采购管理流程细则.doc

采购管理流程细则1.1 填写采购申请单各需求部门根据业务、生产、使用情况的需求提出采购申请，由需求部门负责填写物资采购申请单列出需采购物品清单，包括名称、规格型号、数量、计划需求时间、物品用途等信息供采购人员参考之用。如能对应销售合同相关的采购须注明销售合同号或项目名称。1.2 采购申请的审批 1.2.1 部门负责人的审批申请人将采购申请递交给部门负责人审批。部门负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动，且有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。 1.2.2 综合部（需求部门、采购部、财务部）审核采购部接收已核准的采购申请单后核对库存、采购周期及其他情况，如果认为没必要采购、仓库有存货或采购项目存在不合理之处，应要求申请部门进行相应变更；依需求缓急时间至少精选三家及以上供应商进行比价和议价，并作询价记录表；汇同财务部、请购部门审核采购的必要性及价格的合理性。综合部审核确定合格供应商时应充分考虑质量、价格、交货期、售前售后服务等相关因素，并逐步建立合格供应商档案。1.2.3 总经理审批 对采购申请进行最终审批。1.3 请购物品的采购 采购人员获得通过审批的请购单后，选择合格供应商采购物资依据供需双方确定的条件签订采购合同，依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理及汇报。 1.4 采购变更 请购部门若对采购计划发生更改应重新填写请购单按采购流程执行。如因采购物品缺货而发生采购变化，由采购人员及时告知申请部门协商后，要更改采购内容则需重新填写请购单然后按采购流程执行。1.5 采购验收 采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪，对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品，采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收，需核对物品的名称、规格型号、数量，经请购部门相关人员验收后入库。入库单一式三联，其中记账联需按时提供给财务部。 若供应商将物品直接交付到公司客户处，由公司现场工程人员汇同客户在现场对物品进行点收检验记录物品名称、规格型号、数量，采购人员负责跟踪到货情况并取得现场的收货凭证签收单，交仓库管理员办理入库及出库手续。 在点收货物时应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，仓库管理员应保管好供应商提供的保修单以便需要维修或技术支持时可及时与供应商联系。1.6 采购付款 采购人员负责对采购物品的付款及报销，在申请付款同时需附经核准的物资采购申请单。1.7 采购流程图：流程作业要求记录表单责任部门/人评审价格供应商选择签订采购合同进度跟催验收入库对账/整理付款资料询价比价议价接收采购请购单采购申请物资需求部门根据生产或经营实际需要填写物资采购申请单。物资采购 申请单需求部门接收已核准的物资采购申请单，结合库存信息审核采购的必要性。物资采购 申请单采购部 库管员采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选三家以上供应商进行比价和议价。询价记录表采购部通过多渠道收集市场价格信息，依优质低价原则进行价格评定。询价记录表采购申请单需求部门 采购部 财务部以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则，选择合格供应商。采购申请单需求部门 采购部 财务部依据供需双方确定的条件签订合同。采购合同采购部依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理。采购合同采购员按采购需求进行验收，办理入库手续入库单库管员需求部门1、库管员按已办妥的采购申请单，送货单整理汇总，2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对账，3、采购员对账后，到财务部办理付款需提供：采购申请单、采购合同、付款申请单相关资料。采购申请单入库单送货单发票支付凭证库管员采购员