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第四 业务流程控制 公司内部控制是一项庞大而又极其复杂的系统工程 涉及到生产经营的各个环节或方面 不仅包括董事长 总经理等高层管理人员 也包括每一个员工 由于公司实施的内部控制措施和方法 是体现在具体业务层面上的 所以从业务流程入手进行内部控制 有利于内部控制措施与具体业务融合 这样 就要求我们将经营过程分为若干业务循环 然后按环节去实施控制措施 这就必然要有业务流程划分 公司业务流程图 从公司的业务流程图可见 业务流程主要是三个阶段 即 采购与付款循环 存货与生产循环 销售与收款循环 构成整个经营过程 正因为公司的生产经营过程是如此三个循环过程或称作环节 所以本部分讲述内容就按照业务流程的三个环节讲述控制办法 主要有下面四节内容 1 业务流程控制概述2 采购与付款控制3 存货与生产控制4 销售与收款控制下面我们分别研究各个具体内容 1 业务流程控制概述 所谓业务流程就是指处理某一具体经济业务的工作程序和先后进行顺序 我们已经明确三个循环过程 也称为环节 真正控制这些环节 必须按下列五个方面进行工作 所以 在本节我要讲述五个问题 1 设定该环节控制目标 2 明确该环节的信息传递流程 3 岗位分工与授权管理 4 找出常见的内部控制缺陷 5 设置控制关键点 1 设定该环节控制目标 控制目标是实施内部控制的最终目的 也是评价内部控制的主要标准和依据 因此 公司实施各业务环节控制时 首先应确定控制目标 然后依据这个具体目标找出控制要素和关键控制点 这样 才能保证控制达到理想程度 控制目标是分为基本目标与具体目标的 这里要按生产经营业务流程的循环环节控制 所指目标当然是具体目标 只有具体目标一个个分别实现 基本目标才能实现 因为各个业务流程环节的业务有本质区别 所以 要一个个分别设置具体目标 每一个具体目标实现了 总结一次 就会鼓舞士气 激励人们去实现下一环节的具体目标 每一具体环节的具体目标都实现了 基本目标也就实现了 2 明确该环节的信息传递流程 整个公司生产经营业务流程应该是采购供应环节 生产环节 销售环节 称为供产销三个业务环节 但同时又是公司资金运动的 货币资金 储备资金 生产资金 成品资金 货币资金的循环过程 要控制这些环节或过程 必须设置若干岗位 实行具体操作分工 所以 公司必须进行整个流程中那个岗位与那个岗位衔接 信息 业务凭证或资金 向那个方向传递 这个信息传递路线必须明确 而且其传递路线不合理 就会效率低下 而且产生漏洞和风险 在这里会计的作用明显 一定以会计需要为主 实施完整的会计控制 避免损失 堵塞一切漏洞 3 进行岗位分工和授权管理 进行岗位分工和授权管理是公司内部控制的主要措施 岗位分工又称职责分工 就是要求公司根据不相容职务分离的原则 合理设计生产经营业务流程链条上的工作岗位 明确岗位职责权限 实行岗位责任制 达到各个岗位相互制衡的机制 授权管理又称为授权批准控制 要求公司明确规定各个工作岗位的权力 使用范围 程序及责任 各级管理层必须在授权的范围内行使职权 经办人员也必须在授权范围内办理业务 这是业务流程控制的极其重要问题 必须杜绝非岗位人员进行操作 更要杜绝超越授权行使职责 一旦发生就会破坏整个企业的内部控制 使生产经营过程混乱 效益低下 4 分析常见的内部控制缺陷 准确的说 公司的每一个业务循环运行过程中 都存在着风险 比如记录错误 违章操作 非法交易 欺诈舞弊等等 因此 公司必须在事前对该循环过程可能出现的错误和问题进行分析 梳理 然后有针对性的制定防范措施 弥补内部控制缺陷 有的放矢进行业务流程控制 这个过程实质上是对风险进行评估 是对可能出现的错误和问题进行预计和设想 目的是保证业务流程控制有效 顺利进行 5 设置内部控制关键点 公司内部控制要遵循成本效益原则 这就制约着内部控制不可能面面俱到 不分大小轻重 一律进行控制 而是抓住关键的控制环节 有针对的进行控制 有针对性的设计内部控制制度 我们这里所说的关键点就是业务流程中容易产生风险的环节或者岗位 抓住了关键点 就等于抓住牛鼻子 也就是抓住主要矛盾 其他矛盾也就迎刃而解了 内部控制规范就是以关键点为核心 制定员工操作规范和业务操作指南 也是检查和监督的重点部位 2 采购与付款控制 采购是公司开展业务活动的基本前提 建立和完善采购与付款控制制度 是控制业务过程的第一步 倘若发生任何差错和舞弊 都将影响整个业务活动正常进行 因此公司必须按照 企业内部控制应用指引第7号 采购业务 规定 结合本单位实际制定控制措施 并严格组织实施 在这一部分我主要讲述以下4个问题 1 采购预付款的控制目标 2 采购预付款的业务流程 3 具体控制的要点 4 采购与付款常见的弊端 1 采购预付款的控制目标 采购预付款的基本控制目标是 规范采购预付款行为 防范采购预付款过程中的差错和舞弊发生 提高采购活动的经济效益 为了实现这个目标 所生产的商品与劳务必须满足销售的要求 