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨识。b） 表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。c） 表单需填写符合（“”“”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符合必须工整规，不可擅自填写和创造非规定的符合。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。4、 实测数据的填写a） 填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。b） 填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。c） 实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。d） 实测判定结论要按表单备注填写，不可随意填写“”、“”、“ok”、“/”等。e） 实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线。5、 清洁、干净a） 表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息上用蓝色笔划“”，然后在旁边用蓝色吧填写正确信息并签名b） 表单整体要保持清洁、干净，边缘不能破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画c） 表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁、干净，信息规范清楚。6、 其他特殊要求说明a） 所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁b） 当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“=”字型，以A4纸为例，如需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行帖“=”字型的双面胶或磁性贴。c） 当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损。d） 打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰。e） 打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导致表单脏污。f） 为确保填表人员了解该如何正确填写表单，表单应在下发尽可能注明详细的填写参照要求