并在一个合适的时间范围内以最合理的价格获得 确保已采购的和公司有效运营所必须的商品和劳务有责任人员承担责任 要准确反映公司对外负债情况 保证应付账款的真实 合理以及授权支付 合理揭示采购业务中所享受的折扣与折让情况等 2 采购预付款的业务流程 采购预付款的业务流程包括商品与劳务采购相关的所有活动 这些业务活动的最终结果 都要反映到 存货 总账和相应的明细账中 以大型工业制造公司为例 其业务流程一般包括五个环节 请购公司生产或采购部门根据经营需要和仓储实际情况 按照采购预算或采购计划提出采购申请 获得审批授权的审批人按相关规定对请购单作出批示 订货采购部门根据批准的请购单向符合信用单位和质量标准的供应商采购订货 验收采购的物资抵达后 按照订单和合同进行验收 并在验收单上记录验收情况 计量货物数量金额 确保物资与订单或合同规定的相一致 然后将物质送到指定地点 付款财会部门收到供货商转来的发票及银行结算单证后 认真核对内容 并与入库单 定货单 核对后办理支付手续 支付货款 记账财会人员根据上述原始凭证编制记账凭证 根据记账凭证登记总账 明细帐 同时仓库保管人员依据入库单登记保管账簿 保持定期对账 3 具体控制要点 请购环节请购人员必须是获得授权的生产管理或采购部门人员 而且必须根据采购预算或者实际需要开立申请 坚决杜绝无计划采购 不及时采购 确保生产经营活动顺利进行 订货环节订货必须是采购部门的获得授权的人员 而且实行轮岗制度 小额零星采购 就近直接购买 大额或重要物资订货时一定要招标 货比多家 不准从一家供货商进货 价格上必须要多家对比 考虑性价比 运输途程 供应时间 信用状况 交货条件 结算方式 违约责任等综合考虑 采购人员一般不许一人进行大宗采购 而且必须讲明价格折扣情况 必要时要有监督人员进行事后调查回访 坚决杜绝采购业务人员私自拿回扣 验收环节有效的订单合同代表公司已授权仓库保管部门接受供应商提供的商品或劳务 公司应根据财政部 内部会计控制规范 采购与付款 的规定建立验收制度 授权仓库或专门的验收部门对所购商品或劳务进行验收 并出具验收报告 对不合格的商品或劳务 通知采购部门与供应商联系 协商处理意见 对于退货 换货或折让等方式解决的 应协助采购部门办理手续或退回货物 验收岗位人员必须对入库的货物负全部责任 坚决杜绝不检验 不经计量就直接入库 更要杜绝没见实物就签收入库单 采购人员只有凭 入库单 供货单位开具的 专用发票 才能到财会结算 由财会根据合同及约定的付款方式办理货款结算及记账 注销采购人员责任 同时采购物资的责任转移到仓库保管部门 付款环节公司采购商品或劳务后 凡由仓库保管部门入库的必须填制 入库单 或 验收单 一式三份 一份交由保管记账 一式存根 一式交给采购经手人员到财会报账 财会根据 入库单 登记总账和明细账 解脱采购责任 明确保管责任 同时根据合同与供货单位开具的 专用发票 核对 按规定的结算方式付款 对于不需要立即付款的应记入 应付账款 对于公司购货业务发生的应付款 应由财会部门授权专人负责 定期与对方核对账项 保证无误 应付款项到达合同规定或者约定的付款日前一天 由授权人员开具公司自制的 付款凭单 送授权领导批准 交由现金出纳按时付款 现金出纳人员没有得到批准的 付款凭单 绝对不允许支付款项 付款凭单制度既可以控制出纳人员付款 又可以防止重复支付货款 采购商品或劳务的货款绝对不允许支付现金 除非结算起点以下的尾数清算或者零星的其他费用 不便于银行结算的 内部审计部门应定期审查会计部门的应付账款账目和支付货款的内部控制制度执行情况 4 采购与付款业务常见弊端 公司采购与付款环节常见的弊端主要表现一下几个方面 这些弊端如果不加以合理控制 可能会导致采购成本上升 现金大量流失 甚至公司的财务被侵吞 盲目采购或采购不及时采购部门或采购人员没有按照预算或采购计划进行采购 造成超储积压或供应脱节 其原因 一是控制制度不健全 对需求和市场估计不足 二是采购人员故意所为 以获取私利而盲目采购 案例1 某公司仓库中积压了大量过时的原材料 经追查原因 主要是以前没有建立请购制度 由业务员决定采购 供应商趁机把过时的材料推销给了采购业务员王某 然后每吨按一百元给业务员王某提取了现金回扣 王某共计获取私利5千元 结果造成企业积压40吨过时的原材料 如果清仓处理这批原材料 公司要损失4万元 采购中价格不实由于采购价格不透明 采购人员在采购时接受各种形式的回扣 是较为普遍的现象 这就导致采购价格虚高 或者有的业务员勾结供应商虚开发票 截留资金 使采购质量难以保证 同时给公司造成损失 案例2 现在许多医疗公司在销售药品时 都会给医院采购人员和医生销售佣金 有时佣金高达40 这样 重赏 之下 所导致的后果是 促使医生开大药方 一场感冒就得上千元 这就加大了群众的就医成本 导致医患关系极度紧张 有的医生因为开大处方每月获得的销售佣金比工资还多 案例3 某公司的采购员张某利用内部控制制度不健全 在自己一人与供货商谈判的情况下 与供货方勾结 把采购价格每公斤提高了一元 然后供货方按每公斤0 7元给其现金回扣 张某一次订货30吨 给公司造成损失3万元 张某自己却中饱私囊2 1万元 结果公司成本增高 产品销售及其不利 入库验收有漏洞 造成财产流失验收人员不认真核对采购物资的数量和质量 或者对验收时发现的问题没有及时报告 都会导致内部控制失灵 造成财产损失 其主要原因是验收人员玩忽职守 不履行岗位职责 对内部控制制度认识不足 搞人情过关等 这就容易诱发采购人员舞弊 案例4 某燃料公司从火车站往公司运煤炭 只追求运输速度 司机自装自运 回来交货时 验收人员不进行计量重量 结果给司机有了作弊之机 每运一车就在中途给亲属卸下几百公斤 到公司交货时又能顺利拿到验收单 运输半年 途中偷盗煤炭几十吨 导致公司库存煤炭盘点短缺数额巨大 案例5 某建筑公司从外地往工地运输建筑用水泥 司机和采购人员勾结 把一整车共计10吨水泥运到了自己家中 而工地验收人员人情过关 照常签发了 入库单 采购运输人员凭 入库单 到财会结算了货款 要不是有人揭发检举 公司会一直蒙在鼓中 因为水泥这种材料对建筑公司来说 是已存计耗的 案例6 某公司从国外进口先进设备 由于验收人员玩忽职守 直到使用时才发现设备不合格 与合同不符 但已错过退货和索赔时间 结果造成上千万元损失 付款控制不严格采购结算时财会部门审核不严格或单证不齐全就付款 或者应付账款管理混乱 导致重复付款 现金流失 案例7 某公司按合同要求已向购货单位预付了货款 但货物到达时供货方又从银行转来银行委托收款单 由于公司结算控制制度缺陷 财会人员玩忽职守没有认真核对合同 也没有询问采购人员又同意承付了货款 导致重复付款而又长期未被发现 等公司发现追索时 对方以种种理由赖账 公司不仅资金被白白占用 而又打官司损失上万元 案例8 某公司购进原材料时 按合同约定时间预付货款 经办的财会人员看错了数字 把20000元看成了200000元 复核人员和现金出纳都没有发现 又没有与采购部门沟通 结果多付款项一年没有追讨 对方以时间太长 经办人员早已调离 无法查清为由 一直拒绝退回 等到第二年底 公司决心依法诉讼追讨时 对方已经达到濒临倒闭 实在无力支付了 3 存货保管与生产流程控制 这是指工业制造业的生产过程 因为其生产所需原材料是从仓库领用的 所以按业务流程顺序进行控制 存货保管就放到这里讲述 商品流通公司销售的商品 也是购进之后存放在仓库保管 销售时从仓库提取 其他类型的公司 这是两项内容 生产经营活动方面不一定是连续的流程 这部分主要讲述四个大问题 1 控制目标 2 存货保管与生产业务流程 3 控制要点 4 常见的弊端 1 存货保管与生产业务流程控制目标 存货保管与生产业务流程的控制目标是 确保存货安全 生产可控而且按成本效益原则运作 一般说来 在这个大目标下 具体控制目标应该有 生产是根据公司的授权进行的 成本的记录的真实性 合法性与完整性 公司的存货账实相符 安全完整 防止差错与舞弊 并保证存货流转加速 提高运营效率 在生产循环过程中一定涉及成本 但前面专门讲述了成本控制 这里只是提及问题 而且只是成本计算 至于成本控制的问题 不再赘述 2 存货保管与生产业务流程简介 在这个业务流转程序中 主要包括原材料等存货入库 保管 车间领用原材料 生产加工 质量检测 产成品入库等环节 产品生产的工艺性质又决定了成本核算的方法 我们以工业加工制造业为例 一般公司的存货保管与生产循环过程应包括下列8个环节 存货入库储存保管这个环节是与前面讲述的采购环节衔接的 仓库保管部门对已经验收入库的原材料等存货 应按品种 数量 金额登记入账 并且分类 分规格摆放 便利车间生产领用 车间生产所需的各种原材料 凭生产管理部门 生产调度 前发的 派工单 或 领料单 领用 生产调度安排生产通常 公司是根据客户订单 历年的销售情况 加之当期市场情况和经济发展情况 经过预测编制生产预算 按预算或者计划安排各种产品生产 由授权的领导审批后 生产管理部门的调度具体安排到操作岗位上 签发编号的 生产通知单 或 派工单 原材料等存货的领用与发出生产车间或者生产岗位接到调度的 生产通知单 就是生产命令 要由授权管理人员按 生产通知单 填制 领料单 经批准后 送仓库保管部门据以发货 公司可以根据实际情况由仓库送到生产岗位或者生产部门自己领取 月末 仓库将 领料单 汇总 按 公司会计准则 规定的方法计算单价和总金额 报财会登记账簿与进行成本核算 组织生产生产车间领取原材料后 要按照 生产通知单 要求组织生产 将生产任务分解到班组或者个人 运用技术 设备进行生产加工 按时 按量 按质完成任务 成本核算公司应根据生产性质和实际情况选择合适的成本核算方法 按法规规定组织产品和劳务的成本核算 质量检测质量是公司的生命 公司必须严格进行产品质量控制 要根据所生产的产品情况设立质量检测管理机构 授权专门负责质量检测与监督 生产部门完工以后立即填制完工送检凭证 质检部门及时检验 对质量合格产品发给 质检合格证 仓库保管部门验证入库 销售部门有证才能销售 对检测不合格的产品要做出分析报告 提出修理 返工 降等降级 报废等处理意见 产成品入库质检合格的产成品 由生产部门清点填制 完工报告单 办理入库手续 或者移交下一生产车间 加工环节进一步加工 产成品入库必须由仓库保管部门复核清点 核对 完工报告单 后再填制一式三联的 入库单 交给生产 财会部门 然后登记库存商品账 并将商品按性质分类存放 以备销售 对于有毒 易燃 易爆的 危险品 必须按国家规定妥善保管 保证安全 万无一失 存货的盘存计价公司应定期不定期的对仓库保管部门的原材料 产成品等存货进行清查盘点 核实库存 保证账实相符 及时发现存货溢余 短缺 查明原因 分清责任 填写 存货清查盘点报告单 送交有关部门 请示处理意见 与此同时 与财会部门一同调整账项 保持账账 账实相符 通过不断清查盘点 控制各项存货免遭未经授权使用或转移 杜绝丢失 流失 3 存货保管与生产过程控制要点 仓库保管环节的控制公司通过采购等方式取得的存货 验收入库以后 均通过会计账簿实施总量与明细控制 期末清查盘点发生账实不符 必须认真分析原因 进行报告 公司内部各部门因生产 管理 基建等需要领用存货时 应当填制 领料凭证 履行审批手续 销售发出存货时 必须凭据销售部门开具的提货单 并认真核对财会部门收款的数量 金额 印张真伪 对外投资 捐赠 没有收取销货款的发出商品 应当严格审查授权批准手续 并同时传递凭证与财会部门登记账簿 残损霉变的存货 应由仓库保管 质检 生产和财会等部门共同协商 提出处置方案 经公司负责人或授权人员批准后处置 公司一旦批准了某种产品的生产计划 生产管理部门应立即编制生产通知单 一式三联 一联留存 一联交生产车间执行 一联交仓库保管部门 生产部门按生产通知单领用原材料 填制领料单 领料单可以一料一单 也可以一单多料 通常是一式三联 仓库保管部门核对生产通知单后 按领料单发料 同时将一联领料单连同材料交领料单位满足车间成本核算的需要 另一联留存据以登记仓库明细账 公司的存货仓库应采取限制接近的保护措施 无关人员严禁进入 重要材料仓库要设置电子监控 严防被盗 存货仓库一定要采取严密的防火措施 定期检查仓库电线线路 防止线路老化失火 仓库非营业时间 一定有人值守 存货仓库应建立定期不定期清查盘点制度 盘点中发现溢余短缺 残损霉变 必须填制报告单 及时查明原因 分清责任 请示上级再处理 生产活动过程的控制公司的生产活动过程是将原材料 工人的劳动 技术和设备结合生产产品的过程 但过程中又贯穿着质量管理与成本管理 必须将生产控制 成本控制与质量控制有机结合 一方面生产过程中的各种记录 如生产通知单 领料单 记工单 产成品入库单 边角余料退库单等都要会集到财会部门 由他们进行审查和核对 了解和控制生产过程的实物流转 另一方面财会部门要设置相应的会计账户 会同有关部门进行生产成本核算和控制 一个完善的成本核算制度 应该提供全面的原材料转化为在产品 在产品转化为产成品 以及按成本核算单位或产品分批生产任务消耗的料工费的详细资料 生产过程主要控制点有 1 生产工人必须按规章制度进行操作 严禁违章作业安全放在第一位 2 生产岗位实行消耗定额 重要原材料实行领料个人负责制 丢失个人赔偿 剩余材料和边角余料一律实行当日退库制度 3 技术部门应会同生产成本发生部门制定材料 动力等费用消耗定额与开支标准 车间按班组 岗位实行包干 落实到责任单位 4 建立产品质量责任制 发生人为的质量不合格要由个人包赔损失 5 为保证单位生产成本业务核算资料准确可靠 保证生产成本核算合法合规 各岗位必须填制业务发生凭证 按规定路线传递 6 班组长必须严守监督岗位 不准擅离职守 时刻监视和纠正违章操作 产品质量控制质量控制首先要规定产品质量的公司标准 明确行业标准与国家标准 规定必要的保证质量的工艺 操作要求 建立健全质量检查制度 入库的产成品实行质量合格证制度 没有质量检测合格证 不准入库 生产出不合格产品 必须追究原因 分清责任给予处理 原材料材质不合格的由采购部门承担责任 影响生产作业工艺的 由生产保障单位负责 工人操作造成的 由操作人员负责 防止质检人员徇私舞弊 凡不合格产品发放了合格证的 要求质检员盖章 与产品一道编号记录入计算机 消费者投诉时核对 公司的存货仓库应采取限制接近的保护措施 无关人员严禁进入 重要材料仓库要设置电子监控 严防被盗 存货仓库一定要采取严密的防火措施 定期检查仓库电线线路 防止线路老化失火 仓库非营业时间 一定有人值守 存货仓库应建立定期不定期清查盘点制度 盘点中发现溢余短缺 残损霉变 必须填制报告单 及时查明原因 分清责任 请示上级再处理 生产活动过程的控制公司的生产活动过程是将原材料 工人的劳动 技术和设备结合生产产品的过程 但过程中又贯穿着质量管理与成本管理 必须将生产控制 成本控制与质量控制有机结合 一方面生产过程中的各种记录 如生产通知单 领料单 记工单 产成品入库单 边角余料退库单等都要会集到财会部门 由他们进行审查和核对 了解和控制生产过程的实物流转 另一方面财会部门要设置相应的会计账户 会同有关部门进行生产成本核算和控制 一个完善的成本核算制度 应该提供全面的原材料转化为在产品 在产品转化为产成品 以及按成本核算单位或产品分批生产任务消耗的料工费的详细资料 生产过程主要控制点有 1 生产工人必须按规章制度进行操作 严禁违章作业安全放在第一位 2 生产岗位实行消耗定额 重要原材料实行领料个人负责制 丢失个人赔偿 剩余材料和边角余料一律实行当日退库制度 3 技术部门应会同生产成本发生部门制定材料 动力等费用消耗定额与开支标准 车间按班组 岗位实行包干 落实到责任单位 4 建立产品质量责任制 发生人为的质量不合格要由个人包赔损失 5 为保证单位生产成本业务核算资料准确可靠 保证生产成本核算合法合规 各岗位必须填制业务发生凭证 按规定路线传递 6 班组长必须严守监督岗位 不准擅离职守 时刻监视和纠正违章操作 产品质量控制质量控制首先要规定产品质量的公司标准 明确行业标准与国家标准 规定必要的保证质量的工艺 操作要求 建立健全质量检查制度 入库的产成品实行质量合格证制度 没有质量检测合格证 不准入库 生产出不合格产品 必须追究原因 分清责任给予处理 原材料材质不合格的由采购部门承担责任 影响生产作业工艺的 由生产保障单位负责 工人操作造成的 由操作人员负责 防止质检人员徇私舞弊 凡不合格产品发放了合格证的 要求质检员盖章 与产品一道编号记录入计算机 消费者投诉时核对 质检人员号码 追究检验人员责任 实行产品生产数量 质量与奖金直接挂钩的制度 产成品入库控制产品质检合格后由生产部门填单送交仓库保管部门 仓库保管部门复核验收 并加盖公章和经手人印章 将 入库单 一份退给生产部门 一份留存登记仓库保管账簿 一份传递给财会部门记账 4 仓库保管与生产活动控制常见弊端 保管不善仓库保管必须实行保管人员分库岗位责任制 用制度规定保管人员必须经常检查存货的保管情况 同时仓库保管部门的负责人必须定期不定期巡回检查 督促保管人员注意物资的分类 摆放 提示注意事项 案例9 某食品厂在夏季来临之前没有做好准备 原材料仍然堆放在一起 因天气炎热发生霉变 导致生产领用时无料可发 给公司带来巨大损失 收发控制不严仓库保管部门收发存货必须有严格地授权批准控制制度 杜绝随意性收发 一旦有随意性收发 就会造成仓库保管账簿与会计账簿不符 带来对账困难 而且容易发生财产流失 案例10 某公司由于仓库保管收发制度不健全 电器件 日光灯管等 使用随意 没有授权批准的领用单 结果年终清查盘点时 相差几百支灯管 几百个整流器 账实严重不符 又分不清责任 案例11 某小煤矿的仓库只靠一个人 一把锁看管 没有相应的控制制度 领料没有授权人审批制度 结果被人轻易冒领大量雷管炸药 期末检查时 账实严重不符 保管员说不清原因 不仅给公司带来了财产损失 也给社会治安稳定带来隐患 保管员监守自盗仓库保管是限制其他无关人员接近的 所以最大的软肋就是保管员自己盗窃仓库物资 防不胜防 造成内部控制失效 这就要不断进行仓库保管人员职业道德教育 考核 另外也要采取措施 防范保管人员监守自盗 案例12 某批发公司每期盘点仓库库存都会出现外地发来的商品零部件丢失 后来发现保管人员把这些零件安装到了自己的旧车上 而把自己旧车零件扔到了公司围墙外 案例13 某公司三个仓库保管员合伙盗窃库房物资 两人推着手推车在公司围墙外等候 一人从墙内往外面传递 互相之间用手机联络 观察情况 然后把盗窃的物资卖掉 计量不准确造成库存不实 成本失真有些原材料出库需要精确计量 由于计量工具不准确 或者保管员嫌麻烦而不认真计量 只是估计数量发货 最后结局库存材料账实不符 计入成本的数据不真实 进而影响一系列会计数据 案例14 某公司仓库保管员为了省事发料时不用计量工具 只是目测估计 财会人员也想增高成本 少计利润 最终结果导致年末盘点对账时 库存材料溢余数字惊人 比账面多出几十万元 而公司利润出现亏损 直到税务机关查账时才真相大白 成本核算有误 对原材料等存货的领用 没有明细分类核算 导致相应的支出不能正确记入成本 成本核算缺少必要的复核 不能及时发现计算中的错误 还有少数财会部门虚列费用与支出 调解产品成本 操纵利润 更有少数公司财会人员水平低 不会计算成本 而是估计成本 生产车间月末盘点不实部分车间核算人员不能将月末在产品与完工产品成本正确划分 或者有意识的人为调整二者之间划分比例 导致结转的成本不实 最后影响利润不实 最终会计信息失真 4 销售与收款控制 销售与收款业务环节是指公司向客户销售自己生产的商品以及收取货款的有关全部活动 是公司主要的经营业务之一 销售与收款使公司获得收入 所以这个环节特别重要 马克思在 资本论 中论述到此处时曾说 商品销售是一个惊险的跳跃过程 在这个过程中 如果不成功 摔坏的不是商品 而是商品所有者 销售与收回货款 公司才有收入 而收入是利润的基础 收款又要涉及到现金 本来现金就容易舞弊 极其难以控制 加之销售部门多 环节多 还有应收款项 风险加剧 控制难度倍增 销售与收款环节对于公司来说 其内部控制的意义怎么评价都不会过高 销售环节是物流 信息流 资金流的统一 而且涉及方方面面 这个环节的内部控制既重要又具有挑战性 我主要讲述个大问题 1 销售与收款的控制目标 2 销售与收款业务流程 3 销售与收款的控制要点 4 销售与收款业务流程常见弊端 1 销售与收款的控制目标 销售业务是公司经营活动的重要环节 公司的经营成果大小 关键在于销售 销售就要收取货款 直接影响公司现金流入量 控制好这个环节 对公司整个内部控制是至关重要的 销售与收款的控制目标是 确保销售的真实性 合法性 确保销售收入存入银行 不发生差错和舞弊 确保商品安全完整 销售折扣 销货退回合理适度 保证销售业务顺畅有效运行 2 销售与收款业务流程 工业制造业的销售与收款业务流程 通常包括以下活动 编制销售预算或销售计划公司应根据生才能力和市场需求确定销售计划或者预算 接受客户订单公司应通过各种各样的促销活动 扩大销售 征求客户订单 客户的订单是规范销售行为的直接依据 一般由销售部门授权接受 通过订立合同的方式完成 合同签定以后销售部门应进行登记 明确客户购货的内容 数量 单价 发货时间等要求 然后依据登记编制销售通知单 一式数联 作为信用 仓库 运输 开票和收款等相关部门履行岗位职责的依据 授信市场竞争中提供商业信用能够吸引客户 扩大销售 但为了减少提供商业信用而带来的坏账损失风险 公司应对拟授信客户进行资信调查分析 在此基础上对不同客户实行不同的信用政策 信用政策的制定与实施由专门的信用部门负责 或者由销售部门与财会部门共同负责 但必须由公司主管人员审核批准 不同的客户有 不同限额的授信 超过这一限额 必须经授权的领导批准 而且信用部门应在销售通知单上签字以示认可 发货仓库根据销售部门开具的发货通知单 按不同方式编制发货凭证 如 出库单 商品发出单 等 发货凭证也是登记账簿 开具发票的依据 具体交货方式主要有三种 即 提货制 送货制和发货制 至于采用哪种由合同或者订单事先约定 开具发票在销售合同 销售通知单 发货凭证等核对相符的前提下 会计部门开具正式的销售发票并进行销售账务处理 销售记录税务机关统一印制的销售发票开具之后 会计人员就应根据发票销售联编制记账凭证 并登记主营业务收入账簿和与合同约定收款方式相关的账簿 并同时结转主营业务成本 注销仓库的库存商品 收款与记账根据合同或订单约定的付款条件及银行结算方式 开具发票以后 就要向客户办理货款结算 根据结算情况登记相关的现金 银行存款和应收账款等账簿 对账核对应收账款总账与明细账 并与客户方对账 核对库存商品总账 明细账与仓库保管账 达到账账相符 账实相符 其他如销售过程中涉及到销货退回 销售折扣 销售折让 推销手续费 代销手续费等业务 要认真审核其真实性 防止舞弊及作假 对真实的业务要进行会计账务处理 3 销售与收款的控制要点 客户订单或合同控制从销售部门采取广告 展销 推广宣传 客户回访等一系列营销活动之后 收到客户订单就是销售业务流程开始 为了保证销售业务的合法性和有效性 客户订单由销售部门授权接受 经过高层批准后才能执行 公司对订单的控制要点是两个环节 即订单审核和订单记录 订单审核 销售部门收到客户订单后 首先送到公司授信部门办理信用批准手续 对于老客户由于信用额度已经批准 所以只对订单数量 价格检查 只有当订单数量突破历史纪录 才 决定是否接受订单和重新批准授信额度 对于新客户 公司授信部门必须要求其提供报表并进行信用调查 批准订单及允许的信用额度 除非客户采用提货制 立即结算货款 内部控制制度要求授信额度必须有销售部门经理的签字认可 订单记录 订单是销售成立的基础 因此必须做好记录工作 销售部门应建立 订单登记簿 按订单编号 就接受时间 数量 价格 发货期等进行记录 同时还应设置辅助账簿 记录业务执行中的问题 积累客户资料 以备存查 销售合同与采购合同一样 应有合同管理制度 确保条款公平 完整 有条件的公司设立专门的法律部门审查合同条款 参与合同订立 以订单代替合同的公司 应将订单按合同管理 按合同管理制度执行 合同与订单一般都是一式多联的 满足控制需要 便于业务部门执行与核对 货物发运的控制货物发运环节的重要凭证是 发货单 又称 出库单 发货凭证是公司自制的统一格式的一式数联的凭证 合同或订单上各要素条款内容应完整填写 销售部门开具前 一定电话核对仓库保管部门是否库存有货 其次 发货过程中所需的各种授权 批准规定都应在发货凭证上得到印证 如信用授权 销售折扣批准授权 发货核准等 最后 这个一式多联的凭证是提货 装运 门卫放行 记账 收款等业务的依据 因此 发货控制制度很重要的是完善发货凭证的设计 一定满足各个控制环节的需要 同时要有编号 格式 印章暗记 传递路径等 这个凭证的传递路径是根据合同规定的货物发运方式而决定的 我以三种发货方式说明如下 第一种发货制 到了合同或订单约定的发货时间 销售部门提前开出 发货单 一式5联 加盖印章 并有规定的需要授权人员审核 批准的签字 一联留存 其余 各联交公司货物运输部门 货物运输部门凭其中一联到仓库提货 出门时一联交门卫核对数量 放行 到指定的运输公司办理托运 然后将托运公司的提货单 运费收据 发货单的结算联交财会部门办理货款结算 一联自己留存 计算发货运输工作量 财会部门与合同对照 根据 发货单 结算联的记录 开具税务专用发票 按合同约定的结算方式 持合同 托运公司的 提货单 税务发票 到银行办理货款结算 此时 也就进入收款环节 第二种送货制 凡合同规定送货的 销售部门根据合同约定的送货时间 开具 发货单 一式5联 一联存根 记录销售部门账簿 其余联加盖销售部门印章 需要授权批准 审核人员的签字 交公司货物运输部门到仓库保管部门指定仓库提货 二联提货联作为仓库发货依据 并登记仓库账簿 三联是出门凭证 四联交给购货单位 由接受单位验货后签字或盖章 表示货物责任交接完毕 然后由运输部门送交财会部门 以示货物责任解脱 由财会办理收款 五联由运输部门留存核算送货工作量 第三种提货制 这是购货单位按合同约定自行到公司交款提货 先由销售部门开具 发货单 一式5联 一联销售部门留存 其余联由购货部门送到财会的收款地点凭其结算 财会收款后加盖收款专用章 并开具税务专用发票给购货单位 留下第三联结算联记账 购货单位凭财会退回加盖印章的第四联到指定仓库提货 凭第五联出门 案例15 某公司仓库发货被骗案件 案例16 某零售商店高级手表销售单掉包案件 3 客户退货的控制公司应建立销货退回管理制度 对退货进行控制 销货退回审批 为了维护公司良好形象 当客户对商品不满意而要求退货时 公司应办理退货 经销售主管审批后才能办理有关退货手续 质量检验和清点入库退回的货物必须先由质量检测部门检测验收 在入库单上签字 仓库保管人员清点入库 如商品确实存在质量问题 另行存放 同时根据质量合格证检验员签章和商品编号 追究有关人员责任 仓库保管部门要填制 退货接收单 记录商品名称 品种规格 数量 时间 原发票号码 价格 退货原因等 送财会部门作为退回货款和冲回销售的账务处理 也明确货物保管责任 退货索赔核准客户要求退货赔偿的 填制 退货赔偿单 由销售部门 经理与 退货入库单 一道批准 将单证交财会办理相关手续 同时根据客户服务部门的调查意见分清责任 进行内部处理 填制红字发票 进行账务处理和退回款项财会人员根据仓库保管部门的 退货入库单 销售部门的 退货审批单 和 退货理赔单 以及客户开具的税务机关 退货证明单 等相关凭证 开具红字 专用发票 编制记账凭证 冲销商品销售记录 退回款项 登记库存商品账 明确商品保管责任 4 发票控制公司销售商品的增值税专用发票 是记录销售 收取货款的依据 必须按税法规定保管使用 必须从税务购买 专人保管 建立领用制度 授权专门人员开具 要有专门人员复核 5 收款控制收取销货款必须由财会部门执行 其他部门不得办理 财会部门也要实行开票与收款不相容职务分离 现金收款与记账分离 办理银行收款业务的与登记银行账簿的分离 办理银行业务的与登记销售账簿的分离 收取的现金必须当日结清 当日送存银行 不准坐支现金 6 应收账款控制在当前的经济活动中 应收账款普遍存在 而且数额很大 在资产中占有较大比重 必须建立管理制度 严加控制 尽量减少坏账损失 应从以下几个要点控制 管理应收账款的岗位必须坚持不相容职务分离原则 在总账 明细帐以外设置 应收账款台账 作为明细帐的补充说明 随时记录客户的欠款数额 增减变动情况 信用额度使用情况 信用变化情况等 动态管理 实施定期不定期对账制度应收账款的总账与明细帐核对 公司的明细账与长期往来的应收客户核对 保证账款相符 建立应收账款定期分析制度至少每半年根据明细帐列出账龄分析表 对于催收无效的应收款项应报告领导部门批示 及时追加法律保全程序或者进入债务重组程序 实行催款责任制每一项应收账款都应落实催收人员 定期催收 严禁发生两年无人催收从法律上放弃追索权的现象 催款人员与管理应收账款账簿记账人员必须不相容职务分离 推行销售折扣制度销售折扣包括商业折扣与现金折扣两种 商业折扣是鼓励客户多买商品 现金折扣是鼓励客户 尽快支付货款 它是加速应收账款周转 尽快回收现金的重要手段 选择 硬货币 作为结算货币 避免外汇损失出口贸易的公司 要防范汇率风险 应选择 硬货币 进行结算 减少汇兑损失 坏账损失核销必须报告审批 按额度授权批准 4 销售与收款环节常见的弊端销售与收款环节流转的除了商品就是货币 都是非常容易发生舞弊的对象 须知 对于公司特别是商品流通公司 丢失商品和丢失现金是同等道理 这个环节的内部控制 稍有空隙可钻 就要出现大问题 必须严加控制 一丝不漏 无懈可击 这个环节常见的弊端主要表现如下 发货控制混乱由于货物发出没有合理的 发货凭证 控制 致使货物被不法分子侵吞 例如有的公司直接从车间出货 不办理入库手续 结果货物被内部人提走 此时 如果门卫控制严格 把住关口 货物也走不出公司大门 但凡有内部人偷货 都是门卫防守不严 或者偷盗人与门卫勾结 狼狈为奸 仓库货物被盗走屡见不鲜 案例17 某公司总经理接到电话要货 没有通知销售和财会的情况下 由生产部门直接从车间发出产成品3吨 结果主管生产的副经理发货5吨 门卫一看副总直接送货 没有检查与验货就放行了 结果2吨货物被转移到其他单位 价值2万元 公安机关破案后通知公司 公司才知道货物被盗 案例18 某国家储备粮库 由于储存量大 加之收储季节来往车辆繁多 门卫这个控制环节就显得特别重要 储备库的一位保管组长与门卫勾结 利用一位卖粮农民卸完货的拖拉机把国家储库的粮食装满一车 大摇大摆地开出仓库大门 偷回家中 可以想象 盗窃者从仓库围墙往外面扔货物 粮食 谁看见都会知道是偷盗者 如果同门卫勾结 从粮库大门拉一车粮食出来 谁也不会去想这是偷粮食的 如果没有当地农民举报 这个案件就不会有人知道 所以 一定要知道门卫这个控制岗位何等重要 案例19 华锦化肥工业公司激励保卫履行职守 凭证控制容易出问题公司的发货凭证 装运凭证 销售发票等都要连续编号 建立完善的授权保管 开具 传递制度 防治被涂改 伪造 变造 给内部人员贪污 外部诈骗 盗窃等舞弊行为提供了可乘之机 例如有的销售人员与相关人员和购货方串通勾结 故意低价开发票销售 然后从购货方取得好处费 有的经办人员替其他企业代开 虚开增值税发票 连年发生的增值税发票案件就是佐证 案例20 某公司仓库接待顾客自行提货 保管人员工作马虎 不认真履行岗位职责 顾客交了提货单 只看了商品名称 规格 数量 并没有核对总金额与单价 数量是否相符 就照单付了48件 营业终了怎么也对不上账 细查发现提货单被涂改 而且变造凭证的技巧十分低劣 只是把原交款后的提货单上数量18件加了一横 变成了48件 而且没有改动总金额 授信不当很多公司没有充分了解客户的信用情况 或内部没有建立合理的信用制度 或者不严格按照信用标准批准授信 或者授信过程中有了人情关系 导致应收账款中大量的坏账出现 公司不仅面临巨大的财务风险 而且应收账款的账面价值与实际价值严重不符 从销售收入看一派繁荣 但可能虚盈实亏 我们就发现这样一个案例 某公司的销售经理 接受了另外一公司采购业务员的请客 送礼 私自放宽信用政策 赊销商品10万元 结果导致10万元坏账 公司讨债二年 浪费路费 人工 一分钱也没有收回 销售费用失控销售费用没有有效的预算或控制措施 一些公司销售费用虚增 造成公司损失 个别人得到实惠 例如 现在许多公司采用销售提成或者回扣的形式 来鼓励业务人员 但如果不加以控制 这种形式也会成为滋生舞弊的土壤 案例21 某公司销售机床及零件 为了促销 规定了激励销售政策 公司外的人员为公司销售 收回货款就可以按销售额提成8 的销售佣金 如果高于公司报价单的价格售出 超额部分可以提成40 作为佣金 但对于公司的专职销售业务人员则规定了必须完成的基数 完成基数拿公司的工资 正常奖金 超额部分按销售额拿4 的超额奖金 销售业务员为了自己多得奖金 在保证完成销售基数任务后或者超额一点点 就把客户的合同放到亲属的名下 以亲属的名义多领取佣金 结果公司销售费用连年大幅度递增 而业务员的个人腰包却鼓了起来 直到公司其他部门对这种收入不均现象反映到高层领导 才改变政策 制止变相奖金现象 同时 销售费用明显下降 调解利润公司不遵循会计准则规定的收入实现原则来确认收入 而是出于各种目的的提前或推迟确认收入 有的公司甚至虚构销售收入来操纵利润 例如股市上中国证监会曝光的 琼民源 事件和 郑百文 事件 以致于美国的 安然 事件等等 举不胜举 但这些公司都是实际营亏的情况下 采用虚增收入 费用跨期入账或者不入账等不法手段 粉饰公司业绩 编造假会计报告 最终破灭 收款环节控制失效 导致舞弊发生收款是最后环节 也是最重要的环节 前面我们讲述了货币资金的控制 这里都是货币 因为货币最容易发生舞弊 所以 这个环节的控制稍微有一点疏漏 或者说失控 就要发生舞弊问题 尤其是直接收取现金的零售公司 不可忽视任何违反制度规定的行为 必须毫无漏洞 在商业零售或者工业的展销部 商品交易一般都是一手交钱一手交货的现金交易 这就给销货款的控制带来很大难度 如果实施收款与付货不相容职务分离 就必须实行开票收款营业员按收款票付货 这是解决了货款控制问题 但增加了收款人员 不但公司效率低下 而且给顾客造成不方便 多走路 以前有许多方式 造成顾客交款站竖排 营业员在柜台里站横排 直到如今很多医院收款仍然如此 解决的办法就是实行 拨货计价 实物负责制 这表面上看是会计核算制度 实际上是货物管理制度 就是控制销货款发生舞弊的 案例22 某市站前大饭店卖包子案件案例23 某水果商店卖荔枝事件 最难控制的就是哪些商品或者货物发出无法计量 销货款又要现场收取的公司 比如饭店 蔬菜水果商店 鲜活商品店等 案例24 杜大哥的饭店收款案例25 国营粮店售粮但还要注意 对于商品流通公司来说 丢了商品和丢失货款是一个道理 同时也要严格控制商品的舞弊发生 如果销货款通过银行结算 那是货币资金控制中的银行存款控制 前面已经讲过 不必赘述 感谢您参加学习现在课间休息